Misbruik en oneigenlijk gebruik/ fraude
De Minister van Buitenlandse Zaken (BZ) is verantwoordelijk voor de integrale bedrijfsvoering met uitzondering van de procesmatige beheersing van de activiteitscyclus bij projecten en programma’s in het kader van ontwikkelingssamenwerking. Het Ministerie van Buitenlandse Handel & Ontwikkelingssamenwerking besteedt bij medewerkers aandacht aan zowel integriteit van de eigen medewerkers (interne aangelegenheden) als malversaties door derden (externe aangelegenheden) en de maatregelen om deze te voorkomen en te signaleren. De Minister van Buitenlandse Zaken steunt op deze procedures voor de programma’s die onder de ministeriële verantwoordelijkheid vallen van BZ. Voor een nadere toelichting omtrent misbruik en oneigenlijk gebruik/ fraude wordt verwezen naar de bedrijfsvoeringparagraaf in het jaarverslag van het Ministerie van Buitenlandse Handel & Ontwikkelingssamenwerking.
In de bijlage bij het jaarverslag van het Ministerie van Buitenlandse Zaken is één bewezen malversatie opgenomen.
Grote, lopende ICT projecten
Implementatie SAP en iDiplomatie
Het ministerie heeft de invoering van SAP, het project Implementatie en Realisatie In Samenwerking (IRIS) en iDiplomatie, als grote ICT projecten aangemerkt en geplaatst op het Rijks-ICT dashboard. Beide programma’s zijn standaard geagendeerd bij de ambtelijke leiding. In 2016 zijn beide ICT projecten grotendeels gerealiseerd.
Het project IRIS heeft in 2016 een nieuw systeem gerealiseerd (van Oracle naar SAP) voor de wereldwijde financiële administratie met betrekking tot bedrijfsvoering en activiteitencyclus. Er is gekozen voor aansluiting bij het systeem van het Ministerie van Infrastructuur & Milieu (I&M). Bijzonder is dat het ministerie en I&M dezelfde werkprocessen toepassen. Conform de planning is SAP vanaf 2 januari 2017 in gebruik genomen. Na de jaarafsluiting 2016 is SAP volledig beschikbaar. Verwachting is dat het project het eerste kwartaal 2017 binnen budget kan worden beëindigd.
In 2016 is een groot gedeelte van de realisatie van iDiplomatie voltooid en is de voorbereiding gestart voor overdracht van de resultaten van het programma naar de lijnorganisatie van het ministerie. Deze resultaten zijn verder gebruik van de applicatie Sharepoint als samenwerkingsfunctionaliteit binnen de organisatie en de uitgifte van apparatuur die plaats-, tijd en apparaat onafhankelijk werken mogelijk moet maken. Het programma wordt conform planning het eerste kwartaal beëindigd. Omdat het departement op medio 2017 verhuist naar de Rijnstraat, hebben deze organisatieonderdelen voorrang gekregen. Van de meeste posten in het buitenland volgt implementatie in 2017.
Consulaire dienstverlening
Sinds januari 2016 is het 24/7 contactcenter volledig operationeel en wereldwijd dekkend. Het contactcenter handelt eerstelijnscontacten telefonisch, per e-mail of via Twitter af.
Ten aanzien van het visumproces is in 2016 vastgesteld dat de ICT-applicatie NVIS het groeiende aantal visumaanvragen en berichtenverkeer met andere Schengenlidstaten en ketenpartners niet goed meer ondersteunt. Daarom zijn aanpassingen doorgevoerd in NVIS die leiden tot een vergroting van de systeemcapaciteit en stroomlijning van het berichtenverkeer. Naar verwachting is de ondersteuning na implementatie in maart 2017 weer optimaal. In de komende jaren zal het verouderde NVIS moeten worden vervangen.
Op het visumaanvraagproces en reisdocumentenproces is een business process redesign uitgevoerd, waarbij verdere digitalisering van processen en inzet van Externe Dienstverleners (EDV) centraal staan. Verdere uitwerking volgt de komende jaren en vormt onderdeel van het programma Modernisering Consulaire Diplomatie.
De uitrol van het elektronisch betalen voor consulaire diensten, een digitale kassafunctionaliteit die betalingen met bankpas en creditcard faciliteert, heeft in 2016 grotendeels plaatsgevonden en zal in het eerste kwartaal van 2017 worden afgerond.
Activiteiten Audit Committee
In 2016 hebben vier vergaderingen van het Strategisch Audit Committee en twee vergaderingen van het Operationeel Audit Committee plaatsgevonden. Met haar aantreden in de zomer 2016 heeft de nieuwe SG het voorzitterschap van het Audit Committee overgenomen. Het Audit Committee adviseert de departementsleiding over onderwerpen zoals de kwaliteit van de bedrijfsvoering, inclusief de financiële vastlegging, de regie op het auditbeleid, het evaluatiebeleid, het risicomanagement en de uitkomsten daarvan.
Tijdens de vergaderingen heeft het Audit Committee aanbevelingen gegeven over strategische onderwerpen zoals de implementatie van projecten in het kader van Modernisering Diplomatie, de verhuizing van het ministerie naar de Rijnstraat en de inrichting van het toezicht volgens het Three Lines of Defence concept. Daarnaast is geadviseerd over de bevindingen van de Algemene Rekenkamer en de Auditdienst Rijk (ADR).
Eind 2016 is aan de ADR opdracht gegeven om in samenwerking met de directie Financieel Economische Zaken een follow up op de interne evaluatie van 2014 uit te voeren. Aan de aanbevelingen die hieruit voortkomen wordt in 2017 opvolging gegeven.
Het Strategisch Audit Committee heeft drie externe leden. In november 2016 is na een zittingstermijn van vier jaar één extern lid afgetreden en per 1 januari 2017 is een nieuw extern lid benoemd.