Algemeen
Onze opdracht is om uitvoering te geven aan de missie van het Nationaal Archief (voortaan NA): het dienen van ieders recht op informatie en geven van inzicht in het verleden van ons land door ons in te zetten voor een sterk archiefbestel en door de nationale archiefcollectie in Den Haag te beheren en on site en online te presenteren.
De collectie van het NA bestaat uit archieven van nationale betekenis met het accent op archieven van de rijksoverheid.
In 2016 heeft het NA de digitale infrastructuur voor zowel interne- als externe gebruikers, grotendeels afgerond en in gebruik genomen.
Nationaal Archief en Regionale Historische Centra
Op basis van de Archiefwet 1995 heeft de Minister een specifieke verantwoordelijkheid voor alle rijksarchieven, zijnde het NA in Den Haag en de rijksarchiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden. Deze bewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden maken deel uit van Regionale Historische Centra (RHC’s). Deze centra zijn zelfstandige openbare lichamen, die vanuit het Rijk en andere partners een bijdrage ontvangen.
Deze jaarrekening handelt alleen om de baten en lasten van het NA. De rijksbijdragen aan de afzonderlijke RHC’s worden elders verantwoord op artikel 14 (Cultuur) van de Rijksbegroting.
Omschrijving | Vastgestelde begroting | Realisatie | Verschil realisatie en vastgestelde begroting | Realisatie t-1 | ||
---|---|---|---|---|---|---|
Baten | ||||||
Omzet moederdepartement | 39.400 | 40.548 | 1.148 | 42.045 | ||
Omzet overige departementen | 400 | 400 | 0 | 400 | ||
Omzet derden | 414 | 620 | 206 | 1.191 | ||
Rentebaten | 10 | 0 | – 10 | 5 | ||
Mutatie projectgelden | 848 | 3.914 | 3.066 | – 8.870 | ||
Vrijval voorzieningen | 0 | 177 | 177 | 14 | ||
Bijzondere baten | 0 | 0 | 0 | 0 | ||
Totaal baten | 41.072 | 45.659 | 4.587 | 34.785 | ||
Lasten | ||||||
• | Apparaatskosten | 40.167 | 43.147 | 2.980 | 33.227 | |
– | personele kosten | 16.500 | 19.121 | 2.621 | 16.556 | |
Waarvan eigen personeel | 13.200 | 13.368 | 168 | 12.601 | ||
Waarvan externe inhuur | 3.300 | 4.383 | 1.083 | 3.216 | ||
Waarvan overige personele kosten | 0 | 1.370 | 1.370 | 739 | ||
– | materiële kosten | 23.667 | 24.026 | 359 | 16.671 | |
Waarvan apparaat ICT | 600 | 878 | 278 | 668 | ||
Waarvan bijdrage aan SSO’s | 300 | 672 | 372 | 672 | ||
Waarvan overige materiële kosten | 22.767 | 22.476 | – 291 | 15.331 | ||
• | Rentelasten | 17 | 18 | 1 | 20 | |
• | Afschrijvingskosten | 888 | 1.414 | 526 | 1.235 | |
– | immaterieel | 0 | 0 | 0 | 0 | |
– | materieel | 888 | 1.414 | 526 | 1.235 | |
• | Overige lasten | 0 | 471 | 471 | 264 | |
– | dotaties voorzieningen | 0 | 471 | 471 | 244 | |
– | bijzondere lasten | 0 | 0 | 0 | 0 | |
Totaal lasten | 41.072 | 45.050 | 3.978 | 34.726 | ||
Resultaat uit gewone bedrijfsuitoefening voor belastingen | 0 | 609 | 609 | 59 | ||
Agentschapsdeel vpb lasten | 0 | 0 | 0 | 0 | ||
Resultaat uit gewone bedrijfsuitoefening na belastingen | 0 | 609 | 609 | 59 |
Toelichting:
Baten
De omzet van het moederdepartement over 2016 bedraagt € 40,5 miljoen. In de omzet moederdepartement zijn de tweede geldstroom projecten van totaal € 2,3 miljoen opgenomen. De ontvangen budgetten voor tweede geldstroom projecten in 2016 betreffen hoofdzakelijk de programma’s Archief 2020 en Gemeenschappelijk Cultureel erfgoed.
Het verschil tussen de begroting en de realisatie is voornamelijk veroorzaakt door mutaties in de projectgelden. De belangrijkste mutaties betreffen de bestedingen van totaal bijna € 5,8 miljoen aan Digitale Taken Rijksarchieven (DTR), Archief 2020, Digitale Werkomgeving Rijksdienst -Archief (DWR-archief), Teruggave Archief Suriname, Gemeenschappelijk Cultureel Erfgoed – Landen (GCE Landen) en Archives Portal Europe network of excellence (Apex) en de terugbetaling van € 3,3 miljoen DTR middelen aan het moederdepartement. Daartegenover staat een toename van de middelen voor het project Masterplan Archiefdepots (€ 1,4 miljoen) vanwege de vertraging in de realisatie van de nieuwe depot op locatie Emmen.
De bijdrage van de Provincie Zuid Holland (€ 400.000) is voor het beheer van de archieven Zuid Holland.
De omzet derden betreft de opbrengst van de dienstverlening en verkoop van producten.
In de vastgestelde begroting werd rekening gehouden met rentebaten vanwege de aanzienlijke post liquide middelen. Door de lage rentestand is de realisatie nihil.
De vrijval van de voorziening voor wachtgeldverplichtingen betreft drie medewerkers die geen recht meer hebben op een uitkering.
Lasten
De apparaatskosten bedragen € 43,1 miljoen en liggen circa € 3,0 miljoen boven de begroting. Dit is vooral het resultaat van inzet op projecten Archief 2020 en DTR.
De overige personeelskosten van € 0,7 miljoen zijn in de begroting opgenomen onder kosten eigen personeel (€ 13,2 miljoen). De stijging van de kosten van het eigen personeel is het gevolg van de invulling van vacatures die niet werden opengesteld in afwachting van een besluit over structurele financiering voor de digitale taken. De stijging van de overige personele kosten met ruim € 0,6 miljoen wordt vooral veroorzaakt door hogere reiskosten, scholingskosten en mutaties vakantietoeslag en eindejaarsuitkering vanwege de toename van de salarissen.
De materiële kosten zijn licht hoger dan begroot door stijgende bijdrage aan Shared Service Organisatie Noord vanwege de afname van inkoop- en ICT producten.
Er zijn geen afschrijvingen van immateriële vaste activa, omdat in 2013 de immateriële vaste activa volledig zijn afgeboekt.
De afschrijving van de materiële vaste activa bedraagt € 1,4 miljoen en is € 0,5 miljoen hoger dan begroot. De oorzaken van dit verschil zijn de toename van investeringen die samenhangen met het programma DTR (scanners) en het project Masterplan Archiefdepots (archiefstellingen).
In 2016 hebben als gevolg van afspraken over afvloeiingsregelingen dotaties aan de voorziening plaatsgevonden van € 0,2 miljoen en is € 0,2 miljoen vrijgevallen, omdat voormalige medewerkers werk hebben gevonden. Verder zijn onttrekkingen aan de voorziening van € 0,1 miljoen verwerkt onder de personele kosten. Daarnaast zijn er toevoegingen van € 0,2 miljoen aan de voorziening vanwege de kosten voor aansluiting bij FMHaaglanden.
Omschrijving | 2016 | 2015 | |
---|---|---|---|
Activa | |||
Immateriële vaste activa | 0 | 0 | |
Materiële vaste activa | 6.723 | 6.705 | |
– | Grond en gebouwen | 569 | 377 |
– | Installaties en inventarissen | 6.154 | 6.328 |
– | Overige materiële vaste activa | ||
Vlottende Activa | 29.116 | 33.999 | |
– | Voorraden en onderhanden projecten | 0 | 0 |
– | Debiteuren | 165 | 120 |
– | Overige vorderingen en overlopende activa | 1.299 | 1.906 |
– | Liquide middelen | 27.652 | 31.973 |
Totaal activa | 35.839 | 40.704 | |
Passiva | |||
Eigen Vermogen | 2.269 | 1.660 | |
– | Exploitatiereserve | 1.660 | 1.601 |
– | Onverdeeld resultaat | 609 | 59 |
Voorzieningen | 677 | 464 | |
Langlopende schulden | 500 | 860 | |
– | Leningen bij het MvF | 500 | 860 |
Investeringsbijdrage | 3.180 | 3.098 | |
Projectgelden | 21.344 | 29.064 | |
Kortlopende schulden | 7.869 | 5.558 | |
– | Crediteuren | 3.714 | 2.240 |
– | Overige verplichtingen en overlopende activa | 4.155 | 3.318 |
Totaal passiva | 35.839 | 40.704 |
Toelichting:
Activa
De balans van het NA vertoont een daling van de totale activa en passiva vanwege onttrekkingen van projectgelden.
De debiteuren en nog te ontvangen bedragen zijn als volgt te specificeren:
Omschrijving | Balans 2016 | Balans 2015 |
---|---|---|
Vorderingen op het moederdepartement | 37 | 15 |
Vorderingen op overige departementen | 87 | 83 |
Vorderingen op overige debiteuren | 41 | 22 |
Stand per 31 december | 165 | 120 |
Omschrijving | Balans 2016 | Balans 2015 |
---|---|---|
Nog te ontvangen van moederdepartement | 0 | 0 |
Nog te ontvangen op overige departementen | 0 | 0 |
Nog te ontvangen van overige organisaties | 1.299 | 1.906 |
Stand per 31 december | 1.299 | 1.906 |
De liquide middelen zijn per saldo gedaald als gevolg van uitgaven aan vooral projecten.
Passiva
Het eigen vermogen bedraagt ultimo 2016 € 2,3 miljoen. Hiermee komt het eigen vermogen boven de maximumomvang van 5 procent van de gemiddelde jaaromzet, berekend over de laatste drie jaar. Uiterlijk per eerste suppletoire begrotingswet is het surplus aan eigen vermogen afgeroomd naar de eigenaar. Het verloop van het vermogen ziet er als volgt uit:
2016 | 2015 | 2014 | |
---|---|---|---|
Exploitatiereserve | |||
Saldo per 1 januari | 1.660 | 3.508 | 2.926 |
Onverdeeld resultaat | 609 | 59 | 582 |
Overige directe mutaties | 0 | – 1.907 | 773 |
Directe vermogensmutatie | |||
Bijdrage door moederdepartement | 0 | 0 | 0 |
Overige directe mutaties | 0 | 0 | – 773 |
Saldo per 31 december | 2.269 | 1.660 | 3.508 |
5% van gemiddelde omzet van 3 jaar | 1.835 | 1.861 | 1.576 |
De verdeling van het onverdeeld resultaat over 2016 komt tot uitdrukking in de jaarrekening 2017.
De voorzieningen zijn per saldo gestegen met € 0,1 miljoen als gevolg van de toename van de reorganisatievoorziening in verband met aansluiting bij SSO FMHaaglanden in 2018. Daartegenover staat een afname van de voorziening voor wachtgeldverplichtingen en de lopende reorganisatievoorziening. De vrijval van de voorziening voor wachtgeldverplichtingen betreft drie medewerkers die geen recht meer hebben op een uitkering. Het verloop van de voorzieningen is als volgt weer te geven:
Wachtgeld | Reorganisatie | Totaal | ||
---|---|---|---|---|
Stand 1/1/2016 | 418 | 46 | 464 | |
Dotatie | 221 | 250 | 471 | |
Onttrekking | 81 | 0 | 81 | |
Vrijval | 149 | 28 | 177 | |
Stand 31/12/2016 | 409 | 268 | 677 |
In de post «investeringsbijdrage» staan bedragen waartegenover investeringen staan. De belangrijkste mutaties in de investeringsbijdrage betreffen de dotaties vanwege investeringen in activa voor de projecten DTR en Masterplan Archiefdepots.
De crediteuren en nog te betalen bedragen zijn als volgt te specificeren:
Omschrijving | Balans 2016 | Balans 2015 |
---|---|---|
Schulden op het moederdepartement | 153 | 111 |
Schulden op overige departementen | 297 | 233 |
Schulden op overige crediteuren | 3.264 | 1.896 |
Stand per 31 december | 3.714 | 2.240 |
Omschrijving | Balans 2016 | Balans 2015 |
---|---|---|
Nog te betalen aan moederdepartement | 14 | 103 |
Nog te betalen aan overige departementen | 20 | 520 |
Nog te betalen aan overige organisaties | 4.121 | 2.695 |
Stand per 31 december | 4.155 | 3.318 |
Het kasstroomoverzicht over 2016 ziet er als volgt uit:
Vastgestelde begroting | Realisatie | Verschil realisatie en vastgestelde begroting | ||
---|---|---|---|---|
1. | Rekening courant RHB 1 januari 2016 + depositorekeningen | 12.698 | 31.973 | 19.275 |
Totaal ontvangsten operationele kasstroom (+) | 0 | 38.407 | 38.407 | |
Totaal uitgaven operationele kasstroom (–/–) | 0 | – 40.936 | – 40.936 | |
2. | Totaal operationele kasstroom | 41 | – 2.529 | – 2.570 |
Totaal investeringen (–/–) | 0 | – 1.432 | 1.432 | |
Totaal boekwaarde desinvesteringen (+) | 0 | 0 | 0 | |
3. | Totaal investeringskasstroom | 0 | – 1.432 | – 1.432 |
Eenmalige uitkering aan moederdepartement (–/–) | 0 | 0 | 0 | |
Eenmalig storting door het moederdepartement (+) | 0 | 0 | 0 | |
Aflossingen op leningen (–/–) | – 360 | – 360 | 0 | |
Beroep op leenfaciliteit (+) | 0 | 0 | 0 | |
4. | Totaal financieringskasstroom | – 360 | – 360 | 0 |
5. | Rekening courant RHB 31 december 2016 + stand depositorekeningen (1+2+3+4), de maximale roodstand is € 0,5 miljoen. | 12.379 | 27.652 | 15.273 |
Toelichting:
In het kasstroomoverzicht wordt voor de operationele kasstroom een uitsplitsing gemaakt naar ontvangsten en uitgaven. De ontvangsten hebben betrekking op bijdrage van het moederdepartement, andere departementen en projectgelden. De uitgaven betreffen betalingen aan personeel en leveranciers voor de reguliere werkzaamheden, maar ook voor projecten. De projecten veroorzaken incidenteel meer uitgaven. De vastgestelde begroting is niet aangepast, omdat de aanpassing geen consequenties heeft voor de totale operationele kasstroom.
De liquide middelen van het NA zijn in 2016 met circa € 4,3 miljoen afgenomen. De oorzaak van deze afname is dat de operationele kasstroom € 2,3 miljoen lager is dan begroot vanwege de uitgaven op projectgelden en hogere investeringskasstroom door meer investeringen dan in de oorspronkelijke begroting vastgesteld.
De investeringskasstroom betreft met name verbouwingen van het depot in het kader van het project Masterplan Archiefdepots en investeringen in ICT ten behoeve van het programma DTR.
De financieringskasstroom is negatief vanwege de aflossing van leningen bij het Ministerie van Financiën voor investeringen in de publieksruimte van het NA.
Doelmatigheid
Omschrijving | Realisatie | Vastgestelde begroting | |||||
---|---|---|---|---|---|---|---|
2013 | 2014 | 2015 | 2016 | 2016 | |||
Generiek Deel | |||||||
Gemiddeld gewogen kostprijs per productgroep | |||||||
– | de (gem) prijs per km fysiek archief (capaciteit) | 15.670 | 15.670 | 14.350 | zie toelichting | 13.350 | |
– | de (gem) prijs per Terabyte digitaal archief | zie toelichting | zie toelichting | 1.311 | |||
Gemiddeld gewogen uurtarief intern personeel | |||||||
– | primaire taken – activiteiten | zie toelichting | 51,0 | 47,92 | 50,1 | 47,8 | |
– | programma’s en projecten 2e en 3e geldstromen | zie toelichting | 58,0 | 47,93 | 50,0 | 49,8 | |
Aantal fte | |||||||
– | formatie op lumpsum en projecten | 142,3 | 141,5 | 151,5 | 186,32 | 151,52 | |
– | formatie Programma Digitale Taken rijksarchieven | 0,5 | 42,7 | 45,3 | 0 | 46,67 | |
Saldo baten en lasten | 7.259 | 581.642 | 59.149 | 609.108 | 0 | ||
Ontwikkeling aantallen bezoekers | |||||||
– | bezoekers | 1.678 | 20.000 | 19.430 | 12.288 | 20.000 | |
– | onderwijs | 545 | 5.000 | 3.310 | 3.527 | 7.500 | |
– | studiezaal – bezoekers | 12.328 | 12.000 | ||||
– | studiezaal – raadplegingen archiefstukken | 114.297 | 105.000 | ||||
– | Website GaHetNa | 1.183.834 | 1.300.000 | ||||
Cijfer bezoeker tevredenheid | 7 | 7 | 7 | 7 | 7 | ||
Voldoen aan webrichtlijnen Rijk | *** | *** | *** | *** | *** | ||
Beschikbaarheid – bereikbaarheid organisatie | |||||||
– | fysieke dienstverlening; geopend: | ||||||
– | informatiecentrum en studiezaal | di t/m vr | di t/m vr | di t/m vr | di t/m vr | di t/m vr | |
– | tentoonstelling | di t/m zo | di t/m zo | di t/m zo | di t/m zo | di t/m zo | |
– | ontvangst schoolgroepen | ma | ma | ||||
– | Digitale dienstverlening eDepot (basisdienstverlening) | ||||||
– | beschikbaarheid (%) | nvt | nvt | nvt | nvt | nvt | |
– | helpdesk openingstijden op werkdagen | nvt | nvt | nvt | 8:30–17:00 | 8:30–17:00 |
Toelichting:
Geen ingevulde indicatoren voor «prijs per km fysiek archief» en «prijs per Terabyte digitaal archief»:
De aanbevelingen uit de agentschapsdoorlichting door het Ministerie van Financiën in 2016 hebben geleid tot het besluit om in 2016 te starten met het uitwerken van een actueel integraal kostprijsmodel. Het kostprijsmodel wat er lag bleek onvoldoende toereikend voor het toerekenen van kosten aan de producten en diensten van het NA. De opzet van het nieuwe kostprijsmodel wordt in februari 2017 afgerond en lopende het jaar geïmplementeerd. Met de opzet en implementatie van het integrale kostprijsmodel wordt het mogelijk om per product en dienst de kosten inzichtelijk te maken en de benodigde lumpsum te onderbouwen voor uitvoering van de opgedragen taken.
In 2016 komt het uurtarief hoger uit dan de vastgestelde begroot vanwege de cao kostenstijgingen.
Aantal fte:
Met de formele toekenning van extra middelen voor DTR vervalt in 2016 het onderscheid Lumpsum formatie versus (tijdelijke) DTR formatie.