A: Personele en materiële uitgaven

Dit artikel betreft de apparaatsuitgaven van zowel het postennetwerk in het buitenland als het departement in Den Haag, exclusief de personele uitgaven voor de politieke leiding en attachés van andere ministeries. Het omvat de verplichtingen voor en uitgaven aan het ambtelijk personeel, de overige personele uitgaven en het materieel.

Personeel:

De personele uitgaven vallen uiteen in de volgende categorieën: (1) Uitgaven voor het ambtelijk personeel; Dit betreft de algemene ambtelijke leiding van het departement (met uitzondering van de secretaris-generaal, plaatsvervangend secretaris-generaal en directeuren-generaal3), de beleidsdirecties en de ondersteunende diensten. (2) Uitgaven voor het uitgezonden personeel op de ambassades (zoals salaris, vergoedingen en dienstreizen). (3) Uitgaven voor het lokaal aangenomen personeel op de ambassades.

Materieel:

De materiële uitgaven hebben betrekking op de uitgaven voor de exploitatie van en investeringen in het departement in Den Haag en de vertegenwoordigingen in het buitenland. Hieronder vallen onder andere de verplichtingen en uitgaven voor (1) huisvesting zoals huur van kanselarijen, residenties, personeelswoningen en het kantoor in Den Haag, klein onderhoud en bouwkundige projecten, (2) beveiligingsmaatregelen, (3) ICT uitgaven zoals automatisering en communicatiemiddelen en (4) bedrijfsvoeringsuitgaven. Specifiek wordt van de materiële uitgaven aangegeven welk deel hiervan betrekking heeft op ICT uitgaven en hoeveel van de uitgaven via een Rijksbrede shared service organisatie (SSO) worden verricht.

Budgettaire gevolgen:

B: Totaaloverzicht apparaatsuitgaven en -kosten Buitenlandse Zaken

Buitenlandse Zaken heeft geen baten-lastendienst of ZBO.

C: Verdeling apparaatsuitgaven naar beleid

De Minister van Financiën heeft de Kamer, in het kader van «verantwoord begroten», toegezegd de apparaatsuitgaven indicatief te verdelen over de beleidsartikelen. Omdat de apparaatsuitgaven niet specifiek toe te rekenen zijn naar beleidsartikelen kiest Buitenlandse Zaken ervoor een splitsing aan te geven naar uitgaven op het kerndepartement en op de posten. Van de totale apparaatskosten van EUR 668 miljoen in 2018 kan ca. EUR 216 miljoen toe worden gerekend aan het kerndepartement. Bij de verdeling van de kosten hieronder is het aantal fte’s per directoraat generaal als uitgangspunt genomen. Het restant (EUR 452 miljoen) zijn uitgaven die toegerekend kunnen worden aan het postennetwerk. Verder is op basis van een inventarisatie van de thematische invulling van de personele inzet in het postennetwerk een schatting gegeven van de kosten op een aantal terreinen. Deze terreinen zijn: economische diplomatie, cultuur, politiek, ontwikkelingssamenwerking, management, consulair en beheer. In onderstaande overzichten is de verdeling schematisch opgenomen.

D: Taakstelling Buitenlandse Zaken (generiek en postennet)

In het regeerakkoord is afgesproken op de rijksoverheid een oplopende taakstelling op het apparaat vanaf 2016 op te nemen. Voor Buitenlandse Zaken is dit EUR 60 miljoen en daarnaast structureel EUR 40 miljoen voor het HGIS-postennet. Naar aanleiding van de motie Sjoerdsma is de taakstelling op het HGIS-postennet gehalveerd. Langs de lijnen van de Kamerbrief «Voor Nederland, Wereldwijd» is invulling gegeven aan de bezuinigingen en investeringen. Bij de behandeling van de begroting 2015 is de motie Van Ojik aangenomen. Hierin wordt de regering verzocht extra financiële middelen in te zetten voor de versterking van diplomatieke capaciteit ter bevordering van de internationale rechtsorde en vrede en veiligheid, en de economische positie van Nederland. In de Kamerbrief over de Nederlandse diplomatie is uiteengezet hoe Buitenlandse Zaken de komende jaren de slagkracht gaat versterken. De versterking vindt daar plaats waar het nodig is om de Nederlandse belangen te dienen. Dit gebeurt door inzet op de thema’s veiligheid en stabiliteit, migratie, Europese samenwerking en versterking van de economische positie van Nederland. Op deze terreinen wordt het diplomatieke netwerk, dat bestaat uit personele capaciteit op posten, bij internationale organisaties en in Den Haag, versterkt. Nederland is daarmee beter in staat om zijn rol te spelen, verantwoordelijkheid te nemen en de eigen belangen te behartigen.

Het totaal van de taakstelling is hieronder weergegeven.

In de begroting 2018 zijn bovengenoemde bedragen verwerkt op het budget voor apparaatsuitgaven. Het grootste deel van de taakstelling is inmiddels gerealiseerd. De taakstelling op huisvesting is nog in uitvoering (zie volgende paragraaf).

E: Actuele ontwikkelingen

Bundeling ondersteunende diensten door taakspecialisatie

In 2010 heeft het Ministerie van Buitenlandse Zaken besloten om consulaire, financiële en bedrijfsvoeringstaken, die op de verschillende posten werden uitgevoerd en waarvan het niet noodzakelijk was deze ter plekke uit te voeren, onder te brengen in Regionale Service Organisaties. Deze regionalisering van werkzaamheden vond plaats tussen 2010 en 2014 en heeft bijgedragen aan een kwaliteitsverbetering en het realiseren van de taakstelling waar het Ministerie voor stond. Daarnaast is in 2016 de financiële dienstverlening op het departement gebundeld in de Financiële Service Organisatie (FSO).

Het Ministerie streeft ernaar in de periode vanaf 2018 de kwaliteit, doelmatigheid en continuïteit van de wereldwijde consulaire diensten en bedrijfsvoering verder te verbeteren.

In dit kader heeft het Ministerie van Buitenlandse Zaken besloten om de taken van de huidige zeven Regionale Service Organisaties in 2018 en 2019 over te hevelen naar Den Haag. De financiële dienstverlening voor de posten zal worden belegd bij de recent opgerichte Financiële Service Organisatie (FSO). De niet-financiële bedrijfsvoering bij de interdepartementale Shared Service Organisatie 3W. Ten slotte wordt voor de consulaire backofficetaken de Consulaire Service Organisatie (CSO) opgericht. Doelstelling is een optimale, doelmatige en klantgerichte ondersteuning van het postennet.

Digitalisering

In 2018 werkt Buitenlandse Zaken verder aan de modernisering van de diplomatie. Een belangrijk onderdeel binnen de modernisering is de vernieuwing van IT-processen en diensten ten behoeve van de primaire processen. De departementale Informatiestrategie voor de periode 2016 – 2019 kent de volgende hoofdthema’s: excellente dienstverlening aan burgers en bedrijven, een slagvaardige diplomatie die wereldwijd digitaal en mobiel kan werken en een verdergaande toepassing van data en fact-based evidence in haar processen.

Dit betekent een omvangrijk verandertraject, dat voorziet in een geheel nieuwe architectuur en de inzet van moderne technologieën voor de digitale ondersteuning van de rijksbrede Nederlandse diplomatie in het buitenland. In 2018 moeten de eerste resultaten hiervan zichtbaar zijn. Daarbij zal BZ steeds meer gebruik gaan maken van internationaal beschikbare clouddiensten. Dit is bijvoorbeeld van groot belang voor een moderne consulaire dienstverlening (zie hiertoe tevens beleidsartikel 4). Belangrijk daarin is ook de manier waarop met data en informatie binnen Buitenlandse Zaken wordt omgegaan, de rode lijn hierin is «open tenzij».

In 2018 worden samen met het Ministerie van Financiën stappen gezet ter verdere ontwikkeling van de digitale begroting en wordt steeds meer informatie over projecten en resultaten voor ontwikkelingssamenwerking ontsloten via Openaid.nl. Tegelijkertijd wil BZ de digitale weerbaarheid van de organisatie vergroten vanwege de toegenomen cyberdreiging, in het bijzonder spionage en de aangescherpte privacyregelgeving (zie hiervoor ook beleidsartikel 2). Voorts investeert BZ in 2018 in verdere modernisering van ICT-expertise op en voor het postennet.

Tot slot zal digitale archivering worden gestimuleerd door meer te werken aan bewustwording en het gebruikersgemak te vergroten door koppeling van het archiefsysteem Sophia aan andere systemen.

Vernieuwing personeelsbeleid

In het kader van de modernisering diplomatie is een nieuw personeelsbeleid vanaf 2015 van kracht. Doelstelling is te investeren in kwaliteit, flexibiliteit en diversiteit van het personeel door een meer transparant en strategisch personeelsbeleid. In 2018 zal worden geïnvesteerd in de verdere verdieping van de Strategische Personeelsplanning, de P-Schouw en de Gesprekscyclus. Daarnaast is ten behoeve van de kwaliteit van de internationale functie binnen het rijk de Academie voor Internationale Betrekkingen (AIB) opgericht. De Academie biedt een flink aantal nieuwe en vernieuwde programma’s aan waar in toenemende mate Rijksbreed wordt deelgenomen. Begin 2018 zullen besluiten over doorontwikkeling van de Academie worden genomen. In 2017 en 2018 zal de Auditdienst Rijk een meting uitvoeren naar de effecten van de ingezette veranderingen, van daaruit wordt de focus steeds verder aangescherpt.

Meerjarenplan huisvesting

Doel van het huisvestingsbeleid van Buitenlandse zaken is om ambassadekantoren waar mogelijk functioneel en doelmatig in te richten conform Het Nieuwe Werken (HNW) en ter ondersteuning van de modernisering van diplomatie. Panden worden afgestoten, aangeschaft of verbouwd conform een op functionaliteit gericht rationaliseringsplan in de komende tien jaar en rekening houdend met de duurzaamheidsdoelstellingen die voortvloeien uit het Parijs Akkoord. Hiermee wordt tevens een structurele bezuiniging ingevuld van EUR 20 miljoen op de huisvestingsuitgaven in het buitenland.

Ten einde de gewenste efficiëntieslag te kunnen maken is in 2013 een middelenafspraak overeengekomen tussen Buitenlandse Zaken en Financiën (het «Huisvestingsfonds»). Daarbij is afgesproken dat ontvangsten uit de verkoop van onroerend goed in het buitenland in latere jaren kunnen worden ingezet voor investeringen die samenhangen met de voorgenomen besparingen op de huisvesting in het buitenland.

Zoals toegezegd tijdens het Wetgevingsoverleg over het jaarverslag van Buitenlandse Zaken van 12 juni 2017 is hieronder een overzicht opgenomen van de onroerend goed mutaties die gemoeid zijn met de middelenafspraak. Verder is in het overzicht een raming opgenomen van de verwachte opbrengsten en investeringen in 2018. Het onderstaande overzicht is, zoals aan de Kamer toegezegd, op hoofdlijnen om de onderhandelingspositie bij aankoop en verkoop niet te schaden. De uiteindelijke opbrengsten van verkoop zijn onder meer afhankelijk van de vastgoedmarkt in de betreffende landen. Op 1 januari 2017 was het saldo voor investeringen EUR 24,7 miljoen.