6.1.1 Rechtmatigheid

In 2018 zijn bij vier begrotingsartikelen met uitgaven voor de Rijksdienst Caribisch Nederland unit SZW (RCN-unit SZW) fouten en onzekerheden in de rechtmatigheid vastgesteld die de rapporteringstolerantie overschrijden. Zie hiervoor tabel 6.1. In paragraaf 6.1.3 wordt verder ingegaan op het financieel en materieel beheer bij de RCN-unit SZW.

6.1.2 Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

Er zijn geen bijzonderheden te melden.

6.1.3 Financieel en materieel beheer

Inkoopbeheer

In 2018 heeft SZW het inkoopbeheer op onderdelen verbeterd, onder andere door het opstellen van een spendanalyse over 2017 en over de eerste helft van 2018. Met de spendanalyse kan SZW achteraf controleren of de inkoopuitgaven rechtmatig zijn uitgevoerd. SZW ontwikkelt de spendanalyse in 2019 verder door. Daarnaast heeft SZW in 2018 meer zicht gecreëerd op managementbesluiten door deze centraal vast te leggen in plaats van deze decentraal te laten registeren door de dienstonderdelen. In 2019 voegt SZW follow-upinformatie toe aan het overzicht van managementbesluiten. Bij het vaststellen van een managementbesluit (voorafgaand aan het inkooptraject) is nog niet alle informatie over de onrechtmatigheid bekend. De procedure voor managementbesluiten is eind 2018 herschreven en is begin 2019 vastgesteld. Met de herziene procedure verwacht SZW beter zicht te hebben op onrechtmatigheden en uitzonderingen die voortkomen uit de wetgeving.

Verschillende dienstonderdelen zijn in afstemming met de Haagse Inkoop Samenwerking (HIS) in 2018 overgestapt naar volledig inkopen via DigiInkoop Compact. In 2019 gaan ook de andere dienstonderdelen over op dit systeem. SZW werkte in 2018 met de HIS aan het toegankelijk maken van dossiers en het doorvoeren van verbeteringen in contractmanagement. Dit heeft in 2018 nog niet tot resultaat geleid. Naar verwachting worden de resultaten van deze verbeteringen in 2019 zichtbaar.

Financieel beheer Rijksdienst Caribisch Nederland

De Algemene Rekenkamer (AR) kende in het verantwoordingsonderzoek (VO) 2016 een onvolkomenheid toe aan het financieel beheer van de uitkeringen voor inwoners van Caribisch Nederland. Als reactie hierop is in 2017 door de RCN-unit SZW het Plan van aanpak verbetering rechtmatigheid en financieel beheer opgesteld en gedeeltelijk uitgevoerd. In 2018 is progressie gemaakt op het afronden van de archiveringsslag. De RCN-unit SZW heeft een controlejaarkalender opgesteld en deels geïmplementeerd en een contract voor een contentmanagementsysteem (een kennissysteem) afgesloten. Voor een aantal dossiers die in 2010 zijn overgedragen door de voormalige Sociale Verzekeringsbank van de Nederlandse Antillen is sprake van blijvende onvolledigheid, omdat bij deze dossiers zowel de aanvragen als de toekenningsbeschikkingen ontbreken. De genomen steekproef over 2018 bevat onder andere dossiers van voor 2010. Deze dossiers kunnen niet meer worden hersteld, maar zijn wel van invloed op de rechtmatigheid. Er wordt bezien in hoeverre in de controle voor het verantwoordingsjaar 2019 een onderscheid gemaakt kan worden tussen de dossiers van voor 2010 en de dossiers na 2010.

Het is de RCN-unit SZW niet gelukt alle beoogde maatregelen ter verbetering van de rechtmatigheid en het financieel beheer in 2018 te realiseren. Eén van de oorzaken is het tekort aan personele capaciteit. Een tweede oorzaak is de lange doorlooptijd voor de noodzakelijke ICT-aanpassingen. Een extern bureau ondersteunt de RCN-unit SZW bij het vinden van een passende oplossing. Ook biedt het externe bureau ondersteuning bij de voorbereiding op de aansluiting bij het betaalsysteem van de Belastingdienst Caribisch Nederland (BCN). Zoals vermeld in de Kamerbrief van 17 mei 2018 (Tweede Kamer, 2017–2018, 34 775 XV, nr. 106) vergt het ICT-traject vanwege aanbestedingsrechtelijke aspecten meer tijd. Eind 2018 is als tussenmaatregel een steekproef gestart voor de controle van de juistheid van betalingen. Ten slotte, is de controlejaarkalender niet volledig uitgevoerd en zijn omissies in de uitvoering niet tijdig opgemerkt.

Financieel beheer 3F

Op aanbeveling van de AR heeft SZW afspraken gemaakt met SSC-ICT over de verantwoording van het gevoerde technische beheer van het 3F-systeem. In de kwartaalrapportages zijn zowel de incidenten als overige beheertaken door SSC-ICT opgenomen. Daarmee is voor SZW als systeemeigenaar inzichtelijk welke beheertaken in het 3F-systeem door SSC-ICT zijn uitgevoerd.

De Auditdienst Rijk (ADR) heeft in 2018 bij het 3F-systeem geconstateerd dat de beheersmaatregelen van SSC-ICT op het terrein van gebruikersbeheer en beveiliging van componenten niet effectief zijn. Het fundament voor een betrouwbare financiële administratie kan als gevolg daarvan ontbreken. Dit zorgt mogelijk voor risico’s bij de continuïteit van het 3F-systeem en de beveiliging van data. SZW en SSC-ICT hebben begin 2019 verbetermaatregelen afgesproken. SZW bewaakt de voortgang van de uitvoering van de verbetermaatregelen.

Financieel beheer Rijksschoonmaakorganisatie

Het financieel beheer bij de Rijksschoonmaakorganisatie (RSO) was in 2018 onvoldoende op orde. Dit heeft geleid tot onzekerheden in de verantwoording ten aanzien van zowel de uitgaven als de ontvangsten. Onzekerheden betreffen bijvoorbeeld uitbetaling van overwerk (uitgaven) en te laat vastgestelde dienstverleningsafspraken (ontvangsten). SZW heeft bijzondere aandacht voor het oplossen van de tekortkomingen. De aanbevelingen van de ADR in 2018 bieden goede handvatten voor verbetering. In 2018 is gestart met het aanpakken van tekortkomingen. In 2019 zet de RSO in op oplossingen die moeten leiden tot structurele verbeteringen. Begin 2019 zijn de uitkomsten beschikbaar van het aangevraagde ADR-onderzoek naar de sturing en beheersing van de RSO. Deze uitkomsten worden gebruikt bij de verdere verbetering van de bedrijfsvoering.

6.1.4 Overige aspecten van bedrijfsvoering

Informatiebeveiliging

De centrale inrichting van informatiebeveiliging is in 2018 versterkt door het aanstellen van een Veiligheid en Privacy-liaison (VP-liaison) per werkveld. In 2018 is de Zelfevaluatie Integrale Beveiliging en Privacy als toezichtsinstrument verder ontwikkeld. Op basis van de Zelfevaluaties van de organisatieonderdelen zijn geen substantiële risico’s geconstateerd ten aanzien van bedrijfskritische processen en informatiesystemen. SZW heeft over 2018 een positieve In Control Verklaring (ICV) afgeven voor informatiebeveiliging. De transitie van de Baseline Informatiebeveiliging Rijksdienst (BIR) 2012 naar BIR 2017 vraagt in 2019 aandacht. De RCN-unit SZW heeft de verbetermaatregelen voor informatiebeveiliging grotendeels in 2018 uitgevoerd en pakt de resterende (meerjarige) verbetermaatregelen in 2019 verder op. De personele continuïteit in de organisatie van de informatiebeveiliging van de RCN-unit SZW is daarbij een aandachtspunt.