Openbaarheidsparagraaf
Het Ministerie van OCW heeft in 2022, in het kader van verbetering van de informatiehuishouding en het transparanter maken van de organisatie, naast de reeds lopende trajecten, nieuwe initiatieven in gang gezet. Dit mede naar aanleiding van het verschijnen van het rapport Ongekend Onrecht en de inwerkingtreding van de Wet open overheid (Stb. 2021, 499 en Stb. 2021, 500) op 1 mei 2022.
Binnen het ministerie zijn deze ontwikkelingen ondergebracht bij het programma OCW Open dat vier jaar lang werkt aan de opdrachten die voortkomen uit de kabinetsreacties op de rapporten Ongekend Onrecht, Werk aan Uitvoering en Klem tussen balie en beleid (Kamerstukken II 2020/21, 35510, nr. 2, 29362, nr. 290 en 35387, nr. 2). Er wordt binnen dit programma gewerkt met een aantal deelprogramma’s, waaronder Informatievoorziening.
Vanuit het deelprogramma Informatievoorziening wordt gewerkt aan een transparanter OCW. Door middel van het bieden en regelen van kaders, instructies en ondersteuning, wordt de organisatie in staat gesteld om voornemens, toezeggingen, afspraken en (wettelijke) verplichtingen op het gebied van informatieverstrekking waar te maken. Dit deelprogramma bestaat uit verschillende actielijnen. De status en voortgang wordt hierna per actielijn toegelicht.6
Actielijn: Het actief openbaarmaken van beslisnota’s
Eén van die actielijnen is de implementatie van de interdepartementale beleidslijn om beslisnota’s bij Kamerstukken actief openbaar te maken (Kamerstukken II 2020/21, 28362, nr. 56). In een beslisnota zijn de overwegingen, alternatieven, relevante feiten en risico’s op een rij gezet voor de bewindspersoon. Door bij Kamerstukken deze beslisnota’s bij te voegen wordt het inzichtelijk en navolgbaar op welke manier beslissingen zijn gemaakt. Sinds 1 juli 2021 worden beslisnota’s bij Kamerstukken over wetgeving en beleidsvorming meegestuurd naar de Kamer en sinds Prinsjesdag 2022 geldt dit voor alle Kamerstukken. Deze manier van werken is inmiddels succesvol geïmplementeerd in de werkwijze van de verschillende beleidsdirecties. Naast werkafspraken en werkwijzen is er tevens voor het zomerreces een nieuwe technische voorziening ingericht waardoor beleidsmedewerkers eigenstandig een beslisnota kunnen anonimiseren zodat deze geschikt is voor openbaarmaking. Met de introductie van deze werkwijze blijft de directie WJZ vanuit Team Openbaarheid advies geven op vragen die medewerkers hebben rond het openbaar maken van beslisnota’s en het toepassen van uitzonderingsgronden. Wat opvalt is dat waar bij de start van deze werkwijze veel en allerlei soorten vragen binnen kwamen, komen inmiddels alleen nog enkele, ingewikkelde vragen terecht bij het team Openbaarheid. Ook de functionaliteit begint ingeburgerd te raken, waarbij we alert zijn op vragen en verzoeken tot aanvullende ondersteuning.
Actielijn: Implementatie van de Woo – Passieve en Actieve Openbaarmaking
Een tweede actielijn binnen het deelprogramma informatievoorziening betreft de concernbrede implementatie van de Wet open overheid (Woo). Per 1 mei jl. is deze wet in werking getreden, met uitzondering van de actieve openbaarmakingsplicht voor specifiek in de wet genoemde documenten. Sinds die datum wordt uitvoering gegeven aan het inwerking getreden deel van de Woo.
Passieve Openbaarmaking (afhandelen van Woo-verzoeken)
Team Openbaarheid behandelt alle Woo-informatieverzoeken voor het bestuursdepartement en coördineert alle verzoeken gericht aan de buitendiensten. Uit de invoeringstoets die het Ministerie van Binnenlandse zaken heeft laten uitvoeren door SEO, blijkt dat het aantal Woo informatieverzoeken rijksbreed toeneemt in aantal en omvang. Dit geldt ook voor de Woo-informatieverzoeken aan het Ministerie van OCW. Om die reden is het team openbaarheid uitgebreid. Kwantitatieve informatie over 2023 wordt afzonderlijk gerapporteerd in de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk. Tevens is een concernbrede afvaardiging van Woo-juristen gezamenlijk projectmatig aan de slag om te experimenteren of, hoe en in welke mate de vanuit het Ministerie van BZK ter afname beschikbaar gekomen Woo-Hulptooling voor de interne bedrijfsvoering van het Ministerie van OCW bijdraagt aan een versnelling in afhandeling van de Woo-verzoeken, met behoud van kwaliteit. De eerste resultaten zijn positief, de verwachting is begin 2024 een afgewogen beslissing te nemen over het al dan niet afnemen van deze software.
Actieve Openbaarmaking (van informatiecategorieën)De implementatie van de Woo houdt ook in dat uitvoering wordt gegeven aan de inspanningsverplichting om informatie actief openbaar te maken. De Woo verplicht het ministerie om overheidsinformatie uit eigen beweging openbaar te maken. Het gaat om een resultaatsverplichting om bepaalde informatiecategorieën bij ontvangst of opstellen binnen een bepaalde termijn actief openbaar te maken en om een inspanningsplicht om andere overheidsinformatie openbaar te maken. De inspanningsplicht geldt sinds 1 mei 2022. De resultaatsverplichting treedt gefaseerd in werking en loopt samen met de realisatie van de Woo-index7(waar alle geopenbaarde informatie op gepubliceerd moet worden. Acht van de zeventien informatiecategorieën die het ministerie straks onder de Woo actief openbaar moet maken, maakt het ministerie nu al uit eigen beweging openbaar. Het gaat dan onder meer om ontwerpen van algemeen verbindende voorschriften, bepaalde adviezen en onderzoeksrapporten en de inhoud van informatieverzoeken. De inspanningen zijn nu gericht op de technische aansluiting via de Woo-index en het herijken van processen binnen het ministerie, opdat ontvangen en opgestelde documenten die onder de actieve openbaarmakingsverplichting vallen, straks tijdig worden gepubliceerd via de Woo-Index.
Momenteel wordt vanuit de interne bedrijfsvoering concernbreed samengewerkt aan het realiseren van de passende inhoudelijk/technische voorziening om actieve publicatie van de informatiecategorieën mogelijk te maken. Tevens wordt er interdepartementaal effectief samengewerkt om tot een generiek Rijkspublicatieplatform te komen. Met dit generiek en gezamenlijk platform willen de betreffende departementen hun publicatielacune, die ontstaan is doordat de PLOOI publicatieomgeving een Woo-Index is geworden, oplossen. De verwachting is om in februari 2024 een eindadvies richting beslissers af te geven om daarna tot realisatie over te gaan. Het Ministerie van OCW ligt bij al deze ontwikkelingen op schema en volgt de interdepartementale voortgang op de voet.
Conform de Woo is een contactpersoon aangesteld voor het Ministerie van OCW waar burgers, bedrijven en instellingen terecht kunnen voor vragen over de beschikbaarheid van overheidsinformatie.
Actielijn: Realisatie en inrichting van Woo-Dashboards
OCW is aangehaakt bij de kopgroep voor het voorbereiden en komen tot afspraken tot het gaan hanteren van departementaal overstijgende Woo-Dashboards. Deze Dashboards verwerken alle gegevens rond de Woo en geven daarmee een accuraat en compleet beeld van hoe het staat met de openbaarmaking. Het streven is om gezamenlijk tot een effectieve en haalbare eenduidigheid te komen hoe een dergelijk dashboard in de praktijk vertaald kan worden naar de interne bedrijfsvoering.