Een goede bedrijfsvoering is essentieel voor een probleemloze uitvoering van de primaire taak van het Ministerie van Algemene Zaken. Door middel van meer samenhang, vereenvoudiging en inbesteding van bedrijfsvoeringstaken heeft het ministerie in 2013 ingezet op een doelmatige bedrijfsvoering. In 2013 heeft het ministerie maatregelen m.b.t. het beheer van de bedrijfsvoering expliciet gemonitord, o.a. op het gebied van financieel, materieel en personeel beheer en de informatiebeveiliging.

Rechtmatigheid

De verantwoording in het departementale jaarverslag is in overeenstemming met vereisten in de Comptabiliteitswet, de begrotingswetten, de Europese regelgeving, Nederlandse wetten, algemene maatregelen van bestuur en in ministeriële regelingen opgenomen bepalingen. Voor de bepaling van de fouten en onzekerheden is de rijksbrede normering toegepast. Er zijn geen onrechtmatigheden van enig belang geconstateerd.

Totstandkoming beleidsinformatie

De niet-financiële informatie in het jaarverslag is beperkt van omvang en is op controleerbare en betrouwbare wijze tot stand gekomen.

Financieel en materieel beheer

Aan de beheersing van de bedrijfsvoering bij het Ministerie van Algemene Zaken ligt een adequaat stelsel van maatregelen ten grondslag. In 2013 is een verdere vereenvoudiging van de administratieve organisatie en een herinrichting van de financiële administratie van de Dienst Publiek en Communicatie gerealiseerd. Het gehele stelsel van controlemaatregelen vormt een betrouwbaar en doelmatig instrument voor het financieel en materieel beheer.

Frauderisico’s

Externe frauderisico’s zijn niet aanwezig bij het AZ. Het ministerie heeft mogelijke interne frauderisico’s onderkend en heeft hierop maatregelen getroffen. Gebleken is dat AZ met de aanwezige maatregelen de risico’s voldoende beheerst.

Overige aspecten van bedrijfsvoering

Personeelsbeheer

Naast het stelsel van controlemaatregelen voor personeelsbeheer heeft de Directie Concerncontrol in 2013 een verbijzonderd onderzoek gedaan naar de beheersing van de personele uitgaven en personeelsprocessen. De resultaten van dit onderzoek bevestigen dat het personeelsbeheer vrijwel geheel op orde is.

Informatiebeveiliging

In 2013 heeft de ADR, op verzoek van het ministerie, een onderzoek uitgevoerd naar de informatiebeveiliging. De daaruit voortgekomen maatregelen zijn in 2013 grotendeels geïmplementeerd. Verder is gestart met een uitgebreide risicoanalyse in het kader van de invoering van het Beveiligingsvoorschrift Informatievoorziening Rijk (BIR).

Audit Commitee

Het Audit Committee van AZ heeft in 2013 drie keer vergaderd. Hierbij is onder meer aandacht besteed aan de bedrijfsvoeringsrisico’s, de rapporten van ADR en Algemene Rekenkamer (AR), de ingezette verbetermaatregelen naar aanleiding hiervan en de bevindingen uit de verbijzonderde onderzoeken van de Directie Concerncontrol. Het Audit Committee is in 2013 versterkt met twee externe leden. Over het functioneren zal in het jaarverslag 2014 worden gerapporteerd.

Grote ICT- Projecten.

AZ heeft geen grote ICT-projecten uitgevoerd in 2013.