In deze paragraaf is de begroting opgenomen van de Dienst Uitvoering Onderwijs. De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) is de uitvoeringsorganisatie van de Rijksoverheid voor het onderwijs. DUO levert producten en diensten op het terrein van bekostiging van instellingen, financiering van studenten en informatievoorziening. Daarnaast verricht DUO werkzaamheden voor overige departementen en derden.

In de onderstaande tabel is een meerjarige raming van de baten en lasten voor de DUO-begroting opgenomen.

Toelichting

Baten

Omzet moederdepartement

De omzet moederdepartement (€ 242,8 miljoen) betreft de inkomsten voor geleverde diensten en producten aan de opdrachtgever het Ministerie van OCW. Van de omzet moederdepartement 2020 is € 182,2 miljoen gerelateerd aan de vijf hoofdproducten, te weten Bekostiging (€ 33,0 miljoen, zijnde 18 procent), Studiefinanciering (€ 86,9 miljoen, zijnde 48 procent), Examens (€ 22,7 miljoen, zijnde 12 procent), Registers (€ 33,0 miljoen, zijnde 18 procent), Informatiediensten (€ 6,6 miljoen, zijnde 4 procent). Daarnaast zijn middelen toegewezen ten behoeve van het niet activeerbare gedeelte van de vervangingen van het systeemlandschap (€ 17 miljoen), voor de afschrijvingslasten van het immaterieel vast actief (€ 9,3 miljoen) en voor de implementatie informatie voorziening (IV)-strategie (€ 5,0 miljoen).

Tevens is in de begroting € 12,0 miljoen opgenomen voor de implementatie van beleidswijzigingen en € 17,3 miljoen voor nieuwe taken welke nog geen onderdeel zijn van de lumpsum financiering van het basiscontract. De stijgende lijn in de opbrengst moederdepartement hangt samen met de toegekende middelen in de Voorjaarsnota 2019 voor de noodzakelijke vervanging en onderhoud van het systeemlandschap en is in lijn met de aanbeveling uit de doorlichting vanuit het Ministerie van Financiën om incidentele financiering in het lopende begrotingsjaar zoveel mogelijk te beperken.

Uitgangs- en markeringspunten van belang voor exploitatie DUO

De digitale infrastructuur onderwijs bij DUO is van essentieel belang voor de uitvoering van wet- en regelgeving, voor de daarbij behorende dienstverlening en communicatie aan studenten, instellingen en ouders/burgers. Om continuïteitsrisico’s én issues op het gebied van privacy en security te voorkomen is er meerjarig bij Voorjaarsnota 2019 nieuw budget toegevoegd voor onderhoud en vervanging van het ICT-landschap.

De IV-strategie van DUO is de basis voor de vervanging van het ICT-landschap. De bijbehorende IV-roadmap geeft aan hoe dit de komende jaren gestalte moet krijgen. In stappen worden oude applicaties vervangen door pakket-software, nieuwe systemen of Cloud-oplossingen. Op middellange termijn kunnen alle oude systemen en platformen daarna worden uitgefaseerd. De hiervoor benodigde middelen zijn inmiddels toegekend en opgenomen in deze begroting.

Omzet overige departementen

De omzet Overige departementen (€ 70,3 miljoen) betreft opbrengsten in verband met uitvoering inburgeringstaken (€ 31,8 miljoen) en uitvoering landelijk register kinderopvang (€ 6,8 miljoen) voor het Ministerie van SZW, werkzaamheden ten behoeve van het examen Wet financieel toezicht (€ 1,9 miljoen) in opdracht van het Ministerie van Financiën, print- en couverteerwerkzaamheden ten behoeve van het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB) van het Ministerie van JenV (€ 1,2 miljoen) en compensatie van loonkosten voor gedetacheerde medewerkers (€ 0,8 miljoen). Daarnaast is € 27,8 miljoen aan omzet opgenomen in verband met werkzaamheden uitgevoerd binnen de Shared Service Organisatie welke onder DUO valt. Het betreft hier werkzaamheden voor het Ministerie van JenV (€ 8,3 miljoen), het Ministerie van IenW (€ 2,4 miljoen), het Ministerie van EZK (€ 3,5 miljoen), het Ministerie van BZK (€ 3,8 miljoen), het Ministerie van VWS (€ 2,9 miljoen) en het Ministerie van Financiën (€ 0,2 miljoen). Daarnaast is onder de omzet tweeden voor € 6,7 miljoen aan omzet opgenomen voor werkzaamheden ten behoeve van het Bestuursdepartement OCW, Inspectie van het Onderwijs, Nationaal Archief en Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed.

Omzet derden

Bij omzet derden (€ 5,9 miljoen) gaat het met name om te innen leges voor OCW examens (€ 3,3 miljoen), leges voortvloeiende uit diverse overige OCW taken (€ 0,8 miljoen) en opbrengsten voor het uitvoeren van (bekostiging gerelateerde) werkzaamheden voor het Participatiefonds (€ 0,8 miljoen) alsmede werkzaamheden uitgevoerd binnen de Shared Service Organisatie (SSO) Noord (€ 1,0 miljoen).

Lasten

Personele kosten

De personele kosten betreffen de kosten van eigen personeel (€ 170,6 miljoen) op basis van de gemiddelde loonkosten, de begrote kosten voor externe inhuur (€ 26,8 miljoen) en een reële inschatting van de overige personele kosten zoals opleidingsbudget en reiskosten (€ 7,0 miljoen). DUO is bezig met het verambtelijken van relatief dure externen op het gebied van automatisering naar «goedkopere» ambtenaren om zodoende meer eigen kennisopbouw en kostenreductie te realiseren. Dit is ook zichtbaar in de afname van de post externe inhuur vanaf 2022 en verder.

Materiële kosten

De materiële kosten bestaan onder meer uit vaste lasten, zoals kosten informatievoorziening en automatisering (€ 23,0 miljoen), externe diensten (zoals deurwaarderskosten, detachering en vergoeding examinatoren en surveillanten) en drukwerk (€ 44,0 miljoen) en de bijdrage aan SSO’s (€ 24,0 miljoen) welke met name betrekking heeft op de huisvestingskosten.

Afschrijvingskosten

De afschrijvingskosten betreffen materiële en immateriële vaste activa. De stijging in 2021 en verder hangt samen met de geplande investeringen in immateriële vaste activa (vervanging ICT-landschap) voor de komende jaren.

Toelichting

De operationele kasstroom is het saldo ontvangsten moederdepartement, overige departementen en Derden waar uitgaven tegen overstaan aan crediteuren en personeel. Het totaal van investeringen (onder andere apparatuur voor het rekencentrum: aanschaf servers en storageapparatuur en investeringen in immateriële vaste activa) is gelijk aan de zogenoemde vervangingsinvesteringen voor de materiële vaste activa en uitbreidingsinvesteringen voor het ICT-landschap. De investering in immateriële vaste activa is gedekt middels een beroep op de leenfaciliteit. Onder de «aflossingen op leningen» is de aflossing opgenomen voor de leningen welke ten behoeve van de vervanging van het systeemlandschap zijn opgenomen. De stijging van het beroep op de leenfaciliteit hangt samen met de investeringen in het ICT-landschap. Voor 2021 is in de Voorjaarsnota de leenfaciliteit uitgebreid met € 68,0 miljoen waarvan € 35,5 miljoen ten behoeve van de investeringen in zelfontwikkelde software ten behoeve van het ICT-landschap en overige € 32,5 miljoen ten behoeve van computerhardware en -software.

Kapitaaluitgaven

Doelmatigheid

DUO heeft, mede naar aanleiding van de doorlichting in het eerste kwartaal van 2019, haar doelmatigheidsparagraaf herzien. In deze paragraaf worden de nieuwe indicatoren nader toegelicht.

Basisindicatoren zijn de kostprijs en kwaliteit per product of dienst. DUO streeft naar gelijkblijvende kosten bij een verbeterde dienstverlening zichtbaar in de klanttevredenheid van het digitale kanaal. Dit is zichtbaar in de gelijkblijvende indexgetallen in de tabel in combinatie met de kwaliteitsindicatoren. DUO bevindt zich namelijk in een transitie van een organisatie met een complex systeemlandschap gebaseerd op ad hoc financiering, naar een wendbare ICT-gedreven organisatie waarin onderhoud en vervanging structureel gefinancierd worden via Life Cycle Management (LCM). Met de invoering van deze LCM-systematiek gaat DUO van grote eenmalige project investeringen naar structurele investeringen die over langere tijd afgeschreven worden. Dit is zichtbaar gemaakt door de toevoeging van de post «vervangingskosten», zijnde de niet activeerbare ontwikkelkosten van de vervangingen en de post «immateriële vaste activa» welke de omvang van het ICT-landschap weerspiegelt.

DUO wil doelmatig zijn in het gebruik van ICT-systemen, door te sturen op een stabilisering en uiteindelijke daling van de omvang van haar ICT-landschap. Dit wil DUO bereiken door «slim» te vervangen en daarmee te komen tot een onder architectuur ontwikkeld modern, simpel en kleiner ICT-landschap. Ook wil DUO sturen op de stabilisering van de kosten van onderhoud. Onder onderhoud wordt verstaan datgene wat nodig is voor instandhouding van de geautomatiseerde uitvoeringsprocessen. DUO wil dit gaan bereiken door (verouderde) systemen tijdig te vervangen. Daarnaast heeft DUO een nieuwe indicator opgenomen voor het aantonen van doelmatigheid bij overhead. Daar waar in het verleden een percentage van 21% is gerealiseerd wil DUO voor de komende jaren dalen naar 20% overhead ten opzichte van de totale kosten.

Toelichting doelmatigheidsindicatoren

Omzet/kostprijs per product

DUO aggregeert haar werkzaamheden in de going concern (basiscontract) naar vijf producten, te weten Bekostiging, Studiefinanciering, Examens, Registers en Informatiediensten. Zoals blijkt uit de tabel streeft DUO voor de komende jaren naar gelijkblijvende prijzen bij een verbeterde dienstverlening zichtbaar in de klanttevredenheid van het digitale kanaal en uiteindelijk tevens een kwaliteitsverbetering door de investeringen in het ICT-landschap.

Daarnaast heeft DUO de effecten van Life Cycle Management inzichtelijk gemaakt door de niet activeerbare ontwikkelkosten van de vervangingen (vervangingskosten) van de immateriële vaste activa (IMVA) op te nemen. Ook is in de tabel de balanspost «immateriële vaste activa» opgenomen om de omvang van het ICT-landschap weer te geven. Doelmatigheid wordt bereikt door de omvang van het ICT-landschap uiteindelijk af te vlakken en te stabiliseren (daar waar in het verleden een autonome groei van zes procent normaal was, hetgeen in lijn is met observaties binnen de Rijksoverheid en lager dan in de algemene markt conform onderzoek Gartner 2018) en de onderhouds- en beheerkosten niet verder te laten stijgen. In 2023 zit DUO op het gewenste investeringsniveau per jaar waarbij na 2027 de afschrijvingslasten gelijk zijn aan het investeringsniveau en de balanspost immateriële vaste activa niet verder toeneemt.

Immateriële vaste activa

Om de omvang van het ICT-landschap te meten wordt de balanspost immateriële vaste activa opgenomen als indicator. Hierin zijn alle zelf ontwikkelde en aangekochte software opgenomen. Deze post zal de eerste jaren een stijging laten zien en vanaf 2027 een vlakke lijn waarbij de autonome groei van het systeemlandschap is ondervangen en deze post zal stabiliseren rond de € 161,0 miljoen exclusief uitbreidingsinvesteringen als gevolg van nieuw beleid of afwaardering van bestaande systemen. Ook moet deze post worden gezien in relatie tot de indicator <<kosten met betrekking tot onderhoud en beheer<<.

Kosten met betrekking tot onderhoud en beheer

Door het tijdig en slim vervangen van het systeemlandschap streeft DUO (daar waar, volgens onderzoek Gartner 2018, normaliter sprake is van een autonome groei van circa zes procent) naar een gelijkblijvend onderhoud en beheer wat zichtbaar is in het gelijkblijvende indexgetal van 100 .

Overheadkosten t.o.v. de totale kosten (%)

De nieuwe indicator drukt de overhead uit als percentage van de totale kosten. Daar waar in het verleden een percentage van 21% is gerealiseerd, wil DUO voor de komende jaren dalen naar 20% overhead ten opzichte van de totale kosten.

FTE totaal

De stijging van het personeel ten opzichte van 2019 hangt samen met de toekenning van de structurele middelen voor onderhoud en vervanging van het systeemlandschap en uitbreiding van de basisdienstverlening en werkzaamheden voor overige departementen. Daarnaast is DUO bezig met het verambtelijken van relatief dure externen op het gebied van automatisering naar «goedkopere» ambtenaren om zodoende meer kennisopbouw en kostenreductie te realiseren en op de lange termijn te kunnen voldoen aan de rijksbrede norm van 10 procent inhuur extern personeel . Daarnaast is deze verambtelijking passend op het rijksbrede beleid voor flexwerk. In de gepresenteerde FTE’s is ook dat deel van de bezetting opgenomen wat werkzaam is ten behoeve van de ontwikkeling van software in eigen beheer, welke financieel gezien worden aangemerkt als een investering in immateriële vaste activa.

Projecttarief per uur

Het projecttarief per uur (€ 115,00) is een gemiddeld uurtarief ten behoeve van systeem- en procesaanpassingen.

Meerwerktarief per uur

Voor niet ICT-gerelateerde inzet geldt een lager tarief van € 78,50 per uur. De tarieven laten een stijging zien ten opzichte van het voorgaande jaar passend in de loon- en prijsontwikkeling.

Klanttevredenheid Klantcontact digitaal norm 6,5 en Klanttevredenheid klantcontact traditioneel norm 7,0

Het betreft hier respectievelijk de tevredenheid van individuele klanten op de kanalen Mijn DUO en de website (digitaal) en tevredenheid op de kanalen telefonie, email en balie (traditioneel), op een schaal van 1 tot en met 10.