TOEZEGGINGEN AAN DE ALGEMENE REKENKAMER
In deze bijlage wordt ingegaan op de aanbevelingen van de Algemene Rekenkamer bij het departementale jaarverslag van het jaar 2003 en de maatregelen die zijn getroffen om de geconstateerde tekortkomingen in het verslagjaar 2004 en de jaren daarna te voorkomen.
| Audit actielijst 2004 van het ministerie van OCW | |||
|---|---|---|---|
| Stand van zaken RJV2003 | Conclusie Algemene Rekenkamer | Aanbeveling Algemene Rekenkamer | Toezeggingen/maatregelen minister |
| Onvolkomenheden financieel beheer en materieelbeheer | |||
| Het apparaatskostenbeheer is in 2003 verslechterd. Dat geldt in het bijzonder voor het perso- neelskostenbeheer. | Een onvolkomenheid in het apparaatskostenbeheer van het bestuursdepartement. Risico voor de rechtmatigheid van de uitgaven en de juistheid van de voorschot administraties. | Naleving van de procedures voor het apparaatskosten-beheer verbeteren. | OCW neemt de aanbeveling over en heeft daarbij diverse specifieke acties benoemd ten aanzien van toeslagen en het voorschottenbeheer. Onder de noemer actieplan «Opruimen en opbouwen» zijn diverse acties in gang gezet, zoals het op orde brengen van alle personeelsdossiers en het aanpassen van de procedure voor het toekennen van toe- slagen.Inmiddels zijn de omissies in de personeelsdossiers van medewerkers in de schalen 16 en hoger hersteld. Daarnaastzijn ook de declaraties en vertrekregelingen van de hogere ambtenaren onderzocht en zijn fouten hersteld. De opschoning van personeelsdossiers voor de schalen 15 en lager is in gang gezet waarbij in eerste instantie met de kleinere directies is gestart. |
| De uitvoering van de subsidieregeling indemniteit bruiklenen wijkt in belangrijke mate af van de opzet. | Onvolkomenheid in de uitvoering van de subsidieregeling indemniteit bruiklenen. Risico's voor de rechtmatigheid van de toekenningen van indemniteitgaranties. | De regeling conform de opzet uitvoeren. | Eind oktober 2004 heeft OCW de nieuwe Subsidieregeling indemniteit bruiklenen 2005 in de Staatscourant gepubliceerd. De nieuwe regeling trad per 1 januari 2005 in werking. De nieuwe regeling is procedureel vereenvoudigd en aangepast aan de actualiteit. Om die reden is in overleg met het ministerie van Financiën besloten om vooruitlopend op de nieuwe regeling onderdelen die betrekking hebben op de procedurele vereenvoudiging en de actualiteit per juni 2004 in te laten gaan. De museale wereld is hiervan op de hoogte gebracht via een circulaire die eind december 2004 in de Staatscourant is gepubliceerd. De kritiek van de Rekenkamer is bij de totstandkoming van de nieuwe regeling betrokken. |
| De uitvoering van voor 2003 geplande reviews is doorgeschoven naar 2004. | Onvolkomenheid in de uitvoering van de geplande reviews. Risico van een mindere beheersing van het MenO-risico. | De planning van de review werkzaamheden verbeteren. | De Auditdienst heeft in 2004 de reviews in het primair onderwijs conform planning uitgevoerd. |
| Het MenO-beleid voor de sectoren bve, hbo en wo is in 2003 verbeterd, maar verdere verbeteringen blijven noodzakelijk. Met name ten aanzien van het controlebeleid. | Onvolkomenheid in het MenO-beleid voor de sectoren bve, hbo en wo. Risico van een mindere beheersing van het MenO-risico. | Verder gaan met de uitvoerig van de verbeteracties uit het actieplan Rekenschap.Extra aandacht besteden aan de inventarisatie van MenO-risico's en de vertaling daarvan naar maatregelen.In 2004 een review uitvoeren op de werkzaamheden van de instellingsaccountants. Een terugvorderingsbeleid ontwikkelen voor de in het vervolgonderzoek Rekenschap gerapporteerde onregelmatig ontvangen bekostiging.Verder onderzoek verrichten bij instellingen waarbij het vervolgonderzoek Rekenschap nog niet volledig is afgerond. | In 2004 heeft de Stuurgroep Schutte het terugvorderingsbeleid vastgesteld. Dit beleid ligt ten grondslag aan de individuele beschikkingen voor de instellingen. Ultimo 2004 zijn er voor de meeste instellingen op basis van het vervolgonder- zoek beschikkingen opgesteld en verstuurd. Voor een enkele instelling moet de beschikking nog worden vastgesteld.Naar aanleiding van het rapport «Ruimte voor rekenschap» zijn maatregelen getroffen om de rechtmatigheid van de bekostiging te versterken. Dat betreft onder meer: een periodiek bekosti- gingsoverleg en verscherping van het toezicht en van de beleidscyclus op het ministerie. In het algemeen kan worden gesteld dat het MenO-beleid in de sectoren bve en hoger onderwijs verder is verbeterd. Voor een opsomming van alle activiteiten van het actieplan Rekenschap wordt verwezen naar de vierde voortgangsrapportage Joldersma die separaat aan de TK is toegestuurd. |
| Onvoldoende naleving van de regelgeving contractbeheer. | Onvolkomenheid in het contractbeheer.Risico's voor de doelmatigheid van het contractbeheer en risico op claims vanwege niet naleven (Europese) aanbestedingsregels. | De maatregelen ter verbetering doorvoeren die de Auditdienst heeft voorgesteld. | De AR constateerde dat de verantwoordelijkheids-verde- ling ten aanzien van het con- tractbeheer onduidelijk was en dat de administratieve afhandeling niet altijd conform de voorschriften was. Contracten groter dan € 50 000 werden niet altijd vastgelegd in een contractregister en contractdossiers.Het afgelopen jaar zijn de regels rond het contractbeheer verbeterd. Met ingang van 2005 is het gebruik van een centraal contractenregister verplicht gesteld. Ook is in 2004 een heldere verantwoor- delijkheids-verdeling tussen de betrokken actoren vastgesteld die recht doet aan het interne sturingsmodel. |