1. Financiële rechtmatigheid
De begrotingsuitvoering is rechtmatig verlopen. In voorgaande jaren werden nog onrechtmatige uitgaven verricht op contracten die in eerdere jaren niet conform de Europese aanbestedingsregels tot stand waren gekomen. De bewaking op het naleven van de Europese aanbestedingsregels is in de organisatie ingebed, zodat we er blijvend aan voldoen.
2. Totstandkoming beleidsinformatie
De managementinformatiesystemen hebben voldaan aan de kwaliteitseisen. Er hebben zich in 2010 geen zodanige verstoringen voorgedaan dat de juistheid, volledigheid, tijdigheid, continuïteit en vertrouwelijkheid in gevaar zijn gebracht. De managementinformatie is reproduceerbaar. In 2010 is de managementinformatie van de verschillende managementniveaus binnen de organisatie beter op elkaar afgestemd. De nieuwe managementinformatie is in 2010 gedeeltelijk geïmplementeerd. Dit betreft de informatie over financiën in het algemeen en over de personele uitgaven specifiek. Hieraan is prioriteit gegeven vanwege de inspanningsverplichting die we op ons genomen hebben om zowel in 2010 als 2011 circa € 350 000 structureel te bezuinigen. Begin 2011 voeren we de nieuwe managementinformatie rondom het primaire proces in. Hierin besteden we uitdrukkelijk aandacht aan de realisatie van de nieuwe strategische doelen en de uitvoering van ons werkprogramma.
3. Financieel- en materieelbeheer
De inzet van de beheersinstrumenten heeft ons in het verslagjaar 2010 goede ondersteuning geboden. Toch zijn er nog verbeterpunten. De belangrijkste hiervan zijn:
• Personeelsuitgaven
In 2009 is de Algemene Rekenkamer aangesloten op P-Direkt. De overgang naar P-Direkt ging gepaard met de nodige aanloopproblemen. De extra controlemaatregelen die in 2009 zijn ingevoerd om een juiste, tijdige en volledige verwerking van mutaties in de salarisadministratie te waarborgen, zijn in 2010 voortgezet. P-Direkt heeft in 2010 het initiatief genomen tot een werkgroep met het doel: tijdige en afdoende implementatie van de gezamenlijke rijksbrede opzet voor control op de HR-processen door de deelnemende gebruikersorganisaties en P-Direkt. In 2010 is gebleken dat het voor een kleine organisatie als de onze lastig is om aangehaakt te blijven bij alle ontwikkelingen en overlegstructuren rondom P-Direkt. De beschikbare capaciteit hiervoor is te gering. We zullen in 2011 in overleg met P-Direkt bezien op welke wijze wij ons moeten en kunnen positioneren als dienstenafnemer van P-Direkt.
• Managementinformatie en control
Het huidige financiële systeem – al zestien jaar in gebruik – ondersteunt het genereren van managementinformatie niet optimaal. Het systeem ondersteunt bijvoorbeeld in onvoldoende mate de beheersing van de begrotingsrealisatie, de bewaking van de naleving van de Europese aanbestedingsregels en van de tijdige betaling van crediteuren. Er zijn aanvullende maatregelen getroffen om toch tot een beheerste bedrijfsvoering te komen. In 2010 hebben we een samenwerking met de Tweede Kamer verkend ten aanzien van het te gebruiken financiële systeem. We verwachten dat we vanaf medio 2011 gebruik zullen kunnen maken van het systeem van de Tweede Kamer, waarvoor heldere afspraken gemaakt zullen worden over het dienstenniveau dat de Tweede Kamer aan ons zal leveren en de voorwaarden waaronder dat gebeurt.
• Aanvullende interne controle
We hadden ons in 2009 voorgenomen de aanvullende interne controles in 2010 meer gespreid uit te voeren. Toch lag het zwaartepunt van uitvoering als gevolg van andere prioriteitstelling aan het einde van het jaar. Het tijdig, ook gedurende het jaar uitvoeren van aanvullende interne controles blijft in 2011 een aandachtspunt.
4. Overige aspecten van de bedrijfsvoering
• Tijdigheid betaling crediteuren
In 2010 is de snelheid van 2009 waarmee facturen van derden betaald werden gecontinueerd. In 2010 werd gemiddeld 94% van de facturen tijdig betaald terwijl dit percentage in 2009 op 86 uitkwam. We streven ernaar dit percentage in 2011 tenminste te handhaven.
• Samenwerking met de Nationale ombudsman op administratief gebied
Na de overgang op het financieel systeem van de Tweede Kamer willen we onze plannen om administratief nauwer te gaan samenwerken met de Nationale ombudsman verwezenlijken. Het voornaamste doel hiervan is de continuïteit van de administratieve gegevensverwerking beter te kunnen waarborgen.
• Betere sturing op output
In 2010 zijn maatregelen geformuleerd waarmee de sturing op onze producten kan worden versterkt. Hiertoe behoren een meer integrale afstemming van de taken en onderzoeken die we uitvoeren en een heldere besluitvorming over de gevolgen van extra (verzoek)onderzoeken die gedurende het jaar worden opgestart. Wij verwachten dat hierdoor onze productiviteit verder kan toenemen.