Het Nationaal Archief (NA) beheert de archieven van de Rijksoverheid en archieven van maatschappelijke organisaties en individuele personen die van nationaal belang zijn (geweest). In de depots ligt bijna duizend jaar geschiedenis van Nederland opgeslagen in archieven en in duizenden kaarten, tekeningen en foto’s. De missie van het Nationaal Archief is het dienen van ieders recht op informatie en het geven van inzicht in het verleden van ons land door inzet voor een sterk archiefbestel, een afgewogen beleid voor archiefwaardering en selectie en optimale zorg voor alle rijksarchieven en de nationale archiefcollectie in Den Haag te beheren en onsite en online te presenteren.

Nationaal Archief en Regionale Historische Centra

Op basis van de Archiefwet 1995 heeft de Minister van OCW een specifieke verantwoordelijkheid voor alle rijksarchiefbewaarplaatsen, zijnde het Nationaal Archief in Den Haag en elf rijksarchiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden. De archiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden maken deel uit van de Regionale Historische Centra (RHC’s). De RHC’s zijn zelfstandige openbare lichamen, die vanuit het Rijk en andere partners een financiële bijdrage ontvangen. Dit jaarverslag handelt alleen om de baten en lasten van het Nationaal Archief. De rijksbijdragen aan de afzonderlijke RHC’s zijn onderdeel van artikel 14 (Cultuur) van de begroting van het Ministerie van OCW.

Impact Coronavirus

Door de uitbraak van het coronavirus en de ontstane coronacrisis is het financieel resultaat van het Nationaal Archief ook in 2021 beïnvloed. Reguliere werkzaamheden en projecten zijn uitgesteld, vertraagd of anders ingevuld. Het Nationaal Archief heeft er alles aan gedaan de inzage van archieven, het bezoek aan tentoonstellingen en evenementen zo goed mogelijk te organiseren. Daarbij zijn de rijksbrede richtlijnen gevolgd voor onze medewerkers en bezoekers. De coronacrisis heeft verder tot gevolg dat er minder archieven zijn geworven, gedigitaliseerd en gerestaureerd. Daarnaast zijn er vertragingen in de doorontwikkeling op toegangsketens en projecten zoals Handschriftherkenning en Internationale Erfgoedsamenwerking. Naar verwachting zal de uitbraak van het coronavirus ook in 2022 gevolgen hebben voor de uitvoering van de werkzaamheden.

Toelichting

Baten

Omzet moederdepartement

De omzet van het moederdepartement over 2021 bedraagt € 45,5 miljoen. Hiervan is € 45,5 miljoen gerelateerd aan producten/diensten van het NA. De totale baten in 2021 zijn € 47,7 miljoen en € 3,5 miljoen hoger dan begroot.

De stijging ten opzichte van de begroting is mede het gevolg van loon- en prijsbijstellingen. Daarnaast zijn gelden voor de Informatiehuishouding opgenomen in het resultaat over 2021.

Omzet overige departementen

De bijdrage van de Provincie Zuid-Holland (€ 0,4 miljoen) is voor het beheer van de archieven Zuid-Holland.

Omzet derden

De omzet derden is gestegen vanwege bijdragen van derden voor onder andere tentoonstellingen, archiefwerkzaamheden en doorbelastingen van gebruik van het gebouw.

Rentebaten

In de vastgestelde begroting is geen rekening gehouden met rentebaten omdat over direct opneembare tegoeden bij het schatkistbankieren geen rente wordt vergoed.

Vrijval voorzieningen

Er is voor € 19.000 aan vrijval van voorzieningen in 2021. Deze hebben betrekking op de voorziening voor verplichtingen aan oud personeelsleden.

Lasten

Apparaatskosten

De apparaatskosten bedragen € 42,8 miljoen en zijn circa € 0,6 miljoen hoger dan de begroting. Er is meer uitgegeven aan de inhuur van extern personeel. Daarnaast stijgen de kosten voor eigen personeel iets door cao-loonstijgingen. De materiële kosten zijn iets hoger dan begroot door een toename van ICT-kosten.

Afschrijvingskosten

De afschrijving van de materiële vaste activa bedraagt € 1,9 miljoen en is iets lager dan begroot en stijgt iets ten opzichte van 2020.

Toelichting

Activa

Vaste Activa

De post Installaties en Inventarissen is toegenomen met € 0,5 miljoen door investeringen.

Vlottende Activa

De vlottende activa stijgen doordat de liquide middelen zijn gestegen vanwege het positieve bedrijfsresultaat.

Liquide middelen

De liquide middelen bestaan uit de Rekening-Courant met de Rijkshoofdboekhouding (RHB) van het Ministerie van Financiën en een klein saldo kasmiddelen. De liquide middelen zijn gestegen vanwege het positieve resultaat. De liquide middelen blijven hoog mede omdat namens het Ministerie van OCW het bestemmingsfonds voor huisvesting van de RHC’s (€ 17,4 miljoen) volledig in liquide middelen wordt aangehouden. Deze middelen zijn niet vrij te besteden door het Nationaal Archief en zijn als vordering op het Ministerie van OCW op de balans verantwoord. Over een deel van de bestemming van deze middelen is het NA in overleg met het Ministerie van OCW.

Passiva

Eigen Vermogen

Het eigen vermogen bedraagt ultimo 2021 € 5,2 miljoen. Hiermee komt het eigen vermogen boven de maximumomvang van 5 procent van de gemiddelde jaaromzet, berekend over de laatste drie jaar.

De verdeling van het onverdeeld resultaat over 2021 komt tot uitdrukking in de jaarrekening 2022. Het plafond aan eigen vermogen dat het NA mag aanhouden van 5 procent van de gemiddelde jaaromzet over de afgelopen 3 jaar is € 2,3 miljoen. Omdat er € 5,2 miljoen aan eigen vermogen is, heeft het NA een surplus van € 2,9 miljoen. Dit surplus wordt aan het Ministerie van OCW betaald in 2022.

Voorzieningen

De voorzieningen zijn gedaald. Dit is het saldo van dotaties, onttrekkingen en vrijval van wachtgeldverplichtingen

Langlopende schulden

De langlopende schulden stijgen fors omdat er in 2021 leningen zijn afgesloten bij het Ministerie van Financiën, dit is passend bij de status van agentschap.

Kortlopende schulden

De crediteuren en nog te betalen bedragen zijn als volgt te specificeren:

De nog te betalen bedragen aan het moederdepartement zijn voornamelijk gelden van de RHC's uit de gevormde bestemmingsfondsen voor huisvesting. Dit geld is van het moederdepartement en direct opvraagbaar. Daarnaast staan in 2021 onder de nog te betalen bedragen aan het moederdepartement, overige departementen en overige organisaties de projectgelden (€ 3,5 miljoen) die een kortlopend karakter hebben. Het Nationaal Archief heeft in december 2021 € 5,0 miljoen ontvangen als bijdrage van het Ministerie van OCW aan het meerjarige project "De oorlog voor de rechter", dat begin 2022 is gestart. Dit geld is onder de nog te betalen bedragen aan het moederdepartement opgenomen.

Toelichting

In het kasstroomoverzicht wordt voor de operationele kasstroom een uitsplitsing gemaakt naar ontvangsten en uitgaven. De ontvangsten hebben betrekking op bijdragen van het moederdepartement, andere departementen, omzet derden en projectgelden. De uitgaven betreffen betalingen aan personeel en leveranciers voor de reguliere werkzaamheden, maar ook voor projecten. De vastgestelde begroting is niet aangepast, omdat de aanpassing geen consequenties heeft voor de totale operationele kasstroom.

De terugbetaling van het surplus aan eigen vermogen per eind 2020 van € 2,0 miljoen is opgenomen als eenmalige uitkering aan het moederdepartement. De terugbetaling van € 4,3 miljoen projectgelden en € 6,5 miljoen investeringsbijdrage zijn onder de operationele kasstroom verwerkt net als € 5,0 miljoen vooruitontvangen gelden voor het project "De oorlog voor de rechter".

De voor het terugbetalen van de investeringsbijdrage en financiering van de investeringen in 2021 aangegane lening bij het Ministerie van Financiën groot € 8,5 miljoen is opgenomen onder het beroep op de leenfaciliteit.

De liquide middelen van het NA zijn in 2021 met circa € 1,1 miljoen toegenomen. De toename is voor een belangrijk deel veroorzaakt door het positieve resultaat.

Toelichting

Met de opzet en implementatie van het integrale kostprijsmodel werd het mogelijk om per product en dienst de kosten inzichtelijk te maken en de benodigde lumpsum te onderbouwen voor uitvoering van de opgedragen taken.

De kostprijzen per productgroep in de begroting 2021 zijn gebaseerd op het kostprijsmodel 2018.

Het effect van corona is terug te zien in het fors gedaalde aantal fysieke bezoekers in 2020 en 2021, zowel van de tentoonstellingen, de studiezaal als in het kader van onderwijs. Daarentegen is te zien dat het aantal bezoekers van de website is gestegen, in 2021 zijn voor het eerst meer dan 2 miljoen bezoekers geteld, een mijlpaal.