Inleiding
De Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk (UBR) heeft een breed aanbod aan producten en diensten en biedt hiermee integrale oplossingen. UBR bundelt haar kennis van onder andere interim-management, HRM, IT, inkoop en financiën en verbindt die met de andere rijksbrede Shared Service Organisaties (SSO’s).
De Hervormingsagenda Rijk is mede aanleiding geweest om meer eenheid te brengen in de organisatieonderdelen van UBR en daarmee de organisatie van pionier naar professionele dienstverlener te brengen. UBR staat voor:
-
• Integrale dienstverlening;
-
• Hoge kwaliteit tegen zo laag mogelijke kosten;
-
• Delen en ontwikkelen van kennis en kunde binnen de overheid.
Naast de reguliere dienstverlening voert UBR complexe transities en implementaties op het gebied van rijksbrede bedrijfsvoering uit. Dit doet het ontwikkelbedrijf van UBR in opdracht van de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijk (ICBR), het SG-Overleg of de Ministerraad. Daarmee draagt UBR bij aan het verder ontwikkelen van een effectieve en efficiënte overheid.
Realisatie in 2016
Ontwikkeling dienstverlening
Samen met de andere SSO’s en het RVB draagt UBR bij aan een compacte rijksdienst. UBR levert op diverse dossiers een bijdrage aan een effectieve en efficiënte overheidsbedrijfsvoering en hiermee aan een adaptieve en wendbare overheid. Daarnaast is UBR rechtstreeks betrokken bij de primaire processen van onze opdrachtgevers.
Een greep uit wat in 2016 is gerealiseerd:
-
• In samenspraak met opdrachtgevers is een innovatieagenda voorbereid die UBR in 2017 tot uitvoering gaat brengen. UBR werkt o.a. aan ontwikkelingen als Blockchain en big data.
-
• In de HR-keten werkt UBR samen met P-Direkt aan een integrale dienstverlening.
-
• Voor verschillende rijksbrede traineeprogramma’s verzorgt UBR het onderdeel «persoonlijke ontwikkeling».
-
• Een gemeenschappelijke werving- en selectietooling samen met de andere SSO’s P&O (Rijkswaterstaat, Dienst Justitiële Inrichtingen, Belastingdienst en Defensie) is gerealiseerd.
-
• UBR is gestart met de campagne «Werken aan je werk» voor rijksmedewerkers.
-
• UBR ligt op schema met de verdubbeling van onze ICT-capaciteit in het kader van het Programma Operatie Informatiebestel Rijk (OIR)
-
• UBR heeft een bijdrage geleverd aan:
-
○ De afbouw van de Bijlmerbajes en de opbouw van het Justitieel Complex Zaanstad;
-
○ De beleidsevaluatie van de Huurcommissie;
-
○ De opleidingen bij de Rijksacademie en in artikelen en verdiepingssessies voorzien we in de vraag naar de te leren lessen uit de Gateway Reviews.
-
-
• Een inkoophelpdesk is opgericht en een inkoopklas gestart.
-
• Circa 200 locaties zijn beveiligd, waaronder de Oosterscheldekering en evenementen zoals het Europese voorzitterschap
-
• Een financiële template is ontwikkeld die breed is ingezet.
Inkoopbeheer UBR|HIS en UBR| EC O&P
In 2016 heeft UBR|HIS, in opdracht van de Minister van BZK, het inkoopbeheer verder op orde gebracht. UBR|HIS heeft concurrentiestelling in opzet voldoende gewaarborgd, duidelijkheid is gecreëerd wanneer consultatie van een aanbestedingsjurist dient plaats te vinden, interne controle heeft plaatsgevonden, alle stukken worden zichtbaar in het dossier collegiaal tegen gelezen en standaard documenten zijn ontwikkeld voor het onderbouwen van de aanbestedingsprocedure en de motivering van de leveranciersselectiekeuze. De werking van deze verbetermaatregelen verdient nog aandacht.
In opdracht van de Minister van BZK heeft UBR|EC O&P een verbeterplan opgesteld. Hiermee wordt beoogd het inhuurproces zo in te richten dat de inhuur van externe tijdelijke arbeidskrachten conform de geldende interne en externe regelgeving op gebied van inkopen en aanbesteden wordt uitgevoerd. UBR|EC O&P voert de verbeteracties uit het verbeterplan in samenwerking met UBR|HIS, de CDI-Office en de ADR uit. Veel verbeteringen zijn gerealiseerd in 2016, enkele verbeteringen zijn voorzien in 2017.
Financieel beheer
Naar aanleiding van het doorlichtingsrapport zijn in afstemming met de eigenaar afspraken gemaakt over de wijze van opvolging van de in het rapport genoteerde aanbevelingen. Daarnaast hebben we de CIO- en CFO- en CPO-functie (verder) ingericht op mt-niveau voor een sterkere sturing op onze bedrijfsvoering. Tevens werken we toe naar een uniform inkoopproces. De manager UBR|HIS is vanuit zijn rol als CPO binnen UBR verantwoordelijk voor het stroomlijnen van het inkoopproces van UBR.
| (1) | (2) | (3)=(2)-(1) | (4) | |
|---|---|---|---|---|
| Omschrijving | Vastgestelde begroting | Realisatie | Verschil realisatie en vastgestelde begroting | Realisatie 2015 |
| Baten | ||||
| Omzet moederdepartement | 63.291 | 49.419 | – 13.872 | 35.171 |
| Omzet overige departementen | 98.279 | 130.359 | 32.080 | 94.483 |
| Omzet derden | 5.395 | 6.396 | 1.001 | 6.074 |
| Rentebaten | 0 | 0 | 0 | – |
| Vrijval voorzieningen | 0 | 144 | 144 | 270 |
| Bijzondere baten | 1.416 | 0 | – 1.416 | – |
| Totaal baten | 168.381 | 186.318 | 17.937 | 135.998 |
| Lasten | ||||
| Apparaatskosten | 165.790 | 183.768 | 17.978 | 133.926 |
| – Personele kosten | 114.012 | 121.083 | 7.071 | 96.932 |
| Waarvan eigen personeel | 92.721 | 97.541 | 4.820 | 77.425 |
| Waarvan externe inhuur | 16.065 | 20.664 | 4.599 | 16.807 |
| Waarvan overige personele kosten | 5.226 | 2.878 | – 2.348 | 2.700 |
| – Materiële kosten | 51.778 | 62.685 | 10.907 | 36.994 |
| Waarvan apparaat ICT | 6.472 | 8.401 | 1.929 | 4.482 |
| Waarvan bijdrage aan SSO's | 11.725 | 14.593 | 2.868 | 12.714 |
| Waarvan overige materiele kosten | 33.581 | 39.691 | 6.110 | 19.798 |
| Rentelasten | 53 | 2 | – 51 | 1 |
| Afschrijvingskosten | 1.122 | 1.750 | 628 | 1.442 |
| – Immaterieel | 38 | 1.044 | 1.006 | 951 |
| – Materieel | 1.084 | 706 | – 378 | 491 |
| Overige lasten | 1.416 | 8.023 | 6.607 | 1.398 |
| – Dotaties voorzieningen | – | 5.891 | 5.891 | 423 |
| – Bijzondere lasten | 1.416 | 2.132 | 716 | 975 |
| Totaal lasten | 168.381 | 193.543 | 25.162 | 136.767 |
| Saldo van baten en lasten | – | – 7.225 | – 7.225 | – 769 |
Toelichting
Omzet
De afwijking in de omzet van 11,5% t.o.v. de begroting is met name veroorzaakt door UBR|ECO&P, UBR|RBO,UBR|HIS. De groei bij UBR|EC O&P is veroorzaakt door de hogere vraag naar dienstverlening op gebied van Workflow en Recrutement. De groei bij UBR|RBO is een gevolg van implementatie van het lageloonschaal beleid (waaronder de beveiliging van IND-locaties). De uitvoering van het programma ICT Werkplek Rijk (IWR) door UBR|HIS heeft tot een hoger dan geraamde omzet geleid.
Externe inhuur
De hogere omzet vindt zijn weerslag in de hogere externe inhuur. UBR heeft bij een aantal diensten bewust gekozen voor een businessmodel met vraaggestuurde externe inhuur (o.a. van ZZP-ers) in plaats van uitbreiding van de formatie. Reden hiervoor is dat sprake is van een te grote fluctuatie in de verwachte vraag om de bestaande capaciteit structureel uit te breiden. Voor het eigen apparaat huurt UBR voor € 1,6 mln. in.
Bijzondere baten
De begrote bijzondere bate vanuit het moederdepartement voor de niet in de tarieven doorberekende ICT-kosten is niet gehonoreerd.
Dotatie voorzieningen
De dotatie voorziening betreft een dotatie aan de voorziening verliesgevende opdrachten (€ 0,5 mln.), een dotatie aan de voorziening sanering (€ 1,0 mln.) en de toevoeging aan de voorziening dubieuze debiteuren (€ 4,4 mln.).
Bijzondere lasten
De bijzondere lasten komen voort uit niet aan de afnemers doorberekende ICT kosten (€ 0,8 mln.) en de naheffing BTW over de jaren 2013 tot en met 2015 (€ 1,3 mln.) en de verwachte verschuldigde vennootschapsbelasting (VPB) over het jaar 2016 (€ 0,01 mln.).
Resultaat
Het resultaat 2016 is € 7,2 mln. negatief. Exclusief de bijzondere baten en lasten en de mutaties voorzieningen (beide overwegend incidentele posten) resteert een positief resultaat van € 0,7 mln.
Balans per 31 december 2016
| Balans 2016 | Balans 2015 | |
|---|---|---|
| Activa | ||
| Immateriële vaste activa | 2.515 | 3.049 |
| Materiële vaste activa | 2.710 | 2.491 |
| – Grond en gebouwen | 0 | 0 |
| – Installaties en inventarissen | 103 | 107 |
| – Overige materiële vaste activa | 2.607 | 2.384 |
| Vlottende activa | ||
| Voorraden en onderhanden projecten | 34 | 7 |
| Debiteuren | 13.839 | 20.164 |
| Overige vorderingen en overlopende activa | 20.022 | 19.071 |
| Liquide middelen | 18.449 | 8.427 |
| Totaal activa | 57.569 | 53.209 |
| Passiva | ||
| Eigen Vermogen | – 7.225 | – 708 |
| – Exploitatiereserve | 0 | 61 |
| – Onverdeeld resultaat | – 7.225 | – 769 |
| Voorzieningen | 8.728 | 11.629 |
| Langlopende schulden | 1.570 | 1.384 |
| – Leningen bij het MvF | 1.570 | 1.384 |
| Kortlopende schulden | ||
| Crediteuren | 10.367 | 3.337 |
| Overige verplichtingen en overlopende passiva | 44.129 | 37.567 |
| Totaal passiva | 57.569 | 53.209 |
Immateriële vaste activa
Evenals in 2015 heeft UBR|BV&F in 2016 additionele licenties voor het financiële systeem Exact Synergy Enterprise [ESE] aangeschaft. Dit ten behoeve van de uitvoering van financiële dienstverlening van Bv&F aan UBR en de collega agentschappen van DGVBR. Deze licenties zijn geactiveerd en worden over een periode van 5 jaar afgeschreven.
In 2016 heeft UBR|EC O&P geïnvesteerd in de ontwikkeling van het Carrière Sites Overheid platvorm. Verder is bij UBR|EC O&P geïnvesteerd in een klantvolgsysteem. De verwachting is dat gedurende 2017 de ontwikkelingen zullen zijn afgerond. Bij ingebruikname zullen de investeringen worden afgeschreven.
In 2016 heeft UBR|EC O&P de Mobiliteitsbank 3.0 afgeboekt. Dit komt voort uit het stopzetten van de doorontwikkeling van het loopbaanportaal Rijk, in verband met de faillissement van de leverancier.
Materiële vaste activa
De investeringen 2016 bestaan voornamelijk uit vervoermiddelen bij UBR|IPKD en uit software bij UBR|KOOP.
Debiteuren
De post debiteuren bestaat uit: moederdepartement (€ 1,9 mln.), overige departementen (€ 8,1 mln.) en overige debiteuren (€ 3,8 mln.) en bedraagt circa 0,9 maand omzet (2015: 1,7 maand).
Overige vorderingen en overlopende activa
De overige vorderingen en overlopende activa bestaan uit € 18,7 mln. nog te factureren termijnen (circa 1,2 maand omzet, in 2015: 1,3 maand), overige nog te vorderen bedragen van € 0,1 mln., € 0,7 mln. vooruitbetaalde kosten en € 0,4 mln. nog te verrekenen overige kosten.
Het aandeel van het moederdepartement in de nog te ontvangen bedragen is € 6,7 mln., van overige departementen € 9,8 mln. en van derden € 3,6 mln.
Liquide middelen
De toename van de positie van de liquide middelen is vooral een positieve operationele kasstroom.
Eigen vermogen
Begin oktober 2016, heeft de eigenaar het eigen vermogen aangezuiverd tot nihil met € 0,7 mln. Na verwerking van het negatieve resultaat 2016 resteert een negatief eigen vermogen van € 7,2 mln. Conform de Regeling agentschappen zuivert de eigenaar dit uiterlijk bij eerste suppletoire begroting 2017 aan tot minimaal nihil.
Voorzieningen
In het kader van de sanering bij een aantal organisatieonderdelen van UBR hebben ca 18 medewerkers de VWNW-status gekregen en zijn met ca 15 medewerkers nadere afspraken (vaststellingsovereenkomsten) gemaakt over een aanstaande beëindiging van het dienstverband. De eind 2014 gevormde saneringsvoorziening (€ 7,3 mln.) bedraagt na de onttrekkingen in 2015 en 2016 (€ 2,6 mln. resp. € 2,4 mln.) en een dotatie in 2016 (€ 1,0 mln.) € 3,3 mln.
Voor de afwikkeling van de grafische dienstverlening is eind 2014 een voorziening gevormd van € 12,1 mln. Na de onttrekkingen in 2014, 2015 en 2016 (€ 0,7 mln., resp. € 4,6 mln. en € 1,8 mln.) resteert eind 2016 een voorziening van € 5 mln.
De voorziening verliesgevende opdrachten is in 2016 verhoogd naar (€ 0,5 mln.).
Leningen bij het Ministerie van Financiën
Voor de financiering van de investeringen bij UBR|IPKD heeft UBR een beroep gedaan op de leenfaciliteit bij het Ministerie van Financiën.
Crediteuren
Van het crediteuren bedrag heeft € 4,8 mln. betrekking op het moederdepartement, € 1,3 mln. overige departementen en € 4,1 mln. aan derden.
Overige verplichtingen en overlopende passiva
De overige verplichtingen en overlopende passiva bestaan uit € 25,9 mln. nog te betalen kosten, € 5,2 mln. vooruitgefactureerde bedragen, € 6,8 mln. voor personeelsgerelateerde verplichtingen, € 3,1 mln. nog te besteden gelden, € 1,5 mln. aan af te dragen BTW, € 0,5 mln. kortlopend deel van de lening Ministerie van Financiën en € 1,0 mln. overige schulden.
Het aandeel van het moederdepartement in de overlopende verplichtingen en overlopende passiva is € 20,5 mln., van overige departementen € 0,9 mln. en van derden € 22,7 mln.
Kasstroomoverzicht over 2016
| Vastgestelde begroting (1) | Realisatie (2) | Verschil realisatie en vastgestelde begroting (3)=(2)-(1) | ||
|---|---|---|---|---|
| 1. | Rekening-courant RHB 1 januari 2016 + stand depositorekeningen | 18.481 | 8.424 | – 10.057 |
| Totaal ontvangsten operationele kasstroom (+) | – | 251.536 | ||
| Totaal uitgaven operationele kasstroom (–/–) | – | – 241.103 | ||
| 2. | Totaal operationele kasstroom | 1.121 | 10.433 | 9.312 |
| Totaal investeringen (–/–) | – 1.000 | – 1.746 | – 746 | |
| Totaal boekwaarde desinvesteringen (+) | – | 298 | 298 | |
| 3. | Totaal investeringskasstroom | – 1.000 | – 1.448 | – 448 |
| Eenmalige uitkering aan moederdepartement (–/–) | – | – | – | |
| Eenmalige storting door het moederdepartement (+) | – | 708 | 708 | |
| Aflossingen op leningen (–/–) | – 672 | – 384 | 288 | |
| Beroep op leenfaciliteit (+) | – | 713 | 713 | |
| 4. | Totaal financieringskasstroom | – 672 | 1.037 | 1.709 |
| 5. | Rekening-courant RHB 31 december 2016 + stand depositorekeningen (1+2+3+4), de maximale roodstand 0,5 miljoen €. | 17.930 | 18.446 | 516 |
Toelichting
-
• De investeringen in 2016 bestaan voor € 0,7 mln. uit vervoermiddelen bij de UBR|IPKD, voor € 0,1 mln. uit software bij UBR|KOOP, voor € 0,3 mln. uit immateriële vaste activa bij UBR|Bv&F en € 0,5 mln. uit immateriële vaste activa bij UBR|EC O&P.
-
• Voor de financiering van de investeringen bij UBR|IPKD heeft UBR een beroep gedaan op de leenfaciliteit bij het Ministerie van Financiën.
-
• De desinvesteringen zijn het gevolg van de afboeking van immateriële activa bij UBR|EC O&P.
-
• De storting door het moederdepartement betreft de aanvulling van het eigen vermogen tot nihil.
Doelmatigheidsindicatoren
| Omschrijving generiek deel | Realisatie | Vastgestelde begroting | |||
|---|---|---|---|---|---|
| 2013 | 2014 | 2015 | 2016 | 2016 | |
| Kostprijzen per product (groep) (indexcijfer) | 106 | 100 | 102,2 | 102,8 | 103,1 |
| Tarieven/uur (indexcijfer) | 98,5 | 100 | 101,6 | 103,1 | 103,1 |
| Omzet per FTE | 122.801 | 146.227 | 129.883 | 148.229 | 136.717 |
| Gemiddelde FTE (excl. externe inhuur) | 820 | 875 | 1.045 | 1.256 | 1.221 |
| Saldo van baten en lasten (%) | – 7,5% | – 8,1% | – 0,6% | – 3,9% | 0,0% |
| Kwaliteitsindicator 1 – KTO | 6,8 | in 2015 | zie toelichting | zie toelichting | 7,1 |
| Kwaliteitsindicator 2 – MTO: | n.b. | in 2016 | 7,5 | ||
| Werkplezier | 6,6 | 6,9 | |||
| Werkdruk | 5,4 | 5,3 | |||
| Doorlichting uitgevoerd cq. gepland in: | in 2015 | lopend | gereed | ||
Toelichting
N.B. Gezien de grote verscheidenheid aan productgroepen heeft UBR ervoor gekozen te werken met een indexcijfer. In de jaarrekening van UBR geeft de specificatie van de omzet per organisatieonderdeel het inzicht in de omzet per productgroep.
Verloop indexcijfers
UBR heeft rekening gehouden in haar kostprijzen en verkooptarieven met loon- en prijsstijgingen en compenserende factoren. De gehanteerde tarieven zijn gelijk aan de door de eigenaar goedgekeurde tarieven zoals opgenomen in het jaarplan UBR 2016. In 2016 heeft UBR de tarieven verhoogd als gevolg van de voor de overheid geldende loon- en prijsstijgingen (+1,48%).
Omzet per fte
De begrote omzet per fte bedraagt € 136.717 ten opzichte van een gerealiseerde omzet per fte van € 148.229. De gerealiseerde omzet per fte is ruim 8% hoger dan begroot als gevolg van toegenomen vraag en gemiddeld hogere declarabiliteit.
Fte-totaal (excl. externe inhuur)
De toename van het aantal fte’s ten opzichte van 2015 is vooral een gevolg van de implementatie van de lageloonschaalprojecten bij UBR|RBO en UBR|IPKD (+120 fte’s), bij UBR|ECO&P (+30 fte’s) en als gevolg van het Programma Operatie informatiebestel Rijk (OIR) bij UBR|IIR (+60 fte’s).
Saldo van baten en lasten
Het saldo van de baten en lasten uitgedrukt in een percentage van de omzet bedraagt – 3,9%.
Kwaliteitsindicator
Uit het in 2016 gehouden medewerkerstevredenheidsonderzoek blijkt dat het werkplezier is toegenomen en dat de werkdruk nog niet is verbeterd. Bij een aantal organisatieonderdelen zijn event based KTO’s uitgevoerd.