Het op orde zijn van de informatiehuishouding (IHH) is randvoorwaardelijk om te kunnen voldoen aan de wettelijke openbaarmakings- en archiveringsverplichtingen. Hier wordt in 2025 verder op ingezet. LVVN heeft de ambitie om in 2027 informatie volledig, betrouwbaar en duurzaam toegankelijk te krijgen en te houden.

• – Groeiplan IHH. Het doel van LVVN is om in 2026 bij de jaarlijkse volwassenheidsmeting van de IHH een score van 3,0 te behalen. Hiervoor is een groeiplan met activiteiten voor elke actielijn van Open op Orde ontwikkeld. Hieronder wordt per actielijn beschreven welke stappen worden gezet.

• – Informatieprofessionals. LVVN werkt aan aan een betere inbedding van de informatieprofessionals in de organisatie en aan gedragsverandering bij medewerkers. Dit gebeurt aan de hand van een IHH-organisatieontwerp, dat inzicht geeft in welke expertises en informatieprofessionals er structureel nodig zijn voor een goed functionerende IHH-keten. Daarnaast wordt met een strategisch opleidings- en veranderplan gezorgd dat de kennis en kunde van deze informatieprofessionals op peil blijft. Met bewustwordingscampagnes worden medewerkers gewezen op het belang van IHH en worden zij aan de hand genomen om hun gedrag hierin te veranderen.

• – Volume en aard van de informatie. Het volume van de te verwerken informatie binnen de organisatie neemt exponentieel toe. Met behulp van informatiebeheerplannen wordt duidelijk waar informatie te vinden is, wie er toegang toe hebben en hoe er voor de informatie gezorgd wordt. Daarbij wordt ook aandacht besteed aan een goede standaardindeling van de mappenstructuur en zoekprotocollen om de vindbaarheid van informatie te waarborgen. Met een beheerplan wordt ervoor gezorgd dat de juiste informatie bewaard blijft en dat informatie die niet bewaard hoeft te worden, vernietigd wordt.

• – Informatiesystemen. Om ervoor te zorgen dat de ICT-systemen die binnen LVVN in gebruik zijn zo goed mogelijk passen bij de werkprocessen en organisatie, wordt gewerkt aan een doel-, applicatie-, proces- en informatiearchitectuur. Zo worden medewerkers beter ondersteund in hun werk.

• – Bestuur en naleving. Binnen LVVN dient duidelijk te zijn wie binnen de organisatie verantwoordelijk is voor de kwaliteit van de IHH en hoe gestuurd kan worden op het behalen van de gewenste resultaten. Daarom wordt een kwaliteitssysteem ontwikkeld waarin is vastgelegd aan welke eisen de IHH moet voldoen. De informatie die nodig is om te kunnen sturen, komt beschikbaar in een IHH-dashboard.

In 2025 zal verder worden gewerkt aan het terugdringen van de afhandeltermijnen van Woo-verzoeken en de invulling van de verplichtingen tot openbaarmaking uit eigen beweging (actieve openbaarmaking). Begin 2024 is het principebesluit genomen om de thema’s Woo en openbaarheid bij LVVN centraler te organiseren. Bij het organiseren van openbaarmaking binnen LVVN is ook aandacht voor de dwarsverbanden tussen passieve, verplichte actieve en proactieve openbaarmaking. Het doel daarbij is om alle processen en onderliggende organisatorische aspecten zoveel mogelijk te harmoniseren.

• – Passieve openbaarmaking. In 2025 zal bij het beantwoorden van Woo-verzoeken gerichter gewerkt worden met specialisten (informatie-, zoek & vind-specialisten en Woo-regisseurs). Ook zal worden ingezet op acties die zien op verbetering en versnelling van het Woo-proces, zoals het meer gebruik maken van tooling en AI en verbeteren van contact met verzoekers. Daarnaast worden de maatregelen die zijn aangekondigd als reactie op de invoeringstoets Woo vertaald naar de organisatie.

• – Actieve openbaarmaking van 17 informatiecategorieën. In 2025 wordt door LVVN verder gewerkt aan het openbaar maken van de 17 categorieën uit artikel 3.3 van de Woo. De belangrijkste focus is het goed aansluiten van de informatie op een generiek rijksbreed publicatieplatform zodat informatie snel en goed te vinden is voor de burger. Samen met de andere ministeries zal eraan worden gewerkt om dit platform te realiseren.

• – Actieve openbaarmaking als inspanningsverplichting. Om beter aan de informatiebehoefte van de samenleving te kunnen voldoen, maakt LVVN steeds meer dossiers uit eigen beweging openbaar. LVVN wil het proces van actieve openbaarmaking op grond van artikel 3.1 Woo zoveel mogelijk harmoniseren. Daarom wordt in 2025 een richtlijn vastgesteld die duidelijk maakt hoe binnen LVVN invulling wordt gegeven aan deze inspanningsverplichting tot openbaarmaking. De richtlijn wordt opgesteld op basis van eerder opgedane ervaringen met proactieve openbaarmaking, zowel binnen LVVN als interdepartementaal.

• – Beslisnota’s. LVVN maakt beslisnota’s bij kamerstukken volgens de richtlijnen openbaar. Op basis van de conclusies van het onderzoek van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties naar de openbaarmaking van beslisnota’s wordt gekeken of deze werkwijze moet worden aangepast.

Naast de acties die gericht zijn op het verbeteren van de informatiehuishouding en openbaarmaking, werkt LVVN ook aan overkoepelende activiteiten die raken aan deze thema’s en/of deze ondersteunen.

• – Netwerk informatiehuishouding, openbaarmaking en transparantie. Specifiek voor medewerkers die betrokken zijn bij openbaarmaking en informatiehuishouding worden themabijeenkomsten georganiseerd ter bevordering van verbinding, kennisdeling, training, ontwikkeling en samenwerking.

• – Leerlijnen en gedragsverandering. De leerlijnen IHH en Openbaarheid zijn bedoeld voor medewerkers en leidinggevenden bij LVVN. Doel van deze leerlijnen is het borgen van een doorlopend opleidingsaanbod binnen de organisatie zodat medewerkers beschikken over voldoende kennis en vaardigheden over informatiehuishouding en openbaarheid en dit toepassen in hun werk. De leerlijnen worden ontwikkeld op basis van de vereiste kennis, vaardigheden en het benodigde gedrag om op een open en transparante manier te werken.

• – Maatschappelijke correspondentie. Openbaarheid gaat ook over de wijze waarop de overheid in contact staan met de samenleving. Bijvoorbeeld via telefonische vragen, whatsappberichten, e-mails en brieven. Op vragen en opmerkingen vanuit de samenleving wil LVVN zo goed mogelijk reageren. Het uitgangspunt daarbij is dat de behoefte van de maatschappij centraal staat. Door middel van data, omgevingsbedeelden en kennis bij het netwerk van partners zoals de Nederlandse Voedsel en Warenautoriteit en de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland haalt LVVN op waar de behoefte aan informatie ligt. In de communicatie is het van belang dat LVVN de taal van de doelgroep spreekt. Vanuit een open houding en door in gesprek te blijven, wil LVVN in het contact zo transparant en duidelijk mogelijk zijn.