Inleiding
De Centrale Archief Selectiedienst (CAS) was tot 2011 als baten-lastendienst van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de archiefbewerkingsorganisatie die in opdracht van de zorgdragers werkzaamheden op het gebied van archiefbewerking verricht. Deze activiteiten zijn op 1 januari 2011 overgedragen aan Doc-Direkt, op dat moment ook een baten-lastendienst van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. In november 2011 is besloten het opheffen van de CAS uit te stellen, totdat de administratieve problemen rond het Onderhanden werk zijn uitgezocht. In 2012 is het Onderhanden werk uitgezocht, waarbij het mogelijk werd om de resterende activa en passiva over te dragen aan Doc-Direkt op basis van de slotbalans. Conform artikel 8 lid 3 van de Regeling baten-lastendiensten 2011 betreft deze overdracht ook de rekening-courant verhouding met Financiën. De lening die betrekking had op de materiële vaste activa is al eerder afgewikkeld.
Bedrijfsvoering
Deze jaarrekening heeft betrekking op de periode tot en met 31 oktober 2012. Per die datum is de CAS geliquideerd.
De bedrijfsvoering in 2012 is nog sterk beïnvloed door de administratieve problemen die in het verleden zijn ontstaan, resulterend in een niet betrouwbare productie- en projectenadministratie. In 2012 is een grote inspanning verricht om het Onderhanden werk te analyseren en gereed te maken voor overdracht aan Doc-Direkt. Alleen die projecten zijn overgegaan waar daadwerkelijk nog werkzaamheden op verricht moet worden of waarop nog gefactureerd kan worden.
Ondanks de inspanning blijven de cijfers in de jaarrekening en de waardering van het Onderhanden werk in de jaarrekening omgeven met grote onzekerheid (Is de verliesvoorziening afdoende? Komt het geld dat we nog van klanten tegoed hebben daadwerkelijk binnen, mede, omdat er 2 jaar lang bijna niet gefactureerd is?).
Om die redenen is bij de slotbalans een oordeelsonthouding verstrekt door de ADR.
Omdat Doc-Direkt als baten-lastendienst per 31 december 2012 ook is opgeheven, komen de potentiële risico’s voor rekening van DGOBR.
Exploitatie
| (1) | (2) | (4) | |
|---|---|---|---|
| Omschrijving | Realisatie 2012 | Aangepaste realisatie 2011 | Realisatie 2011 |
| Baten | |||
| Omzet moederdepartement | 934 | 2.039 | 4.919 |
| Omzet overige departementen | 0 | 0 | 0 |
| Omzet derden | 0 | 0 | 0 |
| Rentebaten | 0 | 0 | 0 |
| Vrijval voorzieningen | 0 | 0 | 0 |
| Bijzondere baten | 0 | 411 | 411 |
| Totaal baten | 934 | 2.450 | 5.330 |
| Lasten | |||
| Apparaatskosten | 3.705 | 4.964 | 4.919 |
| – personele kosten | 0 | 0 | 0 |
| – materiële kosten | 3.705 | 4.964 | 4.919 |
| Afschrijvingskosten | 0 | 0 | 0 |
| – immaterieel | 0 | 0 | 0 |
| – materieel | 0 | 0 | 0 |
| Overige lasten | 0 | 450 | 450 |
| – dotaties voorzieningen | 0 | 0 | 0 |
| – materiële kosten projecten | 0 | 0 | 0 |
| – rentelasten | 0 | 0 | 0 |
| – bijzondere lasten | 0 | 450 | 450 |
| Totaal lasten | 3.705 | 5.414 | 5.369 |
| Saldo van baten en lasten | – 2.771 | – 2.964 | – 39 |
Aanpassing cijfers 2011 voor vergelijkingsdoeleinden
De vergelijkende cijfers 2011 zijn in de verantwoordingsstaat 2012 aangepast voor vergelijkingsdoeleinden als gevolg van aanvullende informatie die ten tijde van de verantwoording 2011 niet beschikbaar was, maar wel relevant voor het inzicht in het resultaat van de CAS 2011 en 2012, alsmede de vermogenspositie per 31 december 2011. De aanpassing heeft tot gevolg dat het verlies van de CAS met € 2,925 mln. is verhoogd hetgeen het totale verlies 2011 op € 2,964 mln. brengt. De aanpassing van het resultaat betreft met name verliesvoorzieningen op Onderhanden werk projecten, waardoor de opbrengst Moederpartement met € 2,88 mln. is verlaagd. Voor de jaarrekening BZK heeft deze herberekening geen gevolgen, omdat dit uitsluitend dient voor het inzicht in de CAS. Voor de jaarrekening van BZK als geheel zijn de aanpassingen immaterieel.
Realisatie 2012
De baten en lasten 2012 zijn bepaald op basis van een gedetailleerde analyse per nog niet afgewikkeld CAS-project. Een analyse waarbij gebruik is gemaakt van de bekende informatie uit het CAS-verleden. Informatie die niet altijd volledig was, waardoor deels op basis van aannames de afwikkeling van het onderhanden werk van CAS heeft plaatsgevonden. Bij het volledig ontbreken van relevante informatie is noodgedwongen afgezien van het realiseren van omzet.
De omzet is bepaald op basis van de voortgang van de werkzaamheden van de projecten minus de noodzakelijk geachte voorzieningen. De materiële kosten ad € 3,7 mln betreffen doorbelastingen vanuit Doc-Direkt voor werkzaamheden die medewerkers van Doc-Direkt op CAS-projecten hebben verricht.
Slotbalans
| Balans 31-10-2012 | Aangepaste balans 2011 | Balans 2011 | |
|---|---|---|---|
| Activa | |||
| Immateriële activa | 0 | 0 | 0 |
| Materiële activa | 0 | 0 | 0 |
| – grond en gebouwen | 0 | 0 | 0 |
| – installaties en inventarissen | 0 | 0 | 0 |
| – overige materiële vaste activa | 0 | 0 | 0 |
| Voorraden | 0 | 0 | 0 |
| Debiteuren | 0 | 0 | 0 |
| Nog te ontvangen | 3.307 | 2.373 | 4.031 |
| Liquide middelen | 935 | 2.984 | 2.984 |
| Totaal activa | 4.242 | 5.357 | 7.015 |
| Passiva | |||
| Eigen Vermogen | – 5.735 | – 2.964 | – 39 |
| – exploitatiereserve | – 2.964 | 0 | – 39 |
| – onverdeeld resultaat | – 2.771 | – 2.964 | 0 |
| Voorzieningen | 0 | 0 | 0 |
| Leningen bij het MvF | 0 | 0 | 0 |
| Crediteuren | 0 | 0 | 0 |
| Nog te betalen | 9.977 | 8.321 | 7.054 |
| Totaal passiva | 4.242 | 5.357 | 7.015 |
Balans per 31 oktober 2012
Debiteuren
Per 31 oktober bedroeg het saldo van de vorderingen € 0,157 mln. Voor dit bedrag is een voorziening gevormd voor hetzelfde bedrag, waardoor de waarde in de balans uitkomt op nihil.
Nog te ontvangen bedragen
De nog te ontvangen bedragen betreft het Onderhanden werk. Het Onderhanden werk per 31 oktober 2012 bestaat voor € 6,4 mln. uit Nog te factureren bedragen op Onderhanden projecten minus de kosten ad € 3,1 mln. om de projecten af te ronden.
Omdat er 2 jaar bijna niet is gefactureerd zijn de Nog te factureren bedragen opgelopen. Hierdoor bestaat het risico dat bij facturering de betaling niet of niet geheel plaatsvindt. Omdat de omvang van het risico niet is in te schatten is hiervoor geen voorziening gevormd. Voor € 1,5 mln. is dit risico niet aanwezig omdat dit bedrag in december 2012 in rekening is gebracht en betaald.
De managementinformatie om verliezen op projecten adequaat te kunnen inschatten functioneert nog niet volledig. Hierdoor is er onzekerheid of de verliesvoorziening volledig is.
Nog te betalen bedragen
De nog te betalen bedragen zijn als volgt te specificeren:
| Nog te betalen bedragen | x € 1.000 |
|---|---|
| Rekening-courant met Doc-Direkt | 7.923 |
| Verplichting BZK | 2.054 |
| Totaal | 9.977 |
De rekening-courant schuld van CAS aan Doc-Direkt loopt bij inbreng in Doc-Direkt weg tegen het spiegelbeeld: de vordering van Doc-Direkt op CAS.
De verplichting BZK heeft betrekking op een aan DGOBR terug te storten bedrag.
Kasstroomoverzicht
| Oorspronkelijk vastgestelde begroting (1) | Realisatie (2) | Verschil realisatie en oorspronkelijk vastgestelde begroting (3)=(2)–(1) | ||
|---|---|---|---|---|
| 1. | Rekening-courant RHB 1 januari 2012 | 0 | 2.984 | 2.984 |
| 2. | Totaal operationele kasstroom | 0 | – 2.049 | – 2.049 |
| Totaal investeringen (–/–) | 0 | 0 | 0 | |
| Totaal boekwaarde desinvesteringen (+) | 0 | 0 | 0 | |
| 3. | Totaal investeringskasstroom | 0 | 0 | 0 |
| Eenmalige uitkering aan moederdepartement (–/–) | 0 | 0 | 0 | |
| Eenmalige storting door het moederdepartement (+) | 0 | 0 | 0 | |
| Aflossingen op leningen (–/–) | 0 | 0 | 0 | |
| Beroep op leenfaciliteit (+) | 0 | 0 | 0 | |
| 4. | Totaal financieringskasstroom | 0 | 0 | 0 |
| 5. | Rekening-courant RHB 31 oktober 2012 (=1+2+3+4) | 0 | 935 | 935 |