Toelichting op de staat van baten en lasten

Opmerking vooraf

Het aCBG is een tariefgefinancierde organisatie en is sterk afhankelijk van aanvragen vanuit de farmaceutische industrie. Bij het indienen van de begroting in het voorjaar is er nog geen volledig zicht op dit werkaanbod. Zodra het aCBG in het najaar het jaarplan indient, is er een betere inschatting te maken van het verwachte werk. Op basis van deze latere inschatting is het jaarplan 2021 opgesteld dat door de minister van VWS in het najaar van 2020 is vastgesteld. Ook daarna kan het werkaanbod nog fluctueren. Het gevolg daarvan is dat realisatie en begroting soms grote verschillen kunnen vertonen.

Covid-19

De uitbraak van COVID-19 in 2020 had en heeft voor het aCBG een grote impact op de hoeveelheid werk en de wijze waarop we de werkzaamheden moeten uitvoeren. Het extra werk bestond vooral uit het beoordelen van coronavaccins en nieuwe middelen in de bestrijding van het coronavirus. Niet alleen de hoeveelheid werk nam toe, maar ook de druk om het beoordelingsproces te versnellen was groot. Dit heeft een grote impact gehad op de wijze waarop de beoordeling van vaccins heeft plaatsgevonden en daarmee ook op de werkdruk van de medewerkers van het aCBG. Ook het informeren van het grote publiek over de werkzaamheid, veiligheid en kwaliteit van deze vaccins heeft in 2021 extra inspanning gevraagd van het aCBG. De verwachting is dat COVID-19 ook in 2022 tot veel extra werk zal leiden. Ter dekking van de kosten van extra werkzaamheden heeft het aCBG in 2021 een additionele bijdrage van het Ministerie van VWS ontvangen. Deze extra bijdrage loopt door in 2022.

Resultaat

Het aCBG heeft over 2021 een positief resultaat behaald van € 1,2 miljoen. Dit wordt verklaard door € 3,4 miljoen hogere baten en € 2,2 miljoen hogere kosten dan begroot. Deze verschillen worden hieronder nader toegelicht.

Baten

De € 3,4 miljoen hogere baten zijn vooral te verklaren door een hogere omzet derden van € 2,4 miljoen. De belangrijkste oorzaak hiervoor is de opnieuw sterk toegenomen instroom van centrale procedures: een stijging van € 1,4 miljoen ten opzichte van 2020 en € 2,6 miljoen meer dan begroot. Een nadere toelichting per productgroep is te vinden bij de doelmatigheidsindicatoren.

Daarnaast is de omzet moederdepartement in 2021 hoger uitgevallen dan begroot. Dat komt onder meer door extra bijdragen voor COVID-19 gerelateerde kosten (€ 1,4 miljoen) en voor aanpassing van het meldpunt tekorten (€ 0,2 miljoen). De in de begroting opgenomen bedragen voor bijdragen aan het Programma Goed Gebruik zijn lager uitgevallen door o.a. herprioritering van de inzet van mensen en middelen.

De post vrijval voorzieningen betreft de vrijval van de voorziening dubieuze debiteuren. Door het debiteurenbeheer zelf actief uit te voeren is het debiteurensaldo fors gedaald met als gevolg een lagere voorziening. De voorziening wordt met ingang van de jaarrekening 2021 berekend op de dynamische methode, waarbij per groep van openstaande posten bepaald wordt wat de kans is dat deze niet meer wordt geïnd.

Lasten

Lagere materiële kosten en hogere personele kosten tezamen leiden tot de hogere apparaatskosten van € 2,4 miljoen. De personele kosten komen € 3,6 miljoen hoger uit dan begroot en dit is bijna volledig toe te schrijven aan de stijging van de kosten van eigen personeel. De toename van het werkaanbod, een ontwikkeling ingezet in 2020, de blijvend hoge werkdruk en de herinrichting van de topstructuur hebben geleid tot een groei van de organisatie. De uitbreiding van het aantal medewerkers wordt in financiële zin in 2021 duidelijk zichtbaar. De hoge werkdruk heeft er aan de andere kant voor gezorgd dat de begrote kosten voor opleiding en ontwikkeling lager zijn dan begroot (€ 0,4 miljoen). De extra kosten uit de cao (onder andere de thuiswerkvergoeding) worden gecompenseerd door de lagere kosten van woon-werkverkeer.

Een deel van de groei van de organisatie wordt (tijdelijk) opgelost met externe medewerkers. De totale kosten voor inhuur derden hebben zowel betrekking op de tijdelijke inzet van uitzendkrachten en overige externen en als op medewerkers van universiteiten en academisch medische centra met specialistische expertise die voor langere tijd op deeltijdbasis worden gedetacheerd bij het aCBG. De lichte overschrijding op inhuur derden ten opzichte van de begroting is terug te voeren op de capaciteitsuitbreiding.

Aan voorlichting (o.a. het corona spreekuur en diverse persconferenties) is in 2021 meer uitgegeven dan begroot (€ 0,2 miljoen). Een deel van deze kosten wordt gedekt uit de bijdrage van het ministerie van VWS voor COVID-19 gerelateerde werkzaamheden.

De toename van het aantal medewerkers sinds medio 2020 en de gebleken kwetsbaarheid van (koppelingen tussen) systemen hebben geleid tot hogere automatiseringskosten dan begroot (€ 1,2 miljoen); de stijging ten opzichte van 2020 is beperkt (€ 0,1 miljoen).

De afschrijvingskosten voor materiële activa zijn hoger dan begroot, omdat in 2021 geïnvesteerd is in o.a. de aanschaf van nieuwe laptops en mobiele telefoons; onder andere voor nieuwe medewerkers. Er zijn geen immateriële afschrijvingskosten omdat de investering in de vervanging van het nieuwe zaaksysteem vertraging heeft opgelopen.

Toelichting op de balans

Materiële vaste activa

De stijging van de materiële vaste activa in 2021 komt door een investering in automatiserings- apparatuur.

Debiteuren

De debiteuren worden gewaardeerd tegen nominale waarde, waarbij rekening is gehouden met een voorziening voor mogelijke oninbaarheid (€ 0,4 miljoen). Het debiteurensaldo is saldo met € 1,7 miljoen gedaald. Dit wordt veroorzaakt door actieve incassoactiviteiten, waarbij ook oudere openstaande posten zijn geïnd.

Eigen vermogen

Door het positieve saldo van de exploitatie (€ 1,2 miljoen) is het eigen vermogen gestegen naar € 3 miljoen. Hiervan zal naar verwachting ongeveer € 0,2 miljoen in 2022 worden afgeroomd.

Kortlopende schulden

Het saldo van de post Crediteuren is met € 1,4 miljoen afgenomen. Onder vooruit gefactureerd/nog te betalen staat een bedrag van € 11,9 miljoen voor vooruit gefactureerde beoordelingswerkzaamheden. Dit betreft het onderhanden werk van het aCBG. Het agentschap ontvangt de verschuldigde vergoeding voor een groot deel van de aanvragen voordat de werkzaamheden worden verricht. Door de hoge instroom van procedures in 2021 is het onderhanden werk met € 0,9 miljoen toegenomen. Daarnaast is er € 0,5 miljoen toegevoegd aan de voorziening verlofuren en is het saldo nog te ontvangen facturen met € 0,4 miljoen afgenomen.

Onderlinge vorderingen/schulden ministeries en agentschappen

Toelichting op het kasstroomoverzicht

Het liquiditeitssaldo van het aCBG is in 2021 met ruim € 3 miljoen gestegen. Dit wordt verklaard door het positieve saldo op de exploitatie van € 1,2 miljoen en door een toename van het gefactureerde onderhanden werk.

Toelichting doelmatigheidsindicatoren

Tarieven per uur

Het gemiddelde uurtarief wordt bijgehouden om de kostenefficiency aan te tonen. Deze indicator is een gemiddelde van alle functies van het primaire proces.

Het uurtarief is in 2021 gestegen ten opzichte van 2020, zowel als gevolg van de cao-verhoging als door de extra COVID-19 werkzaamheden die niet uit de reguliere opbrengsten (procedures en jaarvergoedingen) worden bekostigd.

Omzet per productgroep

De omzet per productgroep geeft inzicht in de samenstelling van de omzet derden van het aCBG.

De totale omzet is de afgelopen jaren toegenomen. De stijging van de omzet uit jaarvergoedingen en bijdragen hield de afgelopen jaren gelijke tred met de jaarlijkse tariefstijging (in 2021 4,1%). Echter, in 2021 zien we een trendbreuk door het relatief grote aantal doorhalingen, waardoor de stijging lager is uitgevallen dan begroot. Ook de omzet uit procedures laat al jaren een stijgende lijn zien, gedeeltelijk verklaard door tariefstijgingen. Binnen de omzet procedures is sprake van een verschuiving binnen de productportefeuille. De omzet uit MRP procedures is relatief gezien het sterkst gestegen en in absolute zin valt de omzetstijging uit centrale procedures op. Deze is € 2,6 miljoen hoger dan begroot, ondanks dat de (door EMA vastgestelde) tarieven ten opzichte van 2020 gelijk zijn gebleven.

Het omzetaandeel van centrale procedures is gestegen van 42% in 2020 naar 45% in 2021. Dit is ten koste gegaan van de omzet decentrale procedures, deze is lager dan begroot en de verwachting is dat deze daling de komende jaren doorzet.

Gecorrigeerd voor de tariefstijging van 4,1% in 2021 laat de omzet uit Nationale aanvragen een lichte stijging zien en is min of meer in lijn met de begroting, De omzet veterinaire procedures (Bureau Diergeneesmiddelen) is lager dan begroot en ook lager dan 2020. De (geplande) implementatie van de nieuwe veterinaire verordening heeft waarschijnlijk een negatieve invloed gehad op het aantal aanvragen.

De overige omzet heeft betrekking op bijdragen van het moederdepartement, van andere ministeries en Europese subsidies. Met name door de extra COVID-19 gerelateerde bijdragen is deze omzet € 1,3 miljoen hoger dan begroot.

Saldo van baten en lasten (% van de baten)

De ontwikkeling van het procentuele saldo is een weergave van de realisatie, zoals de afgelopen jaren in de jaarrekening gepresenteerd.

Aantal gegronde klachten

Het aantal gegronde klachten wordt bijgehouden om inzicht te krijgen in de geleverde kwaliteit van de productie. In 2021 zijn 9 klachten gegrond verklaard. Dit is een daling ten opzichte van 2020. De klachten betreffen voornamelijk opmerkingen van registratiehouders over het reguliere/primaire proces van het aCBG en dan vooral het overschrijden van beslistermijnen.

Aantal zaken per fte

Het aantal zaken per fulltime-equivalent wordt bijgehouden om de efficiency van de productie inzichtelijk te maken. Doordat de totale bezetting sterker is gestegen dan het aantal zaken, is deze indicator gedaald.