De belangrijkste tekortkomingen en risico’s in de bedrijfsvoering in 2018 inclusief de genomen maatregelen om deze risico's te beheersen staan hierna beschreven. De elementen van de bedrijfsvoering die op orde zijn, komen niet aan de orde.

Rechtmatigheid

Voor de bepaling van fouten en onzekerheden is de rijksbrede normering toegepast. Er hebben zich geen overschrijdingen van de tolerantiegrenzen voorgedaan.

Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

Voor dit onderdeel zijn geen bijzonderheden te melden.

Financieel en materieelbeheer

Financiële administratie

De ADR heeft in haar rapport over 2017 dit punt opgenomen als lichte bevinding.

Gebruik derdenrekeningen/balansdossier

Het beheer van derdenrekeningen is verbeterd. Er zijn vooral bij het Bestuursdepartement stappen voorwaarts gemaakt door het gebruik van een nieuw format voor beoordeling derdenrekening, de afronding van de kaderstelling en de geboden ondersteuning. Hierdoor zijn de analyses inzake mutaties en saldo derdenrekeningen in het balansdossier verbeterd. Dit format draagt bij aan een uniform en transparant gebruik van derdenrekeningen. De werking dient blijvend te worden gemonitord als onderdeel van het toezicht op de balansdossiers binnen JenV. Er zijn stappen gezet maar een goede analyse van de rekeningen door de rekeningbeheerders blijft een belangrijk aandachtspunt.

Verplichtingen-beheer

In 2018 is toegezien op het correct toepassen van de kaders en voorschriften verplichtingenbeheer. Er is sprake van een verbetering. Dit punt loopt door naar 2019 en dient blijvend te worden gemonitord om te voorkomen dat afwijkend van kader wordt gehandeld. Het is de bedoeling om bij de tertaalafsluitingen meer de focus te leggen op het verplichtingen-beheer.

Prestatieverklaring

In 2018 is veel aandacht besteed aan het verkrijgen van goede prestatieverklaringen voor het betaalbaar stellen van facturen zodat de kwaliteit van de prestatie en de rechtmatigheid goed geborgd zijn. De volgende maatregelen zijn genomen:

• – bespreking werkinstructie met alle JenV sectoren;

• – controle van betalingen zonder toegevoegde prestatieverklaring middels procesmining;

• – deelwaarneming op prestatieverklaring bij de tertaalafsluiting;

• – aanvullend onderzoek bij het Bestuursdepartement gericht op het verder informeren en opleiden van prestatieverklaarders bij het Bestuursdepartement;

• – aanvullend onderzoek en voorlichting (roadshow) bij alle DJI onderdelen ter borging van de vastgestelde werkwijzen en beheersmaatregelen. Eind 2018 zijn alle organisatieonderdelen geïnformeerd. De ADR heeft bij de interim-controle vastgesteld dat de kwaliteit van de prestatieverklaringen bij DJI is verbeterd,

• – Bij andere onderdelen moeten de verbeteringen in 2019 verder worden vormgegeven.

Er zijn hiermee diverse beheersmaatregelen getroffen om het risico op onrechtmatigheden als gevolg van de kwaliteit en het ontbreken van prestatieverklaringen te mitigeren. Verder is het project serviceprocurement gestart met als doel het verkrijgen van een sluitende interne controle op de inhuur van externen en uitzendkrachten. Daarbij moeten inkooporder, prestatieverklaring (goedgekeurde uren door bevoegd gezag) en facturatie altijd een sluitend geheel zijn (de zogenaamde 3-way match). Ook hier is sprake van verbetering ten opzichte van vorig jaar.

Memo- en herstelboekingen

JenV heeft in 2018 de instructie memo- en herstelboekingen geactualiseerd en afgestemd met de ADR. Naleving van de instructie borgt de kwaliteit van de boekingen in het financiële systeem «Leonardo». Tijdens de reguliere tertaalafsluitingen is aandacht besteed aan toelichting bij de sectoren. In de opzet en het bestaan zijn inmiddels stappen gezet. Een aandachtspunten blijft ook in 2019 of de voorgeschreven instructies goed worden nageleefd.

Financieel beheer NFI

De Algemene Rekenkamer heeft in het Verantwoordingsonderzoek 2017 vastgesteld dat de financiële administratie van het NFI verbetering behoeft. In 2018 is veel aandacht geschonken aan het verbetertraject.

– Volledigheid omzet derden

Volledigheid is geborgd door maandelijkse afsluiting, waarbij alle projectopbrengsten maandelijks worden bepaald en geboekt. Zaaksonderzoeken worden gemonitord op tijdige facturering; daarbij wordt het onderhanden werk per tertaal bepaald. Dit heeft ertoe geleid dat vrijwel geen correcties meer hebben hoeven plaatsvinden in het kader van de volledigheid omzet derden. Door de genomen maatregelen is het beheer in dit traject toereikend.

– Bedrijfsvoering algemeen

De financiële administratie en sub administraties van NFI zijn succesvol over gegaan naar Shared Service Center van JenV. Er zijn duidelijke werkafspraken (maandmonitor uitputting versus budget per divisie) vastgelegd en toetsing vindt vanuit het NFI tijdig en periodiek plaats. Bij het NFI zijn zichtbare verbeteringen merkbaar en daarmee is deze omissie opgelost.

Forensische zorg (Diagnose Behandeling Beveiliging Combinatie)-administratie Rijks Psychiatrische Centra

De forensische zorg (in Rijksklinieken) is door de ADR aangemerkt als een lichte bevinding in 2017. Monitoring op de voortgang van de DBBC-problematiek blijft noodzakelijk in het jaar 2019. Inmiddels zijn de controleverklaringen met betrekking tot onderhanden werk (OHW) over 2016 afgerond en worden de verschillen tussen de verscheidene systemen gedetecteerd en opgelost door middel van bestandsvergelijking. Voor de toekomst wordt onderzocht of de systemen beter op elkaar kunnen worden aangesloten, waardoor verschillen kunnen worden voorkomen. Op dit onderdeel zijn in 2018 vorderingen gemaakt en kan dit punt, mede gezien het financiële belang, als afgedaan worden beschouwd.

Daarnaast is binnen de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) forensische zorg als nieuw aandachtsgebied aangemerkt om beter inzicht te krijgen in het onderhanden werk en afgesloten/niet gefactureerd-posities. Dit leidt in 2019 tot een herverdeling van taken tussen het hoofdkantoor, de inrichting en het SSC en heeft een impact op de processen. Het doel voor 2019 is om het voor interne partijen ook tussentijds mogelijk te maken om het resultaat te bepalen.

Afpakken (ontnemingsmaatregelen/beslagzaken)

Het afpakproces kreeg van de ADR een gemiddelde bevinding over 2017. Het standenregister voor openstaand recht in het kader van ontnemingsmaatregelen is in 2018 voor het eerst tussentijds opgesteld en is kortgeleden geactualiseerd en gedeeld met justitie en veiligheid organisatie en de ADR. Hiermee wordt inzicht verkregen in de openstaande rechten. Het standenregister wordt door de ADR beoordeeld als onderdeel van de jaarafsluiting. Er zijn nog aandachtspunten (waaronder de borging van de maatregelen), maar er is duidelijk vooruitgang waar te nemen.

Het Ministerie van Financiën is akkoord met de gevraagde tijdelijke afwijking van de rijksbegrotingsvoorschriften (ontheffing om het openstaande recht in verband met geldelijke zaken niet op de saldibalans op te nemen). Met ingang van het verslaggevingsjaar 2020 verantwoorden zowel het Openbaar Ministerie als het Ministerie van JenV de verbeurdverklaarde geldelijke zaken op de saldibalans. Op deze wijze zijn de formele afspraken geborgd.

Subsidie- en bijdragenbeheer

Het subsidie- en bijdragenbeheer is door de Algemene Rekenkamer in het Verantwoordingsonderzoek 2017 als een onvolkomenheid aangemerkt. De ADR heeft in het Auditrapport 2017 het subsidie- en bijdragenbeheer als een gemiddelde bevinding opgenomen mede gezien het meerjarige karakter.

Ten aanzien van bijdragenbeheer is er nog in onvoldoende mate sprake van een goed werkende en sluitende planning- en controlcyclus met bijbehorende toezichtsinstrumenten. In de tweede helft van 2018 is extra capaciteit voor bijdragenbeheer aangetrokken. Hierbij is primair ingezet op het laten verrichten van de risicoanalyses ten behoeve van bijdragejaar 2019 en het actualiseren van alle accountantsprotocollen. Inmiddels is ten aanzien van de bijdrageontvangende instellingen een risicoanalyse opgesteld. Ten aanzien van het merendeel van de bijdrageontvangende instellingen zijn, in afstemming met de opdrachtgever of (indien van toepassing) met de opdrachtgever en eigenaarsadvisering, nieuwe accountantsprotocollen opgeleverd. Er vindt op dit moment afstemming plaats over accountantsprotocollen tussen JenV, de bijdrageontvangers en de openbare accountants.Samenvattend kan gesteld worden dat met betrekking tot de instrumenten het nodige bereikt is in 2018. In 2019 zal worden ingezet op het actualiseren van de resterende toezichtsinstrumenten en het verder verbeteren van de werking van de controlcycli.

De Algemene Rekenkamer heeft aanbevolen om in 2018 te komen tot een structurele borging van het subsidiebeheer binnen het kerndepartement. Met het oog op het proces richting een dergelijke structurele borging is gedurende geheel 2018 nog sprake geweest van handhaving van voorafgaand toezicht bij subsidies. Daarbij concentreerde de aandacht zich op de risico-analyse bij verstrekking van de subsidies en de volledigheid van subsidie-dossiers. Eind 2018 is besloten om in principe de subsidie-uitvoering te gaan concentreren op één plek binnen JenV. Daarmee wordt kennis en ervaring samen gebracht zodat de kans op fouten en onzorgvuldigheden wordt verkleind. Hiermee kan een zekere mate van routine bij de subsidieverstrekking ontstaan. Na verdere uitwerking en overleg met de medezeggenschap zal de implementatie, zoals nu voorzien, plaatsvinden in de tweede helft van 2019.

Inkoopbeheer

Het inkoopbeheer Bestuursdepartement is door de Algemene Rekenkamer in het Verantwoordingsonderzoek 2017 als een onvolkomenheid aangemerkt. De ADR heeft in het Auditrapport 2017 onrechtmatige inkoop als een lichte bevinding opgenomen.

– Inkoopbeheer Bestuursdepartement

Het inkoopbeheer bij JenV Bestuursdepartement is in 2018 op orde. De beheersmaatregelen binnen het inkoopproces zijn toereikend ingericht. De doorontwikkeling op de inkoopfunctie vindt plaats in samenwerking met de verschillende inkooporganisaties binnen JenV. Nadruk is gelegd op kwaliteit, effectiviteit en maatschappelijke doelstellingen.

In september 2018 is voor het Dynamisch Aankoop Systeem (DAS) door BZK een beleidskader opgesteld. Vanaf september 2018 voldoet JenV aan dit beleidskader. Het DAS behoort na de ingangsdatum van deze richtlijn tot het reguliere proces. Hierdoor blijft alleen de specifieke casuïstiek bestaan op het gebied van Tolken waarvan is aangegeven dat deze niet voor 2019 kan worden opgelost.

– Inkoopbeheer NFI

Het NFI heeft in afstemming met het bestuursdepartement in 2017 een inkoop verbeterplan opgesteld. In 2017 en 2018 is invulling gegeven aan dit plan en zijn significante verbeteringen gerealiseerd hetgeen tot uitdrukking komt in de daling van de onrechtmatige inkopen bij het NFI.

– Inhuurcontracten IND

In de verantwoording 2017 is geconstateerd dat de IND een aantal nadere overeenkomsten in de Inhuurmantel niet rechtmatig verlengd heeft. In 2018 heeft IND, na het inwinnen van juridisch advies, deze contracten beëindigd en zijn deze indien nodig opnieuw uitgevraagd. Bij een deel van deze uitvragen is onjuist gebruik gemaakt van de raamovereenkomst. Door dit laatste is een deel van de aangegane verplichtingen bij IND als ook DT&V als onrechtmatig aangemerkt. De Inhuurmantel Vreemdelingenketen expireert in april 2019. Daarna participeert de IND in een rijks-mantelovereenkomst waardoor het probleem wordt opgelost.

Overige aspecten van de bedrijfsvoering

Personeelsbeheer

Personeelsbeheer is als lichte bevinding aangemerkt door de ADR in het Auditrapport 2017. Uit de bevindingen voor 2018 blijkt dat het personeelsbeheer nog niet volledig op orde is, ondanks de interne controles die door de onderdelen en de directie PenO (personeel en organisatie) zijn uitgevoerd. Om die reden blijft dit een aandachtspunt in het PenO controleplan, evenals het tijdig uitvoeren van alle controles. In dit controleplan is de verantwoordelijkheid van het tijdig en juist verwerken van personele mutaties in de personeelsadministratie belegd bij de dienstonderdelen (in de eerste lijn). PenO voert de tweedelijns controle uit door het monitoren van de uitvoering van de eerstelijnscontroles en door het doen van de in het controleplan genoemde concern-brede controles. Naast de eerste- en tweedelijnscontroles is in 2018 de trendanalyse structureel opgepakt. Met behulp van de trendanalyse wordt inzichtelijk gemaakt welke personeelsbeheer-processen nog niet goed verlopen binnen het Ministerie van JenV. Om de onderdelen nog beter te ondersteunen en adequater te volgen wordt deze analyse in 2019 per dienstonderdeel concreter gemaakt.

Binnen de organisaties van JenV stonden de volgende PenO thema’s centraal: wendbaar organiseren, arbeidsparticipanten, leren en ontwikkelen en verlagen van het ziekteverzuim. In 2018 is voortgebouwd op de verdere ontwikkeling van de PenO verantwoordelijkheid van JenV. Vanuit de PenO concerncontrol verantwoordelijkheid is in kaart gebracht wat de stand van zaken bij de diverse dienstonderdelen op deze thema’s is en welke interventies er worden gepleegd. Daarbij is in kaart gebracht waar de «best-practices» plaats vinden maar ook welke hulpvragen er nog liggen, die in samenwerking met de dienstonderdelen zijn opgevolgd.

Informatiebeveiliging

Het onderwerp Informatiebeveiliging is door de Algemene Rekenkamer in het Verantwoordingsonderzoek 2017 als een onvolkomenheid aangemerkt en door de ADR is een lichte bevinding in het Auditrapport 2017 opgetekend. In 2018 heeft informatiebeveiliging specifieke aandacht gekregen van de Bestuursraad. Er zijn duidelijke verbeteringen gerealiseerd.

– Informatiebeveiliging

De ADR heeft in hun verantwoordingsonderzoek aangegeven de focus te leggen op hoe het lijnmanagement de governance (identificatie, sturing en beheersing) op de informatiebeveiliging (IB) heeft ingericht. Ten aanzien van de IB is de beheersing op de kritieke informatiesystemen verder verscherpt. JenV heeft een definitie opgesteld over wat er wordt verstaan onder een kritiek systeem. Binnen de reikwijdte van de P&C cyclus heeft IB structureel aandacht gekregen. Specifieke aandacht is uitgegaan naar de verbeteringen in de In Control Verklaring op de IB (ICV-IB). Hiervoor heeft ieder JenV onderdeel met kritieke systemen een door de lijn getekende verklaring overhandigd inclusief een bijbehorend wegingsverslag. Daarnaast is een meerjarig informatiebeveiligingsplan opgeleverd waarmee aan de hand van de Handreiking bij Volwassenheidsmodel Informatiebeveiliging de ambitie is om de volwassenheid van IB verder te verhogen. Dit meerjarig informatiebeveiligingsplan is tevens aan de Tweede Kamer gezonden.

– Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Vanaf 2017 is de implementatie van de AVG door alle onder het Ministerie van JenV ressorterende onderdelen actief opgepakt. De onderdelen zijn daarbij centraal ondersteund door een «Implementatie AVG projectteam», bestaande uit deskundigen ten dienste van alle organisatie onderdelen. Dit multidisciplinaire team, bood hulp op locatie en organiseerde kennissessies voor privacy officers en andere contactpersonen van de onderdelen.

In 2018 is de centrale ondersteuning en sturing verstevigd door de aanstelling van een concern privacy officer. De privacy awareness van alle JenV medewerkers is vergroot door een reeks basiscursussen privacy. Medewerkers is handelingsperspectief geboden en zij zijn geïnformeerd over de risico’s van gebrekkige naleving van de AVG, zoals imagoschade, boetes en hoge nalevingskosten. Met de inrichting van een CIO-privacyboard is het onderwerp in het CIO-stelsel gepositioneerd en de privacy governance verder verstrekt.

De voortgang van de implementatie is tijdens de P&C-cyclus in kaart gebracht aan de hand van een uniform beoordelingskader en self-assessments door de onderdelen. Vanuit de concern control verantwoordelijkheid van de directie Informatievoorziening en Inkoop zijn aanvullende controles uitgevoerd. De voortgang is elk tertaal aan de ambtelijke- en politieke top gerapporteerd. De rapportages verschaften actueel inzicht in de vraag of een onderdeel in control is of compliant. Een onderdeel is «in control» als het management inzicht heeft in de aard en omvang van de werkzaamheden die moeten worden verricht om aan de AVG te voldoen, over de benodigde resources beschikt en de voortgang van de implementatie periodiek monitort. Een onderdeel is AVG compliant als de processen, procedures en systemen aantoonbaar in lijn zijn met de AVG.

Op basis van de rapportages kan over 2018 worden gemeld dat de gehele JenV organisatie «in control» is en belangrijke stappen heeft gezet in de richting van «compliancy». De departementsleiding heeft enkele onderdelen gevraagd om versnellingsplannen op te leveren, opdat het gehele ministerie uiterlijk ultimo 2019 aan de AVG voldoet.

– Toezichtsarrangementen digitalisering

Met de Rechtspraak zijn in 2018 afspraken gemaakt over de verbetering van de informatievoorziening over en beheersing van de digitalisering van de Rechtspraak naar aanleiding van het beëindigen van KEI. Hiervoor is een arrangement van toezicht opgesteld. Het doel hiervan is dat de beheersing van de informatievoorziening bij de Rechtspraak én informatiepositie van het ministerie, en daarmee van de Minister van JenV, wordt versterkt. Uitgangspunt hierbij blijft dat de Rechtspraak zélf verantwoordelijkheid draagt voor de uitvoering van de taken, waaronder de digitalisering. Tevens verantwoordt de Rechtspraak zich daarover via de Minister, aan de Tweede Kamer. In 2019 zal de lijn van de Toezichtsarrangementen ook voor de andere sui generis organisaties worden doorgezet.