In de bedrijfsvoeringsparagraaf (BVP) wordt verslag gedaan van relevante aandachtspunten in de bedrijfsvoering van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie en het Diergezondheidsfonds (DGF). De BVP heeft conform de Comptabiliteitswet 2001 het karakter van een uitzonderingsrapportage.

De informatie opgenomen in de BVP is tot stand gekomen vanuit het departementale management controlsysteem en informatie uit audits van de Auditdienst (AD).

I Fusie EL&I

Per 14 oktober 2010 zijn de Ministeries van Landbouw Natuur en Voedselkwaliteit (LNV) en Economische Zaken (EZ) opgegaan in het nieuwe Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie (EL&I). In 2011 is met succes gewerkt aan de integratie van de organisatie onder andere ook mandaten, processen en informatiesystemen. Met ingang van januari 2012 beschikt het kerndepartement van EL&I over een nieuw geïntegreerd financieel informatiesysteem.

Vanwege de integratie is in 2011 binnen EL&I een nieuwe managementcyclus ontwikkeld. De nieuwe managementcyclus richt zich op het realiseren van de beleidsdoelen en topprioriteiten. Daarnaast zijn beheersing van financiële risico's, blijvende kwaliteit van de bedrijfsvoering en een optimale allocatie van mensen en middelen belangrijke onderdelen binnen de nieuwe cyclus.

Het financieel en materieel beheer heeft minimaal last gehad van de fusie doordat zoveel mogelijk is uitgegaan van de bestaande processen en verantwoordelijkheden. Voor de verantwoording 2011 is ervoor gekozen de verplichtingen, uitgaven en ontvangsten uit de twee afzonderlijke administraties samen te voegen in één gebundeld jaarverslag met twee saldibalansen. De grondslagen voor de administratie en verantwoording zijn over 2011 op een beperkt aantal punten nog niet geïntegreerd (zie de nadere toelichting bij de leeswijzer).

II Comptabele rechtmatigheid en getrouwheid

Vanuit de mij bekende informatie zijn er geen fouten en geen onzekerheden met betrekking tot de comptabele rechtmatigheid of getrouwheid geconstateerd die de tolerantiegrenzen op het niveau van het begrotingsartikel, van het totaal van de saldibalans, van het totaal van de baten-lastendiensten gezamenlijk of van de gehele departementale verantwoordingsstaat overschrijden.

III Totstandkoming van beleidsinformatie

Vanuit de mij bekende informatie zijn er geen belangrijke tekortkomingen in de totstandkoming van beleidsinformatie.

IV Financieel en materieel beheer

Opvolging aanbevelingen Algemene Rekenkamer (AR)

De AR heeft in de rapporten bij het jaarverslag over 2010 van de voormalige Ministeries EZ en LNV geconcludeerd dat opnieuw vooruitgang is geboekt in het financieel beheer. Belangrijke aandachtspunten waren de toepassing van de Europese aanbestedings-voorschriften bij Agentschap NL (AgNL) en de verantwoordingsystematiek over het Investeringsbudget Landelijk Gebied (ILG).

AgNL heeft in 2011 de interne procedures aangepast en de deskundigheid op het gebied van de inkoop en Europese voorschriften in een centrale adviesfunctie gebundeld.

Belangrijke ILG aandachtspunten waren het formuleren van sanctiebeleid, het instellen van een gegevensautoriteit en de aanbeveling om te komen tot één begrotingsartikel voor ILG. De begroting is conform aanbeveling aangepast waarbij alle ILG onderdelen zijn ondergebracht in één begrotingsartikel. Daarnaast is aan de hand van een waarschuwingsbrief van 23 december 2011 aan de provincies invulling gegeven aan de voorwaarden om te kunnen sanctioneren bij ILG wanprestatie. Op 20 september 2011 is een onderhandelingsakkoord decentralisatie natuur getekend met daarin afspraken over de herijking van de ecologische hoofdstructuur en de afronding van het ILG. Inmiddels zijn ook afspraken gemaakt over de uitvoering van dit decentralisatieakkoord natuur. Het ILG wordt afgerekend per 1 januari 2011. Het instellen van een gegevensautoriteit voor verbeteren van kwaliteit van de ILG-verantwoordingsinformatie is daardoor in een ander perspectief komen te staan en wordt vooralsnog niet toegepast. In het decentralisatieakkoord zijn afspraken gemaakt over de monitoring van gegevens die in het kader van de rapportageplicht bij internationale verplichtingen noodzakelijk zijn. Hiermee is invulling gegeven aan de aanbevelingen.

Naar aanleiding van een onderzoek van de AR geeft EL&I in 2012 extra aandacht aan het tijdig en goed evalueren van subsidies. Uitgangspunt hierbij zijn de in dat kader aangepaste Rijksbegrotingsvoorschriften.

Overige aandachtspunten

Bij de DICTU, Nederlandse Voedsel en Waren Autoriteit (NVWA) en het Agentschap Telecom (AT) bleken in 2011 problemen ten aanzien de naleving van procedures rond opdrachtverlening en Europese aanbesteding.

Bij de NVWA is de beheersing van de volledigheid van de omzetverantwoording niet toereikend. Achteraf kon deze volledigheid wél worden vastgesteld. De realisatie van structurele beheersmaatregelen vergt aandacht in 2012.

Nationale verklaring (NV)

Met de NV verklaart de minister van Financiën aan de Tweede Kamer en de Europese Commissie dat het financieel beheer van Europese geldstromen op orde is. In februari 2012 heeft de Staatssecretaris de deelverklaringen voor de gezamenlijke Europese Landbouwfondsen, het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO) en het Europees Visserij Fonds (EVF) over voorgaande jaren afgegeven. In de auditrapportages over de werking van de systemen zijn een aantal belangrijke aanbevelingen geformuleerd waaraan in 2012 opvolging wordt gegeven.

EU-conformiteit

De Europese Commissie (EC) heeft in 2011 boetes opgelegd inzake in het verleden ingediende rekeningen. Om nieuwe boetes te voorkomen worden interpretatievragen over de uitvoering van EU-subsidieregelgeving meer dan voorheen met de EC afgestemd. Verder wordt ingezet op vereenvoudiging van nieuwe EU-regelgeving. De mogelijkheden van verhaal van boetes zijn beperkt, omdat er vaak geen juridisch verband kan worden gelegd met een onregelmatigheid op begunstigdenniveau.

Fonds Economisch Structuurversterking (FES)

De AR is van mening dat over 2010 – in aanvulling op het Jaarverslag FES 2010 – alsnog een verantwoording over de FES-waardigheid van alle afzonderlijke FES-projecten dient plaats te vinden in de vorm van assurance rapporten. De FES-beheerders hebben in aanvulling op het jaarverslag 2010 van het FES medio 2011 een brief gestuurd aan de betrokken ministers waarin zij wijzen op het feit dat deze vanaf 2011 zelf verantwoordelijk zijn voor het afleggen van verantwoording over uitgaven van (voorheen) FES-projecten. Daarmee is de afwikkeling van het FES naar de mening van de FES beheerders afgerond. De uitgaven in 2011 zijn onderdeel van de reguliere verantwoording van de departementale begrotingen.

Toezichtshandhaving AGNL

Afgelopen jaren heeft voormalig EZ een nieuw subsidiebeleid ingevoerd, gebaseerd op meer vertrouwen en minder administratieve lasten. De Bestuursraad van EL&I heeft in september 2010 een nieuw toezichtskader vastgesteld. De implementatie is nog niet gerealiseerd en wordt in 2012 opgepakt.

Groen Onderwijs

EL&I maakt voor de uitvoering van het Groen Onderwijs gebruik van de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) van het Ministerie van OCW. De AD van OCW heeft een goedkeurende controleverklaring bij de verantwoording afgegeven (financieel belang circa € 535 mln). Er zijn fouten en onzekerheden in de verplichtingen en uitgaven vastgesteld naar aanleiding daarvan zullen OCW en EL&I de dienstverleningsovereenkomst (DVO) aanscherpen.

Betaalgedrag

Een aantal onderdelen van EL&I hebben in de eerste vier maanden van 2011 niet voldaan aan de 30-dagen norm voor het tijdig betalen van facturen. Er zijn aanvullende maatregelen genomen waaronder een analyse van oorzaken, het opstellen van richtlijnen inclusief monitoring en maandelijkse rapportage aan de departementsleiding. Over geheel 2011 is een percentage tijdige betalingen van 90% gerealiseerd.

Reviews op controleverklaring specifieke uitkeringen

Uit onderzoek in IODAD-verband  naar de werkzaamheden van accountants inzake specifieke uitkeringen bij gemeenten (en provincies) is gebleken dat er een onzekerheid bestaat met betrekking tot de accountantscontrole van de specifieke uitkeringen in de jaarrekeningen 2010 van gemeenten en  provincies. Daardoor kan niet in voldoende mate op die accountantscontrole worden gesteund.

De SISA-bijlage vormt de basis voor de vaststelling van de specifieke uitkeringen. De voorschotten staan los van de SISA-bijlage en zijn gebaseerd op andere informatie dan in de SISA-bijlage is vermeld. Samen met mijn ambtsgenoten van BZK en Financiën worden er maatregelen uitgewerkt die tot verbetering van de werking van de SISA-systematiek moeten leiden. Deze zijn opgenomen in de BVP van het ministerie van BZK, omdat BZK beleidsverantwoordelijke is voor SISA.

Inhuur Externen

De inhuuruitgaven van EL&I zijn ten opzichte van 2010 met € 32 mln gedaald. Het inhuurpercentage van EL&I (inclusief de reguliere inhuuruitgaven en exclusief de flexibele schil inhuuruitgaven bij AgNL en DR) over geheel 2011 is uitgekomen op 8,7% en daarmee onder de norm van 10% van de motie Roemer valt. De flexibele schil betreft het gebruik van in tijd, samenstelling en omvang wisselende inzet van externe inhuur waarvan AgNL en Dienst Regelingen structureel gebruik maken om het aantal medewerkers en de benodigde kennis en expertise snel en flexibel aan te passen aan veranderingen in de omvang en samenstelling van het opdrachtenpakket. Het inhuurpercentage van EL&I inclusief flexibele schil over 2011 komt uit op 14%.

V Overige aspecten in de bedrijfsvoering

Krimptaakstelling

De krimptaakstelling van het kabinet Balkenende IV betekent voor EL&I (exclusief ZBO's) dat in vier jaar het aantal ambtenaren met 1 646 fte moet worden teruggebracht. De departementsleiding geeft aan het mobiliteitsbeleid de nodige aandacht. Per eind 2011 heeft EL&I, met het aanwijzen van herplaatsingskandidaten, de taakstelling Balkenende IV gerealiseerd.

Bedrijfsvoeringsystemen

Voor de ICT-systemen geldt dat 2011 in het teken stond van de voorbereiding op integratie en vernieuwing. Dit gold voor kantoorwerkplekken, documentmanagement en financiën/inkoop. Een groot aantal van de systemen zal in 2012 daadwerkelijk in gebruik genomen worden. Tot die tijd wordt gewerkt met bestaande systemen. De ambitie rond informatiebeveiliging krijgt in 2012 nadrukkelijk aandacht.

Gebruik open standaarden

EL&I werkt zoveel mogelijk met open standaarden voor informatietechnologie. Bij oude applicaties wordt nog niet altijd gebruik gemaakt van open standaarden. In een aantal gevallen zijn er initiatieven om dit in de toekomst te verbeteren. In 2011 is bij EL&I bij het inkopen of bouwen van applicaties niet afgeweken van de lijst voor Open Standaarden. Ook bij de bouw en aankoop van websites zijn de webrichtlijnen als eis gespecificeerd. Bij toetsing bleken echter niet alle websites aan de webrichtlijnen te voldoen. Er is een plan om alle websites van EL&I in 2012 te laten voldoen aan de webrichtlijnen.