2.1 Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O)-risico’s en ontwikkelingen betreffende het M&O-beleid
Voor zover aan individuele instellingen of organisaties subsidies worden toegekend (in totaal circa € 30 miljoen), worden eventuele risico’s met de hieronder genoemde maatregelen afgedekt. In 2017 zijn geen tekortkomingen gebleken.
Het subsidie-instrumentarium (onder andere beschikkingen en vaststellingen) is in 2017 nauwelijks veranderd en blijkt onverminderd voldoende robuust. Specifieke beheersmaatregelen per subsidie worden getroffen op basis van een periodieke risicoanalyse, waarna pas tot subsidieverlening kan worden overgegaan. In 2017 is als onderdeel van een interdepartementaal traject actie ondernomen om, in aanvulling op de departementale M&O registratie2 betreffende subsidies, te voorzien in een centrale verwijsindex. Hiermee kan bij nieuwe subsidie-aanvragen doelmatiger op risicosignalen worden ingespeeld. Defensie zal hierbij naar verwachting in 2018 aansluiten als deze index in werking wordt gesteld.
2.2 Grote lopende IT projecten
Sinds 2015 rapporteert het Rijk over alle projecten met een IT-component van ten minste € 5 miljoen meerjarig. Defensie rapporteert de projecten groter dan € 5 miljoen op het Rijks ICT-dashboard. De Tweede Kamer wordt over IT-projecten ten behoeve van wapensystemen geïnformeerd volgens het Defensie Materieel Proces (DMP) en in het Materieel Projecten Overzicht (MPO).
Nieuwe projecten met een IT-component van meer dan € 5 miljoen worden eveneens aangeboden aan het Bureau IT-toetsing (BIT) voor een zogenaamde BIT-toets. In het projectplan wordt informatie opgenomen over de vraag of er bij het project sprake is van het opnemen van privacygevoelige gegevens of van het koppelen of verrijken van data. Indien er sprake is van gebruik van persoonsgegevens moet het een privacy impact assessment door middel van het PIA-toetsmodel Rijksdienst zijn toegepast. De uitkomsten hiervan zijn in het projectplan beschreven.
In 2017 heeft Defensie twee BIT-toetsen doorlopen en een BIT-toets gezamenlijk met het Ministerie van I&W doorlopen. Als gevolg van de uitkomsten en toezegging van de Minister op de eerste BIT-toets van het programma GrIT wordt er op dit moment een nieuwe BIT-toets uitgevoerd op dit programma. Er zijn geen risico’s voor de privacy vastgesteld bij deze projecten. Voor 2018 is voor het project Maritiem Operatiecentrum (MOC) Kustwacht een BIT-toets aangevraagd.
2.3 Betaalgedrag
Defensie heeft over 2017 94,21 procent van de facturen tijdig betaald. Dit percentage is een lichte verbetering ten opzichte van 2016, toen was het percentage tijdig betaald 94,13 procent, maar is lager dan de gestelde streefnorm van 95 procent. De belangrijkste oorzaak voor het niet halen van de betaalnorm zijn de factuurblokkades bij de afwikkeling van facturen via ERP M&F. In dit proces is nog verdere verbetering noodzakelijk in de juiste registratie van bestelorders en het tijdig afdoen van prestatieverklaringen.
2.4 Audit Comité
Het Audit Comité is het adviesorgaan van de SG met betrekking tot audit- en bedrijfsvoeringsaangelegenheden. Het Audit Comité Defensie is in 2017 zeven keer bij elkaar gekomen. De voornaamste agendapunten betroffen de aanpak van de aandachtspunten die door de ADR en AR zijn geconstateerd, de auditplanning, de rode draden uit de uitgevoerde audits, het strategisch risicomanagement en het meerjarig perspectief van de defensieorganisatie. Er is hierbij meer toekomstgericht gekeken en er is meer aandacht geweest voor de gedrags- en cultuuraspecten. In 2017 heeft ook de tweejaarlijkse periodieke evaluatie van het Audit Comité plaatsgevonden. Hieruit is een aantal verbeterpunten naar voren gekomen waaronder het meer in positie brengen van de externe leden en het organiseren van themasessies. Door het vrijwillig terugtreden van één van de drie externe leden in verband met aanvaarden van een andere (neven)functie is een nieuw extern lid aangetrokken.