Rechtmatigheid

De verantwoording in het departementale jaarverslag is in overeenstemming met de begrotingswetten, de Europese regelgeving, Nederlandse wetten, algemene maatregelen van bestuur en in ministeriële regelingen opgenomen bepalingen. Voor de bepaling van fouten en onzekerheden is de rijksbrede normering toegepast. Er hebben zich geen overschrijdingen voorgedaan.

In 2016 hebben zich geen tekortkomingen op het gebied van misbruik en oneigenlijk gebruik voorgedaan, zie paragraaf 2.1.

Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

In het jaarverslag is opgenomen in hoeverre Defensie in staat is geweest de inzetbaarheidsdoelstellingen in het algemeen en de gereedheidsdoelstellingen per operationeel commando uit de doelstellingenmatrix te behalen. De gereedheidsdoelstellingen geven het aantal eenheden2 aan dat gedurende het jaar operationeel gereed zou moeten zijn. De operationele gereedheid van een eenheid wordt bepaald op grond van de personele gereedheid, materiële gereedheid, geoefendheid en het oordeel van de commandant. Defensie hanteert normen voor de operationele gereedheid van eenheden. Deze normen vullen de inzetbaarheidsdoelstellingen nader in. Zij bieden bovendien goede aanknopingspunten om de personele en materiële gereedheid, alsmede de geoefendheid, inzichtelijk te maken. Het jaarverslag over het begrotingsjaar 2016 stelt de Kamer in staat de gereedheid over het gehele jaar te toetsen aan de norm.

De gereedheidsinformatie is gedurende het uitvoeringsjaar gemonitord en de informatie is volgens het vooraf vastgestelde proces tot stand gekomen. In 2016 zijn wederom stappen gezet om de gereedheidsinformatie verder te uniformeren en te verbeteren. Zo moet de informatie over materiële gereedheid op een uniforme wijze gegenereerd en gerapporteerd worden. In de praktijk vindt registratie in sommige gevallen nog plaats vanuit verschillende bronsystemen. Het uiteindelijke doel is om de materiële gereedheid volledig uit SAP te onttrekken. De informatie over personele gereedheid is afgelopen jaar op uniforme wijze tot stand gekomen. Het verrijken van de personele gereedheidsinformatie is onderwerp van onderzoek. Ook is er aandacht voor de onderbouwing van het oordeel van de commandant. Met betrekking tot de geoefendheid is er dit jaar een opzet gemaakt voor een uniform totstandkomingsproces.

Financieel en materieelbeheer

Personeelsbeheer: toelagen en declaraties

De ADR heeft evenals voorgaande jaren vastgesteld dat de beheersmaatregelen in en rond de salarissystemen voldoende werken, maar dat de controle op toelagen en declaraties om een meer gerichte aanpak vraagt. In 2017 zal meer focus op data-analyses worden gelegd met corrigerende maatregelen bij geconstateerde onrechtmatigheden. Ook wordt de rol van het Personeelsbeheeroverleg als instrument om gerichte procesverbeteringen door te voeren versterkt.

Verplichtingenbeheer

In 2016 is daarnaast een aantal aanvullende maatregelen genomen om het verplichtingenbeheer te verbeteren, zoals:

• • het aanpassen van de werkwijze rondom het vastleggen in vreemde valuta van de BTW bij buitenlandse leveranciers;

• • het aanscherpen en uitvoeren van de diverse procedures in relatie tot de verplichtingenadministratie, zoals het aanscherpen van het voorafgaand toezicht;

• • het uitvoeren van monitoring op de vastlegging van de contracten in ERP M&F.

De administratie van de verwerving F-35 is in 2016 fors verbeterd als gevolg van het inrichten van een extracomptabele projectadministratie en het inzetten van extra personele capaciteit. Als gevolg hiervan is een betere aansluiting tussen de projectadministratie en de managementinformatie uit de financiële administratie gerealiseerd.

Tot slot zijn de beleidsmatige mutaties dit jaar tijdig met een brief aan het parlement gemeld.

Verwerving/Europese aanbesteding

In 2016 zijn meer (Europese) aanbestedingsfouten geconstateerd dan in voorgaande jaren. In totaal zijn 21 dossiers aangemerkt als (Europese) aanbestedingsfouten met een totale opdrachtwaarde (inclusief BTW) van € 29.725.000. Er zijn drie dossiers aangeboden voor de escalatieprocedure. De aangetroffen aanbestedingsfouten betreffen het niet juist toepassen van de aanbestedingsregels, zoals bijvoorbeeld het onterecht gebruik maken van uitzonderingsregels, en ten onrechte geen concurrentie stellen.

Gevalideerde tarieven missie-uitgaven

De Algemene Rekenkamer heeft in 2015 de aanbeveling gegeven om ten behoeve van het eenvoudiger verrekenen van missie-uitgaven gebruik te gaan maken van gevalideerde tarieven. De maatregel om deze aanbeveling op te volgen is nog lopende, waarbij de voortgang per defensieonderdeel divers is. Van een tweetal defensieonderdelen zijn de tarieven voor additionele kosten van inzet bekend, de overige zullen volgen. Een en ander is mede afhankelijk van uitkomsten van lopende onderzoeken op het terrein van additionele kosten van missies.

Materieelbeheer algemeen

De norm voor het materieelbeheer bij Defensie is dat bij minimaal 80 procent van de eenheden op het derde niveau de kwaliteit van het beheer van alle materieelsoorten en opslagvormen voldoende is. Met uitzondering van het beheer van de centrale voorraden munitie wordt voldaan aan de norm. Het niet halen van de norm bij de centrale voorraden munitie komt voornamelijk door het niet volledig voldoen aan de regelgeving met betrekking tot periodieke inspecties/onderhoud en de merking van de opgeslagen munitie bij eenheden van het Defensie Munitiebedrijf.

Monitor cryptosleutels en -publicaties

Uit onderzoek van de ADR is gebleken dat zowel de kwantiteit als de kwaliteit van de ingevulde vragenlijsten is verbeterd ten opzichte van 2015. De CSPM geeft daardoor een bruikbaar beeld van het beheer van cryptosleutels en -publicaties. Kanttekening is dat veel vragenlijsten later dan gepland zijn ingevuld waardoor het beeld laat tot stand is gekomen en verbeteracties in het beheer niet tijdig doorgevoerd zijn en gecontroleerd konden worden.

Overige aspecten van bedrijfsvoering

Onvolkomenheden en bevindingen AR overige gebieden

Logistieke keten reservedelen

Alle lopende verbeteracties om de materiële gereedheid te verhogen zijn gebundeld in het plan van aanpak «Verbeteren logistieke keten reserveonderdelen». Op 12 september 2016 heeft de Minister de Kamer geïnformeerd over dit plan. De voortgang wordt gevolgd op het hoogste ambtelijk niveau.

Het plan richt zich naast de brede verbetering van de materiële gereedheid ook op de logistieke keten reserveonderdelen en de quick wins die hierbij zijn te behalen (forceren van een trendbreuk). Prioriteit is gegeven aan het verhogen van de leverbetrouwbaarheid en voorraadbeschikbaarheid van zogenaamde fast movers, reserveonderdelen waarnaar vaak en veel vraag is. Waar zinvol zijn ketens doorgelicht, voorraadpunten verlegd, is de communicatie tussen klant en leverancier verbeterd en zijn aanvullende reserveonderdelen verworven. Eind 2016 zijn de targets voor 2016 gehaald. Ter ondersteuning is in oktober in SAP een dashboard beschikbaar gekomen. Voorts zijn op het gebied van assortimentsmanagement aanvullende regelgeving en instructies opgesteld en is in november een opleidingsprogramma voor assortimentsmanagers als pilot uitgevoerd.

Alle operationele commando’s hebben eigen uitvoeringsplannen opgesteld, als afgeleide van het defensiebrede plan. Hierin zijn de verbeteracties nader uitgewerkt en zijn (deel)mijlpalen aangegeven. DMO stelt een eigen uitvoeringsplan op, gericht op de logistieke bedrijven van DMO.

Conform de prioriteitstelling wapensystemen zijn in 2016 de instandhoudingsanalyses van de Pantserhouwitzer, de FRISC, het LCF, het OPV, de Apache en de Chinook afgerond. Hierin zijn onder meer de reserveonderdelen vastgesteld die cruciaal zijn voor de inzetbaarheid en om die reden altijd voorradig moeten zijn (availability killers). Best practices worden uitgewisseld en verwerkt in de richtlijnen voor de uitvoering van dergelijke analyses.

Implementatie ERP (datakwaliteit)

De afgelopen jaren zijn bij de overgang van de oude systemen naar ERP deels vervuilde gegevens van artikelen overgezet. Voorbeelden zijn de prijs per eenheid van te bestellen artikelen, de verpakkingseisen of de gebruiksduur. Oorspronkelijk waren na de migratie circa 20.000 artikelen nog vervuild (3,3 procent van het totaal). Die vereisten complexe mutaties, die niet als onderdeel van de migratie konden worden doorgevoerd. Door de vervuilde gegevens liepen bestellingen vast en werden werkprocessen rond het onderhoud, het transport en de opslag van materieel belemmerd. Het afgelopen jaar zijn de laatste artikelen geschoond. Hiermee zijn de vervuilde artikelstamdata vanuit de migratie gecorrigeerd.

Sturing op informatiebeveiliging

Uit onderzoek van de ADR naar de sturing op de informatiebeveiliging is gebleken dat er nog onduidelijkheden bestaan over de wijze waarop de sturing op de informatiebeveiliging bij Defensie is ingericht. De prioriteiten voor 2017 zijn daarom het duidelijk vastleggen in een kwaliteitsraamwerk IT-beheer van de wijze waarop de sturing op de informatiebeveiliging op basis van de BIR dient te verlopen (opzet) en er vervolgens voor zorg te dragen dat de spelers hierin zich ook bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden (bestaan).

IT-Beheer

Het grootste deel van de korte termijnmaatregelen ten behoeve van de borging van de continuïteit is afgerond. De laatste vier maatregelen worden in de loop van 2017 voltooid.

Autorisatiebeheer

Om aan de richtlijnen voor autorisatiebeheer voor informatiesystemen te voldoen, is in 2016 het plan van aanpak autorisatiebeheer geactualiseerd en aangevuld met aanvullende activiteiten. De geplande activiteiten van dit plan zijn in 2016 grotendeels afgerond. Zo zijn onder andere de kaders en de belegging van taken, bevoegdheden en verantwoordlijkheden voor autorisatiebeheer binnen Defensie herijkt en zijn nieuwe IT-hulpmiddelen voor autorisatiebeheer voor monitoring, Identity & Access Management en Privileged Account Management in gebruik genomen. De implementatie van autorisatiematrices in het materieel/logistieke domein is bij sommige onderdelen van Defensie nog gaande en verloopt deels iteratief. Tevens wordt nog gewerkt aan actualisatie van de databasemanagementsystemen in het personele domein. Autorisatiebeheer is nooit «af» maar vereist continue afstemming tussen organisatieveranderingen, actuele risico-inschattingen en methoden en technieken om de risico’s te beheersen.

Afwikkeling facturen via ERP

In 2016 zijn veel inspanningen verricht om de betalingsketen beter te laten werken. Zo is inrichting van de keten verbeterd, heeft het Financieel Administratie en Betaalkantoor bezoeken gebracht aan de defensieonderdelen, is door nieuwe SAP-rapportages de bewustwording verbeterd en is bovenal de samenwerking verbeterd waarbij de hele keten wordt betrokken. Dit alles heeft ook geresulteerd in een beter resultaat bij de tijdigheid van betalingen.

Betaalgedrag

Met ingang van 2016 geldt voor het percentage tijdig betalen de streefnorm van 95 procent. Bij Defensie is het percentage tijdig betaald over 2016 94,13 procent. Dit percentage is een verbetering ten opzichte van 2015, toen was het percentage tijdig betaald 92,74 procent, maar is lager dan de gestelde streefnorm. De belangrijkste oorzaak voor het niet halen van de betaalnorm zijn de factuurblokkades bij de afwikkeling van facturen via ERP M&F. In dit proces zijn, zoals in de tekst hierboven beschreven, reeds maatregelen genomen om de betalingsketen beter te laten werken.

Kostenoverzicht nieuwe IT

In 2016 is een eerste opzet van het financieel model gerealiseerd. Het marktconform financieel model is opgesteld om inzicht en eenheid te krijgen in de kostencomponenten, de beschikbare budgetten en geplande kosten van de bestaande IT. De nieuwe IT en de daarvoor benodigde IT-budgetten, personele kosten, migratie- en transitiekosten en de variabelen om op de totale kosten te kunnen sturen. Uitbreiding en aanscherping van het model zijn echter benodigd. Gartner ondersteunt bij het opstellen en valideren van het model. Tijdens de aanbesteding van de IT-partner komt er meer duidelijkheid over de toekomstige kosten.

Voor de vernieuwing van de IT-infrastructuur (programma GrIT) is voor een incrementele aanpak gekozen. Per fase zal een Business Case (BC) worden opgesteld. Specifiek voor GrIT wordt een Public Sector Comperator (PSC)3 opgesteld als onderdeel van het financieel model.

Sourcing

Op 5 december 2016 is de laatste voortgangsrapportage over prioritaire sourcingsprojecten met de Kamer gedeeld. Toegezegd is dat in het vervolg via het jaarverslag gerapporteerd wordt over het enige nog lopende project, Defensie Bewakings- en Beveiligingssystemen (DBBS).

Het DBBS voorziet in de vervanging van de huidige verschillende systemen die elektronische toegangsverlening en indringerdetectie verzorgen door één defensiebreed systeem. Het traject is succesvol volgens het Defensie Sourcingsproces verlopen. Op 19 april 2016 is het contract DBBS met de marktpartij gesloten. Vanwege de complexiteit en het innovatieve karakter is er vertraging opgetreden in de realisatie. Om nadelige effecten van de vertraging te beheersen zijn maatregelen genomen. Verder loopt het project binnen de gestelde kaders en zijn eind 2016 de eerste betalingen voor deelleveringen verricht.

Op 14 september 2016 is de Kamer geïnformeerd over de toekomst van Paresto na het stopzetten van het project Uitbesteding Cateringdiensten Defensie (UCD). Op 24 oktober is, op verzoek van de Kamer, een nadere onderbouwing van de besparingen gestuurd. De uitvoering van de plannen is gestart.

Eind 2016 is het niet-prioritaire sourcingsproject Luchtverkeersbeveiliging (LVB) opgegaan in het bredere programma co-locatie luchtverkeersleiding (LVL) op Schiphol, dat onder andere moet voorzien in gezamenlijke systemen en het onderhoud daarvan. Als lid van de Stuurgroep Co-locatie LVL op Schiphol ziet Defensie toe op de uitvoering.