In de kabinetsreactie op het rapport ‘Ongekend onrecht’ heeft het kabinet onder andere maatregelen aangekondigd gericht op actieve openbaarmaking van informatie en op verbetering van de informatiehuishouding bij de ministeries (‘Open op orde’). Ook het Ministerie van Buitenlandse Zaken werkt aan een continue verbetering van de informatiehuishouding en grotere transparantie van overheidsinformatie richting burger en parlement. In lijn met rijksbrede afspraken heeft BZ hiertoe een actieplan opgesteld en is de uitvoering daarvan gestart. Inzet is de professionele ondersteuning binnen de informatiehuishouding te versterken, de informatiestromen meer onder controle te brengen, onder andere via archivering van e-mailberichten en het veiligstellen van appberichten. Parallel hieraan is de transparantie verder versterkt door de openbaarmaking van beslisnota's bij alle Kamerstukken die aan de Kamer worden gestuurd. In het kader van het rijksbrede programma «Open op Orde» werkt BZ sinds 2021 aan het verbeteren van de informatiehuishouding. Alle activiteiten worden uitgevoerd als onderdeel van 'het Actieplan Informatiehuishouding BZ'. Het actieplan wordt, conform generieke afspraken, uitgevoerd binnen vier actielijnen die zich richten op 1) versterking van professionele ondersteuning binnen de informatiehuishouding (actielijn Informatieprofessionals), 2) het meer onder controle brengen van de informatiestromen (actielijn volume en aard van informatie), 3) verbetering van de informatiesystemen (actielijn informatiesystemen) en 4) verbetering van sturing en naleving (actielijn sturing en naleving). Voor de uitvoering van het actieplan is in 2022 vanuit generieke middelen EUR 2,6 miljoen aan BZ ter beschikking gesteld.

In het kader van actielijn 1 is een herstructureringsplan voor het cluster Informatiemanagement opgesteld en vastgesteld. De werving van nieuwe Functionarissen Informatiehuishouding is begin 2023 gestart en de eerste medewerkers zijn inmiddels gestart. Actielijn 2 omvat de deelactiviteiten m.b.t. saneren van de netwerkschijven, het afbouwen van het papieren archief, het vernietigen van digitale archieven en de actualisatie van de BZ selectielijst. Deze activiteiten lopen allemaal. De aangepaste selectielijst is in concept gereed en afgestemd met het Nationaal Archief. De formele vaststelling vindt plaats in de zomer van 2023. Verder bevat actielijn 2 de deelactiviteit voor e-mailarchivering. Het rijksbrede implementatietraject hiervoor is eind 2022 gestart. Volgens planning zal de implementatie eind 2023 zijn afgerond. M.b.t. de deelactiviteit «archivering van appberichten» wordt het nieuwe rijksbrede beleid afgewacht dat wordt opgesteld n.a.v. de adviezen over dit onderwerp en de kabinetsreactie die hierover is uitgestuurd. De aanpak van de deelactiviteit ‘aansluiting op PLOOI’ is herzien naar aanleiding van het BIT-advies hierover. De implementatie conform deze nieuwe aanpak loopt.

Binnen actielijn 3 is de deelactiviteit voor de nieuwe SharePoint-omgeving als basisvoorziening voor de informatiehuishouding van BZ grotendeels gereed. Deze nieuwe omgeving wordt in de tweede helft van 2023 in gebruik genomen. Als onderdeel van actielijn 4 is de Beheersregeling informatiemanagement BZ geactualiseerd. Voor de deelactiviteit «doorontwikkeling kwaliteitssysteem» is BZ aangesloten bij de rijksbrede klankbordgroep IHH Dashboard.