Base description which applies to whole site

10. JAARVERANTWOORDING VAN HET BATEN-LASTENAGENTSCHAP NATIONAAL ARCHIEF (NA) PER 31 DECEMBER 2016

Algemeen

Onze opdracht is om uitvoering te geven aan de missie van het Nationaal Archief (voortaan NA): het dienen van ieders recht op informatie en geven van inzicht in het verleden van ons land door ons in te zetten voor een sterk archiefbestel en door de nationale archiefcollectie in Den Haag te beheren en on site en online te presenteren.

De collectie van het NA bestaat uit archieven van nationale betekenis met het accent op archieven van de rijksoverheid.

In 2016 heeft het NA de digitale infrastructuur voor zowel interne- als externe gebruikers, grotendeels afgerond en in gebruik genomen.

Nationaal Archief en Regionale Historische Centra

Op basis van de Archiefwet 1995 heeft de Minister een specifieke verantwoordelijkheid voor alle rijksarchieven, zijnde het NA in Den Haag en de rijksarchiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden. Deze bewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden maken deel uit van Regionale Historische Centra (RHC’s). Deze centra zijn zelfstandige openbare lichamen, die vanuit het Rijk en andere partners een bijdrage ontvangen.

Deze jaarrekening handelt alleen om de baten en lasten van het NA. De rijksbijdragen aan de afzonderlijke RHC’s worden elders verantwoord op artikel 14 (Cultuur) van de Rijksbegroting.

Tabel 1 Staat van baten-lastenagentschap NA (bedragen x € 1.000)

Omschrijving

Vastgestelde begroting

Realisatie

Verschil realisatie en vastgestelde begroting

Realisatie t-1

Baten

       

Omzet moederdepartement

39.400

40.548

1.148

42.045

Omzet overige departementen

400

400

0

400

Omzet derden

414

620

206

1.191

Rentebaten

10

0

– 10

5

Mutatie projectgelden

848

3.914

3.066

– 8.870

Vrijval voorzieningen

0

177

177

14

Bijzondere baten

0

0

0

0

Totaal baten

41.072

45.659

4.587

34.785

         

Lasten

       

Apparaatskosten

40.167

43.147

2.980

33.227

 

personele kosten

16.500

19.121

2.621

16.556

   

Waarvan eigen personeel

13.200

13.368

168

12.601

   

Waarvan externe inhuur

3.300

4.383

1.083

3.216

   

Waarvan overige personele kosten

0

1.370

1.370

739

 

materiële kosten

23.667

24.026

359

16.671

   

Waarvan apparaat ICT

600

878

278

668

   

Waarvan bijdrage aan SSO’s

300

672

372

672

   

Waarvan overige materiële kosten

22.767

22.476

– 291

15.331

Rentelasten

17

18

1

20

Afschrijvingskosten

888

1.414

526

1.235

 

immaterieel

0

0

0

0

 

materieel

888

1.414

526

1.235

Overige lasten

0

471

471

264

 

dotaties voorzieningen

0

471

471

244

 

bijzondere lasten

0

0

0

0

Totaal lasten

41.072

45.050

3.978

34.726

Resultaat uit gewone bedrijfsuitoefening voor belastingen

0

609

609

59

Agentschapsdeel vpb lasten

0

0

0

0

Resultaat uit gewone bedrijfsuitoefening na belastingen

0

609

609

59

Toelichting:

Baten

De omzet van het moederdepartement over 2016 bedraagt € 40,5 miljoen. In de omzet moederdepartement zijn de tweede geldstroom projecten van totaal € 2,3 miljoen opgenomen. De ontvangen budgetten voor tweede geldstroom projecten in 2016 betreffen hoofdzakelijk de programma’s Archief 2020 en Gemeenschappelijk Cultureel erfgoed.

Het verschil tussen de begroting en de realisatie is voornamelijk veroorzaakt door mutaties in de projectgelden. De belangrijkste mutaties betreffen de bestedingen van totaal bijna € 5,8 miljoen aan Digitale Taken Rijksarchieven (DTR), Archief 2020, Digitale Werkomgeving Rijksdienst -Archief (DWR-archief), Teruggave Archief Suriname, Gemeenschappelijk Cultureel Erfgoed – Landen (GCE Landen) en Archives Portal Europe network of excellence (Apex) en de terugbetaling van € 3,3 miljoen DTR middelen aan het moederdepartement. Daartegenover staat een toename van de middelen voor het project Masterplan Archiefdepots (€ 1,4 miljoen) vanwege de vertraging in de realisatie van de nieuwe depot op locatie Emmen.

De bijdrage van de Provincie Zuid Holland (€ 400.000) is voor het beheer van de archieven Zuid Holland.

De omzet derden betreft de opbrengst van de dienstverlening en verkoop van producten.

In de vastgestelde begroting werd rekening gehouden met rentebaten vanwege de aanzienlijke post liquide middelen. Door de lage rentestand is de realisatie nihil.

De vrijval van de voorziening voor wachtgeldverplichtingen betreft drie medewerkers die geen recht meer hebben op een uitkering.

Lasten

De apparaatskosten bedragen € 43,1 miljoen en liggen circa € 3,0 miljoen boven de begroting. Dit is vooral het resultaat van inzet op projecten Archief 2020 en DTR.

De overige personeelskosten van € 0,7 miljoen zijn in de begroting opgenomen onder kosten eigen personeel (€ 13,2 miljoen). De stijging van de kosten van het eigen personeel is het gevolg van de invulling van vacatures die niet werden opengesteld in afwachting van een besluit over structurele financiering voor de digitale taken. De stijging van de overige personele kosten met ruim € 0,6 miljoen wordt vooral veroorzaakt door hogere reiskosten, scholingskosten en mutaties vakantietoeslag en eindejaarsuitkering vanwege de toename van de salarissen.

De materiële kosten zijn licht hoger dan begroot door stijgende bijdrage aan Shared Service Organisatie Noord vanwege de afname van inkoop- en ICT producten.

Er zijn geen afschrijvingen van immateriële vaste activa, omdat in 2013 de immateriële vaste activa volledig zijn afgeboekt.

De afschrijving van de materiële vaste activa bedraagt € 1,4 miljoen en is € 0,5 miljoen hoger dan begroot. De oorzaken van dit verschil zijn de toename van investeringen die samenhangen met het programma DTR (scanners) en het project Masterplan Archiefdepots (archiefstellingen).

In 2016 hebben als gevolg van afspraken over afvloeiingsregelingen dotaties aan de voorziening plaatsgevonden van € 0,2 miljoen en is € 0,2 miljoen vrijgevallen, omdat voormalige medewerkers werk hebben gevonden. Verder zijn onttrekkingen aan de voorziening van € 0,1 miljoen verwerkt onder de personele kosten. Daarnaast zijn er toevoegingen van € 0,2 miljoen aan de voorziening vanwege de kosten voor aansluiting bij FMHaaglanden.

Tabel 2 Balans per 31 december 2016 (bedragen x € 1.000)

Omschrijving

2016

2015

Activa

   

Immateriële vaste activa

0

0

Materiële vaste activa

6.723

6.705

Grond en gebouwen

569

377

Installaties en inventarissen

6.154

6.328

Overige materiële vaste activa

   

Vlottende Activa

29.116

33.999

Voorraden en onderhanden projecten

0

0

Debiteuren

165

120

Overige vorderingen en overlopende activa

1.299

1.906

Liquide middelen

27.652

31.973

Totaal activa

35.839

40.704

       

Passiva

   

Eigen Vermogen

2.269

1.660

Exploitatiereserve

1.660

1.601

Onverdeeld resultaat

609

59

Voorzieningen

677

464

Langlopende schulden

500

860

Leningen bij het MvF

500

860

Investeringsbijdrage

3.180

3.098

Projectgelden

21.344

29.064

Kortlopende schulden

7.869

5.558

Crediteuren

3.714

2.240

Overige verplichtingen en overlopende activa

4.155

3.318

Totaal passiva

35.839

40.704

Toelichting:

Activa

De balans van het NA vertoont een daling van de totale activa en passiva vanwege onttrekkingen van projectgelden.

De debiteuren en nog te ontvangen bedragen zijn als volgt te specificeren:

Tabel 2a debiteuren (bedragen x € 1.000)

Omschrijving

Balans 2016

Balans 2015

Vorderingen op het moederdepartement

37

15

Vorderingen op overige departementen

87

83

Vorderingen op overige debiteuren

41

22

Stand per 31 december

165

120

Tabel 2b Overige vorderingen en overlopende activa (bedragen x € 1.000)

Omschrijving

Balans 2016

Balans 2015

Nog te ontvangen van moederdepartement

0

0

Nog te ontvangen op overige departementen

0

0

Nog te ontvangen van overige organisaties

1.299

1.906

Stand per 31 december

1.299

1.906

De liquide middelen zijn per saldo gedaald als gevolg van uitgaven aan vooral projecten.

Passiva

Het eigen vermogen bedraagt ultimo 2016 € 2,3 miljoen. Hiermee komt het eigen vermogen boven de maximumomvang van 5 procent van de gemiddelde jaaromzet, berekend over de laatste drie jaar. Uiterlijk per eerste suppletoire begrotingswet is het surplus aan eigen vermogen afgeroomd naar de eigenaar. Het verloop van het vermogen ziet er als volgt uit:

Tabel 2c Overzicht vermogensontwikkeling over de jaren 2014–2016 (bedragen x € 1.000)
 

2016

2015

2014

Exploitatiereserve

     

Saldo per 1 januari

1.660

3.508

2.926

Onverdeeld resultaat

609

59

582

Overige directe mutaties

0

– 1.907

773

       

Directe vermogensmutatie

     

Bijdrage door moederdepartement

0

0

0

Overige directe mutaties

0

0

– 773

       

Saldo per 31 december

2.269

1.660

3.508

5% van gemiddelde omzet van 3 jaar

1.835

1.861

1.576

De verdeling van het onverdeeld resultaat over 2016 komt tot uitdrukking in de jaarrekening 2017.

De voorzieningen zijn per saldo gestegen met € 0,1 miljoen als gevolg van de toename van de reorganisatievoorziening in verband met aansluiting bij SSO FMHaaglanden in 2018. Daartegenover staat een afname van de voorziening voor wachtgeldverplichtingen en de lopende reorganisatievoorziening. De vrijval van de voorziening voor wachtgeldverplichtingen betreft drie medewerkers die geen recht meer hebben op een uitkering. Het verloop van de voorzieningen is als volgt weer te geven:

Tabel 2d Voorzieningen (bedragen x € 1.000)
 

Wachtgeld

Reorganisatie

Totaal

Stand 1/1/2016

418

46

464

Dotatie

221

250

471

Onttrekking

81

0

81

Vrijval

149

28

177

Stand 31/12/2016

409

268

677

In de post «investeringsbijdrage» staan bedragen waartegenover investeringen staan. De belangrijkste mutaties in de investeringsbijdrage betreffen de dotaties vanwege investeringen in activa voor de projecten DTR en Masterplan Archiefdepots.

De crediteuren en nog te betalen bedragen zijn als volgt te specificeren:

Tabel 2e crediteuren (bedragen x € 1.000)

Omschrijving

Balans 2016

Balans 2015

Schulden op het moederdepartement

153

111

Schulden op overige departementen

297

233

Schulden op overige crediteuren

3.264

1.896

Stand per 31 december

3.714

2.240

Tabel 2f Overige verplichtingen en overlopende passiva (bedragen x € 1.000)

Omschrijving

Balans 2016

Balans 2015

Nog te betalen aan moederdepartement

14

103

Nog te betalen aan overige departementen

20

520

Nog te betalen aan overige organisaties

4.121

2.695

Stand per 31 december

4.155

3.318

Het kasstroomoverzicht over 2016 ziet er als volgt uit:

Tabel 3 Kasstroomoverzicht over 2016 (bedragen x € 1.000)
 

Vastgestelde begroting

Realisatie

Verschil realisatie en vastgestelde begroting

1.

Rekening courant RHB 1 januari 2016 + depositorekeningen

12.698

31.973

19.275

 

Totaal ontvangsten operationele kasstroom (+)

0

38.407

38.407

 

Totaal uitgaven operationele kasstroom (–/–)

0

– 40.936

– 40.936

2.

Totaal operationele kasstroom

41

– 2.529

– 2.570

 

Totaal investeringen (–/–)

0

– 1.432

1.432

 

Totaal boekwaarde desinvesteringen (+)

0

0

0

3.

Totaal investeringskasstroom

0

– 1.432

– 1.432

 

Eenmalige uitkering aan moederdepartement (–/–)

0

0

0

 

Eenmalig storting door het moederdepartement (+)

0

0

0

 

Aflossingen op leningen (–/–)

– 360

– 360

0

 

Beroep op leenfaciliteit (+)

0

0

0

4.

Totaal financieringskasstroom

– 360

– 360

0

5.

Rekening courant RHB 31 december 2016 + stand depositorekeningen (1+2+3+4), de maximale roodstand is € 0,5 miljoen.

12.379

27.652

15.273

Toelichting:

In het kasstroomoverzicht wordt voor de operationele kasstroom een uitsplitsing gemaakt naar ontvangsten en uitgaven. De ontvangsten hebben betrekking op bijdrage van het moederdepartement, andere departementen en projectgelden. De uitgaven betreffen betalingen aan personeel en leveranciers voor de reguliere werkzaamheden, maar ook voor projecten. De projecten veroorzaken incidenteel meer uitgaven. De vastgestelde begroting is niet aangepast, omdat de aanpassing geen consequenties heeft voor de totale operationele kasstroom.

De liquide middelen van het NA zijn in 2016 met circa € 4,3 miljoen afgenomen. De oorzaak van deze afname is dat de operationele kasstroom € 2,3 miljoen lager is dan begroot vanwege de uitgaven op projectgelden en hogere investeringskasstroom door meer investeringen dan in de oorspronkelijke begroting vastgesteld.

De investeringskasstroom betreft met name verbouwingen van het depot in het kader van het project Masterplan Archiefdepots en investeringen in ICT ten behoeve van het programma DTR.

De financieringskasstroom is negatief vanwege de aflossing van leningen bij het Ministerie van Financiën voor investeringen in de publieksruimte van het NA.

Doelmatigheid

Tabel 4 Doelmatigheidsindicatoren per 31 december 2016

Omschrijving

Realisatie

Vastgestelde begroting

 

2013

2014

2015

2016

2016

Generiek Deel

         
               

Gemiddeld gewogen kostprijs per productgroep

       

de (gem) prijs per km fysiek archief (capaciteit)

15.670

15.670

14.350

zie toelichting

13.350

de (gem) prijs per Terabyte digitaal archief

   

zie toelichting

zie toelichting

1.311

Gemiddeld gewogen uurtarief intern personeel

         

primaire taken – activiteiten

zie toelichting

51,0

47,92

50,1

47,8

programma’s en projecten 2e en 3e geldstromen

zie toelichting

58,0

47,93

50,0

49,8

Aantal fte

       

formatie op lumpsum en projecten

142,3

141,5

151,5

186,32

151,52

formatie Programma Digitale Taken rijksarchieven

0,5

42,7

45,3

0

46,67

Saldo baten en lasten

7.259

581.642

59.149

609.108

0

Ontwikkeling aantallen bezoekers

         

bezoekers

1.678

20.000

19.430

12.288

20.000

onderwijs

545

5.000

3.310

3.527

7.500

studiezaal – bezoekers

     

12.328

12.000

studiezaal – raadplegingen archiefstukken

     

114.297

105.000

Website GaHetNa

     

1.183.834

1.300.000

Cijfer bezoeker tevredenheid

7

7

7

7

7

Voldoen aan webrichtlijnen Rijk

***

***

***

***

***

Beschikbaarheid – bereikbaarheid organisatie

       

fysieke dienstverlening; geopend:

       

 

informatiecentrum en studiezaal

di t/m vr

di t/m vr

di t/m vr

di t/m vr

di t/m vr

 

tentoonstelling

di t/m zo

di t/m zo

di t/m zo

di t/m zo

di t/m zo

ontvangst schoolgroepen

     

ma

ma

Digitale dienstverlening eDepot (basisdienstverlening)

       

 

beschikbaarheid (%)

nvt

nvt

nvt

nvt

nvt

 

helpdesk openingstijden op werkdagen

nvt

nvt

nvt

8:30–17:00

8:30–17:00

Toelichting:

Geen ingevulde indicatoren voor «prijs per km fysiek archief» en «prijs per Terabyte digitaal archief»:

De aanbevelingen uit de agentschapsdoorlichting door het Ministerie van Financiën in 2016 hebben geleid tot het besluit om in 2016 te starten met het uitwerken van een actueel integraal kostprijsmodel. Het kostprijsmodel wat er lag bleek onvoldoende toereikend voor het toerekenen van kosten aan de producten en diensten van het NA. De opzet van het nieuwe kostprijsmodel wordt in februari 2017 afgerond en lopende het jaar geïmplementeerd. Met de opzet en implementatie van het integrale kostprijsmodel wordt het mogelijk om per product en dienst de kosten inzichtelijk te maken en de benodigde lumpsum te onderbouwen voor uitvoering van de opgedragen taken.

In 2016 komt het uurtarief hoger uit dan de vastgestelde begroot vanwege de cao kostenstijgingen.

Aantal fte:

Met de formele toekenning van extra middelen voor DTR vervalt in 2016 het onderscheid Lumpsum formatie versus (tijdelijke) DTR formatie.

Licence