Misbruik, oneigenlijk gebruik en fraude

Binnen Defensie is geen sprake van belasting- of subsidiewetten. De rijksbrede aanpak fraude is derhalve voor Defensie niet van belang. Voor zover aan individuele instellingen subsidies worden toegekend (in totaal circa € 30 miljoen), worden eventuele risico’s met de hieronder genoemde maatregelen afgedekt. In 2016 zijn geen tekortkomingen in de opzet en/of werking van de Regeling Defensiesubsidies gebleken.

Bij misbruik, oneigenlijk gebruik en fraude van subsidieregelingen zijn twee algemene risico’s te onderkennen:

• 1. Een conflict omtrent de doelstelling / aanwending van de subsidie tussen Defensie en de ontvangende partij.

• 2. Het verstrekken van onjuiste gegevens door de subsidieontvanger teneinde een te hoog bedrag aan subsidie te verkrijgen, of niet terug te hoeven betalen.

In interne regelgeving zijn de algemene maatregelen ter beheersing van deze risico’s opgenomen. Zo bevat de Regeling Defensiesubsidies aanvullende maatregelen op de bepalingen in de Algemene Wet Bestuursrecht (AWB). Belangrijke algemene maatregelen, welke aansluiten bij het Uniform Subsidiekader rijksoverheid (USK), worden gedifferentieerd op basis van het financieel belang. Dit betreffen onder andere:

• 1. Het indienen van een begroting en een samenhangend activiteitenplan bij de aanvraag tot toekenning van de subsidie. Deze worden getoetst op overeenstemming met het doel waarvoor de subsidie wordt verstrekt en het beschikbare budget.

• 2. Het indienen van een jaarverslag (activiteitenverslag) ten behoeve van de vaststelling van de jaarlijkse subsidie.

• 3. Een vijfjaarlijks evaluatieonderzoek van de desbetreffende subsidie.

Het subsidie-instrumentarium (onder andere beschikkingen en vaststellingen) is in 2016 nauwelijks veranderd en blijkt onverminderd voldoende robuust. Specifieke beheersmaatregelen per subsidie worden getroffen op basis van een periodieke risicoanalyse, waarna pas tot subsidieverlening kan worden overgegaan. Deze risicoanalyse voorafgaande aan elke beschikking versterkt de beheersbaarheid van de subsidie en de subsidierelatie, zo bleek ook uit een in 2016 rijksbrede evaluatie van het USK door het Ministerie van Financiën.

Grote lopende IT projecten

In 2016 zijn de maatregelen uit de kabinetsreactie op het eindrapport van de Tijdelijke commissie ICT-projecten bij de overheid (commissie Elias) in uitvoering genomen. Over de voortgang hierbij wordt de Kamer twee maal per jaar geïnformeerd (Kamerstuk, 26 643, nr. 422).

Sinds 2015 rapporteert het Rijk over alle projecten met een IT-component van ten minste € 5 miljoen meerjarig. De rapportage is uitgebreid met gegevens over de baten van lopende projecten, tussentijds gerealiseerde projectresultaten, de kosten van intern personeel en de belangrijkste externe leveranciers. Defensie rapporteert de projecten groter dan € 5 miljoen op het ICT-dashboard Rijk. Om dubbele rapportages te voorkomen vallen IT-projecten ten behoeve van wapensystemen buiten deze rapportage. De Kamer wordt hierover geïnformeerd volgens het Defensie Materieel Proces (DMP) en in het Materieel Projecten Overzicht (MPO).

Nieuwe IT-projecten van meer dan € 5 miljoen worden eveneens aangeboden aan het Bureau IT-toetsing (BIT) voor een zogenaamde BIT-toets. Het programma Grensverleggende IT (GrIT), dat is gericht op de nieuwe IT-infrastructuur van Defensie, is het eerste project van Defensie dat de BIT-toets heeft ondergaan. Inmiddels is ook voor het programma IGO KMar een BIT-toets gestart.

Audit Comité

Het Audit Comité Defensie is een adviesorgaan van de SG en een platform voor het bespreken van sturings- en beheersingsvraagstukken op het gebied van bedrijfsvoering. Het Audit Comité is in 2016 zes keer bij elkaar gekomen. De voornaamste agendapunten betroffen het op orde krijgen en houden van het beheer, de ernstige onvolkomenheid met betrekking tot de logistieke keten reservedelen, de auditplanning en de rode draden uit de uitgevoerde audits.

In 2016 is de instellingsbeschikking van het Audit Comité gewijzigd. De taken en bevoegdheden van de externe leden zijn hierin uitvoeriger beschreven. Daarnaast is de SG nu de voorzitter, waar dit voorheen zijn plaatsvervanger was. Naar aanleiding van het verlopen van de benoemingstermijn is in 2016 één van de drie externe leden vervangen door een nieuw extern lid.