In 2011 zal, uitgaande van het normenkader bedrijfsvoering, op een gestructureerde wijze aandacht worden besteed aan de primaire- en ondersteunende processen en de hiermee samenhangende beheertaken bij het Ministerie van Justitie. Op basis van risicoanalyses worden systematisch afwegingen gemaakt over in te zetten instrumenten van sturing en beheersing. Dit omvat mede het vaststellen van de relevante aandachtspunten voor de bedrijfsvoeringsparagraaf.

Eén en ander zal in 2011 moeten resulteren in beheerste bedrijfsprocessen. Daarbij zijn de volgende punten van belang:

• – Totstandkoming beleidsinformatie

• – Financieel en materieel beheer

• – Overige aspecten van bedrijfsvoering

In deze bedrijfsvoeringsparagraaf zijn opgenomen de aandachtspunten voor 2010, voortvloeiende uit de bedrijfsvoeringsparagraaf van het jaarverslag 2009, welke naar verwachting in 2011 nog actueel zullen zijn. Het resultaat van de totstandkoming van de bedrijfsvoeringsparagraaf in het jaarverslag 2010 zal leiden tot definitieve invulling en uitwerking van de aandachtspunten voor de bedrijfsvoering van Justitie in 2011.

Totstandkoming beleidsinformatie

De beschikbaarheid en betrouwbaarheid van beleidsinformatie verbetert binnen Justitie continu. De totstandkoming vindt echter plaats bij een veelheid en diversiteit aan onder de verantwoordelijkheid van het ministerie fungererende organisaties. Niet voor alle decentraal geaggregeerde (beleids) informatie kan echter de betrouwbaarheid altijd voldoende worden gewaarborgd. Het verbeteren van de waarborging van deze betrouwbaarheid is daarom een belangrijk attentiepunt binnen de bedrijfsvoering van het ministerie. De betrouwbaarheid van de geaggregeerde beleidsinformatie wordt daarom zoveel mogelijk structureel en systematisch gemonitord.

Bestuurlijke Informatievoorziening

Op basis van een analyse van de wijze waarop de (bestuurlijke) informatievoorziening binnen het Ministerie van Justitie is georganiseerd, is onderzocht hoe de informatievoorziening (behoefte, totstandkoming, «ist» versus «soll» en randvoorwaarden) voor wat betreft dit onderdeel kan worden verbeterd. In 2010 worden verbetervoorstellen ontwikkeld om voor een deel in 2010 en 2011 te implementeren. Daarbij gaat het onder andere om de operationalisering van de behoefte aan bestuurlijke informatievoorziening in aansluiting op de planning- en controlcyclus en het ontwikkelen van keteninformatie.

ICT-systemen

Een continu aandachtspunt binnen Justitie zijn de in gebruik zijnde ICT-systemen. Deze zijn voor een belangrijk deel de basis voor de informatievoorziening. Mede als gevolg van de veelheid aan nieuwe informatiesystemen en de daarmee gepaard gaande implementatieperikelen kunnen zich stagneringen in de bedrijfsprocessen rondom primaire ICT-systemen voordoen.

Financieel en materieel beheer

Het financieel en materieel beheer is een belangrijk aandachtspunt binnen de bedrijfsvoering van Justitie. Dit naar aanleiding van ontwikkelingen in de rechtmatigheid, maar ook zoals die zich op andere punten in het financieel en materieel beheer hebben voorgedaan.

Inkoopbeheer

Het inkoopbeheer, en meer in het bijzonder de naleving van de EU-aanbestedingsregels, blijft ook in 2011 actueel. Dit mede ingegeven door het feit dat ook in 2009 geen sprake was van een substantiële verbetering van de rechtmatigheid van inkopen. Een plan van aanpak verbetering inkoopbeheer is mede daarom opgesteld. Dit moet uiteindelijk in 2011 leiden tot een reductie van 80% van het bedrag aan onrechtmatigheden ten opzichte van 2009.

Het plan richt zich op een verscherpte monitoring en sturing op het inkoopbeheer door middel van een pakket van zestien maatregelen. Maatregelen betreffen onder andere de verbetering van de monitoring van de inkoop door periodieke rapportages, verbetering van de interne controle, versterking van de concerncontrol op inkoop en het verplicht gebruik van inkoopplannen.

Personeelsdossiers

De verbetering van personeelsdossiers zal in 2011 blijvende aandacht krijgen. De dossiervorming is sinds 2010 geïntegreerd in geautomatiseerde werkprocessen (Rijksbreed gecoördineerd door P-Direkt), zodat fouten in de opslag van documenten niet meer kunnen voorkomen. Met deze maatregelen zijn waarborgen gecreëerd voor de juiste opbouw van personeelsdossiers. De Regeling digitale vervanging personeelsdossiers moet een uniforme uitvoering van de digitalisering van de personeelsdossiers verder faciliteren.

Overige aspecten van bedrijfsvoering

Taakstelling

Met het programma Een Kleiner en Beter Justitie geeft het Ministerie van Justitie invulling aan de doelstelling van het kabinet om in 2012 een flexibele, effectieve en efficiënte rijksdienst te realiseren. Het programma sluit aan op het rijksbrede programma Vernieuwing Rijksdienst. Een onderdeel hiervan is een afslanking van de Justitie organisatie met 1 771 fte. De taakstellingsplannen zijn vastgelegd in het Justitieplan 2008–2011. Het programma monitort de voortgang van de taakstellingsoperatie. De realisatie van de taakstelling zal in 2011 definitief zijn beslag krijgen.

Externen

In samenhang met de rijksbrede taakstelling wordt vermindering van inzet van extern personeel door Justitie nagestreefd. Vanaf 2009 wordt door het kabinet een norm van 13% voor de inhuur van extern personeel gehanteerd. De norm voor de inhuur van extern personeel van 13% (van de totale personele uitgaven) heeft het karakter van «comply or explain». Dat wil zeggen dat als de norm wordt overschreden het ministerie moet motiveren waarom de overschrijding noodzakelijk was.

In 2011 zal mede daarom de omvang van de inhuur van externen extra kritisch worden gevolgd om binnen de door het kabinet vastgestelde normen te blijven. Door middel van maandelijkse rapportages aan de departementsleiding zal monitoring plaatsvinden zodat, indien nodig, tijdig maatregelen genomen kunnen worden.