Inleiding

In de bedrijfsvoeringparagraaf (BVP) wordt verslag gedaan van relevante aandachtspunten in de bedrijfsvoering. De informatie opgenomen in de BVP is tot stand gekomen vanuit het departementale management control systeem en informatie uit audits van de Auditdienst Rijk (ADR). Deze paragraaf omvat drie elementen:

Paragraaf 1 - Rapportage voor de volgende verplichte onderdelen:

a. Rechtmatigheid

b. Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

c. Begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering

d. Misbruik en oneigenlijk gebruik

e. Overige aspecten van de bedrijfsvoering

f. Fraude- en corruptierisico's

Paragraaf 2 - Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen

Paragraaf 3 - Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering

1. Rapportage voor de volgende verplichte onderdelen

a. Rechtmatigheid

Vanuit de bij het Ministerie van EZK bekende informatie zijn er fouten en onzekerheden in de rechtmatigheid van de verantwoordingsinformatie die gerapporteerd moeten worden.

Inkopen

Het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) is categoriemanager van een aantal rijksbrede raamovereenkomsten, waarvan er drie (Interim Management & Organisatieadvies, Auditdiensten en Financiële Adviesdiensten) in dit verslagjaar nog steeds waren verlengd middels overbruggingsovereenkomsten. Als gevolg daarvan worden de verplichtingen die op nadere overeenkomsten onder deze overbruggingsovereenkomsten worden aangegaan als onrechtmatig bestempeld. De raamovereenkomsten voor Financiële Adviesdiensten zijn per 3 april 2023 gereedgekomen en hebben tot rechtmatige contracten geleid. De her-aanbestedingen voor de overige raamovereenkomsten zijn vertraagd, als gevolg van juridische bezwaren en rechtszaken door inschrijvers. Voor Organisatieadvies verwacht het Ministerie van IenW dat daarvoor eind februari 2024 de nieuwe contracten beschikbaar komen. Voor Interim Management is de lopende aanbesteding definitief ingetrokken en wordt met de nu ingezette maatregelen een rechtmatige oplossing medio 2024 voorzien.

Omdat met name bij de agentschappen van EZK inkopen zijn gedaan onder die nadere overeenkomsten is daar sprake van een overschrijding van de rapporteringstolerantie.

Tijdelijke subsidieregeling tegemoetkoming blokaansluitingen

EZK heeft uitvoering van de Tijdelijke subsidieregeling tegemoetkoming blokaansluitingen (TTB) belegd bij het Ministerie van Financiën (Belastingdienst). EZK heeft met Kamerbrief 18 september 2023 de Tweede Kamer laatstelijk geïnformeerd over het verhoogde risico van misbruik en oneigenlijk gebruik van de regeling door woningbouwcorporaties, particuliere verhuurders en Vereniging van Eigenaren.

Op 22 december 2023 is de Tweede Kamer voor het laatst geïnformeerd over de uitvoering van de TTB. Hierbij kon onder andere het uiteindelijke aantal aanvragen (34.769) worden gemeld. De Belastingdienst verwacht in april 2024 alle aanvragen definitief te hebben afgehandeld.

Er worden in totaal 6 tolerantiegrenzen overschreden. Hieronder worden de belangrijkste nader toegelicht.

1. Uit bovenstaand overzicht van overschrijdingen van de rapporteringstoleranties blijkt een bedrag aan fouten en onzekerheden in de aangegane verplichtingen op totaalniveau gerelateerd aan de TTB en de inkopen van NCG van € 634 mln (kolom 6).

2. De fout op de verplichtingen van artikel 1 wordt veroorzaakt door het voor meer dan vier jaar verstrekken van een incidentele subsidie aan één organisatie. Hiervoor geldt dat het totaal bedrag van de fout is bepaald door middel van steekproeven. De maximale fout overschrijdt de rapporteringstolerantie, de meest waarschijnlijke fout daarentegen niet. Daarom wordt in kolom 7 in de tabel geen percentage weergegeven.

3. De regeling TTB is ingesteld omdat het prijsplafond voor de hoge energieprijzen niet goed aansloot bij huishoudens met een blokaansluiting. EZK heeft de Belastingdienst belast met de uitvoering van de regeling en deze heeft hiervoor een tijdelijke organisatie neergezet. Omdat de regeling TTB niet voldoet aan het Uniform Subsidiekader worden alle verplichtingen ad € 497 mln volledig als onzeker aangemerkt voor de rechtmatigheid. Daarnaast zijn bij de beoordeling van de aanvragen op basis van de regeling, het daarbinnen gehanteerde principe «vertrouwen tenzij» en de snelheid waarmee de regeling moest worden ingericht en uitgevoerd, hoge afwijkingen voor de rechtmatigheid geaccepteerd. Dit heeft vanuit een steekproefcontrole door de ADR op de uitvoering van de regeling geleid tot € 29 mln aan fouten en € 242 mln aan onzekerheden voor de rechtmatigheid. Laatstgenoemd bedrag is onderdeel van de eerdergenoemde onzekerheden, die naast de fouten € 468 mln bedragen. In de tabel is de voornoemde € 29 mln als fout gepresenteerd, en het restant van € 468 mln als onzeker.

4. De overschrijding op artikel 5 wordt voor aan fouten € 81 mln en € 16 mln aan onzekerheden, veroorzaakt door onrechtmatige inkopen NCG. Hier geldt dat het bedrag aan fouten en onzekerheden mede is bepaald door middel van steekproeven. De maximale fout en onzekerheid overschrijdt de rapporteringstolerantie, de meest waarschijnlijke fout en onzekerheid daarentegen niet. Daarom wordt in kolom 7 in de tabel geen percentage weergegeven.

5. De belangrijkste oorzaken voor de fouten in de verplichtingen van artikel 40 zijn waiverprocedures / voldongen feiten alsook onrechtmatige overbruggingen van rijksbrede raamcontracten (€ 21 mln) en onrechtmatige inkopen van NCG, SodM en ACM (€ 6 mln). Ook hier geldt dat het bedrag aan fouten en onzekerheden mede is bepaald door middel van steekproeven. De maximale fout overschrijdt de rapporteringstolerantie, de meest waarschijnlijke fout daarentegen niet. Daarom wordt in kolom 7 in de tabel geen percentage weergegeven.

6. Tevens blijkt uit bovenstaand overzicht een bedrag aan fouten gerelateerd aan inkopen bij baten-/lastenagentschappen (zie toelichting hierboven) van in totaal € 60 mln (kolom 6).

b. Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

Er zijn weinig bijzonderheden omtrent totstandkoming van de niet-financiële indicatoren (NFI’s). Voor artikel 2 'Bedrijvenbeleid: innovatie en ondernemerschap voor duurzame welvaartsgroei' geldt dat de niet opgenomen NFI’s nog niet beschikbaar zijn doordat deze zijn opgebouwd uit (internationale) bronnen die ten tijde van het opstellen van het jaarverslag nog niet beschikbaar zijn. Jaarlijks is sprake van deze timelag. Voor artikel 4 ‘Een doelmatige energievoorziening en beperking van de klimaatverandering’ geldt dat de bron Monitor Klimaatbeleid 2022 is aangepast, waardoor een enkel kengetal op een andere manier gepresenteerd wordt. Deze gewijzigde presentatie zal in de begroting 2024 verwerkt worden. 

c. Begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering

Opvolging aanbevelingen Algemene Rekenkamer 

De Algemene Rekenkamer (AR) heeft met haar verantwoordingsonderzoek EZK 2022 van 17 mei 2023 geconcludeerd dat de bedrijfsvoering en de financiële verantwoordingsinformatie in het jaarverslag EZK 2022 aan de gestelde eisen voldoet. Wel zijn daarbij twee onvolkomenheden vastgesteld, te weten, (1) het autorisatiebeheer (toegang tot financiële systemen) en (2) het inkoopbeheer.

Hierop zijn in 2022 en 2023 verbeteracties uitgezet door (1) het in overleg met dienstonderdelen implementeren van procedures om het risico van ongewenste toegangs-rechten en functievermenging in het financiële systeem beter te beheersen en (2) door het opstellen en via Bedrijfsvoeringsoverleg delen van een ‘Plan van Aanpak Verbetering Inkoopbeheer EZK/LNV 2023’.

Regeling tegemoetkoming energiekosten

De ramingen van het Centraal Planbureau (CPB) van de energieprijzen tonen een aanzienlijke daling van de energieprijzen voor 2023; veel meer dan het CPB in november 2022 verwachtte. Het risico bestond dat het merendeel van de mkb-ondernemingen die een subsidie zouden aanvragen op grond van de Regeling tegemoetkoming energiekosten (TEK) automatisch een te hoog voorschot zullen ontvangen en dat zij het teveel, na vaststelling van de subsidie in 2024 terug zouden moeten betalen. Om dit risico te beperken is op 20 maart 2023, bij wijziging van de TEK het voorschotpercentage verlaagd van 50 procent naar 35 procent. De wijziging werkte terug tot en met 1 november 2022.

d. Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het Ministerie van EZK beschikt over een toereikend beleid om de risico’s van misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) van subsidies door begunstigden zo veel mogelijk te beperken. Bestaande maatregelen om misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidies door begunstigden te bestrijden zijn onder andere: de tijdige opstelling van risicoanalyses M&O met beheersmaatregelen, het opvragen van gegevens zoals die bekend zijn bij andere departementen, het in voorkomende gevallen opvragen van accountantsproducten bij subsidieverantwoordingen, het via de fraudesectie van RVO en Bureau Bijzondere Onderzoeken van het Instituut Mijnschade Gorningen (IMG) melden van vermoedens van fraude bij het OM en het goed informeren van de Tweede Kamer.

Steunmaatregelen COVID-19

EZK, Financiën en SZW hebben de Tweede Kamer in 2023 tussentijds over de uitvoering van de tijdelijke steunmaatregelen COVID-19 geïnformeerd (zie Kamerstuk 35 420, nr. 528 van 6 juli 2023). De focus lag in 2023 vooral op een goede afronding, zoals het vaststellen van de laatste subsidies, de afwikkeling van de bezwaar- en beroepsprocedures en de uitvoering van de terugbetalingsregelingen.

Tijdelijke subsidieregeling tegemoetkoming blokaansluitingen (TTB)

De regeling wordt uitgevoerd door de Belastingdienst (BD). EZK heeft met Kamerbrief 18 september 2023 de Tweede Kamer laatstelijk geïnformeerd over het verhoogde risico van misbruik en oneigenlijk gebruik van de regeling door woningbouwcorporaties, particuliere verhuurders en Vereniging van Eigenaren. Omdat voor deze regeling sprake is van een verhoogd restrisico van misbruik en oneigenlijk gebruik voert de BD een nacontrole uit om vast te stellen of de aangevraagde subsidie is doorbetaald aan de bewoners met een blokaansluiting.

Op 22 december 2023 is de Tweede Kamer voor het laatst geïnformeerd over de uitvoering van de TTB. Hierbij kon onder andere het uiteindelijke aantal aanvragen (34.769) worden gemeld.

Er is een fraudegeval gesignaleerd van beperkte omvang in de uitvoering van de subsidieregeling TTB.

e. Overige aspecten van de bedrijfsvoering

Er zijn geen bijzonderheden te vermelden.

f. Fraude- en corruptierisico's

In 2023 zijn geen materiële interne fraudes en/of corrupties aan het licht getreden die in de bedrijfsvoeringsparagraaf moeten worden vermeld. EZK beschikt over een vastgesteld integriteitsbeleid, een Beveiligingsautoriteit (BVA), zoals bedoeld in artikel 3 van het Besluit BVA-stelsel Rijksdienst 2021 en een BVA-team. Het BVA-team geeft advies, houdt toezicht op de integrale beveiliging en laat analyses en audits uitvoeren. Dienstonderdelen geven in het jaarplan en tussentijdse voortgangsrapportages aan welke grote risico’s het dienstonderdeel in de realisatie van de doelen voorziet en hoe deze risico’s worden beheerst. Daarnaast worden in de Bestuursraad wekelijks de actuele strategische risico's besproken. Risicomanagement is hiermee verankerd in de departementale P&C-cyclus.

Met periodieke managementverificaties, het toepassen van controle technische functiescheiding en verbijzonderde interne controle bij financiële transacties wordt het risico van interne fraude en daarmee onbetrouwbare informatievoorziening vanuit de administraties van EZK voldoende beheerst.

Het acteren op risico’s in dit verband, die gepaard gaan met interne- en externe ontwikkelingen is verankerd in de departementale P&C-cyclus en daarmee een continu proces bij EZK. De gezamenlijke Bestuursraad EZK en LNV heeft op 6 november 2023 ingestemd met het opnemen van een frauderisicoanalyse in de jaarplannen. Door een frauderisicoanalyse vanaf 2024 op te nemen in de jaarplannen ontstaan mogelijk nieuwe inzichten naar aanleiding van de nadere detaillering door dienstonderdelen of bij vervolggesprekken over dit thema.

Onderdeel van het integriteitsbeleid is voorts het moeten voldoen aan de normen en regels ter voorkoming van eventuele belangenverstrengeling dat kan leiden tot of als doel kan hebben misbruik of oneigenlijk gebruik van (koersgevoelige) informatie door medewerkers en daarmee reputatieschade voor EZK en/of persoonlijke verrijking. Burgers en bedrijven moeten erop kunnen vertrouwen dat medewerkers van EZK niet bevooroordeeld of partijdig zijn.

EZK voert in samenwerking met de ADR een additioneel onderzoek uit naar het beheer van risico’s op het gebied van fraude, corruptie en belangen-verstrengeling en verankering daarvan in de departementale P&C-cyclus.

2. Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen

Herstel- en Veerkrachtplan

In de zomer van 2020 besloten de EU-lidstaten tot een gezamenlijke aanpak om te herstellen van de coronacrisis. In februari 2021 is daarom de Herstel- en Veerkrachtfaciliteit opgericht. Dit is een tijdelijk middel waarmee de EU subsidies en leningen aan EU-landen kan geven om te investeren in hervorming. EU-lidstaten moeten een Herstel- en Veerkrachtplan (HVP) opstellen, waarin staat naar welke hervormingen en investeringen het geld gaat. De EU heeft het Nederlandse HVP in oktober 2022 goedgekeurd. In het Nederlandse HVP staan 53 maatregelen, waarvan 25 hervormingen en 28 investeringen. Het kabinet gebruikt bijna de helft (54,9%) van de middelen voor de groene transitie. En 25,6% voor de digitalisering.

Het Ministerie van Financiën zal conform het HVP vanaf 2024 tot en met 2026 halfjaarlijks een onderbouwd betalingsverzoek bij de Europese Commissie (EC) indienen. EZK beschikt over een door de Bestuursraad vastgesteld Verantwoordingskader HVP-EZK met afspraken om risico’s in de tussentijdse verantwoording over realisatie van in het HVP opgenomen mijlpalen en doelen te verdelen over het departement. Het financieel belang van het HVP is circa € 5,4 mld. EZK is veruit de grootste uitvoerder van HVP-projecten (€ 2,7 mld).

Grote ICT-projecten

Audit Committee

In 2022 heeft een zelfevaluatie - zoals voorgeschreven in § 6 van de Regeling Audit Committees van het Rijk - plaatsgevonden. Hierin is geconcludeerd dat het Audit Committee (AC) goed functioneert met daarin een opgaande lijn in de afgelopen jaren. In 2023 heeft het AC viermaal vergaderd. Hierbij is onder meer gesproken over de zelfevaluatie, de halfjaarlijkse toezichtrapportages van FEZ, de voorlopige bevindingen van de ADR, het Herstel- en Veerkrachtplan en de taskforce Verbetering Financieel Beheer.

Departementale checks and balances subsidieregelingen

Om de kwaliteit van subsidie-instrumenten te bewaken en te verbeteren leggen beleidsdirecties alle voorstellen voor nieuwe of gewijzigde subsidie-instrumenten ter beoordeling voor aan de Monitorcommissie (MC) onder leiding van de Chief Economist. De MC kijkt kritisch naar nut, noodzaak en vormgeving van nieuwe of gewijzigde subsidie-instrumenten. Om een onafhankelijke toetsing te borgen zijn de directeuren FEZ en de directeur Wetgeving en Juridische Zaken (WJZ) lid van deze commissie evenals een aantal beleidsdirecteuren en RVO als uitvoerende dienst. Bij de beoordeling worden uitkomsten van uitgevoerde evaluaties betrokken die conform de regelgeving voor subsidies eens in de 5 jaar plaatsvinden. Daarnaast toetst FEZ alle nieuwe subsidie-instrumenten op financiële gevolgen, doelmatigheid en doeltreffendheid. De directeur FEZ van EZK is daarnaast voorzitter van de departementale Beleidskwaliteit en -Evaluatiecommissie (BEC) waar met behulp van externe onafhankelijke deskundigen van planbureaus en universiteiten advies wordt gegeven over evaluatieopzetten. Beide commissies werken zowel voor EZK als LNV waardoor expertise en ervaringen effectief worden gedeeld.

Normenkader financieel beheer: verhoging (onder)mandaten

In 2023 is het Kader voor financiële ondermandatering van de kerndepartementen EZK en LNV geactualiseerd. De ondermandaten waren de afgelopen 10 jaar niet gewijzigd, terwijl de inflatie de afgelopen jaren sterk is gestegen, de begrotingen zijn gegroeid en de werkdruk bij (onder)mandaathouders is toegenomen. 

3. Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering

Klimaatfonds

In december 2022 is het wetsvoorstel tot oprichting van het Klimaatfonds als een begrotingsfonds, zoals bedoeld in artikel 2.11 van de CW, ingediend bij de Staten-Generaal. De Tweede Kamer heeft op 6 juli 2023 ingestemd met de Tijdelijke wet Klimaatfonds.

De Eerste Kamer heeft op 19 december ingestemd met de Tijdelijke wet Klimaatfonds. Dit voorstel wijst de Minister voor Klimaat en Enegie als fondsbeheerder aan. Met Prinsjesdag 2024 zal een eerste begroting van het fonds voor 2025 worden aangeboden.

Nationaal Groeifonds

Met het Nationaal Groeifonds (NGF) investeert het kabinet tussen 2021 en 2025 in projecten die het duurzaam verdienvermogen vergroten. Met de instelling van de Tijdelijke Wet Nationaal Groeifonds door het parlement en de vaststelling van de Subsidieregeling Nationaal Groeifonds door de minister, kunnen vanaf 2 januari 2023 verplichtingen/uitgaven direct ten laste van het NGF worden gedaan. Daarnaast blijft het nog steeds mogelijk om middelen over te hevelen naar departementale begrotingen voor departementale investeringsvoorstellen. Er is in 2023 één verplichting aangegaan.

Verduurzaming EZK - organisatie

EZK en LNV publiceren sinds vier jaar hun gezamenlijk verslag over de duurzaamheid van de eigen organisaties. Het duurzaamheidsverslag geeft inzicht in de verduurzaming van de eigen bedrijfsvoering en ketenverduurzaming bij beide ministeries en hun diensten en agentschappen zoals de RVO, Rijksinspectie Digitale Infrastructuur (RDI, voorheen Agentschap Telecom), etc. Bij het opstellen van het duurzaamheidsverslag worden de rapportagestandaarden van het Global Reporting Initiative (GRI) in beschouwing genomen. De verwachting is dat in mei 2024 het duurzaamheidsverslag 2023 wordt gepubliceerd op rijksoverheid.nl. Daarin zal onder meer worden ingegaan op het Manifest verduurzaming bedrijfsvoering EZK & LNV 2.0 dat in september 2023 is vastgesteld.