Het Nationaal Archief beheert de archieven van de rijksoverheid en archieven van maatschappelijke organisaties en individuele personen die van nationaal belang zijn (geweest). In de depots ligt bijna duizend jaar geschiedenis van Nederland opgeslagen in archieven en in duizenden kaarten, tekeningen en foto’s.

De missie van het Nationaal Archief is het dienen van ieders recht op informatie en het geven van inzicht in het verleden van ons land door inzet voor een sterk archiefbestel, een afgewogen beleid voor archiefwaardering en selectie en optimale zorg voor alle rijksarchieven en de nationale archiefcollectie in Den Haag te beheren en onsite en online te presenteren.

Nationaal Archief en Regionale Historische Centra

Op basis van de Archiefwet 1995 heeft de Minister van OCW een specifieke verantwoordelijkheid voor alle rijksarchiefbewaarplaatsen, zijnde het Nationaal Archief in Den Haag en elf rijksarchiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden. De archiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden maken deel uit van de Regionale Historische Centra (RHC’s). De RHC’s zijn zelfstandige openbare lichamen, die vanuit het Rijk en andere partners een financiële bijdrage ontvangen. Deze begroting handelt alleen om de baten en lasten van het Nationaal Archief. De rijksbijdragen aan de afzonderlijke RHC’s zijn onderdeel van artikel 14 van de begroting van het Ministerie van OCW.

Toelichting

Baten

Omzet moederdepartement

De omzet van het moederdepartement over 2019 bedraagt € 40,0 miljoen en betreft de vergoeding voor de producten en diensten die het Nationaal Archief aan OCW levert. De stijging ten opzichte van de begroting is onder andere veroorzaakt door tweede geldstroom projecten van totaal € 0,8 miljoen, de loon- en prijsbijstellingen van 2018 en 2019 van totaal € 1,8 miljoen en € 0,7 miljoen additionele bijdragen van het Ministerie van OCW voor onder meer arbeidsparticipanten en ICT medewerkers. De ontvangen budgetten voor tweede geldstroom projecten in 2019 betreft de programma’s Handschriftherkenning, Gemeenschappelijk Cultureel erfgoed, Kennis & Innovatie en het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding. Het Nationaal Archief presenteert de doorbetalingen van gelden van OCW aan het centraal bureau voor de genealogie en de regionale historische centra niet in de eigen omzet omdat het NA hierbij alleen een kassiersfunctie vervult.

Het verschil tussen de begroting en de realisatie is voornamelijk veroorzaakt door een hogere omzet van het moederdepartement vanwege loon- en prijscompensatie, programmageld en een per saldo lager dan verwachte onttrekking uit de projectgelden. 

Omzet overige departementen

De bijdrage van de Provincie Zuid Holland (€ 400.000) is voor het beheer van de archieven Zuid Holland.

Omzet derden

De omzet derden is iets hoger dan voorgaand jaar door een hogere opbrengst voor de dienstverlening en verkoop van producten.

Rentebaten

In de vastgestelde begroting is geen rekening gehouden met rentebaten omdat over direct opneembare tegoeden bij het schatkistbankieren geen rente wordt vergoed.

Vrijval voorzieningen

De vrijval van de voorziening betreft een deel van de reorganisatievoorziening voor aansluiting bij FM Haaglanden nadat die aansluiting halverwege het traject is gestaakt vanwege de specifieke aard van het pand. Er is een voorziening gevormd voor de afvloeiing van een medewerker.

Mutatie Projectgelden

In de staat van baten en lasten wordt de mutatie van projectgelden apart gepresenteerd op grond van de bijzondere aard en omvang. Tegenover de toegekende projectgelden voor onder meer DTR en het depot in Emmen, staan toekomstig te leveren prestaties aan de opdrachtgever OCW. Daarom wordt ook in de balans inzichtelijk gemaakt welke posten betrekking hebben op de projectgelden.

De mutatie projectgelden is lager dan begroot vanwege de langere doorlooptijd van de Europese aanbesteding van netwerkcomponenten. Uitgaven op projecten zijn in 2019 vooral kosten geweest. Voor de staat van baten en lasten zijn de onttrekkingen aan de projectrekeningen in 2019 groter geweest dan de toevoegingen. De projectgelden op de balans nemen af.

Lasten

Apparaatskosten

De apparaatskosten bedragen € 41,4 miljoen en liggen circa € 4,4 miljoen boven de begroting. De kosten voor eigen personeel zijn hoger door cao loonstijgingen. Verder is er meer ICT personeel ingehuurd voor de ontwikkeling van de digitale infrastructuur.

De materiële kosten zijn vooral door de opening van de locatie Emmen hoger dan 2018.

De presentatie van de bijdrage aan SSO’s is conform de gehanteerde definitie van SSO’s volgens de Rijksbrede Kostensoortentabel. Gedurende 2019 is het voor ons verbouwde pand aan het Bendienplein 5 in Emmen door de RVB opgeleverd en in gebruik genomen. Hierdoor stijgen de overige materiele kosten.

Afschrijvingskosten

Er zijn geen afschrijvingen van immateriële vaste activa, omdat in 2013 de immateriële vaste activa volledig zijn afgeboekt en er in 2019 geen software aanwezig is die voldoet aan alle criteria voor activering.

De afschrijving van de materiële vaste activa bedraagt € 1,7 miljoen en is € 1,0 miljoen lager dan begroot. Dit komt door lagere investering in Emmen dan begroot en doordat de afschrijvingen voor Emmen later in het jaar starten door een latere ingebruikname van het pand.

Toelichting

Activa

De balans van het NA vertoont een daling van de totale activa en passiva vanwege de afname van overige schulden en overlopende passiva, de overige vorderingen en overlopende activa en de liquide middelen. De liquide middelen zijn gedaald door betalingen van gelden aan de RHC’s. Het Ministerie van OCW heeft in 2018 een fonds voor huisvesting gevormd ter dekking van de risico’s vanwege het nieuwe huisvestingsstelsel van de RHC’s. De middelen zijn afkomstig van de bestemmingsfondsen voor huisvesting bij zeven RHC’s. De RHC’s zijn nu verantwoordelijk voor het onderhoud aan hun pand. Het fonds is opgenomen als kortlopende schuld aan het moederdepartement. Twee RHC’s maakten begin 2019 nog een restant deel van in totaal € 0,9 miljoen over. Op basis van een opname van het RVB is aan de RHC’s € 4,8 miljoen betaald voor nog uit te voeren onderhoudswerkzaamheden die bij de overgang naar het nieuwe stelsel door de RHC’s zelf gedaan moeten worden.

Vaste Activa

De post Installaties en Inventarissen stijgt met € 2,8 miljoen doordat de investeringen in de stellingen en ontzurings-machine in Emmen voor € 3,2 miljoen zijn overgeboekt vanuit de overige materiele vaste activa. Verder zijn de afschrijvingen op de post installaties en inventarissen € 0,5 miljoen hoger dan de investeringen in het jaar.

Vlottende Activa

De vlottende activa dalen door een daling van de nog te ontvangen bedragen van overige organisaties.

De debiteuren en nog te ontvangen bedragen zijn als volgt te specificeren:

De daling van de vorderingen op overige organisaties met ruim € 2,7 miljoen is vanwege eind 2018 vooruitbetaalde kosten van € 1,3 miljoen aan de nieuwe dienstverlener voor applicatieontwikkeling en beheer in het eerste kwartaal van 2019 en van € 0,3 miljoen aan ICT licenties. Verder is er eind 2018 nog € 0,9 miljoen ontvangen van twee RHC’s i.v.m. de terugvordering van de middelen uit de bestemmingsfondsen voor huisvesting.

De liquide middelen bestaan uit de Rekening-Courant met de Rijkshoofdboekhouding (RHB) van het Ministerie van Financiën en een klein saldo kasmiddelen. De liquide middelen zijn gedaald als gevolg van betalingen aan de RHC’s. De liquide middelen blijven hoog mede omdat namens het Ministerie van OCW het bestemmingsfonds voor huisvesting van de RHC’s groot € 14,7 miljoen volledig in liquide middelen wordt aangehouden.

Passiva

Eigen Vermogen

Het eigen vermogen bedraagt ultimo 2019 € 2,1 miljoen. Hiermee komt het eigen vermogen boven de maximumomvang van 5 procent van de gemiddelde jaaromzet, berekend over de laatste drie jaar. Het verloop van het vermogen ziet er als volgt uit:

De verdeling van het onverdeeld resultaat over 2019 komt tot uitdrukking in de jaarrekening 2020. Het plafond aan eigen vermogen dat het NA mag aanhouden van 5 procent van de gemiddelde jaaromzet over de afgelopen 3 jaar is € 2,0 miljoen. Omdat er € 2,1 miljoen aan eigen vermogen is heeft het NA een surplus van € 0,1 miljoen.

Voorzieningen

De voorzieningen zijn per saldo vrijwel gelijk gebleven. Dit is het saldo van dotaties onttrekkingen en vrijval van wachtgeldverplichtingen en de reorganisatievoorziening:

Langlopende schulden

Onder de passiva heeft in de vergelijkende cijfers 2018 een reclassificatie plaats gevonden van Kortlopende schulden naar Langlopende schulden voor een bedrag van € 17,9 miljoen. Dit betreft de Investeringsbijdrage en Projectgelden, omdat deze posten een langlopend karakter hebben. Beide posten zijn niet in lijn met de Rijksbegrotingsvoorschriften. Het Nationaal Archief gaat gezien voorgaande constatering in overleg met de eigenaar en opdrachtgever over de te hanteren systematiek in de toekomst.

De langlopende schulden nemen toe doordat een nieuwe lening van € 0,6 miljoen is afgesloten bij het Ministerie van Financiën. Op de lening bij het Ministerie van Financiën wordt binnen een jaar € 0,16 miljoen afgelost. Dit bedrag is opgenomen onder de kortlopende schulden.

De belangrijkste mutaties in de investeringsbijdrage betreffen de dotaties vanwege investeringen in activa voor de projecten Emmen en DTR en de afschrijvingen op bestaande activa. Een oorzaak van de lagere stand van de projectgelden zijn kosten van de projecten Emmen, DTR en metamorfose en de investeringen in het nieuwe depot op locatie Emmen en DTR. Na ingebruikname van het pand in juni is gestart met de afschrijving op de voor Emmen aangeschafte activa.

Kortlopende schulden

In de staat van baten en lasten worden de mutatie van projectgelden apart gepresenteerd op grond van de bijzondere aard en omvang. Daarom wordt ook in de balans inzichtelijk gemaakt welke posten betrekking hebben op de projectgelden.

In de post ‘investeringsbijdrage’ staan bedragen waartegenover investeringen staan, zoals de depotstellingen, een ontzuringsmachine, het e-Depot en ICT devices voor de nieuwe werkplek. Investeringen zijn bedrijfsmiddelen met een aanschafwaarde boven de € 10.000.

De crediteuren en nog te betalen bedragen zijn als volgt te specificeren:

De nog te betalen bedragen aan het moederdepartement zijn de terugontvangen gelden van de RHC’s uit de gevormde bestemmingsfondsen voor huisvesting. Dit geld is van het moederdepartement en direct opvraagbaar.

Toelichting

In het kasstroomoverzicht wordt voor de operationele kasstroom een uitsplitsing gemaakt naar ontvangsten en uitgaven. De ontvangsten hebben betrekking op bijdragen van het moederdepartement, andere departementen, omzet derden en projectgelden. De uitgaven betreffen betalingen aan personeel en leveranciers voor de reguliere werkzaamheden, maar ook voor projecten. De vastgestelde begroting is niet aangepast, omdat de aanpassing geen consequenties heeft voor de totale operationele kasstroom.

De liquide middelen van het NA zijn in 2019 met circa € 2 miljoen afgenomen. De belangrijkste oorzaak van deze afname is de betaling aan de RHC’s. De operationele kasstroom is € 1,1 miljoen lager dan begroot. De investeringskasstroom is lager ten opzichte van de begroting als gevolg van minder investeringen op projecten. De gedane investeringen betreffen met name investeringen in het kader van het project Masterplan Archiefdepots in stellingen en een ontzurings-machine voor het depot in Emmen en investeringen in ICT in het kader van het DTR project. Een vorig jaar geboekte investering onder de overige materiële vaste activa voor het pand in Emmen betrof voornamelijk de sloopkosten van het oude pand en is in 2019 niet meer als activa opgenomen maar in de kosten geboekt.

De financieringskasstroom is positief vanwege het aangaan van een nieuwe lening van € 0,6 miljoen en de jaarlijkse € 0,1 miljoen aflossing van leningen bij het Ministerie van Financiën voor investeringen in de publieksruimte van het NA in 2013.

Toelichting

De afgelopen jaren waren er geen ingevulde indicatoren voor «prijs per km fysiek archief» en «prijs per Terabyte digitaal archief»: de aanbevelingen uit de agentschapsdoorlichting door het Ministerie van Financiën in 2016 hebben geleid tot het besluit om een actueel integraal kostprijsmodel uit te werken. Het kostprijsmodel wat er lag bleek onvoldoende toereikend voor het toerekenen van kosten aan de producten en diensten van het NA. De opzet van het nieuwe kostprijsmodel is in 2017 afgerond en in 2018 en 2019 verder geïmplementeerd. Met de opzet en implementatie van het integrale kostprijsmodel is het nu mogelijk om per product en dienst de kosten inzichtelijk te maken en de benodigde lumpsum te onderbouwen voor uitvoering van de opgedragen taken. De kostprijzen per 2019 zijn opgenomen in de tabel.

In 2019 komt het uurtarief voor primaire taken en activiteiten uit in lijn met de voorgaande jaren.