Inleiding
De Werkmaatschappij (DWM) is een baten-lastendienst onder het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en per 1 januari 2008 officieel ingesteld.
De Werkmaatschappij bestaat eind 2012 uit 13 bedrijfseenheden en 4 samenwerkingsverbanden, met een heterogeen producten en dienstenpakket, verzorgd door deze bedrijfseenheden. Enkele onderdelen zijn: Expertisecentrum O&P, Bureau Gateway, Interim Rijk (IR), Haagse Inkoopsamenwerking (HIS) en KOOP.
Dankzij de ondersteuning binnen De Werkmaatschappij kunnen de bedrijfseenheden een hogere kwaliteit van producten en diensten realiseren tegen een reële prijs. Innovatie is daarbij een dragende kracht.
De afgelopen jaren hebben zich gekenmerkt door pionieren en groei, waarna nu en in de toekomst de focus op professionalisering en integratie komt te liggen. Dit vertaalt zich naar een verdergaande professionalisering van de dienstverlening.
Door op concernniveau producten en diensten aan te bieden wordt schaalvoordeel bereikt. Het is een forse impuls voor de gewenste kwaliteitsverhoging en levert concrete besparingen op bij de afnemende departementen zowel in fte’s als in geld.
Naast de producten en diensten die door de bedrijfseenheden van De Werkmaatschappij voor de onderdelen van de rijksoverheid worden geleverd heeft De Werkmaatschappij een aanvullende taak. Door het organiseren en stimuleren van kennisuitwisseling worden extra synergievoordelen gerealiseerd. De Werkmaatschappij stimuleert innovatie bij de aangesloten bedrijfseenheden en bevordert het uitwisselen en onderling leren van ervaringen. De Werkmaatschappij zet nadrukkelijk in op samenwerking met de overige spelers in haar krachtenveld, met het oogmerk elkaars sterke punten verder te versterken en kennis te delen.
Ontwikkelingen bedrijfsvoering Rijk
Tussen verschillende Bedrijfseenheden ontstaat steeds meer samenhang. De Expertisecentra op het terrein van HRM zijn gebundeld tot het Expertise Centrum Organisatie & Personeel (EC O&P) en zijn op 1 februari 2012 van start gegaan.
De Werkmaatschappij heeft actief geparticipeerd in de verschillende projecten in het kader van het uitvoeringsprogramma Compacte Rijksdienst. Met name de projecten 2, 6 en 16 hebben energie gevraagd.
Het jaar 2012 laat zien dat het concept dat achter De Werkmaatschappij zit steeds verder inhoud krijgt. Op een aantal terreinen zijn tarieven verlaagd. Tevens is de tendens zichtbaar dat grote uitvoeringsorganisaties producten en diensten van De Werkmaatschappij afnemen.
De opstelling van De Werkmaatschappij is om zoveel mogelijk in partnership met andere dienstverleners te komen tot een optimale dienstverlening (zowel in tarief als geleverde kwaliteit) voor de opdrachtgevers.
Bedrijfsvoering
Financieel Beheer
Het financiële beheer en de financiële verantwoording van De Werkmaatschappij moeten voldoen aan de voorschriften voor baten-lastendiensten. Daarnaast wordt er een aantal algemene bedrijfseconomische beginselen als uitgangspunt genomen. Algemeen uitgangspunt is dat getrouw, duidelijk en stelselmatig inzicht wordt gegeven in de grootte en samenstelling van het vermogen van de baten-lastendienst en de omvang van de baten en lasten, het saldo van baten en lasten, kapitaaluitgaven en kapitaalontvangsten.
Op het gebied van financieel beheer zijn in 2012, naast de bundeling naar één EC O&P en naar Financiën & Control, verbeteringen doorgevoerd
-
• in de tariefstructuur en het facturatieproces van het EC O&P;
-
• in de dienstverlening en de tariefstructuur van Strategische BeheerOrganisatie (SBO);
-
• in het inkoopproces voor geheel DWM;
-
• in het verwerkingsproces van de financiële transacties door Financiën en Control en
-
• in het betaalproces van De Werkmaatschappij.
Voor de Planning & Control activiteiten binnen DWM is de Regiegroep Control (RGC) opgezet om alle controlactiviteiten te monitoren en ontwikkelingen op het gebied van Planning & Control en financieel beheer met betrokken controllers te delen. Het controlplan 2012–2013 is opgesteld om enerzijds de reguliere planning & control activiteiten uit te voeren en anderzijds om voor de gesignaleerde risico’s op het gebied van financieel en materieel beheer verbetermaatregelen door te voeren om de risico’s te mitigeren.
Medio 2012 is gestart met het maandelijks bepalen van de omzet.
Het maandelijks bepalen van de omzet heeft belangrijk bijgedragen aan de gewenste kwaliteitsverbetering van tussentijdse cijfers. Het management van De Werkmaatschappij heeft daarmee nu tijdig inzicht in de ontwikkeling van de financiële positie en kan tijdig bijsturen.
Bij EC O&P en Vijfkeerblauw heeft dit ertoe geleid dat in mei 2012 duidelijk is geworden dat de problematiek die ten grondslag ligt aan het negatieve resultaat de oplossingsmogelijkheden van De Werkmaatschappij overstijgt. Medio 2013 zullen de uitkomsten bekend zijn van de gestarte strategische verkenningen naar het financieel gezond maken van onderdelen van EC O&P en van Vijfkeerblauw. Voor EC O&P wordt daarnaast onderzocht of andere financieringsvormen beter passen bij de aard en omvang van de dienstverlening van EC O&P Naar aanleiding van de resultaatontwikkeling tot en met oktober 2012 bij Het Buitenhuis 2.0 is in november eveneens een strategische verkenning gestart.
In 2012 zijn de door de AuditdienstRijk geconstateerde fouten en onzekerheden ruim onder de daarvoor geldende tolerantiegrenzen gebleven.
Ontwikkelingen
De ontwikkelingen als het uitvoeringsprogramma Compacte Rijksdienst en de taakstellingen nopen een uitvoeringsorganisatie als De Werkmaatschappij tot een effectieve, efficiënte en flexibele inrichting van de organisatie. Daarbij zet De Werkmaatschappij met name in op afzetvergroting binnen de rijksoverheid (omdat nog niet alle departementen de volledige dienstverlening van De Werkmaatschappij afnemen), kostenreductie (o.a. door verder te experimenteren met Flexwerken en het stroomlijnen van processen) en het verhogen van de declarabiliteit.
Als instrument voor marktverkenning heeft De Werkmaatschappij de informatie vanuit de rijksbrede spendanalyse gehanteerd om de acquisitie meer te kunnen richten op nieuwe klanten. In het kader van kostenreductie op het gebied van huisvesting is binnen het Beatrixpark een nieuw meer flexibel werkplekconcept geïntroduceerd en is toegewerkt naar een werkpleknorm van 0,7 per fte in 2013.
Ook op het terrein van ICT en het effectief en efficiënt ontsluiten van gegevens in de bedrijfsvoeringondersteunende en primaire basisregistratiesystemen tot betrouwbare managementinformatie zijn verbeteringen gerealiseerd. Begin 2012 is het gebruik van het nieuwe cliënt/zaakregistratiesysteem binnen EC O&P uitgebreid van 2 naar 4 onderdelen. Ook in 2012 is veel geïnvesteerd in het participeren in projectgroepen van Digi-Inkoop om optimaal voorbereid te zijn op de implementatie van Digi-Inkoop binnen DWM en in het stroomlijnen van de websites en het voldoen aan de webrichtlijnen.
Op basis van de prognose, zoals opgenomen in de tweede tertaalrapportage 2012 aan de eigenaar van De Werkmaatschappij heeft de eigenaar besloten het eigen vermogen te versterken. Met het negatieve resultaat 2012 is het eigen vermogen eind december 2012 5,3% van de gemiddelde omzet over de afgelopen drie jaar en ligt daarmee € 0,36 mln boven het toegestane maximum van 5%.
| (1) | (2) | (3)=(2)–(1) | (4) | |
|---|---|---|---|---|
| Omschrijving | Oorspronkelijk vastgestelde begroting | Realisatie | Verschil realisatie en oorspronkelijk vastgestelde begroting | Realisatie 2011 |
| Baten | ||||
| Omzet moederdepartement | 17.699 | 31.817 | 14.118 | 31.177 |
| Omzet overige departementen | 74.270 | 77.743 | 3.473 | 62.992 |
| Omzet derden | 3.953 | 2.705 | – 1.248 | 1.692 |
| Rentebaten | 5 | 0 | – 5 | 106 |
| Vrijval voorzieningen | 0 | 629 | 629 | 252 |
| Bijzondere baten | 613 | 806 | 193 | 686 |
| Totaal baten | 96.540 | 113.700 | 17.160 | 96.906 |
| Lasten | ||||
| Apparaatskosten | 92.994 | 113.859 | 20.865 | 96.395 |
| – personele kosten | 51.720 | 76.344 | 24.624 | 59.852 |
| – materiële kosten | 41.274 | 37.515 | – 3.759 | 36.543 |
| Afschrijvingskosten | 2.935 | 1.450 | – 1.485 | 1.109 |
| – immaterieel | 415 | 415 | 335 | |
| – materieel | 1.035 | 1.035 | 774 | |
| Overige lasten | 416 | 3.871 | 3.455 | 996 |
| – dotaties voorzieningen | 0 | 859 | 859 | 821 |
| – rentelasten | 416 | 91 | – 325 | 175 |
| – bijzondere lasten | 0 | 2.921 | 2.921 | 0 |
| Totaal lasten | 96.345 | 119.180 | 22.835 | 98.500 |
| Saldo van baten en lasten | 195 | – 5.480 | – 5.675 | – 1.594 |
Toelichting op belangrijke verschillen:
-
• De effecten van de toetreding van HIS, IR en KOOP op de baten (€ 28,87 mln), de lasten (€ 28,718 mln) en het resultaat (€ 0,152 mln) zijn in de 1e suppletoire begroting 2012 (kamerstukken II, 33 280 VII, nr.1) verwerkt.
-
• Enkele aannames in de begroting 2012 zijn niet gerealiseerd wat resulteert in belangrijk lagere omzet. Met name bij de bedrijfseenheden van EC O&P is de omzet belangrijk achtergebleven, zonder dat dit in dezelfde mate met kostenbesparende maatregelen is opgevangen. Ook bij Vijfkeerblauw is de omzet achtergebleven.
-
• De vrijval van de voorzieningen betreft de vrijval van de voorziening verliesgevende projecten en de vrijval van de voorziening personeel.
-
• De bijzondere baten van € 0,806 mln bestaan vooral uit een bijdrage van DGOBR van € 0,6 mln in de ontwikkelkosten EC O&P en € 0,2 mln in de ontwikkelkosten Bureau Gateway.
-
• De dotaties voorzieningen betreft de voorziening personeel en de voorziening dubieuze debiteuren. De bijzondere lasten bevat de kosten in 2012 verband houdend met mobiliteit van een aantal medewerkers en een aantal herplaatsingskandidaten, een afkoopsom van een inkoopcontract en de afwaardering van de immateriële vaste activa bij voormalig Flexchange.
Toelichting op saldo van baten en lasten per groep van activiteiten
Algemeen
Het saldo van baten en lasten is negatief € 5,48 mln. Exclusief de bijzondere baten en lasten en de mutaties voorzieningen is het resultaat uit gewone bedrijfsuitoefening bijna negatief € 3,1 mln. Circa 42% van het negatieve saldo baten en lasten wordt bepaald door de bijzondere baten en lasten en de mutaties voorzieningen.
Houdster
Het negatieve resultaat van de houdster is iets hoger door de vorming van de voorziening sociaal flankerend beleid. Bij F&C is sprake van achterblijvende declarabiliteit.
Pijler EC O&P
Het verlies bij EC O&P is een gevolg van vraaguitval en overcapaciteit bij met name het onderdeel Loopbaan & Mobiliteit van het cluster Instroom, Doorstroom, Uitstroom (IDU). Bij het huidige omzetniveau is sprake van een overcapaciteit van circa 40 – 50 fte’s. IDU heeft wel meer mensen dan verwacht kunnen detacheren bij departementen ter beperking van leegloop. Binnen het Cluster Advies is de vraag hoger geweest dan de beschikbare capaciteit, met name op een aantal specialistische functies. Hiervoor is extern ingehuurd. Bij het Cluster Arbeid Vitaliteit en Welzijn (AVW) is de afzet achtergebleven bij de aannames in het jaarplan.
Pijler Facilitair
Het resultaat bij DWR is positief beïnvloed door de lagere beheerkosten voor een deel van de Digitale Werkplek Rijk (DWR)producten en minder benodigde kosten voor de verdere stabilisatie van de dienstverlening. Bij HIS zijn de lager dan verwachte kosten de oorzaak voor het positieve resultaat. Het verlies bij Interdepartementale Post en KoeriersDienst (IPKD) is veroorzaakt door hoger dan verwachte brandstofkosten, huurkosten van een vrachtauto en opleidingskosten. Het resultaat van RijksBeveligingsOrganisatie is achtergebleven bij het jaarplan resultaat door kosten die samenhangen met uitbreiding van het personeelsbestand (opleidingen, dienstkleding). Bij SBO kon door aanvullende projectfinanciering de in 2012 gevormde voorziening verliesgevende projecten van ruim € 0,2 mln vrijvallen. Bij Vijfkeerblauw is geconstateerd dat sprake is van overcapaciteit. Door gerichte acquisitie bij nieuwe klanten is het operationele resultaat beperkt gebleven tot ca € 0,2 mln negatief. De afkoop van een inkoopcontract heeft geleid tot een bijzondere last van € 0,2 mln.
Pijler Rijk/Innovatie
Het negatieve resultaat bij het Buitenhuis 2.0 is een resultante van annuleringen van opdrachten als gevolg van de renovatie van het pand, een te lage declarabiliteit en te lage marges op de opdrachten om de overhead te kunnen dekken. Voor het Buitenhuis 2.0 loopt inmiddels een strategische verkenning. Bij het Bhuro is zichtbaar dat grote projecten (Nieuwbouw Jubitoren) belangrijk bijdragen aan een hogere declarabiliteit van alle medewerkers. Bij IR is de omzet achtergebleven bij de aannames in het jaarplan en is gebleken dat de tarieven niet kostendekkend zijn. Voor 2013 zijn de tarieven verhoogd.
Balans
| Balans 2012 | Balans 2011 | |
|---|---|---|
| Activa | ||
| Immateriële activa | 1.003 | 1.275 |
| Materiële activa | 2.616 | 3.250 |
| – grond en gebouwen | 333 | 385 |
| – installaties en inventarissen | 1.759 | 2.400 |
| – overige materiële vaste activa | 524 | 465 |
| Voorraden | 109 | 144 |
| Debiteuren | 14.207 | 6.835 |
| Nog te ontvangen | 8.313 | 5.307 |
| Liquide middelen | 19.452 | 19.900 |
| Totaal activa | 45.700 | 36.711 |
| Passiva | ||
| Eigen Vermogen | 5.988 | 2.368 |
| – exploitatiereserve | 11.468 | 3.962 |
| – onverdeeld resultaat | – 5.480 | – 1.594 |
| Voorzieningen | 509 | 570 |
| Leningen bij het MvF | 98 | 1.693 |
| Crediteuren | 8.291 | 5.492 |
| Nog te betalen | 30.814 | 26.587 |
| Totaal passiva | 45.700 | 36.711 |
Debiteuren
De stijging van de debiteuren is een gevolg van de met ingang van 2012 gewijzigde facturatiesystematiek bij het EC O&P (2 kwartaal voorschotfacturen en in december een voorlopige eindafrekening).
Eigen vermogen
Op basis van de tweede tertaalrapportage 2012 van De Werkmaatschappij heeft de eigenaar besloten een bedrag van € 9,1 mln te storten ter versterking van het eigen vermogen. Het eigen vermogen eind december 2012 is 5,3% van de gemiddelde omzet over de afgelopen drie jaar en ligt daarmee € 0,36 mln boven het toegestane maximum van 5%.
Op 1 januari 2013 verlaat de bedrijfseenheid DWR De Werkmaatschappij en maakt vanaf die datum deel uit van SSC ICT Den Haag, eveneens een baten-lastendienst van het ministerie van BZK. Hierdoor zal het eigen vermogen van De Werkmaatschappij met circa € 1 mln afnemen en komt daarmee onder het toegestane maximum van 5%.
Nog te ontvangen en nog te betalen bedragen
De nog te ontvangen bedragen bestaan uit € 6,1 mln nog te factureren omzet, voornamelijk bij de bedrijfseenheden EC O&P [€ 2,7 mln], RBO [€ 1,2 mln] en Vijfkeerblauw [€ 1,1 mln] en € 1,2 mln onderhanden werken positie.
De voorziening betreft de financiële gevolgen van de gemaakte afspraken op het gebied van flankerend personeelsbeleid voor een aantal medewerkers in verband met het beëindigen van het dienstverband en voor één medewerker op basis van een gerechtelijke uitspraak, waartegen DWM in hoger beroep gaat.
De nog te betalen bedragen bestaan uit € 5,7 mln vooruitgefactureerde bedragen, € 4,7 mln nog te betalen aan derden, € 1,4 mln te verrekenen met uitzendbureaus uit inhuurbemiddeling via Flexchange, € 2,5 mln voor personeelsgerelateerde verplichtingen, € 3,8 mln nog te besteden gelden en € 8,9 mln nog te betalen kosten en voor € 1,6 mln aflossingsverplichting op de leningen bij het MvF.
Kasstroomoverzicht
| Oorspronkelijk vastgestelde begroting (1) | Realisatie (2) | Verschil realisatie en oorspronkelijk vastgestelde begroting (3)=(2)–(1) | ||
|---|---|---|---|---|
| 1. | Rekening-courant RHB 1 januari 2012 | 17.384 | 19.898 | 2.514 |
| 2. | Totaal operationele kasstroom | 3.130 | – 9.165 | – 12.295 |
| Totaal investeringen (–/–) | – 3.000 | – 1.135 | 1.865 | |
| Totaal boekwaarde desinvesteringen (+) | 0 | 504 | 504 | |
| 3. | Totaal investeringskasstroom | – 3.000 | – 631 | 2.369 |
| Eenmalige uitkering aan moederdepartement (–/–) | 0 | 0 | 0 | |
| Eenmalige storting door het moederdepartement (+) | 0 | 9.945 | 9.945 | |
| Aflossingen op leningen (–/–) | – 3.622 | – 597 | 3.025 | |
| Beroep op leenfaciliteit (+) | 4.000 | 0 | – 4.000 | |
| 4. | Totaal financieringskasstroom | 378 | 9.348 | 8.970 |
| 5. | Rekening-courant RHB 31 december 2012 (=1+2+3+4) | 17.892 | 19.450 | 1.558 |
De investeringen in 2012 bestaan voornamelijk uit de doorontwikkeling van een applicatie van KOOP, aanschaf van vervoermiddelen bij IPKD en aanvullingen op en verbeteringen van bestaande geautomatiseerde primaire systemen bij een aantal bedrijfseenheden. De storting door het moederdepartement betreft de versterking van het eigen vermogen, een bijdrage in de kosten voor voldoen aan de webrichtlijnen en een bijdrage in de ontwikkelkosten van het EC O&P.
Doelmatigheid
| Omschrijving Generiek Deel | realisatie 2009 | realisatie 2010 | realisatie 2011 | begroting 2012 | realisatie 2012 |
|---|---|---|---|---|---|
| Kostprijzen per product (groep) (indexcijfer) | n.b. | n.b. | 100 | 98 | 100,8 |
| Tarieven/uur (indexcijfer) | n.b. | n.b. | 100 | 98 | 98 |
| Omzet per FTE | 249.826 | 203.931 | 165.850 | 151.792 | 147.329 |
| FTE-totaal (excl. externe inhuur) | 516 | 639 | 578 | 636 | 762 |
| Saldo van baten en lasten (%) | 2,7% | – 0,5% | – 1,6% | 0,2% | – 4,9% |
| Kwaliteitsindicator 1 – KTO | 6,4 | 7,5 | n.b. | 7,1 | 6,2 |
| Kwaliteitsindicator 2 – MTO | Start 2010 | 7,5 | 7,6 | 7,5 | 7,5 |
De begrote omzet per fte bedraagt € 151.792 ten opzichte van een gerealiseerde omzet per fte van € 147.329. Dit is een daling van 3% als gevolg van achterblijvende vraag.
Verloop indexcijfers
DWM heeft rekening gehouden in haar kostprijzen en verkooptarieven met de taakstellingen en compenserende factoren. De gehanteerde tarieven zijn gelijk aan de door de eigenaar goedgekeurde tarieven zoals opgenomen in de begroting. DWM heeft de daling van de vraag onvoldoende kunnen compenseren door kostenreductie in 2012.