Inleiding
Doc-Direkt is de rijksbrede shared service organisatie die archieven beheert en bewerkt ten behoeve van een toegankelijke, tijdige en transparante informatievoorziening van de rijksoverheid. Doc-Direkt draagt bij aan het zijn van een betrouwbare rijksoverheid.
Doc-Direkt heeft drie hoofdtaken:
-
1. Beheren en bewerken van de instroom van regulier fysiek archief.
-
2. Beheren en bewerken van de fysieke archiefachterstanden van na 1976; alle achterstanden moeten in 2019 (totaal 10 jaar) zijn weggewerkt.
-
3. Oppakken digitale archiefbewerking. Sinds 1 januari 2012 is het oppakken van de digitale archiefbewerking nader ingevuld. Doc-Direkt helpt kerndepartementen digitaal werken mogelijk te maken, door begeleiding van het transitieproces van een papieren naar een digitale informatiehuishouding en door het uitvoeren van digitaal gegevensbeheer en gegevensverwerking.
In 2013 werkt Doc-Direkt verder aan het mogelijk maken van digitaal werken voor de kerndepartementen. De departementen hebben hiervoor een gezamenlijke ontwikkelagenda opgesteld. Doc-Direkt streeft hierbij naar verdere samenwerking en uitbreiding van de digitale dienstverlening naar de departementen. In het kader van compacte rijksdienst werkt Doc-Direkt, bij de realisatie van E-depot, samen met het Nationaal Archief. De reeks van pilots vanaf 2009/2010 wordt in 2013 vervolgd.
Voorts werkt Doc-Direkt verder aan het wegwerken van de papieren achterstanden en aan de ontwikkeling van de organisatie tot een volwaardige baten-lastendienst. In 2011 bleek het financieel beheer onvoldoende op orde. In de afgelopen maanden zijn belangrijke stappen gezet in de daadwerkelijke verbetering van het financieel beheer. In 2012 is de uitvoering van het verbeterplan voor de bedrijfsvoering om het financieel beheer op orde te krijgen en te houden gestart, met twee aanvullende accountantsonderzoeken na 4 en 8 maanden. In 2013 moet sprake zijn van structurele inbedding van de verbeteringen.
Exploitatie
| 2011 | 2012 | 2013 | 2014 | 2015 | 2016 | 2017 | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Baten | |||||||
| Omzet moederdepartement | 7 369 | 20 218 | 20 010 | 19 414 | 19 047 | 18 969 | 18 969 |
| Omzet overige departementen | 7 178 | 11 377 | 11 858 | 12 454 | 12 821 | 12 899 | 12 899 |
| Omzet derden | 176 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Rentebaten | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Vrijval voorzieningen | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Bijzondere baten | 4 969 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Totaal baten | 19 692 | 31 595 | 31 868 | 31 868 | 31 868 | 31 868 | 31 868 |
| Lasten | |||||||
| Apparaatskosten | 23 299 | 30 604 | 30 876 | 30 908 | 30 850 | 30 916 | 31 144 |
| – personele kosten | 13 156 | 16 548 | 16 539 | 16 302 | 15 934 | 15 701 | 15 625 |
| – waarvan eigen personeel | 15 686 | 15 739 | 15 502 | 15 134 | 14 901 | 14 825 | |
| – waarvan externe inhuur | 862 | 800 | 800 | 800 | 800 | 800 | |
| – materiele kosten | 10 143 | 14 056 | 14 337 | 14 606 | 14 916 | 15 215 | 15 519 |
| – waarvan apparaat ICT | 800 | 800 | 800 | 800 | 800 | 800 | |
| – waarvan bijdrage aan SSO's | 12 179 | 12 407 | 12 671 | 12 924 | 13 183 | ||
| Afschrijvingskosten | 727 | 725 | 800 | 761 | 933 | 879 | 676 |
| – materieel | 727 | 725 | 800 | 761 | 933 | 879 | 676 |
| – waarvan apparaat ICT |
| ||||||
| – immaterieel |
| ||||||
| Overige kosten | 111 | 70 | 72 | 75 | 77 | 70 | 46 |
| – dotaties voorzieningen |
| ||||||
| – rentelasten | 111 | 70 | 72 | 75 | 77 | 70 | 46 |
| – bijzondere lasten |
| ||||||
| Totaal lasten | 24 136 | 31 399 | 31 750 | 31 744 | 31 860 | 31 864 | 31 866 |
| Saldo van baten en lasten | – 4 444 | 196 | 118 | 124 | 8 | 4 | 2 |
Toelichting
Uitgangspunt voor de begroting van baten en lasten is een kostendekkende exploitatie.
In 2012 is een sterke stijging van de omzet zichtbaar als gevolg van de uitbreiding van de digitale archiefbewerking. Daarnaast is een gelijkblijvende omzet verondersteld. Bij een dalende omzet van het moederdepartement wordt ingestoken op een toename van de omzet bij overige opdrachtgevers.. Naar aanleiding van onderzoek op de ketensturing «wegwerken archiefachterstanden» wordt een toekomstvisie voor Doc-Direkt opgesteld. Het perspectief van overige, c.q. nieuwe, opdrachtgevers wordt daarin als één van de scenario’s nader uitgewerkt.
Als gevolg van de invulling van de efficiency taakstelling laten de personele kosten vanaf 2012 een dalend verloop zien.
Bij de materiële kosten is rekening gehouden met 2% indexatie. De stijging wordt ook zichtbaar in de bijdrage aan SSO’s waarbij een groot deel van de dienstverlening wordt afgenomen.
Kasstroomoverzicht
| 2011 | 2012 | 2013 | 2014 | 2015 | 2016 | 2017 | ||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1. | Rekening-courant RHB 1 januari (incl. deposito) | 0 | 507 | 365 | 485 | 609 | 616 | 620 |
| 2. | Totale operationele kasstroom | – 1 042 | 921 | 920 | 885 | 941 | 883 | 678 |
| 3a. | Totaal investeringen (–/–) | – 98 | – 579 | – 655 | – 735 | – 635 | 0 | 0 |
| 3b. | Totaal boekwaarde desinvesteringen (+) | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 3. | Totaal investeringkasstroom | – 98 | – 579 | – 655 | – 735 | – 635 | 0 | 0 |
| 4a. | Eenmalige uitkering aan moederdepartement (–/–) | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 4b. | Eenmalige storting door het moederdepartement(+) | 1 190 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 4c. | Aflossingen op leningen (–/–) | – 634 | – 725 | – 800 | – 761 | – 933 | – 879 | – 676 |
| 4d. | Beroep op leenfaciliteit (+) | 98 | 579 | 655 | 735 | 635 | 0 | 0 |
| 4. | Totaal financieringskasstroom | 654 | – 146 | – 145 | – 26 | – 298 | – 879 | – 676 |
| 5. | Rekening-courant RHB 31 december (=1+2+3+4) | – 486 | 703 | 485 | 609 | 616 | 620 | 622 |
Toelichting
De investering voor 2012 heeft deels betrekking op de overname van scanners van BZK door Doc-Direkt. Voor de financiering is een beroep gedaan op de leenfaciliteit, voor het overnamedeel als initiële lening en voor het overige deel als gewone lening.
De investeringen vanaf 2013 hebben betrekking op vervangingsinvesteringen. Voor de financiering is een beroep gedaan op de leenfaciliteit.
Doelmatigheid
| 2011 | 2012 | 2013 | 2014 | 2015 | 2016 | 2017 | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Omschrijving generiek deel | |||||||
| Verloop kostprijs (basisjaar 2011 = 100) | 100 | 95 | 96 | 96 | 95 | 96 | 95 |
| Verloop tarieven (basisjaar 2011 = 100) | 100 | 117 | 118 | 118 | 117 | 117 | 116 |
| Totale omzet per product(groep) of dienst DVO-A | 7 369 | 11 781 | 11 300 | 10 704 | 10 337 | 10 259 | 10 259 |
| Totale omzet per product(groep) of dienst DVO-I | 4 524 | 11 377 | 11 858 | 12 454 | 12 821 | 12 899 | 12 899 |
| Fte-totaal, excl. externe inhuur | 244 | 304 | 304 | 300 | 287 | 277 | 271 |
| Saldo van baten en lasten (% van de baten) | – 23% | 1% | 0% | 0% | 0% | 0% | 0% |
De kostprijs laat een reëel dalend verloop zien met een sterke reductie in 2012. Als gevolg daarvan laten de tarieven vanaf 2012 een reëel dalend verloop zien. Wel is in 2012 een trendbreuk ten aanzien van de tarieven zichtbaar als gevolg van de uitbreiding van de digitale archiefbewerking. Ten aanzien van de personele kosten wordt tot en met 2014 een nullijn verondersteld. Daarna is ook een jaarlijkse indexatie opgenomen.
De reële tarief- en kostprijsdaling (onder invloed van de taakstelling) wordt bereikt door een afbouw van het aantal fte en een stijging van het aantal productieve uren per FTE.
De omzet DienstVerleningsOvereenkomst-A (wegwerken van de archiefachterstanden) neemt licht af vanaf 2013, terwijl de verwachte omzet DienstVerleningsOvereenkomst-I (losse opdrachten van departementen) zal stijgen.