1. Financiële rechtmatigheid

De begrotingsuitvoering is rechtmatig verlopen.

2. Totstandkoming (niet financiële) informatie

Voor de totstandkoming van de (niet financiële) beleidsinformatie wordt gebruik gemaakt van diverse systemen. De huidige systemen doen waarvoor ze zijn ingericht en volgen elke klacht. De systemen worden gebruikt voor het vergaren van informatie voor het jaarverslag, incidentele verslagen en voor managementrapportages per maand en kwartaal.

3. Financieel en materieel beheer

Het financieel beheer voldoet aan de eisen van rechtmatigheid, ordelijkheid en controleerbaarheid en wordt overigens zo doelmatig mogelijk ingericht.

4. Overige aspecten

• Ombudsplein

In 2012 is gestart met de voorbereiding voor de inrichting van het Ombudsplein. Het Ombudsplein wordt de virtuele en fysieke omgeving voor het verkrijgen van informatie over de relatie tussen burger en overheid, het indienen van klachten en het afgeven van signalen. Met het inrichten van een Ombudsplein wil de Nationale ombudsman:

• • de dienstverlening aan de burger efficiënter en beter maken;

• • de Nationale ombudsman neerzetten als dé logische partner voor burger en overheid waar het gaat om de relatie burger-overheid;

• • actief en continu een verbinding leggen tussen de buiten- en binnenwereld en vice versa;

• • bijdragen aan de samenhang in de dienstverlening intern, richting burger en richting overheid en andere doelgroepen.

Ter ondersteuning van de signaalfunctie van het Ombudsplein heeft de Nationale ombudsman in 2012 de website www.geefeensignaal.nl overgenomen. Deze website wordt in 2013 operationeel.

• Digitalisering

Het afgelopen jaar is hard gewerkt aan de inrichting van een Document Management Systeem voor de digitalisering van het primair proces. De uitrol is drie maanden uitgesteld naar het einde van het eerste kwartaal in 2013.

• Administratieve organisatie

De administratieve organisatie (AO) en interne controle van de organisatie heeft voldoende aandacht gekregen. Daarnaast is de aandacht in 2012 uitgegaan naar de interne controle. Een intern controleplan voor de personele, financiële, inkoop- en primaire processen is in de maak.

• Volmacht en mandaat

De huidige structuur rondom mandaten en volmacht werken conform vastgestelde besluiten. De besluiten zijn actueel en komen overeen met de organisatiestructuur en de invulling van processen.

• Inkoop

In 2012 zijn diverse EU-aanbestedingen afgerond. Deze aanbestedingen zijn uitgevoerd door de diverse ministeries.

• Betaaltermijnen

De betaaltermijnen zijn in 2012 verbeterd. 10% van de betaalde facturen zijn niet binnen 30 dagen betaald. Dit wordt veroorzaakt doordat creditnota's lang open blijven staan voordat ze verwerkt kunnen worden, doordat de facturen pas akkoord zijn als de prestatie is geleverd en doordat intern facturen niet altijd tijdig worden behandeld. Daar waar intern verbeteringen mogelijk zijn, zijn verbeteringen doorgevoerd. De gemiddelde betaaltermijn is echter 20 dagen. Dit geeft aan dat voor het overgrote deel de facturen snel betaald worden.

• Efficiencymaatregelen

De organisatie heeft verschillende efficiencymaatregelen getroffen, zoals het verminderen van het aantal leidinggevenden, de digitalisering van het primair proces en het verder verbeteren van (het beheer van) de processen en het projectmatig werken.