Actieve openbaarmaking
Op 1 juli 2021 is een start gemaakt met actieve openbaarmaking van beslisnota’s. Met ingang van Prinsjesdag 2022 worden bij alle Kamerstukken beslisnota’s openbaar gemaakt. In de praktijk zien we dat, naast persoonsgegevens, in heel beperkte mate informatie niet openbaar kan worden gemaakt. In totaal zijn 355 beslisnota’s (dossiers en losse) in 2022 actief openbaar gemaakt. In 2023 zullen de ervaringen met actieve openbaarmaking Rijksbreed worden geëvalueerd.
Passieve openbaarmaking
Het proces rondom de Wet open overheid (Woo) legt veel druk op de capaciteit van de organisatie en haar medewerkers. Eind 2022 zijn diverse maatregelen genomen met als doel Woo-verzoeken binnen de wettelijke termijn af te handelen. Zo is een pilot gestart om bij enkele Woo-verzoeken te kijken of met een maximale inspanning en een zo optimaal mogelijk proces de termijnen gehaald kunnen worden. Daarnaast wordt toegewerkt naar een centrale eenheid voor de afhandeling van de Woo-verzoeken om medewerkers te ondersteunen, kwaliteit te verhogen en doorlooptijden te verkorten. De kwantitatieve gegevens over de passieve openbaarmaking zijn opgenomen in de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk (JBR).
Verbetering van de informatiehuishouding
Het programma Informatie op Orde (IOO) is opgestart om informatievoorziening en informatiehuishouding binnen het ministerie van Financiën op orde te krijgen langs 5 actielijnen. 2022 stond in het teken van het opstellen van plannen, terwijl op het terrein van informatievoorziening aan het parlement ook al concreet zaken worden opgeleverd.
In 2022 is voortgang geboekt op de volgende vijf actielijnen:
1. Informatieprofessionals: Het strategisch personeelsplan I-functies is opgesteld om te komen tot de benodigde personele versterking van de informatieprofessionals binnen het beleidsdepartement. De versterking betreft enerzijds de centrale functies op informatiehuishouding en anderzijds de ondersteuning van de beleidsmedewerkers op dit vlak.
2. Volume en aard van informatie: Diverse verbetertrajecten zijn gestart voor de archivering van e-mails en berichten, zoals het opstellen van werkinstructies. Opvolging verloopt in lijn met de diensten en kaders die Rijksbreed worden aangeboden door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De archivering van websites is geïmplementeerd.
3. Informatiesystemen: Om in de toekomst op één centrale plek dossiers goed op te bouwen en te kunnen archiveren is besloten om één Document Management Systeem binnen heel Financiën te implementeren. De implementatie is vertraagd vanwege de uitloop van Digidoc online. Daarop is samen met een aantal andere departementen een marktverkenning uitgevoerd naar een mogelijk alternatief systeem en wordt in 2023 besloten over opvolging. Het project Generieke Document en Archiefbeheer (GDA) is op basis van de uitkomsten van een Gateway review ‘on hold’ gezet. Voor de verbetering van de openbaarmaking zijn voor het gehele departement stappen gezet voor de aanschaf van nieuwe laksoftware en de ontwikkeling van een centraal systeem om de afhandeling van stukken beter te kunnen bewaken.
4. Bestuur en naleving: Begin 2022 is ingezet op het versterken van de governance en het opstellen van de plannen voor de verbetering van informatiehuishouding en informatievoorziening. Op deze plannen is ook een haalbaarheidstoets uitgevoerd. Eind 2022 is de 2e volwassenheidsmeting opgeleverd om zicht te krijgen op de voortgang ten opzichte van 2021. Hieruit blijkt dat er beperkte vooruitgang is geboekt, maar bewustwording is gegroeid.
5. IV en Politiek ambtelijke verhouding: Financiën hanteert een extra actielijn om, naast de informatiehuishouding, de informatievoorziening te verbeteren. In 2022 is de verbreding rondom actieve openbaarmaking opgepakt, alsook de implementatie van de Woo. Om te komen tot de benodigde verbeteringen rondom openbaarmaking, heeft een Woo-tweedaagse plaatsgevonden met betrokken medewerkers vanuit meerdere disciplines binnen Financiën, met als uiteindelijk doel Woo-verzoeken binnen de wettelijke termijn af te handelen. De voorgestelde maatregelen worden in 2023 verder uitgewerkt en uitgevoerd.