Aanbevelingen Algemene Rekenkamer
In deze bijlage wordt ingegaan op de aanbevelingen van de Algemene Rekenkamer bij de financiële verantwoording over het jaar 2003 en de maatregelen die zijn getroffen om de geconstateerde tekortkomingen in de komende jaren te voorkomen. De bedoelde onvolkomenheden, die zijn opgenomen in figuur 7 van het Rapport bij het Jaarverslag 2003, bestonden uit:
1. Financieel beheer Bouwdienst Rijkswaterstaat;
2. Financieel beheer DG-Goederenvervoer;
3. Inspectie Verkeer en Waterstaat;
4. Materieel beheer.
Ad. 1. Financieel beheer Bouwdienst Rijkswaterstaat
De Algemene Rekenkamer constateerde over 2003 dat bij de Bouwdienst van de Rijkswaterstaat het financieel beheer weliswaar was verbeterd ten opzichte van het daaraan voorafgaande jaar, maar nog niet op orde. De Rekenkamer deed de aanbeveling om op dezelfde voet voort te gaan met de implementatie van het in 2003 opgestelde verbeterplan. Dit verbeterplan heeft tot doel het financieel beheer uiterlijk eind 2004 structureel op orde te hebben. De in 2003 ingezette verbetermaatregelen zijn voor 2004 gecontinueerd. De maatregelen die beoogden het financieel beheer structureel op orde te krijgen zijn inmiddels volledig geïmplementeerd. Het verbetertraject is onder verantwoordelijkheid van de directeur Bedrijfsvoering uitgevoerd en hierover is per kwartaal gerapporteerd aan een stuurgroep onder voorzitterschap van de CFO van de RWS en bestaat verder uit onder meer de hoofddirecteur FEZ en de directeur van de Departementale Auditdienst. Met de genomen maatregelen lijken de grootste problemen te zijn opgelost.
Ad 2. Financieel beheer DG-Goederenvervoer
Over 2003 is de Algemene Rekenkamer kritisch over het financieel beheer bij het DG-Goederenvervoer (DGG). Daartoe is een plan van aanpak voor de verbetering van de kwaliteit van het financieel beheer binnen DGG opgesteld. De Algemene Rekenkamer wordt op de hoogte gehouden van de voortgang van de werkzaamheden. In maart 2004 hebben de SG, de hooddirectie FEZ en de Auditdienst met het conceptplan ingestemd, waarna de uitvoering daarvan onder regie van een brede stuurgroep Verbetering Financieel Beheer DGG ter hand is genomen. In dit plan is een aantal structurele verbetermaatregelen benoemd, zoals een betere aansluiting tussen de aansturing van DGG en de binnen DGG bestaande sturingspraktijk. Ook is er een audit gedaan naar de opzet van de administratieve organisatie. Om een ordentelijk financieel beheer en een beheersing van financiële processen te realiseren, worden in de lijnorganisatie workshops financieel beheer gehouden en individuele gesprekken gevoerd met uitvoeringsbegeleiders. Verder zijn er managementrapportages opgesteld inzake het financieel beheer met betrekking tot contracten/opdrachten en subsidies.
Tot slot is er een aantal specifieke structuurverbeterende maatregelen gaande, zoals de doorlichting en correctie van de voorschottenadministratie.
Dit proces loopt simultaan aan de veranderopgave waarin de SG onder andere het besluit heeft opgenomen tot fusie van de DG's Goederenvervoer en Luchtvaart. Hoewel de voortgang van het Plan van Aanpak Verbetering Financieel beheer hier niet onder geleden heeft, moet wel worden geconstateerd dat de capaciteitsgrenzen van de met het contracten- en subsidiebeheer belaste medewerkers nagenoeg zijn bereikt. Eventuele problemen worden dan echter opgelost ten koste van de doorlooptijden (en niet ten koste van de kwaliteit). De verwachting is dan ook dat de ingezette verbeteracties hun bijdrage hebben geleverd aan een verbeterd financieel beheer bij DGG.
Ad 3. Inspectie Verkeer en Waterstaat
Er is in 2004 veel aan gedaan om het financieel beheer bij de Inspectie Verkeer en Waterstaat (IVW) (structureel) op orde te krijgen. De basis daarvoor lag in het Verbeterplan Financieel Beheer IVW. Ondersteund door de uitkomsten van het Onderzoek Financiële Functie (uitgevoerd door de HDFEZ), richtte dat Verbeterplan zich met name op vergroting van de betrokkenheid van het (lijn)management en het initiëren van een cultuuromslag. De uitvoering van het Verbeterplan was belegd bij de Task Force Financieel Beheer IVW. Een onafhankelijk Audit Committee IVW heeft toezicht gehouden op de uitvoering van dit plan.
Gestreefd is naar de implementatie en het gebruik van standaardcontracten met het doel om de uitgaven te beheersen. In dat kader zijn de verificaties en de interne (verbijzonderde) controles, met name bij de divisie Luchtvaart en de divisie Vervoer, verscherpt en geïntensiveerd. Ongewenste uitkomsten leidden steevast tot interventies en managementgesprekken. Daarnaast lag in 2004 de nadruk op de beheersing van de belangrijkste ontvangstprocessen, uitmondend in een beschrijving/ontwerp en implementatie van de nieuwe administratieve organisatie. Specifieke periodieke managementinformatie gaf inzicht in de stand van het financieel beheer waarbij het (lijn)management (bij)stuurde. Een laatste belangrijk aandachtspunt voor IVW bestond uit het opleiden van (financiële) medewerkers om bewustwording te creëren.
Het afgelopen jaar is gewerkt aan de inrichting van het informatiesysteem SAP voor onder andere het beheren van materieel. Dit is met name gericht op de diensten die agentschap worden (RWS en IVW). Om effectief gebruik te kunnen maken van de module vaste activa heeft besluitvorming plaatsgevonden over de activa indeling, de wijze van vastleggen, de afschrijvingen en de openingsbalans. Momenteel lopen een aantal pilots bij dienstonderdelen van RWS. De uitkomsten van deze pilots zijn van invloed op de wijze waarop we in de toekomst binnen VenW met het materieelbeheer om willen gaan.