De Justitiële ICT Organisatie is de ICT-dienstverlener voor het gehele ministerie van Justitie en Veiligheid. Door onze inspanningen kunnen vele rijkscollega’s hun werk makkelijk en efficiënt doen. Wij zorgen voor de juiste hard- en software op werkplekken, overal in Nederland, in de vorm van op maat gemaakte apps, systemen en applicaties. Wij ontwikkelen veilige cloud-omgevingen, waardoor onze collega’s overal altijd veilig kunnen werken: op een werkplek, thuis en onderweg.

Baten

Omzet moederdepartement en overige departementen

De post «omzet moederdepartement» omvat alleen bijdragen die een directe relatie hebben met de door het agentschap geleverde en in rekening gebrachte producten/diensten.

De omzet moederdepartement bestaat grotendeels uit omzet van opdrachtgevers binnen het ministerie van Justitie en Veiligheid. Door stijging in de tarieven (prijsstijgingen, inflatie, dollarkoers effecten) en stijging afname van diensten (pxq) is de omzet moederdepartement gestegen ten opzichte van vorig jaar. Tevens is de omzet voor expertise diensten hoger dan de begroting vanwege de flexibele vraag. Deze omzet uit expertise wordt voor een groot deel afgenomen bij opdrachtgevers binnen het ministerie van Justitie en Veiligheid. De toename over alle omzetgroepen bestaat voornamelijk uit dienstverlening aan onze grootste opdrachtgevers, zie tabel omzet moederdepartement voor een nadere uitsplitsing op opdracht­geversniveau.

Omzet per productgroep

De omzet van de geleverde en in rekening gebrachte diensten per productgroep aan onze opdrachtgevers.

De omzet is in 2023 gestegen ten opzichte van 2022 voor de algemene en specifieke diensten. Dit is met name het gevolg van prijsstijgingen, inflatie, indexatie en koerseffecten. Tevens is er sprake van een stijging in de pxq diensten (o.a. mobile devices, useraccounts, multifunctionals, werkplekken).

Daarnaast levert de Justitiële ICT Organisatie diensten aan opdrachtgevers van andere ministeries. In 2023 is de omzet aan overige departementen nagenoeg gelijk gebleven.

Omzet derden

De opdrachtgevers die behoren tot omzet derden zijn onder andere ZBO's verbonden aan het ministerie van Justitie en Veiligheid en overige instanties. Voor deze organi­saties is met name een stijging te zien in de omzet voor expertise diensten. De stijging is niet het gevolg van dienstverlening aan nieuwe opdrachtgevers.

Bijzondere baten

Er zijn geen bijzondere baten te melden in 2023.

Lasten

Apparaatskosten

a. Personele kosten

Per jaareinde 2022 (december) was de ambtelijke bezetting 532,88 FTE en per jaareinde 2023 (december) 558,53 FTE. De totale gemiddelde ambtelijke bezetting in 2023 was 546 FTE (afgerond) ten opzichte van gemiddeld 521 FTE in 2022.

Eigen Personeel

De inzet voor de werving in het afgelopen jaar was onverminderd hoog en heeft ook zijn vruchten afgeworpen. Hierdoor is er sprake van een stijging van het aantal personeelsleden met 25 FTE in 2023. Vacatures zijn door de krapte op de arbeidsmarkt moeilijk in te vullen. Het is daardoor noodzakelijk gebleken om gebruik te maken van inhuur.

De stijging in de kosten voor eigen personeel komt voornamelijk door de CAO stijging van lonen. Daarnaast is er sprake van een hogere bezetting die aan het einde van de loonschalen zitten.

Externe inhuur

De kosten voor externe inhuur zijn uiteindelijk ultimo 2023 hoger uitgekomen (ruim € 36 mln.) dan de gestelde norm (€ 31 mln.). De verklaring is gelegen in een samenstel van factoren, o.a. de nog steeds krappe arbeidsmarkt, waardoor de werving op kritieke functies moeizaam verloopt, tijdelijk externe expertise nodig is en de tijdelijke vervanging van langdurig zieken. Daarnaast is er in de zogenoemde expertiseprojecten in 2023 een beroep gedaan op externe expertise om de projecten goed uit te kunnen voeren. Voor deze kosten is vanzelfsprekend door de Justitiële ICT Organisatie wel gefactureerd naar opdrachtgevers (zie ook relatie met hogere omzet).

Bij de inhuur van extern ICT personeel is er sprake van een inkoop onrechtmatigheid door een contractfout. In 2023 is elke contractverlenging beoordeeld om zodoende de onrechtmatigheid verder te verkleinen. De aanbestedende dienst heeft eind 2023 besloten tot opnieuw heraanbe­steding nadat bezwaar was gemaakt op de heraanbesteding van 2022. Hierdoor is een aanvullende verlenging van de huidige mantelpartijen noodzakelijk geweest, waardoor de onrechtmatigheid van inhuur tevens wordt verlengd tot in 2024. De heraanbesteding 2023 is inmiddels afgerond. De onrechtmatigheid komt ten einde zodra de contracten zijn overgezet.

De kosten van de inhuur wordt teruggedrongen door onder andere in te zetten op verambtelijking. Doordat de vraag van onze opdrachtgevers naar ICT dienstverlening niet overeenkomt met onze begrote capaciteit zal het verambtelijken van inhuur slechts voor een deel mogelijk zijn.

De overige personeelskosten zijn gestegen als gevolg van de niet-opgenomen verlofverplichting. Zie onderdeel overlopende passiva voor meer informatie.

b. Materiële kosten

In 2023 is het handboek kostencodering aangepast, waardoor de kosten nauwkeuriger over bijdrage SSO's en overige materiële kosten is verantwoord.

De kosten in 2023 zijn onder andere toegenomen door het verlengen van een licentie van een applicatie die begin 2023 niet meer gebruikt zou worden met een omvangrijke onderhoudscontract (€ 0,8 mln.), strippenkaart (€ 0,8 mln.) en 16% stijging in de huurkosten (€ 0,3 mln.). Daarnaast zijn de kosten gestegen vanwege (eerder genoemde) prijsverhogingen door onze leveranciers.

Rentelasten

De rentelasten zijn berekend op basis van de leningen die zijn aangegaan bij het ministerie van Financiën tegen de geldende rente op het moment waarop de lening is afgeroepen. De rentelasten in 2023 zijn gestegen t.o.v. 2022 als gevolg van nieuwe leningen (€ 0,3 mln.), maar ook vanwege het rood staan op de rekening courant (€ 0,2 mln.)

Afschrijvingskosten

De gerealiseerde afschrijvingskosten 2023 zijn hoger dan in 2022. De stijging komt doordat voor circa € 5 mln. extra is geïnvesteerd ten opzichte van 2022. De realisatie 2023 ligt circa € 0,2 mln. euro hoger dan begroot. Dit bedrag is niet verwerkt in de dienstprijzen 2023.

Dotaties aan voorzieningen

De dotaties aan de voorzieningen zijn nader toegelicht bij de betreffende post in de balans voorziening.

Bijzondere lasten

Deze bestaan hoofdzakelijk uit het buiten gebruik stellen van activa met boekwaarde.

Saldo van baten en lasten

Over 2023 is een negatief exploitatieresultaat ad € 1,9 mln. gerealiseerd. Dit komt overeen met circa 1,2% negatief ten opzichte van de totale omzet in 2023.

Toelichting op de debetzijde van de balans

De opdrachtgevers bestaan uit partijen binnen de Rijksoverheid (zie toelichting op de omzet voor een nadere specificatie). De daling van het openstaand bedrag bij de debiteuren is met name het gevolg van het oplossen van administratieve knelpunten met onze grootste opdrachtgever. Daarbij zijn tevens heldere afspraken gemaakt over het afgeven van presta­tieverklaringen bij het versturen van de verkoopfacturen. Deze heldere afspraken hebben ertoe geleidt dat debiteuren sneller de facturen betalen aan de Justitiële ICT Organisatie.

Binnen de Justitiële ICT Organisatie wordt pas een voorziening getroffen indien een factuur langer open staat dan 360 dagen. 1 factuur die langer loopt dan 360 dagen, ter waarde van circa een duizend twee honderd euro, is opgenomen in de voorziening dubieuze debiteuren.

Overlopende activa en overige vorderingen

De vooruitbetaalde bedragen bestaan voornamelijk uit onderhoudskosten die voor de duur van 3 tot 5 jaren direct worden betaald om kortingen te bedingen bij leveranciers. Indien dit niet zou plaatsvinden dan zouden de tarieven hoger zijn. De stijging in 2023 t.o.v. 2022 is het gevolg van het verlengen van een softwarelicentie (Progress) die niet in de begroting is meegenomen. De daarbij behorende onderhoudskosten (van circa € 3,8 mln.) zijn vooruitbetaald voor een periode van 3 jaren.

De overlopende activa bestaan uit vorderingen op opdrachtgevers inzake de inrichting van diverse Rijkskantoren. Zodra bewoners van Rijkskantoren de verdiepingen gaan gebruiken, zullen de verkoopfacturen worden verstuurd.

De nog te vorderen bedragen bestaan uit geleverde diensten, waarvan nog geen verkoopfactuur is verstuurd richting opdrachtgevers.

Toelichting op de creditzijde van de balans

Het eigen vermogen bestaat uit het onverdeelde resultaat uit het verslagjaar en de exploitatiesreserve van het voorgaand verslagjaar.

Op grond van de gemiddelde omzet over de afgelopen twee jaren (sinds verzelfstandiging per 1 januari 2022 als agentschap) bedraagt de maximaal toegestane stand van het eigen vermogen € 8,0 mln. De berekening van het maximale eigen vermogen is gebonden aan een maximumomvang van 5% van de gemiddelde jaaromzet berekend over de laatste drie jaar (artikel 7 lid 4 c van de Regeling agentschappen).

Na de vaststelling van het jaarverslag door de eigenaar wordt het onverdeeld resultaat in zijn geheel toegevoegd aan de exploitatiereserve. Het verloop van de exploitatiereserve en onverdeeld resultaat is als volgt.

Onverdeeld resultaat

Het negatief exploitatieresultaat 2023 bedraagt € 1,9 mln. en is verantwoord als onverdeeld resultaat 2023. Na de vaststelling van het jaarverslag door de eigenaar wordt het onverdeeld resultaat in zijn geheel toegevoegd aan de exploitatiereserve. Het eigen vermogen per 31 december 2023 van € 1,4 mln. (positief) is kleiner dan het maximaal toegestane eigen vermogen voor 2023 (€ 8,0 mln.).

Het totaal van het eigen vermogen mag volgens artikel 27 lid 4 e en f, niet minder bedragen dan nul. Wanneer dit echter het geval is dient, gelet op artikel 25 lid 2 van de regeling, bij de eerste suppletoire wet (Voorjaarsnota) te worden aangegeven hoe dit wordt hersteld binnen het lopende begrotingsjaar. Dit is voor onze organisatie dus niet aan de orde.

Voorzieningen

Voorzieningen zijn overeenkomstig BW 2, Titel 9 opgenomen. In onder­ staande tabel is van de gevormde voorziening de vrijval, dotatie en onttrekking vermeld. Zo nodig is een verdere toelichting opgenomen en wordt de aard van het risico toegelicht.

Onder de voorzieningen zijn verplichtingen/afspraken in het kader van Van Werk Naar Werk vergoeding, salarissuppletie en een vaststellingsovereen­ komst opgenomen.

Crediteuren

Het saldo van deze post heeft betrekking op de (per balansdatum) nog te betalen facturen aan leveranciers, onderlinge leveringen (o.a. SSC-DJI) en andere overheidsinstellingen. In december 2022 waren betalingen aan leveranciers uitgesteld vanwege het oplopend tekort op de bankrekening (artikel 16 Regeling agentschappen). In 2023 is het bedrag bij crediteuren gedaald door het tijdig betalen van facturen, zonder dat er maatregelen zijn genomen voor wat betreft betalingen aan leveranciers.

Belastingen en premies sociale lasten

Wanneer de Justitiële ICT Organisatie goederen of diensten buiten Nederland koopt, betaalt de Justitiële ICT Organisatie op basis van de BTW verleggingsregeling niet de BTW van het land waar de goederen of diensten worden gekocht, maar Nederlandse BTW (enkele uitzonderingen daargelaten). Daarnaast betaalt de Justitiële ICT Organisatie in een aantal gevallen BTW voor zelfstandige bestuursorganen (ZBO’s) die BTW plichtig zijn en zelfstandig vooraftrek en BTW-betaling als eindafnemer moeten afdragen.

De aangifte BTW 4e kwartaal 2023 bedraagt € 0,3 mln. en is in januari 2024 betaald.

Overige schulden en overlopende passiva

De overige schulden en overlopende passiva zijn toegenomen door de toegenomen verlofverplichting en vooruitontvangen bedragen. Zie tabellen vooruitontvangen bedragen en kortlopende schuld niet opgenomen vakan­tieverlof voor meer informatie verderop in deze paragraaf.

De nog te betalen kosten F bestaan uit geleverde prestaties (uit het tijdschrijfsysteem) door inhuur (voornamelijk december 2023), waarvan de factuur in 2024 wordt verwacht. De nog te betalen kosten G bestaan uit bestelde hardware en software waarvan de factuur wordt verwacht in 2024. De vooruitontvangen bedragen bestaat voor € 24,7 mln. uit het vooruitbe­taalde bedrag door DJI voor de algemene en specifieke dienstverlening voor de eerste drie maanden van 2024 op basis van de begroting 2024. Daarnaast is voor een bedrag van circa € 1,2 mln. euro door de Raad van de Kinderbescherming vooruitbetaald voor de algemene en specifieke dienst­ verlening voor januari 2024. In beide gevallen wordt de omzet in 2024 geboekt.

De post niet opgenomen vakantiedagen is o.a. toegenomen vanwege de toename van het IKB-spaarverlof (stijging 53% in uren) en daarnaast een stijging in het regulier niet opgenomen verlof (10%). Het IKB-spaarverlof is onbeperkt geldig en de mogelijkheid bestaat om IKB-uren in te kopen. Medewerkers kopen spaarverlof in om op een later moment op te nemen. Daarnaast is vanuit het afschaffen van de PAS-verlof extra IKB-verlof toegekend die per jaareinde in het IKB-spaarverlof is opgenomen. De post niet-opgenomen vakantiedagen is met € 1,97 mln. toegenomen ten opzichte van 2022. Deze trend zien we overigens veel breder binnen het ministerie van Justitie en Veiligheid.

• – Het beginsaldo van de rekening courant bedraagt € 10,4 mln. en wijkt met € 1,2 mln. af van het beginsaldo liquide middelen op de balans per 31-12-2022. Dit verschil wordt veroorzaakt door bedrag aan betaling onderweg die rond de jaarafsluiting 2022 nog niet was verwerkt.

• – De ontvangsten zijn € 8,1 mln. hoger dan de begroting. De stijging is het gevolg van een kortere betaaltermijn debiteuren. Diverse knelpunten omtrent betaling van opdrachtgevers aan de Justitiële ICT Organisatie zijn opgelost. Daarnaast is er meer aandacht voor debiteurenbeheer op tijdige betalingen.

• – De uitgaven zijn hoger dan begroot en komt onder andere door een vooruitbetaling van een groot onderhoudscontract van een applicatie die in 2023 niet meer zou worden gebruikt (€ 3,8 mln.), hogere tarieven externe inhuur en prijsstijgingen (indexatie, inflatie, koerseffecten).

• – De investeringen bestaan uit activeerbare licenties (€ 0,9 mln.), personal devices (€ 3,8 mln.) en overige hardware (€ 9,9 mln.). Dit bedrag komt overeen met het bedrag investeringen bij de immateriële en materiële vaste activa. Daarnaast bestaan de investeringen uit activa die niet voldoen aan de activeringscriteria of onder het drempelbedrag liggen om te activeren. Deze bestaan bijvoorbeeld uit abonnementen op software en overige klein hardware (€ 38,4 mln.).

• – In december 2023 is een bedrag ontvangen van (€ 1,2 mln.) de RvdK (onderdeel van het ministerie van Justitie en Veiligheid) voor algemene en specifieke diensten januari 2024.

• – De aflossingen op leningen lopen achter, doordat minder is geleend dan begroot. De leningen zijn vrijwel gelijk aan de investeringen. De investeringen zijn lager dan het investeringsplan 2023.

• – In 2023 is voor vrijwel hetzelfde bedrag aan leningen aangegaan (€ 13,9 mln.) als de investeringen (€ 14,6 mln.) in 2023.

Toelichting

In de tabel worden de diensten algemeen, specifiek en expertise vermeld die in de begrotingswet opgenomen zijn als respectievelijk PDC-A, PDC-B en PDC-C. De cijfers zijn gebaseerd op daadwerkelijke eindejaarscijfers 2023 en verschilt met de tertaalrapportage waar gebruik is gemaakt van voorlopige cijfers.

Opdrachtgeverstevredenheid

De tevredenheid van de opdrachtgevers van de Justitiële ICT Organisatie is een belangrijk graadmeter, aangezien er geen «gedwongen winkelnering» geldt en het uitgangspunt is dat de Justitiële ICT Organisatie kan groeien op basis van prestatie. De tevredenheid van opdrachtgevers is bepalend voor de verdere ontwikkeling van de Justitiële ICT Organisatie.

De Justitiële ICT Organisatie heeft in het recent uitgevoerde opdrachtgeverstevredenheidsonderzoek een gemiddeld cijfer van 5,2 gekregen. Aan het begin van 2023 is ook een opdrachtgeverstevredenheidsonderzoek uitgevoerd, waar een gemiddeld cijfer van 5,8 uitkwam. Het onderzoek richt zich op drie aandachtsgebieden, namelijk Algemene, Specifieke en Expertise diensten. Een onvoldoende is een pittige beoordeling.

De Justitiële ICT Organisatie analyseert de recente onderzoeksresultaten en zal binnenkort de follow-up aan de opdrachtgevers aanbieden. Gezien de resultaten op onderdelen nogal kritisch waren, willen wij de analyse ook bewust en goed maken.

Tij dige afhandeling helpdeskcalls 94% en levering werkplekdiensten 94%

De helpdesk heeft 94% (norm 90%) van de calls tijdig afgehandeld. Meldingen zijn tijdig opgelost gedurende het hele jaar 2023. Wij hebben de gestelde norm continu kunnen halen.

Het percentage tijdige levering werkplekdiensten van 94% (norm 90%) komt door aanpassingen in de manier waarop geleverd wordt. In 2023 is meer vanuit de vooruitgeschoven voorraden bij OSS-BD gewerkt en minder vanaf het centraal magazijn geleverd.

Projecten binnen budget (87%) en planning (97%)

De Justitiële ICT Organisatie heeft in 2023 aan 142 klantopdrachten gewerkt, waarvan 19 klantprojecten het budget hebben overschreden (87% tov norm 90%). De grootste overschrijding liggen met name bij opdrachten van onze grootste opdrachtgever (7 opdrachten), door de complexiteit van de vraag­stukken en bijbehorende impact op scope en fasering.

97% van de projecten zijn binnen de planning. Dit percentage is ook gebaseerd op alle klantprojecten. De Justitiële ICT Organisatie heeft 4 klantprojecten die niet binnen tijd zijn uitgevoerd van de 142 klantprojecten (realisatie 97% tov norm 90%).