Inleiding
P-Direkt is dé innovatieve HR-dienstverlener van en voor de Ministeries. De verwerking van de personeels- en salarisadministratie voor tien Ministeries, een aantal Hoge Colleges van Staat en het Kabinet der Koning is samengebracht in één organisatie. De dienstverlening bestaat uit HRM-informatie, de personeelsadministratie en salarisverwerking, gebruikersondersteuning via het contactcenter, digitale zelfbediening via het P-Direktportaal met daarbij de digitale personeelsdossiers en managementrapportages.
Ontwikkelingen 2014
Voor 2014 lag het accent op het verbeteren van de dienstverlening langs de lijnen van het programma Optimaal Verbinden, (het optimaliseren van de P-Direkt HR keten), het verder verbeteren van de kwaliteit en efficiency binnen de huidige dienstverlening en het vernieuwen en ontwikkelen van de dienstverlening. Tevens stond de gebruikerstevredenheid wederom centraal met als doel het bereiken van een gebruikerstevredenheiddoelstelling van 7. In oktober is deze doelstelling bereikt. Het jaargemiddelde lag op 6,8.
Efficiencyverbetering
P-Direkt heeft voor 2014 en verder een aantal bezuinigingstaakstellingen verwerkt. Het betreft de efficiencyverbetering – die al eerder is afgesproken met de eigenaar – en de bezuinigingsmaatregelen van het Kabinet.
De bezuinigingstaakstelling Rutte I en II
De bezuinigingstaakstelling Rutte I is door het Ministerie van BZK doorvertaald naar P-Direkt voor een bedrag voor 2014 van € 1,573 mln. oplopend naar € 2,071 mln. structureel in 2016. Deze bezuiniging heeft P-Direkt in haar tarieven verwerkt met behoud van de afgesproken basisdienstverlening.
De bezuinigingstaakstelling Rutte II die ingaat per 2016 is door P-Direkt vertaald in het doortrekken van de efficiencytaakstelling tot 2019 met jaarlijks 1,5% en dat is ook zodanig in het tarief basisdienstverlening verwerkt.
Daarbij moet opgemerkt worden dat P-Direkt alweer 6 jaar lang elk jaar 2 à 3% efficiënter werkt. P-Direkt heeft de ambitie de snelheid en de kwaliteit van de productie te verbeteren met behulp van de Lean- filosofie. Een filosofie voor het continu verbeteren van bedrijfsprocessen.
De doorbelasting van de dienstverlening laat de komende jaren een verdere daling zien. Vanaf 2013 tot en met 2019 betekent dit voor de basis dienstverlening (95% van de totale dienstverlening) een daling van – 13,3% (– € 9,1 mln.). Deze daling komt ten goede aan de Ministeries die daarmee invulling kunnen geven aan de taakstellingen Rutte I en II.
Staat van baten en lasten van het baten-lastenagentschap P-Direkt
| (1) | (2) | (3)=(2)-(1) | (4) | |
|---|---|---|---|---|
| Omschrijving | Oorspronkelijk vastgestelde begroting | Realisatie | Verschil realisatie en oorspronkelijk vastgestelde begroting | Realisatie 2013 |
| Baten | ||||
| Omzet moederdepartement | 4.558 | 5.283 | 725 | 5.126 |
| Omzet overige departementen | 69.295 | 64.980 | – 4.315 | 66.846 |
| Omzet derden | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Rentebaten | 0 | 22 | 22 | 20 |
| Vrijval voorzieningen | 0 | 42 | 42 | 0 |
| Bijzondere baten | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Totaal baten | 73.853 | 70.327 | – 3.526 | 71.992 |
| 0 | ||||
| Lasten | 0 | |||
| Apparaatskosten | 58.145 | 58.703 | 558 | 56.524 |
| – personele kosten | 34.304 | 35.149 | 845 | 33.796 |
| waarvan eigen personeel | 24.493 | 25.968 | 1.475 | 26.565 |
| waarvan externe inhuur | 9.811 | 9.181 | – 630 | 7.231 |
| – materiële kosten | 23.841 | 23.554 | – 287 | 22.728 |
| waarvan apparaat ICT | 12.197 | 13.158 | 961 | 12.665 |
| waarvan bijdrage aan SSO's | 9.228 | 8.703 | – 525 | 7.777 |
| Afschrijvingskosten | 13.350 | 12.128 | – 1.222 | 11.813 |
| – immaterieel | 13.264 | 12.082 | – 1.182 | 11.749 |
| – materieel | 86 | 46 | – 40 | 64 |
| Overige lasten | 3.100 | 3.045 | – 55 | 3.173 |
| – dotaties voorzieningen | 0 | 0 | 0 | 0 |
| – bijzondere lasten | 0 | 1.018 | 1.018 | 0 |
| – rentelasten | 3.100 | 2.027 | – 1.073 | 3.173 |
| Totaal lasten | 74.595 | 73.876 | – 719 | 71.510 |
| Saldo van baten en lasten | – 742 | – 3.549 | – 2.807 | 482 |
Toelichting
P-Direkt stuurt in 2014 bewust aan op een negatief resultaat van € 2,6 mln. om het surplus eigen vermogen (gedeeltelijk) af te bouwen. Deze extra gelden (de exploitatie van de basis dienstverlening is kostendekkend) worden ingezet voor de verbetering en uitbreiding van de basis dienstverlening. Ultimo 2014 heeft P-Direkt bijzondere lasten moeten maken van € 1 mln. waarmee het surplus eigen vermogen per ultimo 2014 is afgebouwd tot € 0,297 mln. Het betreft een afkoopsom met de huidige Housing en Hosting leverancier in verband met de overgang naar het nieuwe Overheids Data Centrum.
De doorberekening van de reguliere dienstverlening is conform de vastgestelde Jaarplantarieven en het aantal individuele arbeidsrelaties per ministerie. De opbrengstrealisatie moederdepartement is hoger als begroot. Dit komt door extra omzet op het programma RIdM (toegang).
De doorbelasting van de basis dienstverlening is € 2 mln. lager dan begroot door efficiëntere dienstverlening en derhalve € 2 mln. lagere productiekosten.
De lagere omzet wordt daarnaast verklaard doordat de nieuwe dienstverlening Optimaal Verbinden nog niet volledig is geïmplementeerd en lagere projectopbrengsten. De jaarlijkse project inspanningen zijn nooit helemaal van te voren uitputtend vast te stellen doordat projecten (veelal) geen specifieke jaarcyclus kennen maar o.a. ook gedurende een boekjaar kunnen worden geïnitieerd. P-Direkt hanteert op basis van historische cijfers een jaarlijkse projectomzet van € 2 mln. Daartegenover staat ook een gelijk lagere kostenrealisatie.
De personele kosten op eigen personeel zijn hoger omdat er een instroom is geweest van personeel ten behoeve van nieuwe dienstverlening centrale archiefservice en de centralisatie van de HR-ondersteuning van de departementen naar P-Direkt.
P-Direkt heeft op ontwikkeling en beheer van de ICT-systemen door meer inzet van ambtelijk personeel kunnen besparen op de inhuur van externen. Dit was mogelijk door kennisopbouw bij het ambtelijk apparaat en verambtelijking van externen.
Balans per 31 december 2014
| 31-12-2014 | 31-12-2013 | |
|---|---|---|
| Activa | ||
| Immateriële activa | 59.543 | 67.436 |
| Materiële activa | 172 | 34 |
| – grond en gebouwen | 0 | 0 |
| – installaties en inventarissen | 132 | 11 |
| – overige materiële vaste activa | 40 | 23 |
| Voorraden | ||
| Debiteuren | 4.700 | 2.567 |
| Nog te ontvangen | 1.566 | 1.973 |
| Liquide middelen | 3.142 | 20.017 |
| Totaal activa | 69.123 | 92.027 |
| Passiva | ||
| Eigen Vermogen | 3.915 | 7.464 |
| – exploitatiereserve | 7.464 | 6.982 |
| – onverdeeld resultaat | – 3.549 | 482 |
| Leningen bij het MvF | 42.931 | 54.174 |
| Voorzieningen | 245 | 314 |
| Crediteuren | 748 | 220 |
| Nog te betalen | 21.283 | 29.855 |
| Totaal passiva | 69.122 | 92.027 |
Toelichting
Activa
De immateriële activa betreffen het P-Direktportaal, het personeelsinformatiesysteem SAP HR, het salarisverwerkingssysteem SAP Payroll, het Centraal Electronische Personeelsarchief (cRMA), het HRM-portaal en Fase ll (Contactcenter). Deze investeringen zijn bijna volledig gefinancierd door middel van de leenfaciliteit van het Ministerie van Financiën.
De immateriële activa in ontwikkeling / aanbouw betreffen de geactiveerde ambtelijke inzet en externe inhuur ten behoeve van het Project Optimaal verbinden.
Debiteuren en Nog te ontvangen
De post debiteuren betreft de gefactureerde, nog te ontvangen bedragen voor verrichte diensten en leveringen. De totale vordering wordt als inbaar aangemerkt; derhalve is er geen voorziening voor oninbaarheid in aftrek gebracht. De post Nog te ontvangen bestaat uit nog te factureren opbrengsten betrekking hebbend op 2014 en vooruitbetaalde kosten.
Liquide middelen
Alle tegoeden van P-Direkt worden aangehouden bij de Rijkshoofdboekhouding (RHB).
De stand van de Rekening-courant RHB is lager dan begroot. Dit wordt veroorzaakt doordat de begrote facturering van de dienstverlening van P-Direkt ten behoeve van het 1e kwartaal 2015 niet in het laatste kwartaal van 2014 heeft plaatsgevonden maar pas in het 1e kwartaal van 2015.
Eigen Vermogen
De Regeling Agentschappen 2013 stelt dat het een baten-lastenagentschap is toegestaan om reserves tot een bedrag van 5% van de gemiddelde jaaromzet over de afgelopen 3 jaren aan te houden.
Met het resultaat van 2013 werd de maximaal toegestane reserve met € 3,697 mln. overschreden. Met de opdrachtgevers en de eigenaar is gesproken om dit surplus eigen vermogen in 2014 en 2015 te bestemmen voor de verbetering en uitbreiding van de basis dienstverlening, met het doel om ultimo 2015 op het toegestane niveau uit te komen. Door de bijzondere last in verband met de overgang naar het Rijks Data Center resulteert ultimo 2014 nog een surplus van € 0,280 mln. In 2015 wordt bij 1e suppletoire begroting dit surplus uitgekeerd aan de eigenaar.
Voorzieningen
De voorziening betreft verplichtingen aan medewerkers in het kader van de uitvoering van personele regelingen. De aard van de voorziening is langlopend. In 2014 is € 35.000 ten laste gebracht van de voorziening. Een niet aangesproken deel van de voorziening (€ 46.000) dat betrekking heeft op de jaren 2011 – 2014 is vrijgevallen ten gunste van het resultaat 2014.
Leningen, Crediteuren en Nog te betalen
De post leningen bestaat uit de leningen ter financiering van de licenties, de dienstverleningssystemen en de softwareontwikkeling van het contactcenter.
De aflossingsverplichtingen van de leningen voor het jaar 2014 van € 11,243 mln. zijn op de balans onder de kortlopende schulden opgenomen.
De facturen die zijn opgenomen onder de post crediteuren per ultimo 2014 zijn nagenoeg allemaal in de eerste weken van 2015 betaald. Onder de post Nog te betalen zijn opgenomen de vooruitontvangen bedragen 2014, de nog te betalen kosten 2014 en de verplichting uit hoofde van vakantiegeld personeel.
Kasstroomoverzicht over 2014
| Oorspronkelijk vastgestelde begroting (1) | Realisatie (2) | Verschil realisatie en oorspronkelijk vastgestelde begroting (3)=(2)-(1) | ||
|---|---|---|---|---|
| 1. | Rekening-courant RHB 1 januari | 18.714 | 20.017 | 1.303 |
| 2. | Totaal operationele kasstroom | 7.456 | – 1.258 | – 8.714 |
| Totaal investeringen (-/-) | – 10.000 | – 4.374 | 5.626 | |
| Totaal boekwaarde desinvesteringen (+) | 0 | 0 | 0 | |
| 3. | Totaal investeringskasstroom | – 10.000 | – 4.374 | 5.626 |
| Eenmalige uitkering aan moederdepartement (-/-) | 0 | 0 | 0 | |
| Eenmalige storting door het moederdepartement (+) | 0 | 0 | 0 | |
| Aflossingen op leningen (-/-) | – 13.350 | – 11.243 | 2.107 | |
| Beroep op leenfaciliteit (+) | 10.000 | 0 | – 10.000 | |
| 4. | Totaal financieringskasstroom | – 3.350 | – 11.243 | – 7.893 |
| 5. | Rekening-courant RHB 31 december (=1+2+3+4) | 12.820 | 3.142 | – 9.678 |
Toelichting
In 2013 is voor € 11,3 mln. extra aflossing op leningen gedaan. Hierdoor is de meerjaarlijkse aflossing (2014 en verder) lager dan begroot. De investeringen en het beroep op de leenfaciliteit zijn lager dan begroot. De leenaanvraag voor het programma RiDM (Toegang) is niet aangesproken maar wordt uitgesteld naar 2015, de ontwikkeling in dit programma loopt door tot en met 2015.
Overzicht doelmatigheidindicatoren per 31 december 2014
P-Direkt verbetert de doelmatigheid in de HR-kolom van de rijksoverheid en levert een bijdrage aan een slagvaardige rijksdienst. Naast deze macro- doelmatigheid streeft P-Direkt naar doelmatigheid van de eigen bedrijfsvoering. Door bundeling van taken van de bestaande dienstverlening uit de verschillende departementen binnen P-Direkt wordt een efficiencyslag gemaakt door verdere automatisering van taken.
P-Direkt heeft zich gecommitteerd aan een jaarlijkse efficiencystijging van 2% in 2008 tot en met 2012 en 3% in 2013 en 2014. Om de 3% efficiencystijging in 2013 en 2014 te behalen zijn diverse verbeterprojecten gestart.
Dienstverlening
P-Direkt meet het succes van de speerpunten 2014 af aan de hoogte van de gebruikerstevredenheid. In 2014 is het gebruikerstevredenheidcijfer gestegen van een 6,7 aan het begin van het jaar naar 7,0 in oktober: voor het gehele jaar was het gemiddelde cijfer een 6,8.
Maandelijks rapporteert P-Direkt aan de opdrachtgevers over de productie en de gerealiseerde servicelevels en de klanttevredenheid in de dienstverleningsrapportage. Over 2014 heeft P-Direkt haar servicelevels nagenoeg allemaal gehaald.
Optimaal beheer bedrijfsvoering
P-Direkt geeft uitvoering aan de doelmatigheidseis door bij een kwalitatief goede dienstverlening:
-
– te sturen op een optimaal contractmanagement binnen de dienstverlening met leveranciers en afnemers. Onder andere door bij leveranciers afspraken te maken om de dienstverlening jaarlijks goedkoper te leveren;
-
– te sturen op het niveau van kostprijzen om inzichtelijkheid te bieden in het kostenverloop en de resultaten van de dienstverlening.
P-Direkt stuurt op een percentage van maximaal 17,5% overhead. In 2014 was dit 17% (2007: 24,5%, 2008: 20%, 2009: 18%, 2010: 17%, 2011: 17,5%, 2012: 17,4%, 2013: 17,1%).
Overzicht doelmatigheidsindicatoren per 31 december 2014
| realisatie | realisatie | realisatie | realisatie | begroting | |
|---|---|---|---|---|---|
| 2011 | 2012 | 2013 | 2014 | 2014 | |
| Omschrijving Specifiek Deel ICT diensten | |||||
| Gebruikerstevredenheid De mate waarin de gebruiker tevreden is over de dienstverlening | 6,7 | 6,8 | 7 | ||
| Tijdige afhandeling wijzigingen: | |||||
| P-Direkt heeft de opdracht verwerkt voor afgesproken salarisbetaling | – | – | 99,7% | 99,0% | 95,0% |
| P-Direkt handelt de aangeboden kritische mutatieopdrachten binnen 5 werkdagen af (aanstelling, overplaatsing, ontslag) | – | – | NNB | 95,0% | |
| Vraagafhandeling contactcenter: | |||||
| P-Direkt handelt de vragen die per telefoon, email of post binnenkomen binnen 5 werkdagen af | 78,4% | 87,0% | 94,18% | 90,0% | 90,0% |
| P-Direkt handelt de vragen die per email binnenkomen in 1 keer goed af | – | – | – | 90,0% | 90,0% |
| Klachtbehandeling: P-Direkt handelt de klachten volgens de klachtenprocedure binnen 5 dagen inhoudelijk af | 83,3% | 90,7% | 100,0% | 100,0% | 90,0% |
| Responsetijden Contactcenter: de responstijd om de telefoon op te nemen is gemiddeld minder dan 30 seconden (na keuzemenu) | 97,4 sec | 35,5 sec | 42 sec | 66 sec | 30 sec |
| Beschikbaarheid systeem: De P-Direktsystemen (P-Direktportaal, Rijksportaal Personeel en het personeelsdossier) zijn 7 dagen per week en 24 uur per dag beschikbaar. De servicewindow voor de systemen is van 8.00 uur tot 17.00 uur. Tijdens deze tijden geldt de beschikbaarheidsnorm | 98,1% | 99,4% | 99,6% | 99,7% | 98% |
| Wet en regelgeving up to date. Men kan wijzigingen in de wet- en regelgeving binnen 2 weken na publicatie in de Staatscourant op het Rijksportaal Personeel raadplegen | 100,0% | 100,0% | 100,0% | 100,0% | 98% |
| Betrouwbaarheid: | |||||
| P-Direkt zorgt ervoor dat gegevens op tijd en juist worden opgeleverd (interfaces, rapportages) | – | – | – | 99,3% | 98% |
| P-Direkt verwerkt een deel van de aangeboden wijzigingen handmatig in het geautomatiseerde systeem. Deze worden op de juiste manier verwerkt volgens de opdracht | – | – | – | 99,5% | 98% |
| Doorlichting Baten-lastenagentschap uitgevoerd cq. gepland in: | – | 2014 |
| realisatie | realisatie | realisatie | realisatie | begroting | |
|---|---|---|---|---|---|
| 2011 | 2012 | 2013 | 2014 | 2014 | |
| Omschrijving Generiek Deel | |||||
| Kostprijzen per product (groep) | 575 | 584,6 | 580 | 543,5 | 570 |
| Verloop tarieven/uur (basisjaar 2011=100) | 100 | 102 | 102 | 94,5 | 99,1 |
| Aantal individuele arbeidsrelaties (IAR) | 125.000 | 125.959 | 123.588 | 122.885 | 121.430 |
| Totale omzet basisdienstverlening (x1.000) | 72.057 | 70.318 | 68.384 | 65.377 | 67.688 |
| Totale omzet overige + projecten (x1.000) | 7.143 | 4.495 | 3.588 | 4.886 | 6.165 |
| FTE-totaal (excl. externe inhuur) | 432 | 425 | 421 | 409 | 407 |
| Saldo van baten en lasten (%) | 0,10% | 5,95% | 0,67% | – 5,07% | – 0,98% |
| Medewerkerstevredenheid | nvt | 6,6 | 7 |
Toelichting
De specifieke kwaliteitsindicatoren zijn hieronder kort toegelicht:
-
– Beschikbaarheid systeem: de P-Direktsystemen (P-Direktportaal, Rijksportaal Personeel en het Dossier) zijn 7x24 uur beschikbaar. Het service-window voor de systemen is van 8.30 uur – 17.00 uur, gedurende deze tijden is de beschikbaarheidnorm van toepassing;
-
– Wet- en regelgeving up to date Wijzigingen m.b.t. de wet- en regelgeving zijn binnen 2 weken na publicatie in de Staatscourant op het Rijksportaal Personeel raadpleegbaar;
-
– Gebruikerstevredenheid: P-Direkt houdt maandelijks een enquête onder medewerkers (gebruikers) op de Ministeries. Willekeurige gebruikers ontvangen een e-mail met een uitnodiging om vragen over de dienstverlening van P-Direkt te beantwoorden. Op deze wijze wordt inzicht verkregen in de tevredenheid over het P-Direktportaal, het Contactcenter, het Rijksportaal Personeel en de salarisverwerking;
-
– Saldo van baten en lasten: P-Direkt realiseert in 2014 bewust een tekort op de exploitatie. Het excess eigen vermogen ultimo 2013 is ingezet voor de verbetering en uitbreiding van de basis dienstverlening. De normale exploitatie is kostendekkend.