1.1 Rechtmatigheid

De verantwoording in het departementale jaarverslag is in overeenstemming met de begrotingswetten, de Europese regelgeving, Nederlandse wetten, algemene maatregelen van bestuur en in ministeriële regelingen opgenomen bepalingen. Voor de bepaling van fouten en onzekerheden is de rijksbrede normering toegepast.

De rapporteringstolerantie van de verplichtingen bij het beleidsartikel 7 Defensie Materieelorganisatie en de rapporteringstolerantie van de samenvattende verantwoordingsstaat baten-lastenagentschappen zijn overschreden. De overschrijding van deze beide toleranties zijn het gevolg van de onzekerheden in de rechtmatigheid met betrekking tot de aanbestedingen inhuur ICT die zijn gedaan via het Dynamisch Aankoopsysteem (DAS). De onzekerheid in de rechtmatigheid vloeit voort uit het ontbreken van een nadere duiding van de wetgever over het houden van een interview bij een DAS en de onduidelijkheid van de toepassing van het (concept)beleidskader.

Overzicht overschrijdingen rapporteringstoleranties fouten en onzekerheden

In 2017 hebben zich geen tekortkomingen op het gebied van misbruik en oneigenlijk gebruik voorgedaan, zie paragraaf 2.1.

1.2 Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

Informatie over de gereedheid van de eenheden en details over de realisatie van de inzetbaarheidsdoelstellingen is geplaatst in de vertrouwelijke bijlage inzetbaarheidsrapportage.

De totstandkoming van de niet-financiële informatie verliep ordelijk en is grotendeels controleerbaar. Dit proces is nog wel arbeidsintensief en de kwaliteit van gereedheidsinformatie kan verder worden verbeterd.

1.3 Financieel en materieelbeheer

1.3.1 Financieel beheer

De onvolkomenheid van de Algemene Rekenkamer ten aanzien van het verplichtingenbeheer is in 2016 komen te vervallen. In 2017 is gewerkt aan de verdere verbetering van het verplichtingenbeheer. De genomen maatregelen, zoals aanscherpen van de monitoring op de vastgelegde verplichtingen en het analyseren van de btw-posten in vreemde valuta, hebben effect gehad waardoor de kwaliteit van het verplichtingenadministratie inmiddels voldoende wordt beheerst.

Verwerving/Europese aanbesteding

In 2017 zijn meer (Europese) aanbestedingsfouten geconstateerd dan in voorgaande jaren. In totaal zijn 31 dossiers aangemerkt als (Europese) aanbestedingsfouten met een totale contractwaarde (inclusief btw) van € 32,6 miljoen. Hiervan zijn 12 dossiers aangeboden voor de escalatieprocedure. De aangetroffen aanbestedingsfouten betreffen het niet juist toepassen van de aanbestedingsregels, zoals bijvoorbeeld het niet zorgvuldig ramen van de opdrachtwaarde, het niet Europees aanbesteden terwijl de opdrachtwaarde boven de aanbestedingsdrempel ligt, afroepen op raamovereenkomsten van meer dan 150% van de geïndiceerde omvang in de aanbestedingsstukken en het ten onrechte gebruikmaken van de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging.

Naar aanleiding van de onvolkomenheid op het inkoopbeheer over 2016 is in 2017 een plan van aanpak opgesteld voor een oorzakenanalyse van de geconstateerde aanbestedingsfouten en een onderzoek naar het bestaan en/of werking van een viertal key controls. Het plan van aanpak is samen met de defensieonderdelen uitgevoerd en bestaat uit de volgende activiteiten:

• • Oorzakenanalyse Europese aanbestedingsfouten;

• • Oorzakenanalyse overige aspecten van verwerving;

• • Werking van het contractenregister;

• • Werking van de aanbestedingskalender;

• • Werking van de spendanalyse;

• • Beleid voor de objectieve leverancierskeuze voor opdrachten onder de Europese aanbestedingsdrempel van de Aanbestedingswet 2012.

1.3.2 Materieelbeheer

Materieelbeheer algemeen

De norm voor het materieelbeheer bij Defensie is dat bij minimaal 80 procent van de eenheden op het derde niveau de kwaliteit van het beheer van alle materieelsoorten en opslagvormen voldoende is. Over 2017 werd bij meerdere defensieonderdelen voor de volgende categorieën materieel/opslagvormen niet voldaan aan de norm:

• • Klein kaliber wapens – inventaris

• • Niet-gevoelig materieel – decentrale voorraad

• • Niet-gevoelig materieel – inventaris

• • Opiumwetartikelen – uitrustingen.

Oorzaken liggen in het niet of onvoldoende uitvoeren van voorgeschreven beheermaatregelen zoals tellingen, en administratieve knelpunten rond de migratie naar ERP. Ook blijkt de personele (kwantitatieve en kwalitatieve) capaciteit een knelpunt. In een aantal gevallen moet ook worden geconstateerd dat het management onvoldoende toezicht uitoefent op de naleving van maatregelen.

Centraal voorraadbeheer munitie

Over 2016 bleek het centrale voorraadbeheer bij het Defensie Munitiebedrijf (DMunB) niet te voldoen aan de norm. In 2017 zijn verbetermaatregelen in gang gezet. Ook vindt een heroverweging plaats van maatregelen op het gebied van munitieveiligheid en is inmiddels aanvullende capaciteit ter beschikking gesteld van commandant DMunB.

Monitor cryptosleutels en -publicaties

Uit onderzoek van de ADR is gebleken dat de kwantiteit en de kwaliteit van de ingevulde vragenlijsten is verbeterd ten opzichte van 2016. De CSPM geeft daardoor een goed beeld van het beheer van cryptosleutels en -publicaties. De opvolging van de resultaten behoeft nog aandacht.

1.3.3 Personeelsbeheer (toelagen en declaraties)

De ADR heeft op het gebied van personeelsbeheer geconcludeerd dat de beheersingsmaatregelen rond de salarissen voldoende werken. De risico’s bij declaraties, toelagen en andere processen (zoals verlof en Wet Poortwachter) zijn echter niet helemaal afgevangen door maatregelen (application controls) in de IT-systemen. De daarmee samenhangende compenserende (handmatige) maatregelen werken nog onvoldoende.

Defensie heeft in 2017 een plan van aanpak opgesteld waarbij een stapsgewijze verbetering met behulp van data-analyses wordt doorgevoerd. Ook zijn de taken van het P-beheeroverleg nader omschreven en vastgelegd in een instellingsbeschikking. Een deel van de maatregelen is in 2017 gerealiseerd. Vanaf 2018 zal de effectiviteit hiervan worden gemeten.

1.4 Overige aspecten bedrijfsvoering

1.4.1 Belangrijke risico’s overige bedrijfsvoering

Door Defensie worden twee belangrijke bedrijfsvoeringsrisico’s onderkend:

• 1. tekortkomingen in de basisgereedheid van de operationele eenheden;

• 2. ernstige incidenten op het gebied van fysieke en sociale veiligheid bij Defensie.

Voor beide risico’s zijn mitigerende maatregelen getroffen. Dit kabinet en het vorige hebben extra middelen beschikbaar gesteld om de basisgereedheid te herstellen. Onder leiding van de CDS is door de operationele commando’s een roadmap «Structureel Herstel Gereedheid» opgesteld. Op grond hiervan is de prognose dat de basisgereedheid in 2021 zal zijn hersteld. De voortgang wordt nauwlettend gevolgd. Afzonderlijke incidenten op het gebied van fysieke en sociale veiligheid worden aangepakt en maatregelen worden getroffen. Defensie heeft in 2017 het actieplan veiligheid, gezondheid en milieu geactualiseerd met daarin concrete maatregelen. Uit verschillende onderzoeken blijkt echter dat de onderliggende oorzaken onder opeenvolgende incidenten (deels) overeenkomen. Deze moeten worden aangepakt. Er mag geen misverstand over bestaan: het moet en kan veiliger bij Defensie. In het plan «Een veilige Defensieorganisatie» dat begin 2018 is opgesteld staat hoe we dit binnen Defensie zullen bewerkstelligen.

Melden voorvallen

1.4.2 Onvolkomenheden Algemene Rekenkamer

Verbeteren materiële gereedheid

De Algemene Rekenkamer kwalificeert de onvolkomenheid ten aanzien van de logistieke keten reserveonderdelen niet langer als «ernstig». In augustus 2017 is het plan van aanpak «Verbeteren Materiële Gereedheid doorontwikkeld en aangevuld op basis van de actualiteit. De voortgang wordt gevolgd op het hoogste ambtelijk niveau. Er is prioriteit gegeven aan het verhogen van de leverbetrouwbaarheid en voorraadbeschikbaarheid van de zogenaamde goedkope fast movers en reserveonderdelen waar vaak en veel vraag naar is. De targets om per juni 2017 te voldoen aan een leverbetrouwbaarheid van 85 procent en een voorraadbeschikbaarheid van 90 procent zijn gehaald. De extra toegekende budgetten, betere materieelplanningen en het verleggen van voorraadpunten hebben dit mogelijk gemaakt. Op het gebied van assortimentsmanagement zijn aanvullende instructies opgesteld en zijn Masterclasses gegeven, resulterend in een betere dienstverlening. Voorts zijn in 2017 de instandhoudingsanalyses voor de Combat Vehicle 90 (CV90), de Fennek, de Bushmaster, de Onderzeeboten, de F-16 en de C-130 afgerond. Op basis van de instandhoudingsanalyses worden onderhoudsplannen geactualiseerd, worden voorraden reserveonderdelen aangepast aan veranderend gebruik of ouderdom en worden reserveonderdelen vastgesteld die cruciaal zijn voor de inzetbaarheid. Tot slot is in 2017 aangevangen met het doorlichten van de materieellogistieke organisatie op de onbalans tussen capaciteit en werklast. In deze beschouwing worden ook de benodigde competenties, kennis en ervaring van het personeel bezien. Bij het CLAS, CLSK en CZSK worden bij enkele wapensystemen verbeteringen van de materiële gereedheid vastgesteld. De ontwikkeling van de materiële gereedheid is echter gevoelig voor verstoringen, veroudering van wapensystemen en personele capaciteit. De beperkte beschikbaarheid van personele capaciteit (planners, inkopers, werkvoorbereiders, monteurs, engineers ten behoeve van ILS-management) als gevolg van vacatures en irreguliere uitstroom staat een volledig herstel van de materiële gereedheid in de weg.

IT-Beheer

Defensie heeft in 2017 de benodigde maatregelen genomen om de continuïteit van de bestaande IT te waarborgen tot het moment dat de nieuwe IT infrastructuur als onderdeel van het programma GrIT is opgeleverd en de transitie achter de rug is. De verbeteringen van de afgelopen jaren in de generieke IT hebben effect. In mei 2017 heeft Deloitte een health check uitgevoerd op de generieke IT. De conclusie is dat de huidige IT voor de aankomende drie jaar stabiel is. Voor een termijn van vijf jaar en verder beveelt Deloitte aan aanvullende maatregelen te nemen. Defensie zal dit meenemen in het reguliere life cycle management proces voor de vervanging en upgrades van componenten van de IT-infrastructuur. Voor TITAAN worden tussentijdse versies ingevoerd om de technische levensduur te verlengen.

Autorisatiebeheer

Autorisatiebeheer blijft zich verder ontwikkelen en verbeteren. Bij het oplossen van de knelpunten binnen het autorisatiebeheer is in 2017 de opgaande lijn van voorgaande jaren voortgezet. De laatste acties uit het plan van aanpak autorisatiebeheer zijn begin 2018 voltooid.

Informatiebeveiliging

De Rekenkamer heeft Defensie in 2017 een onvolkomenheid gegeven voor informatiebeveiliging. Deze spitst zich toe op de werking van het managementsysteem waarmee de informatiebeveiliging wordt gestuurd waaronder ook de dossiervorming van de kritieke systemen. Defensie heeft een aantal gerichte maatregelen getroffen ter verbetering van de sturing en de dossiers. Het betreft onder andere een Aanwijzing «Kwaliteitssysteem IT» en centraal beschikbare dossiers per kritiek systeem. Eind december heeft de ADR de sturing op de informatiebeveiliging getoetst op basis van een interdepartementaal afgesproken volwassenheidsmodel. De resultaten geven een positief beeld. Resterende aanbevelingen uit hun rapport worden in 2018 opgepakt. Daarmee wordt invulling gegeven aan de in het kwaliteitssysteem beschreven verbetercyclus. Zie ook paragraaf 3.2.

1.4.3 Koppelvlak logistiek en financiën (melding goederenontvangst)

In 2017 is het percentage fouten en onzekerheden bij betalingen die (automatisch) worden verricht als gevolg van een logistieke boeking in ERP M&F afgenomen. Tegelijkertijd is de omvang van betalingen via ERP toegenomen. De ADR heeft daarnaast bij drie van de zeven bezochte grote magazijnen tekortkomingen in de ordelijkheid van de administratieve organisatie geconstateerd. Vanwege deze tekortkomingen en de toename van de uitgaven via ERP heeft de ADR de zwaarte van haar bevinding verhoogd van licht naar gemiddeld.

Defensie is in 2017 gestart met de inzet van Advies- en Assistentieteams om de benodigde verbetermaatregelen bij de defensieonderdelen te waarborgen. Deze activiteiten lopen door tot in 2018.

1.4.4 Personele gereedheid

De Algemene Rekenkamer heeft in haar rapport over 2016 aanbevolen om op korte termijn te beschikken over een eenduidige en beter navolgbare manier om informatie over de gereedheid van de krijgsmacht en de eenheden te verzamelen, te registreren en te rapporteren.

De navolgende activiteiten zijn hiertoe in 2017 gestart:

• • Begrippen eenduidig definiëren en door de hele krijgsmacht heen op dezelfde wijze operationaliseren en toepassen;

• • Een set van indicatoren samenstellen die werkelijk helpen om de beschikbaarheid en de geschiktheid van het militaire personeel in de eenheden te bepalen;

• • Normen consistent toepassen;

• • Verouderde aanwijzingen aanpassen;

• • Appreciaties van de commandanten transparanter onderbouwen en structureren.

De uitwerking zal echter tijd kosten omdat bijvoorbeeld het samenstellen van indicatoren voor de personele gereedheid van alle militairen een aanzienlijke opgave is. Dit heeft te maken met de enorme verscheidenheid aan eenheden. Er zal sprake zijn van een gefaseerde aanpak die naar verwachting eind 2019 gerealiseerd zal zijn.