Modernisering diplomatie

Posten en Den Haag werken samen als één netwerk

Medio 2016 is de Financiële Service Organisatie (FSO) opgericht. In een periode van zes maanden heeft de FSO zich intern georganiseerd en voorbereid op de komst van het nieuwe financiële systeem SAP. Er is een grote stap gemaakt in de harmonisatie van de werkprocessen mede door het bundelen van taken. De diversiteit in werkwijzen tussen de verschillende control units bleek groter dan verwacht.

Vanaf 1 januari 2018 worden de taken van de Regionale Service Organisaties (RSO’s) die momenteel de consulaire, financiële en bedrijfsvoeringsdiensten uitvoeren voor het postennet overgenomen door diverse serviceorganisaties (SSO’s) op het departement. De taken en bijbehorende werkzaamheden worden overgebracht naar de FSO, 3W en de nieuw op te richten consulaire serviceorganisatie (CSO). Van de CSO moet nog worden bezien of onderscheid wordt aangebracht tussen het proces rondom visa en de reisdocumenten. Voor deze taakspecialisatie is in 2016 gestart met de harmonisatie van processen, formulieren en functieprofielen van medewerkers. Daarnaast zijn de implementatiemanagers, die dit proces van overgang zullen begeleiden, aangesteld. Deze aanpak draagt bij aan de stroomlijning van financiële en consulaire dienstverlening binnen het ministerie.

Vernieuwing personeelsbeleid

Als onderdeel van het programma Modernisering Diplomatie is in september 2015 het vernieuwde personeelsbeleid van kracht geworden. Hierdoor heeft de organisatie zich geconcentreerd op toename van kwaliteit, transparantie, flexibiliteit en diversiteit. Met de invoering in 2016 heeft het ministerie vooral het accent gelegd op het vertrouwd raken van de organisatie met de HR bevoegdheden die in de lijn zijn belegd. Tevens zijn de eerste ervaringen opgedaan met nieuwe HR instrumenten zoals strategische personeelsplanning en de personeelsschouw. Het aantal geregistreerde functioneringsgesprekken is fors toegenomen. Ten slotte is veel aandacht uitgegaan naar de kwaliteit van de personeelsgesprekken en het ontwikkelprogramma voor beginnende beleidsmedewerkers (BBBZ-traject). De Academie voor Internationale Betrekkingen (AIB) heeft een vernieuwd curriculum opgeleverd waar in toenemende mate Rijksbreed aan wordt deelgenomen. Met dit vernieuwingstraject heeft BZ in korte tijd grote stappen gezet, waardoor zij inmiddels niet alleen op het gebied van mobiliteit maar ook op de andere hier genoemde HR onderwerpen wordt gezien als «good practice» binnen het Rijk. In 2017 gaat de Auditdienst Rijk een eerste meting uitvoeren naar de effecten van de ingezette veranderingen. Focus van dit onderzoek is zowel objectieve feiten te verzamelen als ervaringen. Dit met als doel de dialoog te blijven voeren welke eventuele bijstelling of aanvullende maatregelen verder nodig zijn om de Moderniseringsagenda van BZ te realiseren.

Professionalisering beleidscyclus

Het programma Werk in Uitvoering (voorheen Beleid & Uitvoering) is onderdeel van de Moderniseringsagenda van BZ. Doel van het programma is ervoor te zorgen dat het ministerie in een complexe omgeving de beleidscyclus professioneel inricht, inclusief de relatie tussen beleid en uitvoering. De verschillende beleidsdomeinen en contexten waarbinnen de organisatie opereert, vragen daarbij om maatwerk. Het programma heeft de volgende resultaten opgeleverd: het curriculum «Zo werken we bij BZ», met bijbehorende toolbox en website, en een expertisecentrum dat de lijn moet ondersteunen bij de inrichting van de beleidscyclus. In 2016 zijn de eerste opleidingen van start gegaan, en is het expertisecentrum bemenst. Rond de opzet en verwerking van subsidietenders is een professionaliseringsslag gemaakt, evenals met betrekking tot de organisatie van de relaties tussen BZ en een aantal belangrijke opdrachtnemers («gecoördineerd opdrachtgeverschap»).

Programma Rijnstraat

Voor het programma Rijnstraat was 2016 een belangrijk jaar ter voorbereiding van de verhuizing naar de Rijnstraat. Het accent van het project is verschoven van het gebouw naar het gedrag van medewerkers. Nog niet alle zorgen over het nieuwe gebouw zijn weggenomen bij de medewerkers. Intensieve communicatie en de open dag heeft wel gezorgd voor meer duidelijkheid en conclusie is dat de verhuizing organisatie breed erkend en geaccepteerd is.

Het ministerie heeft in 2016 enkele maatwerkverzoeken ingediend. Het belangrijkste maatwerkverzoek betrof de aanleg van een dubbel ICT-netwerk om te voldoen aan in- maar ook externe beveiligingseisen. Om deze reden is op dit aspect afgeweken van het concept van een generieke kantooromgeving.

De maatwerkverzoeken hebben geen invloed gehad op opleveringsdatum van het gebouw. De inrichting en verhuizing van de medewerkers hebben hierdoor wel vertraging opgelopen. De verhuizing van BZ is vastgesteld op 17 juli 2017.

Rijksbrede harmonisatie reisbeleid