Inleiding
SSC-ICT Den Haag is de ICT-shared service organisatie van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties die met ingang van 1 januari 2013 als agentschap op basis van het baten-lastenstelsel functioneert.
SSC-ICT Den Haag levert generieke rijksbrede toepassingen als Rijksportaal en de Samenwerkingsruimte en verzorgt daarnaast het op de Digitale Werkomgeving Rijk (DWR) gebaseerde kantoorautomatisering, telecommunicatie en hosting van bedrijfspecifieke applicaties voor de aangesloten departementen. In 2013 betrof dit de ministeries van BZK, IenM, VWS en SZW en vanaf 1 oktober 2013 tevens het Ministerie van Financiën.
Omdat in afwachting van het instellingsbesluit het agentschap nog niet was opgenomen in de oorspronkelijke begroting, zijn de realisatiecijfers van het agentschap afgezet tegen cijfers van de 1e suppletoire begroting.
Doelmatigheid en taakstelling
De eigenaar heeft met SSC-ICT Den Haag tot en met 2016 een jaarlijkse efficiencytaakstelling afgesproken van jaarlijks -1,5%.
Per 1 oktober 2013 heeft SSC-ICT Den Haag in het kader van CRD 7 (project 7 van het Uitvoeringsprogramma Compacte Rijksdienst) de ICT dienstverlening overgenomen voor het Ministerie van Financiën en per 4 november de ICT dienstverlening van de Kanselarij der Nederlandse Orden.
In het kader van CRD 4 is met medewerking van de Rijksgebouwendienst de ontwikkeling van het Overheidsdatacenter voor de Haagse km² voorbereid en aanbesteed. De exploitatie van dit datacenter start naar verwachting begin 2015.
Voor SSC-ICT Den Haag was 2013 het eerste jaar als baten-lastenagentschap. De financiële administratie is ondergebracht bij de Werkmaatschappij.
Staat van baten en lasten van het baten-lastenagentschap SSC-ICT
| (1) | (2) | (3)=(2)–(1) | (4) | |
|---|---|---|---|---|
| Omschrijving | Oorspronkelijk vastgestelde begroting/1e suppletoire begroting | Realisatie | Verschil realisatie en oorspronkelijk vastgestelde begroting | Realisatie 20121 |
| Baten | ||||
| Omzet moederdepartement | 25.507 | 35.663 | 10.156 | |
| Omzet overige departementen | 89.679 | 80.636 | – 9.043 | |
| Omzet derden | – | – | – | |
| Rentebaten | – | – | – | |
| Vrijval voorzieningen | – | – | – | |
| Bijzondere baten | – | 686 | 686 | |
| Totaal baten | 115.186 | 116.985 | 1.799 | |
| Lasten | ||||
| Apparaatskosten | 98.231 | 90.668 | – 7.563 | |
| – personele kosten | 44.582 | 39.908 | – 4.674 | |
| waarvan eigen personeel | 21.183 | 22.996 | 1.813 | |
| waarvan externe inhuur | 23.399 | 16.912 | – 6.487 | |
| – materiële kosten | 53.649 | 50.760 | – 2.889 | |
| waarvan apparaat ICT | 50.838 | 47.259 | – 3.579 | |
| waarvan bijdrage aan SSO's | 2.811 | 3.501 | 690 | |
| Afschrijvingskosten | 15.590 | 16.235 | 645 | |
| – immaterieel | – | – | – | |
| – materieel | 15.590 | 16.235 | 645 | |
| Overige lasten | 1.365 | 160 | – 1.205 | |
| – dotaties voorzieningen | – | – | – | |
| – rentelasten | 1.365 | 77 | – 1.288 | |
| – bijzondere lasten | – | 83 | 83 | |
| Totaal lasten | 115.186 | 107.063 | – 8.123 | |
| Saldo van baten en lasten | – | 9.922 | 9.922 |
Het positieve resultaat is € 9,922 mln. hoger dan begroot, als gevolg van een € 1,799 mln. hogere omzet en € 8,123 mln. lagere kosten.
De totale omzet is hoger dan begroot vanwege de uitbreiding van de dienstverlening met het Ministerie van Financiën per 1 oktober 2013 en de Kanselarij der Nederlandse Orden per 4 november. De omzet is overeenkomstig de door de eigenaar vastgestelde tarieven en de in 2013 door de Ministeries van BZK, IenM, VWS, SZW en FIN afgenomen dienstverlening.
In de begroting werd de specifieke omzet van het moederdepartement vermeld onder omzet overige departementen. De omzet moederdepartement is ten opzichte van de begroting dus niet gestegen, maar er is sprake van een verbeterde presentatie.
De bijzondere bate betreft de opbrengst van software bij de omzetting van software in eigendom naar lease (subscription).
De € 8,123 mln. lagere lasten zijn het saldo van lagere personele en materiële kosten en lagere rente.
De € 4,674 mln. lagere personele kosten zijn het saldo van de € 1,813 mln. hogere kosten van eigen personeel en de € 6,487 mln. lagere kosten dan begroot van extern ingehuurd personeel.
De kosten van het eigen personeel zijn hoger dan begroot vanwege nog niet in de formatie ingedaald personeel van voormalig VROM en bij de overname van de dienstverlening van het Ministerie van Financiën overgenomen personeel.
De lagere kosten dan begroot van ingehuurd personeel zijn gerealiseerd door een actief beleid gericht op het beperken van externe inhuur.
De materiële kosten zijn € 2,889 mln. lager dan begroot door meevallende eigen apparaatskosten.
De aan de productie gerelateerde kosten waren rekening houdend met de uitbreiding van de dienstverlening voor het Ministerie van Financiën en de Kanselarij der Nederlandse Orden wel conform begroting.
De rentelast is lager door lagere debetrente percentages dan begroot.
De bijzondere last betreft het saldo van de afloop van de openingsbalans.
Balans per 31 december 2013
| Balans 2013 | Definitieve openingsbalans 2013 | |
|---|---|---|
| Activa | ||
| Immateriële vaste activa | – | |
| Materiële vaste activa | 28.382 | 25.450 |
| – grond en gebouwen | – | – |
| – installaties en inventarissen | – | – |
| – overige materiële vaste activa | 28.382 | 25.450 |
| Voorraden | 2 | 2 |
| Debiteuren | 3.617 | – |
| Nog te ontvangen | 16.286 | 8.874 |
| Liquide middelen | 23.114 | |
| Totaal activa | 71.401 | 34.326 |
| Passiva | ||
| Eigen Vermogen | 10.902 | 980 |
| – exploitatiereserve | 980 | 980 |
| – onverdeeld resultaat | 9.922 | – |
| Voorzieningen | – | – |
| Leningen bij het MvF | 17.049 | 25.450 |
| Crediteuren | 11.029 | 1.093 |
| Nog te betalen | 32.421 | 6.803 |
| Totaal passiva | 71.401 | 34.326 |
Activa
Materiële vaste activa
De materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de historische aanschafprijs, verminderd met afschrijvingen en bijzondere waardeveranderingen.
Afschrijvingen op materiële vaste activa zijn gebaseerd op de geschatte economische levensduur, rekening houdend met eventuele restwaarde. Deze afschrijving vindt lineair plaats.
Debiteuren en Nog te ontvangen
De post debiteuren betreft de gefactureerde, nog te ontvangen bedragen voor verrichte diensten en leveringen. De totale vordering wordt als inbaar aangemerkt; derhalve is er geen voorziening voor oninbaarheid in aftrek gebracht.
De post debiteuren betreft uitsluitend het moederdepartement.
De post nog te ontvangen bestaat uit nog te factureren opbrengsten betrekking hebbend op 2013, vooruitbetaalde kosten voor 2014 en een vordering op het moederdepartement van € 2,625 mln. bestaande uit het van de moeder te ontvangen saldo van de openingsbalans en de verrekening met de moeder van het saldo van betalingen en ontvangsten inzake 2012.
De post nog te ontvangen heeft voor € 7,587 mln. betrekking op het moederdepartement, voor € 0,185 mln. op andere departementen, en voor € 0,095 mln. op agentschappen.
Liquide middelen
Alle tegoeden van SSC-ICT Den Haag worden aangehouden bij de Rijkshoofdboekhouding (RHB). Het saldo per 31 december bedraagt € 23,114 mln.
Eigen Vermogen
Onder het eigen vermogen is het onverdeelde resultaat 2013 opgenomen. Het eigen vermogen overschrijdt de toegestane maximumomvang van 5% van de gemiddelde jaaromzet. Bij de eerstvolgende suppletoire begrotingswet wordt aangegeven hoe dit is hersteld.
Leningen, Crediteuren en Nog te betalen
De post leningen bestaat uit de leningen ter financiering van de materiële vaste activa.
Van het saldo per ultimo 2013 van € 32,120 mln., is de aflossingsverplichting 2014 ad € 15,071 mln. opgenomen onder de post nog te betalen.
De facturen die zijn opgenomen onder de post crediteuren per ultimo 2013 zijn nagenoeg allemaal begin 2014 betaald. Van de crediteuren staat € 1,469 mln. open bij het moederdepartement, € 1,693 mln. bij het Ministerie van Infrastructuur en Milieu en € 2,151 mln. bij agentschappen. Onder de post nog te betalen zijn de vooruit ontvangen bedragen, de aflossingsverplichting 2014 van de lening bij het Ministerie van Financiën, de nog te ontvangen facturen 2013 en de schuld aan het personeel vanwege opgebouwde rechten vakantiegeld, eindejaarsuitkering en verlof opgenomen.
De post nog te betalen heeft voor € 6,488 mln. betrekking op het moederdepartement, voor € 18,210 mln. op andere departementen en voor € 0,663 mln. op agentschappen.
Kasstroomoverzicht
| Oorspronkelijk vastgestelde begroting/1e suppletoire begroting | Realisatie (2) | Verschil realisatie en oorspronkelijk vastgestelde begroting (3)=(2)-(1) | ||
|---|---|---|---|---|
| 1. | Rekening-courant RHB 1 januari 2013 + stand depositorekeningen | – | 0 | – |
| 2. | Totaal operationele kasstroom | 14.467 | 25.868 | 11.401 |
| Totaal investeringen (-/-) | – 66.654 | – 19.168 | 47.486 | |
| Totaal boekwaarde desinvesteringen (+) | – | 2.411 | 2.411 | |
| 3. | Totaal investeringskasstroom | – 66.654 | – 16.757 | 49.897 |
| Eenmalige uitkering aan moederdepartement (-/-) | – | – 25.450 | – 25.450 | |
| Eenmalige storting door het moederdepartement (+) | 7.969 | 7.332 | – 637 | |
| Aflossingen op leningen (-/-) | – 17.456 | – 9.982 | 7.474 | |
| Beroep op leenfaciliteit (+) | 66.654 | 42.103 | – 24.551 | |
| 4. | Totaal financieringskasstroom | 57.167 | 14.003 | – 43.164 |
| 5. | Rekening-courant RHB 31 december 2013 + stand depositorekeningen (1+2+3+4) (maximale roodstand 0,5 miljoen €) | 4.980 | 23.114 | 18.134 |
SSC ICT is eerst per 1-1-2013 officieel een agentschap.
De investeringen in ICT goederen (hard en software) in 2013 bedroegen € 19,168 mln. waarvan € 2,515 mln. uit eigen middelen werd gefinancierd. Het verschil met de 1e suppletoire begroting is te verklaren uit een ramingsverschil en de omstandigheid dat de overname van activa bij de start als agentschap nu als eenmalige uitkering aan moederdepartement wordt gepresenteerd.
Bij de start van SSC-ICT is voor € 25,450 mln. aan materiële vaste activa overgenomen van het moederdepartement. Dit komt overeen met de eenmalige storting aan het moederdepartement en het bedrag dat bij het Ministerie van Financiën als conversielening werd opgenomen. In de 1e suppletoire begroting werd deze overname als investering gepresenteerd. De eenmalige storting door het moederdepartement betreft de inbreng in SSC-ICT Den Haag van de al met het baten-lastenstelsel werkende bedrijfseenheid DWR. Het verschil van € 0,637 mln. betreft het nog met de moeder te verrekenen saldo van de openingsbalans.
Het beroep op de leenfaciliteit en de aflossing op leningen zijn beide lager als gevolg van een ramingsverschil.
De stand van de rekening-courant RHB is de resultante van het positieve resultaat over 2013 en het saldo van de in 2013 opgebouwde vorderingen- en schuldenpositie.
Doelmatigheid
SSC-ICT Den Haag is de rijksbrede shared service organisatie die de Compacte Rijksdienst ontzorgt met generieke en gemeenschappelijk ICT oplossingen. Door de inzet van moderne ICT hulpmiddelen wordt de doelmatigheid van de Rijksdienst vergroot. En met de bundeling van ICT taken binnen SSC-ICT Den Haag wordt de in de projecten 4 en 7 van het Uitvoeringsprogramma Compacte Rijksdienst beoogde efficiencyslag gemaakt.
De eigenaar heeft met SSC-ICT Den Haag tot en met 2016 een jaarlijkse efficiencytaakstelling afgesproken van jaarlijks -1,5%. SSC-ICT Den Haag verlaagt hiertoe jaarlijks haar tarieven met 1,5% en heeft daarnaast voorstellen gedaan waarmee haar afnemers aanvullend 10% op hun ICT uitgaven kunnen besparen.
Aanvullend op de taakstellende tariefverlaging vergelijkt SSC-ICT Den Haag haar prestaties via benchmark onderzoek periodiek met marktpartijen en enkele grote uitvoeringsorganisaties binnen de overheid.
Om de tariefdaling te realiseren wordt voortgegaan met het integreren en harmoniseren van de van de departementen overgekomen systeemlandschappen. Daarnaast is het Lean Six Sigma programma gestart dat tot doel heeft verbetermogelijkheden in de bestaande processen te detecteren.
Dienstverlening
De dienstverlening van SSC-ICT Den Haag is gedocumenteerd in een jaarlijks geactualiseerde Producten en Dienstencatalogus (PDC). Onderdeel van dit PDC zijn de te realiseren serviceniveaus en de te hanteren tarieven. Het PDC wordt besproken in het Opdrachtgeversberaad en vervolgens vastgesteld door de eigenaar. De tarieven en dienstverleningsniveaus van de generieke–ICT worden onder regie van het Tactisch Beraad Genrieke ICT (TBGI) besproken in het Interdepartementaal Overleg van de departementale Chief Information Officers (ICCIO).
Op basis van het PDC bespreekt SSC-ICT Den Haag voorafgaand aan ieder kalenderjaar met haar opdrachtgevers de in het nieuwe jaar gewenste dienstverlening, waarvan de uitkomst wordt vastgelegd in Dienstverleningscontracten per departement.
Aanvullend hierop kunnen departementen verzoeken om maatwerk, dat door SSC-ICT op basis van fixed prices offertes opdracht gestuurd wordt uitgevoerd.
De door SSC-ICT te realiseren dienstverleningsniveaus gelden over het hele jaar en zijn overeenkomstig het shared service karakter van de dienstverlening voor alle opdrachtgevers hetzelfde. Via haar digitale klantenportaal informeert SSC-ICT Den Haag haar opdrachtgevers en afnemers continue over de omvang van de dienstverlening en de daarbij behaalde serviceniveaus.
| Omschrijving generiek deel | Realisatie | Realisatie | Realisatie | Oorspronkelijk vastgestelde begroting/1e suppletoire begroting | Realisatie |
|---|---|---|---|---|---|
| 2010 | 2011 | 2012 | 2013 | 2013 | |
| Kostprijzen per product (groep) | |||||
| Beheertaken (werkplektarief, excl. bijdrage datacenter incl. personeel) | € 1.875 | € 1.875 | |||
| Basis desktop PC | 1.435 | ||||
| Basis monitor | 330 | ||||
| Useraccounts | 110 | ||||
| Omzet per produktgroep (pxq) | € 115.186 | € 115.799 | |||
| Generiek (SWF / Portaal / Infra) | € 13.642 | € 14.431 | |||
| Gemeenschappelijk (Basis / Hosting) | € 70.226 | € 83.992 | |||
| Specifiek (Basis plus) | € 31.318 | € 17.376 | |||
| FTE-totaal (excl. externe inhuur) | |||||
| Overhead | 15,7% | 15,7% | |||
| Primair proces | 84,3% | 84,3% | |||
| Formatie / bezetting | 339/339 | 377,5/348,5 | |||
| Saldo van baten en lasten (%) | – | 8,5% | |||
| Specifiek deel | |||||
| Beschikbaarheid/betrouwbaarheid basisfunctionaliteit | 98,00% | 99,95% | |||
| Geleverd binnen de gestelde termijnen | 90,00% | 93,47% | |||
| Incidenten hersteld binnen afgesproken tijd | 90,00% | 93,45% | |||
| Kwaliteit beantwoorden vragen: | |||||
| Beantwoorden helpdeskvragen binnen afgesproken tijd | 95,00% | 98,96% | |||
| Direct beantwoorden helpdeskvragen | 80,00% | 87,53% | |||
| Taakstellende tariefverlaging (na btw-verhoging en indexering) | 1,50% | 1,50% | |||
| Klanttevredenheid | 7 | – | |||
| Medewerkertevredenheid | 7 | – |