De verantwoording in het departementale jaarverslag (DJV) is in overeenstemming met de begrotingswetten, de Europese regelgeving, Nederlandse wetten, algemene maatregelen van bestuur en in ministeriële regelingen opgenomen bepalingen. Voor de bepaling van fouten en onzekerheden is de rijksbrede normering toegepast.

Rapporteren over onrechtmatigheden is verplicht als deze meer bedragen dan de betreffende tolerantiegrens. Bij de agentschappen DUO en Nationaal Archief gezamenlijk bedraagt de tolerantiegrens voor fouten en onzekerheden € 25 miljoen. Bij DUO en NA is in 2017 sprake geweest van onrechtmatigheden met een contractwaarde ter grootte van € 78,9 miljoen, dit is 21,9% procent, en is veroorzaakt door met name het volgende. Bij DUO zijn contracten met externen afgesloten of verlengd om de continuïteit van het primaire proces beter te kunnen waarborgen. Hierbij is bewust afgeweken van de aanbestedingswet en -regelgeving om te kunnen (blijven) beschikken over de noodzakelijke kennis en kwaliteit op onder meer het gebied van ICT. Daarnaast heeft bij DUO via het Dynamische Aankoop Systeem (DAS) – een aanbestedingsprocedure om gangbare producten en diensten in te kopen – externe inhuur plaatsgevonden. In 2017 is de toepassing van DAS voor externe inhuur als onrechtmatig bestempeld. Het DAS is begin 2017 vervangen door een raamovereenkomst.

De Algemene Rekenkamer oordeelde dat over 2016 het jaarafsluitings- en verantwoordingsproces onvoldoende beheerst tot stand is gekomen. De aanbevelingen van de Algemene Rekenkamer en de Auditdienst Rijk zijn opgevolgd, waardoor het departementaal jaarverslag over 2017 beheerst en tijdig tot stand is gekomen.

De aanbevelingen hadden betrekking op de technische kant van het vervangen van een systeem en op een gebrekkige regie op het proces. Daarnaast is aanbevolen het proces te evalueren en de uitkomsten ter hand te nemen. Tot slot is door de Auditdienst Rijk en Algemene Rekenkamer geadviseerd om de benodigde capaciteit en kennis voor een gedegen jaarafsluiting op korte termijn te organiseren.

OCW heeft deze aanbevelingen op effectieve wijze opgepakt. Vanwege de ernst van de bevinding is dit gedaan door stevig te sturen op de uitkomsten van het verantwoordingsproces en de bijhorende beheersingsmaatregelen. In 2018 zal het jaarafsluitings- en verantwoordingsproces worden bestendigd met de in 2017 doorgevoerde verbetermaatregelen.

Scholen met veel achterstandsleerlingen krijgen via de gewichtenregeling extra geld voor personeel en materieel. De bepaling van het leerlingengewicht is gebaseerd op de ouderverklaring over het (maximale) opleidingsniveau van de ouder(s). Het leerlingengewicht werkt ook door in de uitkering van de impulsgebieden. Met de gewichtenregeling, waaronder de regeling impulsgebieden, is in 2017 een bedrag gemoeid van € 291,4 miljoen.

Het gewicht kan worden gecontroleerd aan de hand van de door de ouders ingevulde, in 2015 vereenvoudigde ouderverklaring. Hierdoor neemt het risico van foutieve opgaaf (afwijkend van ingevulde formulieren) door de school af. Met dit formulier wordt echter niet ondervangen dat ouders een verkeerde opgaaf kunnen doen en een te laag opleidingsniveau aangeven. Het risico blijft bestaan dat scholen een volledig ingevulde ouderverklaring op een juiste wijze omzetten in een leerlingengewicht, maar dat de ouderverklaring niet op waarheid berust. Het valideren van de ouderverklaring met opleidingsdocumenten van ouders is niet mogelijk, aangezien de verklaring het niet gevolgd hebben van een opleiding betreft. Het niet gevolgd hebben van een opleiding zou in een aantal gevallen wel gecheckt kunnen worden op basis van centrale opleidingsregisters. Een dergelijke toets mag een school en het Ministerie van OCW echter niet uitvoeren vanwege privacywetgeving.

Daarom wordt gezocht naar mogelijkheden om in de toekomst via andere manieren buiten de scholen om de onderwijsachterstandenmiddelen toe te kennen op basis van een nieuwe indicator, die het CBS heeft ontwikkeld. De Tweede Kamer is hierover in januari 2017 en op 31 januari 2018 nader geïnformeerd. Op dit moment wordt deze bekostigingssystematiek verder uitgewerkt.

Het is lastig om in te schatten wat het restrisico is. Daarom wordt het totale bedrag aan gewichtenmiddelen van € 291,4 miljoen als restrisico aangemerkt.

Niet-basisscholen in het primair onderwijs met leerlingen met een niet-Nederlandse culturele achtergrond komen in aanmerking voor een aanvullende vergoeding. De uitgaven voor leerlingen met een niet-Nederlandse culturele achtergrond bedragen in 2017 € 18,4 miljoen.

De opgaven van de scholen worden gecontroleerd aan de hand van de door ouders of verzorgers getekende verklaringen of inschrijfformulieren. De inhoud van de verklaringen kan niet sluitend worden gecontroleerd. Voor 2017 is het restrisico bij leerlingen met een niet-Nederlandse culturele achtergrond derhalve € 18,4 miljoen.

Op grond van de Wet studiefinanciering 2000 (WSF 2000) en de Wet tegemoetkoming onderwijsbijdrage en schoolkosten (WTOS) komt een deel van de studerenden in aanmerking voor extra beurs wanneer ze uitwonend zijn. Dit geldt alleen voor de mbo-studenten en studenten hoger onderwijs die niet onder het studievoorschot vallen.

Het levert een studerende financieel voordeel op om zich als uitwonende te laten registreren in de Basisregistratie Personen (BRP). De extra basisbeurs voor een uitwonende mbo student is € 2.235 per jaar. De totale uitgaven aan uitwonende beurzen bedroegen in 2017 ruim € 190 miljoen (WSF 2000). De bijdrage die op grond van de WTOS (regeling VO18+) aan uitwonenden is verstrekt, bedroeg in 2017 € 5,7 miljoen.

Bij de vaststelling van de studiefinanciering wordt nu uitgegaan van het adres in de Basisregistratie Personen, maar niet alle studerenden wonen daadwerkelijk op het geregistreerde adres. Daarom worden fysieke controles op het opgegeven woonadres uitgevoerd, zodat het risico op misbruik van de uitwonendenbeurs wordt beperkt. Er zijn in 2017 ongeveer 1.500 controles uitgevoerd op basis van een risicoprofiel. In ongeveer 40 procent van de geselecteerde gevallen is vastgesteld (voor bezwaar en beroep) dat de studerende niet op het in de BRP geregistreerde adres woonachtig was. Studenten moeten de onterecht ontvangen studiefinanciering terugbetalen en krijgen een boete opgelegd.

Het bovenstaande betreft studerenden die in Nederland wonen. Bij studerenden in het buitenland wordt anders gecontroleerd. Er wordt gecontroleerd of de student aan de instelling in het buitenland is ingeschreven. Er wordt aangenomen dat hij in het buitenland woonachtig is. Omdat er geen adrescontrole plaatsvindt, is er voor studerenden in het buitenland een restrisico.

In 2010 is gestart met fysieke controles op het adres in de BRP. Als gevolg van de maatregelen van de afgelopen jaren om misbruik met de uitwonendenbeurs aan te pakken, is dit misbruik substantieel afgenomen. Het restrisico wordt veroorzaakt door onjuiste inschrijving in het BRP en wordt niet aan OCW toegerekend. Er is dus sprake van geïmporteerd risico. In 2017 is een a-selecte steekproef uitgevoerd onder mbo-studenten met een uitwonendenbeurs. Op basis van dit onderzoek wordt het restrisico in het mbo ingeschat op ongeveer € 4 miljoen. In totaal (mbo en ho) resteert nog een restrisico van ongeveer € 8 miljoen, hetgeen ten opzichte van eind 2016 een daling betekent van ongeveer € 5 miljoen.

Van ouders wordt verwacht dat zij bijdragen aan de studie van hun kind. Kunnen ze dat niet of onvoldoende, dan kan de studerende een aanvullende beurs krijgen. De hoogte van de beurs hangt mede af van het ouderlijk inkomen. Het ouderlijk inkomen kan niet in alle gevallen juist en volledig worden vastgesteld. In 2017 is in totaal circa € 775 miljoen aan aanvullende beurs verstrekt. Daarvan is circa € 34 miljoen aan studenten met ouders in het buitenland verstrekt.

Wanneer ouders in Nederland wonen, is het risico op misbruik beperkt. Op grond van artikel 8, eerste lid Awir beheert de Belastingdienst het inkomensgegeven uit het basisregister inkomen. DUO is bevoegd deze inkomensgegevens van de Belastingdienst te gebruiken en is ook afhankelijk van deze gegevens. Er zijn circa 12.300 studenten met ouders in het buitenland en in deze gevallen vraagt DUO bewijsstukken van het buitenlands inkomen op. Gegevensuitwisseling met buitenlandse Belastingdiensten komt in beperkte mate tot stand.

DUO vraagt de bewijsstukken op maar de juistheid en volledigheid van het opgegeven buitenlands inkomen is niet volledig met zekerheid vast te stellen door DUO noch door de Belastingdienst, met uitzondering van de voormalige Nederlandse Antillen ad € 4,1 miljoen, waar dit wel mogelijk is. Hierdoor is er sprake van restrisico bij studenten met een aanvullende beurs met ouders in het buitenland van circa € 29,9 miljoen.

Het Ministerie van OCW kent in 2017 zes ICT-projecten groter dan € 5 miljoen (waarvan er in de loop van het jaar twee zijn afgerond): Doorontwikkelen BRON, Programma Dienstverlening Instellingen, Programma Krachtig Leraarschap en Lerarenregister, Programma Vernieuwing Studiefinanciering, Digitale Taken Rijksarchieven (afgerond) en Programma Erfgoed Digitaal (afgerond). Jaarlijks rapporteert het Ministerie van OCW over deze projecten conform het daarvoor afgesproken rapportagemodel. Van alle projecten wordt de stand van zaken openbaar gemaakt via het Rijks ICT-dashboard www.rijksictdashboard.nl. Het gaat om informatie over onder andere het doel van het project, de geraamde kosten, de doorlooptijd en de uitgebrachte kwaliteitstoetsen. Minimaal één keer per jaar wordt het dashboard geactualiseerd. Raadpleging van het dashboard maakt het mogelijk in één oogopslag het verloop van kosten en doorlooptijd te zien. Ook maakt een grafiek de ramingen en de feitelijk gemaakte kosten zichtbaar. Verder is aangegeven aan welk beleidsterrein het project bijdraagt.

Voor alle projecten geldt dat CIO- en privacyfunctionarissen van de betreffende organisatie(onderdelen) adviseren over de risico’s voor de privacy en uitvoering. Door de advisering door CIO- en privacyfunctionarissen, maar ook door de inzet van instrumenten als «Gateway», BIT-toetsen en de OCW risicorapportage worden dergelijke risico’s tijdig in kaart gebracht en zijn deze continu onder de aandacht. Daartoe worden in de projecten zelf ook waarborgen ingebracht om risico’s voor de uitvoering te onderkennen. De Functionarissen gegevensbescherming van het Ministerie van OCW zien toe op navolging van de Wet bescherming persoonsgegevens. In het proces van het opstellen van Privacy Impact Assessments bij nieuwe wetgeving en grote ICT projecten heeft inmiddels de Gegevenseffectbeoordeling een plaats gekregen. OCW heeft de laatste acties in beeld die nodig zijn om compliant en in control te zijn voor de Algemene Verordening Gegevensbescherming die op 25 mei 2018 formeel van toepassing wordt. Verder kent OCW twee Functionarissen Gegevensbescherming (FG). Eén bij DUO en één bij het bestuursdepartement. Er is gekozen voor een specifieke FG bij DUO vanwege de grote omvang van persoonsgegevens bij DUO en de noodzaak om hier, op korte afstand, adequaat toezicht op uit te kunnen oefenen. De FG voor het bestuursdepartement OCW wordt op dit moment geworven, gericht op een aanstelling ruim voor de ingangsdatum van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (25 mei 2018).

In 2017 is binnen OCW veel aandacht besteed aan het veilig omgaan met persoonsgegevens en het melden van datalekken. Dit heeft bijgedragen aan het beperkte aantal datalekken.

Het aantal datalekken bij OCW (exclusief DUO) is drie. Bij de directie Organisatie en Bedrijfsvoering zijn twee datalekken gemeld. Eén hiervan is ook bij de Autoriteit Persoonsgegevens gemeld. Bij het Nationaal Archief is één datalek gemeld.

In 2017 zijn binnen DUO in totaal 47 gevallen van datalekken gemeld. 20 hiervan zijn volgens de voorschriften bij de Autoriteit Persoonsgegevens gemeld.