Deze paragraaf gaat in op de bedrijfsvoeringvraagstukken die zich gedurende het begrotingsjaar 2023 hebben voorgedaan en waarvan de informatieverstrekking voor het inzicht en de oordeelsvorming door de Tweede Kamer van belang is. Op basis van de Rijksbegrotingsvoorschriften informeren wij u over onder meer risico’s van misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O), fraude en corruptie, verduurzaming van de BZ-organisatie en informatiebeveiliging.

Het ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) besteedt op een gestructureerde wijze aandacht aan de bedrijfsvoering. Via de interne planning- en controlcyclus waaronder de begrotings- en jaarplancyclus en de Integrale Monitor Bedrijfsvoering bewaakt BZ of de doelstellingen op doelmatige en rechtmatige wijze worden gerealiseerd. Waar nodig wordt bijgestuurd.

Paragraaf 1: Uitzonderingsrapportage

Rechtmatigheid

De begrotingsuitvoering is over 2023 binnen de rapporteringstoleranties gebleven, met uitzondering van de tolerantie die betrekking heeft op de verplichtingen op het artikel 4. Consulaire dienstverlening en uitdragen Nederlandse waarden en op het artikel 7. Apparaat. 

De overschrijdingen zijn veroorzaakt door het niet volledig (kunnen) naleven van de Europese aanbestedingsregels. De organisatie zag zich hier overigens bij enkele zaken die het betrof toe genoodzaakt omwille van de continuïteit en doelmatigheid van de bedrijfsvoering.

Bij de controle van artikel 7 is een statistische steekproef gebruikt. In kolom 7 wordt daarom geen percentage toegelicht omdat de som van de meest waarschijnlijke fouten en onzekerheden (kolom 6) de rappporteringstolerantie (kolom 3) niet heeft overschreden. Het bedrag aan fouten voor artikel 7 kolom 4 en 6 is het gevolg van extrapolatie.

Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

Er zijn geen bijzonderheden te melden.

Begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering

Inkoop

CDI heeft de Spendanalyse over 2020 ‒ 2023 uitgevoerd en haar bevindingen per sleutel-indicator vastgelegd in de jaarlijkse In-Control-Verklaring. Op basis van de bevindingen concludeert CDI dat – het geheel overziende - over het afgelopen jaar sprake is geweest van een beheerste inkoop-uitvoering volgens de rijksbrede sleutel-indicatoren voor inkopen. Wel is aandacht nodig voor de juiste vastlegging van contracten van posten met een waarde groter en gelijk aan EUR 15.000. Gelet op de veelal korte looptijd van deze contracten is het getrouwheidsrisico ten aanzien van de verplichtingenstand beperkt. In nadere overeenkomsten, afgesloten onder raamovereenkomsten, is veelal een optie tot verlenging opgenomen. Regelgeving schrijft voor dat deze optie voldoende wordt geduid. Dit gebeurde in 2023 niet voldoende consequent.

Overbruggingsovereenkomsten CategoriemanagementHet Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat is categoriemanager voor een aantal rijksbrede raamovereenkomsten, waarvan er drie (Interim Management & Organisatieadvies en Financiële Adviesdiensten) in dit verslagjaar nog steeds waren verlengd middels een overbruggingsovereenkomst. Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat heeft dit toegelicht in de Bedrijfsvoeringsparagraaf van haar jaarverslag. Als gevolg daarvan worden de verplichtingen die op nadere overeenkomsten onder deze overbruggingsovereenkomsten worden aangegaan als onrechtmatig bestempeld. De raamovereenkomsten voor Financiële Adviesdiensten zijn per 3 april 2023 gereedgekomen en hebben tot rechtmatige contracten geleid. De her-aanbestedingen voor de overige raamovereenkomsten zijn vertraagd, als gevolg van juridische bezwaren en rechtszaken door inschrijvers. Voor Organisatieadvies verwacht het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat dat daarvoor eind februari 2024 de nieuwe contracten beschikbaar komen. Voor Interim Management is de lopende aanbesteding definitief ingetrokken en wordt met de nu ingezette maatregelen een rechtmatige oplossing medio 2024 voorzien. In het verslagjaar gaat het bij het ministerie van Buitenlandse Zaken om circa 1,45 miljoen euro.

Vastleggen verplichtingen

Het Ministerie heeft eind 2023 besloten – na bespreking met de Auditdienst Rijk – om de regel ‘verplichting=kas’, referte de regeling financieel beheer van het Rijk (artikel 21), niet meer integraal toe te passen op het artikel Apparaat in het jaarverslag van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. De implementatie van het besluit bleek in de praktijk meer omhanden te hebben dan vooraf was ingeschat, waardoor dit besluit in de korte tijd die resteerde niet foutloos kon worden geïmplementeerd. In 2024 zal het Ministerie verdere waarborgen inbouwen in het proces van de registratie van verplichtingen, zodat verplichtingen volledig, juist en navolgbaar zijn. Rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende actoren worden opnieuw bezien.

Beheer vastgoed en huisvesting

Bij het opstellen van de jaarlijks door de Managementraad vastgestelde huisvesting-meerjarenprogrammering is voor het eerst de benodigde capaciteit van de verschillende specialistische onderdelen van DHF meegewogen. Verder is bij de prioritering van de projecten voor het eerst gebruik gemaakt van een wegingsmodel, waarin alle vastgoedprojecten langs een meetlat op basis van de vier strategische speerpunten uit de huisvestingsvisie worden gelegd. Dit wegingsmodel wordt nog meer in detail uitgewerkt. 

De directie Huisvesting en Facilitaire Zaken (DHF) heeft in 2023 verder gewerkt aan de implementatie van de huisvestingsvisie en aan de versterking van de interne organisatie. De Algemene Rekenkamer heeft van de huisvesting van BZ een aandachtspunt gemaakt voor de komende periode. Mede naar aanleiding daarvan gaat DHF het reeds ingezette verbetertraject verder doorvoeren door middel van programmasturing, incl. de aanstelling als lid van het MT van een programmamanager, per 1 september 2023.

Huisvesting buitenlandIn 2023 heeft DHF verder gewerkt aan een aantal grote (nieuwbouw) projecten, waaronder Brussel en Ankara. In onder meer Tallinn. Parijs en Jerevan zijn projecten opgeleverd en in Kopenhagen is een nieuwe residentie gekocht.

Huisvesting NLHet aantal medewerkers dat op kantoor werkt, is bijna weer terug op het niveau van voor de COVID periode. De tijdelijke aanvullende beveiligingsmaatregelen op Rijnstraat 8 en in de Terminal Zuid, die mede onder druk vanuit de EU en de NAVO moesten worden ingevoerd, zijn zonder noemenswaardige problemen geïmplementeerd. Over het voornemen van het ministerie van BZK om de hele BZ-organisatie op termijn weer te huisvesten in hetzelfde gebouw, in een zgn. unilocatie, zal naar verwachting op korte termijn interdepartementale besluitvorming plaatsvinden, waarover het parlement zal worden geïnformeerd.

Misbruik en oneigenlijk gebruik

Misbruik en oneigenlijk gebruik/externe fraude

In deze rapportage wordt misbruik en oneigenlijk gebruik (hierna: externe fraude) beschouwd als het opzettelijk handelen van externe partijen in de BZ-activiteitencyclus waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding om een onrechtmatig of onwettig voordeel te verkrijgen. De minister van Buitenlandse Zaken is verantwoordelijk voor de integrale bedrijfsvoering, met uitzondering van projectmatige beheersing van de activiteitencyclus inclusief het beeld ten aanzien van externe fraude. Deze valt onder de verantwoordelijkheid van de minister voor Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking.

Risico’s op misbruik en externe fraudeBZ beschikt over beleid en procedurebeschrijvingen die zijn opgenomen in het Handboek Bedrijfsvoering Buitenlandse Zaken (HBBZ). Volgens afspraak worden vermoedens en gevallen van fraude en corruptie door derden in de activiteitencyclus van BZ gemeld bij het Expertisecentrum Malversaties (ECM) van het ministerie.

Meldingen externe fraudeIn 2023 zijn 4 vermoedens van externe fraude en corruptie rond BZ-projecten en -programma’s gemeld bij ECM (ter vergelijking: in 2022 waren dit er 7). Meer gedetailleerde informatie hierover is opgenomen in de bijlage ‘Misbruik en oneigenlijk gebruik’ van het jaarverslag Buitenlandse Zaken 2023. Meer informatie ten aanzien van (vermoedens van) misbruik en oneigenlijk gebruik rond BHOS activiteiten is opgenomen in de bijlage ‘misbruik en oneigenlijk gebruik’ van het jaarverslag van Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking 2023.

Overige aspecten van de bedrijfsvoering

Informatiehuishouding

Als onderdeel van het rijksbrede programma ‘Open Overheid' is in 2023 vanuit het Actieplan Informatiehuishouding BZ verder gewerkt aan de verbetering van de informatiehuishouding van BZ. Zo is eind 2023 een geactualiseerde versie van het Actieplan in conceptvorm afgeleverd. Hierin is onder andere een organisatie-breed traject gedefinieerd, gericht op kwaliteitsverbetering  middels uitgebreide ondersteuning van BZ-medewerkers bij het gebruiken en inrichten van de informatiehuishouding in de vernieuwde SharePoint-omgeving.

Verder participeert BZ in de rijksbrede implementatietrajecten voor e-mailarchivering en chatarchivering. Implementatie van de hiervoor op te leveren generieke voorzieningen binnen de BZ-organisatie vindt naar verwachting plaats in 2024. Voor de informatievoorziening van BZ is SSC/ICT een belangrijke dienstverlener. BZ heeft moeten vaststellen dat de specifieke behoeften van BZ niet goed kunnen worden ingevuld in een shared service achtige setting, zoals die door SSC ICT wordt geboden. Daarom heeft BZ in 2023 besloten om de huidige inrichting van de IT-dienstverlening te gaan heroverwegen. Dit proces zal in 2024 worden gestart.

In 2023 is daarnaast een belangrijke stap gezet in de formatieve uitbreiding van functies binnen de informatiehuishouding. Naast de werving van vijf nieuwe Functionarissen Informatiehuishouding en een nieuw plaatsvervangend hoofd van het cluster Informatiemanagement loopt de werving van 10 extra functionarissen door. Echter dit laatste wordt bemoeilijkt door krapte op de arbeidsmarkt voor dit vakgebied.

Ten slotte zijn in 2023 twee belangrijke instrumenten voor de inrichting van de informatiehuishouding opgeleverd, te weten een nieuwe selectielijst waarin de bewaartermijnen van BZ-informatie zijn vastgelegd en een nieuwe versie van de Beheersregeling BZ, waarin de verantwoordelijkheden met betrekking tot informatiemanagement binnen de BZ-organisatie zijn benoemd.

Informatiebeveiliging

Voor Informatiebeveiliging (IB) stond voor 2023 o.a. op de planning het opleveren van een IB Dashboard, met daarin de status van alle kritieke en niet-kritieke informatiesystemen wat betreft risico’s en maatregelen. Door reguliere werkzaamheden, andere prioriteiten en capaciteitsissues is het in 2023 niet gelukt te rapporteren over niet-kritieke systemen en zal dat in 2024 de benodigde aandacht krijgen. In 2023 is besloten om de vragenlijst Informatiebeveiliging & Privacy aan te passen naar een Informatiebeveiligingsbeeld per post en met als doel meer risicogericht rapporteren over IB&P. Met genoemde aanpassing in het proces kan BZ een beter en specifieker beeld geven van de risico’s, incidenten en dreigingen die per post gelden. Ook dit onderdeel zal in 2024 in gang gezet worden.

Het Plan van Aanpak m.b.t. toegang tot BZ-informatie voor fase 1 (2023 tot medio 2024) is in 2023 vastgesteld en is de uitvoering van de activiteiten opgestart. Tenslotte is de implementatie van het beleid ten aanzien van «logische toegangsbeveiliging» en «logging en monitoring» in gang gezet.

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Begin 2023 is een AVG Werkplan 2023 ‒ 2024 opgesteld. Wegens capaciteitsproblemen zijn de tweedelijnswerkzaamheden in 2023 slechts in beperkte mate uitgevoerd. De meeste prangende aspecten op het gebied van gegevensbescherming zijn opgepakt door het Information Security Centre (iSC). Met de aanstelling van een Functionaris Gegevensbescherming (FG) en plaatsvervangend FG (PlvFG) is de toezichtfunctie m.b.t. privacy weer ingevuld.

Door de ADR is aandacht gevraagd voor het AVG-Verwerkingsregister, aangezien meer dan de helft van de verwerkingen incompleet dan wel niet vastgesteld zijn. Daarbij onderkent BZ dat de functionaliteit van het verwerkingsregister niet voldoet. De wens vanuit BZ is om een AVG Managementsysteem aan te schaffen, opdat het management beter in staat is om te sturen. Echter dit is een lang traject en door bovengenoemde capaciteitsproblemen worden deze werkzaamheden pas in 2024 opgepakt.

Eind 2022 zijn de BZ Vragenlijsten Informatiebeveiliging en Privacy ingevuld door directies en de posten. Vanwege onvolledige bronnen gaven de rapportages niet altijd het juiste beeld, zodat in 2023 is besloten de vragenlijst in de huidige vorm te vervangen door een meer risicogerichte rapportage IB&P. De verwachting is dat deze vernieuwde rapportage in 2024 geïmplementeerd zal worden. Mede op advies van de ADR zijn de privacygerelateerde werkzaamheden van de uitgezonden functionarissen Informatiemanagement en ICT-beveiliging die op een geselecteerd aantal posten werken opgenomen in de functiebeschrijving.

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) heeft BZ begin 2022 een boete en last onder dwangsom opgelegd voor het onvoldoende waarborgen van de beveiliging van de verwerking van persoonsgegevens in de applicatie NVIS en het ontoereikend informeren van betrokkenen (in strijd met de artikelen 32, tweede lid, respectievelijk 13, eerste lid, aanhef en onder e, AVG). De AP heeft bij brief van 21 maart 2023 bevestigd dat de door BZ geïmplementeerde en nog voorziene verbeteringen van de beveiliging van de verwerking van persoonsgegevens adequaat zijn en dat daarmee aan beide bevindingen volledig is tegemoetgekomen. Voorts had de AP op 20 oktober 2022 verzocht om informatie over het gebruik van ‘Informatie Ondersteund Beslissen’ (IOB) in de vorm van de ‘Buitenlandse Zaken Analyse Omgeving’ (BAO) in het beoordelingsproces bij aanvragen voor visa kort verblijf, m.n. over de manier waarop bij de profilering door een algoritme gebruik wordt gemaakt van het aspect nationaliteit. Op basis hiervan heeft de AP op 21 september 2023 een formeel onderzoek naar de werking van IOB/BAO aangekondigd, in het bijzonder wat betreft de rechtmatigheid van de verwerking van persoonsgegevens daarin. In het kader van dit onderzoek is uitgebreide documentatie aan de AP verstrekt en heeft de AP met een aantal betrokken medewerkers van BZ-interviews gehouden. Het is nog niet duidelijk wanneer de AP het eindrapport gereed zal hebben. De Functionaris Gegevensbescherming van BZ heeft de appreciatie van de implicaties van de uitkomsten in het toezichtplan voor 2024 opgenomen.

Fraude en Corruptie

Fraude en Corruptierisico’s

Naast fraude door derden, heeft de eerste en tweede lijn van BZ een verantwoordelijkheid in het voorkomen en tijdig detecteren van interne fraude en corruptie, gepleegd door BZ-medewerkers. Onderstaande rapportering ziet primair op de belangrijkste materiële interne risico’s van BZ op terreinen als onvolledig verantwoorden van ontvangsten door het frauduleus verstrekken van reisdocumenten en/of het beïnvloeden van de prijs bij de verkoop van vastgoed voor eigen gewin, het verrichten van ongeautoriseerde betalingen, doorbreken van interne beheersmaatregelen door het management, onrechtmatig onttrekken van contant geld en waardevolle goederen zoals kunst en het inkoop- en aanbestedingsproces van hoog-risicoposten.BZ heeft een werkend stelsel van interne beheersingsmaatregelen die zijn gericht op het mitigeren van risico’s op het terrein van interne fraude en corruptie. Zo voert BZ op halfjaarlijkse basis een totaal omspannende verbandscontrole uit op de ontvangsten van reisdocumenten en visa. In de keten van factuurverwerking tot en met betalen zijn waarborgen als het vier-ogen-principe ingebouwd om te voorkomen dat ongeautoriseerde betalingen plaatsvinden. Met de verbijzonderde interne controles wordt steekproefsgewijs gecontroleerd of de juiste functiescheiding consequent wordt toegepast. In 2024 wordt de integraliteit van het proactief identificeren en beheersen van fraude- en corruptierisico’s verder verbeterd op basis van acties die in 2023 zijn gestart. Zo zijn er twee sessies georganiseerd voor de bedrijfsvoeringsdirecties waarbij gebruik werd gemaakt van het instrument Toolbox Fraude en Corruptie, rijksbreed beschikbaar gesteld door de Auditdienst Rijk.  

Paragraaf 2: Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen

Wet Open Overheid

Er is bij de hele Rijksoverheid sprake van een toename van het aantal (omvangrijke) verzoeken tot openbaarmaking. Sinds september 2022 geldt actieve openbaarmaking van de beslisnota bij ieder Kamerstuk. Daarnaast worden rijksbreed stappen gezet op het gebied van actieve openbaarmaking van andere categorieën documenten in 2024. Bij BZ was er naast behoefte aan juridisch advies over openbaarmaking ook behoefte aan capaciteit bij het voldoen aan verzoeken om informatie op grond van de Woo en artikel 68 van de Grondwet. Daarom is in 2023 binnen BZ de Directie Open Overheid (DOO) ingericht. Deze directie heeft tot doel om vanuit het ministerie van Buitenlandse Zaken en in het belang van het democratisch proces bij te dragen aan een open overheid.

ICT-projecten

Front Office Back Office

Het project FOBO (Front Office Back Office) heeft tot doel consulaire klanten moderne dienstverlening te bieden en de afhandeling van visumaanvragen te digitaliseren wat moet leiden tot een efficiënter en effectiever visumproces. Het frontoffice, bestaande uit een digitaal loket voor visumaanvragen, is al enige tijd operationeel. Onder de naam EIDOS is in het Rijks ICT-dashboard het nieuwe backofficesysteem geregistreerd om Schengen- en Caribische visumaanvragen digitaal te kunnen verwerken. De applicatie voor het digitaal verwerken van de Caribische visumaanvragen is al operationeel. Begin 2024 zal de implementatie van de applicatie voor het digitaal verwerken van Schengen visumaanvragen starten.

Paragraaf 3: Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering

Personeelsbeleid

Evaluatie HR-beleid 

In 2023 werd door de Secretaris-Generaal de opdrachtbevestiging aan de Auditdienst rijk (ADR) verleend voor het uitvoeren van een evaluatie van het BZ HR-beleid. Deze evaluatie heeft vooral betrekking op de verdeling van de rollen, taken en verantwoordelijkheden tussen medewerker, leidinggevende en personeelsdienst en de werking van het overplaatsingssysteem. Begin 2024 zal het concept ADR-rapport worden gedeeld met BZ.    

Integriteit, veilige werkomgeving, diversiteit en inclusie

Een (sociaal) veilige werkomgeving, integer gedrag en diversiteit & inclusie (hieronder afgekort tot D&I) zijn belangrijke waarden voor het ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ). Na de publicatie van de Verkenning Racisme in 2022 volgde in januari 2023 de publicatie van de resultaten van een - eveneens extern onderzoek naar de meldingsbereidheid van BZ-medewerkers t.a.v. integriteitsschendingen en grensoverschrijdend gedrag. Hieruit bleek dat er verschillende factoren zijn die belemmerend zijn voor het doen van meldingen. De opvolging van de aanbevelingen uit beide rapporten wordt gecoördineerd door een hoog-ambtelijke stuurgroep Steering Against Racism Together (START) die nauw samenwerkt met de Klankbordgroep Diversiteit, Inclusie en Sociaal veilige werkomgeving (KDIS). Hierbij worden drie sporen gevolgd: 1) inzetten op brede erkenning en bewustwording van het probleem met als doel het gaan inzetten van een structurele cultuurverandering, 2) het verbeteren en vereenvoudigen van de mogelijkheden om incidenten te melden en op te volgen, en 3) het bouwen aan een organisatie waarin voor racisme geen ruimte is. In dat kader consulteerden leden van de Bestuursraad regelmatig collega’s om onder andere het tegengaan van racisme te bespreken. De Bestuursraad heeft de handreiking «respectvolle relaties» opgesteld om bij te dragen aan een organisatie vrij van racisme en discriminatie.

Gedurende 2023 zijn aanzienlijke structurele veranderingen in gang gezet, waarbij de initiële focus lag op het aanpassen van procedures, (HR)-processen en meldingsstructuren. Op deze wijze is gewerkt aan het creëren van de randvoorwaarden voor de noodzakelijke cultuurverandering binnen de organisatie. Zo werd een ‘veilige werkomgeving, D&I en racisme’ een verplicht onderwerp in personeelsgesprekken. Ook in MTO, wervings-, -selectie-, onboarding- en doorstroomprocessen wordt expliciet aandacht besteed aan deze onderwerpen. Bovendien zijn D&I en sociale veiligheid nu onderdeel van de planning- en controlcyclus; directies en posten moeten in hun jaarplannen concrete doelstellingen hierover opnemen. De hoofddirectie personeel en organisatie heeft daarnaast gewerkt aan versterking van communicatie over de overplaatsingsrondes, melding gemaakt van de (Rijksbrede) verplichting een unconscious bias training te volgen voor eenieder die deel uitmaakt van een selectiecommissie en is er een extra training «Inclusief werven en selecteren» ontwikkeld ter bewustwording en voorkoming van vooringenomenheden tijdens selectieprocessen (als aanvulling op de unconscious bias training). De HR selecteurs hebben deze training al gevolgd in 2023 en in 2024 wordt de training breder opengesteld. Tot slot wordt een methode ontwikkeld voor het gestructureerder voeren van exitgesprekken (integraal uitstroombeleid).

De Gedragscode Integriteit voor BZ is vastgesteld en gepubliceerd. Op het gebied van een sociaal veilige werkomgeving werd de training Speaking Up! ontwikkeld om met name omstanders te helpen zich uit te spreken als zij ongewenst of grensoverschrijdend gedrag signaleren. Het netwerk van BZ-vertrouwenspersonen is verder geprofessionaliseerd, onder meer door benoeming van een coördinator netwerk vertrouwenspersonen BZ en het advies- en meldpunt integriteit is versterkt, onder meer door toevoeging van twee risico-analisten integriteit. Ook werd een externe klachtencommissie ongewenste omgangsvormen ingesteld, waardoor het gemakkelijker werd om over ongewenst gedrag in gesprek te gaan én om een melding of formele klacht te doen. Gestart werd met het halfjaarlijks publiceren van geanonimiseerde overzichten van meldingen bij het advies- en meldpunt integriteit. De Algemene Rekenkamer startte in 2023 een Rijksbreed onderzoek naar het integriteitsbeleid waarbij onder meer een enquête onder de BZ medewerkers werd uitgezet.

Deze in gang gezette aanpassingen gingen in 2023 steeds gepaard met een zichtbare (bestuurlijke) inzet om de gewenste cultuurverandering aan te jagen. Vanuit de bestuursraad werd de norm van een organisatie waarbinnen geen plaats is voor racisme en discriminatie consistent uitgedragen. Met regelmaat werden organisatie-brede townhalls georganiseerd waarbij medewerkers met leden van de bestuursraad in gesprek konden gaan en werd op teamniveau gebruik gemaakt van aangeboden gespreksbegeleiding en deskundigheid op het gebied van diversiteit, inclusie, en sociale veiligheid zodat deze thema’s actief geagendeerd worden. Het onderwerp racisme kwam daarbij steeds aan bod. Ook in de komende jaren zal actieve inzet nodig blijven om de gewenste cultuurverandering structureel te verankeren binnen Buitenlandse Zaken.

I-portfolio

Vervanging Bedrijfsvoeringsysteem (VBS)

Het project VBS heeft tot doel een nieuw bedrijfsvoeringssysteem te implementeren. Dit systeem bestaat uit een maatwerkapplicatie voor de ondersteuning van de begrotings- en jaarplancyclus (BMS) en SAP S4/Hana voor de ondersteuning van de financiële kernprocessen.BMS is conform planning bij aanvang van de nieuwe cyclus medio 2023 succesvol in gebruik genomen.Voor de in gebruik name van SAP zijn vorig jaar alle benodigde voorbereidingen getroffen. De doorlooptijd van de realisatie van de technische koppelingen is tegen gevallen. Dit werd veroorzaakt door met name de beperkte beschikbaarheid van resources bij SSC-ICT.  Om de live-gang niet negatief te beïnvloeden, zijn voor de wijze van aanloggen en de e-mailfunctionaliteit tijdelijke oplossingen getroffen. Op respectievelijk 18 december en 2 januari heeft de stuurgroep positief besloten met betrekking tot het go/no-go moment. Op 2 januari 2024 is SAP volgens planning succesvol in gebruik genomen.

MAC/IMPACT

Het meerjarige project Modernisering Activiteitencyclus (MAC) richt zich op het stroomlijnen van werkprocessen rond het beheer van activiteiten – waaronder ontwikkelingssamenwerking – die door externe partijen worden uitgevoerd. Ter ondersteuning van de verschillende werkprocessen is de applicatie IMPACT in ontwikkeling. In 2023 heeft de brede uitrol van de functionaliteit voor de beoordelings- en commiteringsfase (januari) en de monitoringsfase (juni) plaatsgevonden. Medio januari is de functionaliteit voor betalingen en de integratie met het financiële systeem (SAP S4/Hana) in gebruik genomen. Daarmee is het gebruik van de oude acitiviteitenmodule in SAP beëindigd. Voor de benodigde flexibiliteit voor de ondersteuning van het proces, zijn de gebruikersrechten voor de niet-financiële processen ruim opgezet. Vanuit het risico van eventuele ongewenste functievermenging wordt in 2024 bezien of er maatregelen nodig zijn. De functionaliteit van IMPACT is nog niet uitontwikkeld. In 2024 worden zowel de nog ontbrekende zaken als ook gebruikerswensen opgepakt. Gezien de beperkte middelen is het niet mogelijk alles te realiseren en wordt steeds een afweging van nut en noodzaak gemaakt.

Departementale crisiscoördinatie

Met de oprichting van het DCC (Departementaal Crisis coördinatiecentrum) in 2022 lag in 2022 de focus vooral op versterking personele capaciteit en het opzetten van interne processen en protocollen. In 2023 vond intensivering plaats op gebied van crisisgereedstelling door het opleiden, trainen en begeleiden van simulatieoefeningen zowel op de posten als op het departement. In 2023 vonden diverse pre-crisisberaden plaats, die ertoe hebben geleid dat DCC drie grote crises coördineerde: de evacuatie Soedan (april 2023), de evacuatie Niger (juli 2023) en de repatriëring en overbrenging uit Israël en de Palestijnse gebieden (gestart in oktober 2023).Uit (voorlopige) interne evaluaties blijkt dat de crisiscoördinatie door DCC noodzakelijk wordt geacht door de betrokken posten en directies. Bovendien is de samenwerking met Defensie sterk geïntensiveerd en valt de meer proactieve externe communicatie over crises in goede aarde. Om voldoende budget voor -niet geraamde- crisiskosten te garanderen, heeft de Bestuursraad besloten tot het instellen van de budgetplaats ‘crisis’ bij de directie Veiligheid, Crisiscoördinatie en Integriteit (VCI).

Verduurzaming van de BZ-organisatie: Mission Sustainable

In 2023 is Mission Sustainable verdergegaan met het uitvoeren van de verschillende plannen van aanpak voor de uitvoering van het verduurzamings-programma van de BZ-bedrijfsvoering. Zo heeft BZ haar eerste duurzaamheidsverslag gepubliceerd over het rapportagejaar 2022 (inclusief een completere en accuratere CO₂-footprint) en heeft DHF het plan van aanpak voor de verduurzaming van het vastgoed afgerond. De CO₂-Prestatieladder is geïmplementeerd en sinds november 2023 is BZ officieel gecertificeerd op Trede 3 van de CO₂-Prestatieladder. Met betrekking tot de sociale kant van duurzaamheid is een start gemaakt met onderzoeken hoe leefbaar loon wordt toegepast binnen inkooptrajecten van facilitaire diensten binnen het postennet. Mobiliteit heeft in samenwerking met de BZ-brede projectgroep ‘Duurzaam Reizen’ een voorstel opgesteld om het reizen door BZ te verduurzamen. Medio 2023 is dit plan goedgekeurd en in de tweede helft van 2023 is Mission Sustainable begonnen met het creëren van bewustwording bij posten en directies rondom duurzaam reizen. Om de bewustwording rondom duurzaamheid te vergroten zijn de ‘Walk Our Talk Awards’ (een prijs voor inspirerende collega’s en projecten die de duurzaamheidsambities van BZ uitdragen in de bedrijfsvoering) opgezet en uitgereikt tijdens de ambassadeursconferentie. Tevens is de ‘Walk Our Talk Support’ opgezet. Hierbij biedt Mission Sustainable EUR 5.000 aan posten om externe expertise in te huren voor ondersteuning bij de ontwikkeling van duurzame initiatieven. Gerelateerd aan de circulaire economie doelstelling zijn in samenwerking met DHF zeven pilotprojecten gestart die informatie opleveren om een BZ-brede strategie voor een circulaire economie vorm te geven. Het doel is om tegen eind 2024 een volledig uitgewerkte strategie te presenteren. In 2024 volgt een voorstel hoe ook in de beleidsuitvoering van BZ aandacht voor duurzaamheid kan worden geborgd.