Inleiding
Eind 2008 hebben de Ministeries van BZ, SZW, VenW en VROM besloten een gezamenlijk bedrijf voor facilitair management te gaan vormen, genaamd 4FM. Belangrijke aanleiding voor deze stap was de noodzaak om, in het kader van de personele taakstelling, 25% te besparen op het aantal medewerkers dat zich met facilitaire dienstverlening bezighoudt. Naast de besparing op personeelskosten wordt 4FM gezien als een stap in de realisatie van het concept van de rijkswerkplek. Ook levert de vorming van 4FM nieuwe mogelijkheden op tot (rijksbrede) standaardisering op het gebied van facilitair management. De vorming van 4FM wordt daarnaast gezien als een mogelijkheden om de efficiency te bevorderen en maakt dit het gemakkelijker services te bestellen en in meerdere «4FM» gebouwen (samen) te werken. Als laatste biedt een grotere organisatie de kans de professionaliteit en kwaliteit aanzienlijk te bevorderen. Op 1 april 2010 is 4FM van start gegaan. 4FM bedient vanaf 1 april 4 ministeries met ca 12 000 werkplekken en meer dan 365 000 m² bruto vloeroppervlak. 4FM biedt met name diensten aan op het gebied van: Gebouwbeheer (dagelijks beheer en onderhoud e.d.), consumptieve diensten (bedrijfsrestaurant e.d.), post en reprografie (post, spoedstukken e.d.) en verstrekken van inrichting (werkplekinrichting).
Missie
4FM wil de klant gemak in zijn of haar werk bieden, in elk gebouw en in elk ministerie, door het leveren van alle faciliteiten op en rond de werkomgeving en wil een organisatie zijn waar haar facilitair professionals met plezier werken, waardoor de klant zich goed bediend voelt.
Visie
De twee bovenstaande bouwstenen «Klanten» en «Medewerkers» vormen het belangrijkste kapitaal van 4FM en zijn dan ook het uitgangspunt in ons denken en handelen.
Taken 4FM
4FM is een facilitaire organisatie en levert producten en diensten op het gebied van gebouwbeheer, exploitatie, consumptieve diensten, risicobeheersing, schoonmaak, verhuizen, post en reprografie, verstrekken van inrichting, voorzieningen, vervoer, facility management en overige diensten. 4FM heeft er voor gekozen om haar producten en diensten te rubriceren op basis van de NEN norm en wel de NEN 2748. Hiervoor is nadrukkelijk gekozen omdat dit de deelname aan de Rijksbrede benchmark mogelijk maakt.
Toekomstige ontwikkelingen
In de periode 2010 tot en met 2015 zijn er voor 4FM grote veranderingen te verwachten op het gebied van de facilitaire dienstverlening. Enkele facetten zijn de verwachte krimp in het aantal werkplekken bij de huidige vier ministeries, het toetreden van nieuwe opdrachtgevers, en de mogelijke uitbesteding van de facilitaire dienstverlening aan marktpartijen in het kader van PPS. Als gevolg van de concernvisie huisvesting gaat een verdere centralisatie van beleidskernen plaatsvinden, waarbij een herschikking van hoofdzetels plaatsvindt. De impact van deze ontwikkelingen op 4FM is vooralsnog niet te becijferen en is in deze ontwerpbegroting dan ook niet meegenomen.
Exploitatie
2010 1 | 2011 | 2012 | 2013 | 2014 | 2015 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
Baten | ||||||
Opbrengst moederdepartement | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Opbrengst overige departementen | 51 557 | 67 519 | 66 548 | 66 506 | 66 074 | 66 080 |
Opbrengst derden | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Rentebaten | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Bijzondere baten | 600 | 1 000 | ||||
Totaal baten | 52 157 | 68 519 | 66 548 | 66 506 | 66 074 | 66 080 |
Lasten | ||||||
Apparaatskosten | ||||||
– personele kosten | 11 213 | 14 494 | 12 931 | 13 006 | 13 035 | 13 031 |
– materiële kosten | 38 238 | 49 548 | 48 760 | 48 669 | 48 509 | 48 250 |
Rentelasten | 361 | 667 | 667 | 660 | 659 | 659 |
Afschrijvingskosten | ||||||
– materieel | 2 027 | 3 810 | 4 190 | 4 170 | 3 870 | 4 140 |
– immaterieel | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Overige lasten | ||||||
– dotaties voorzieningen | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
– bijzondere lasten | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Totaal lasten | 51 839 | 68 519 | 66 548 | 66 505 | 66 073 | 66 080 |
Saldo van baten en lasten | 318 | 0 | 0 | 1 | 1 | 0 |
Toelichting
Uitgangspunt voor de begroting van baten en lasten van 4FM is een kostendekkende exploitatie, zonder winstoogmerk. Een eventueel batig saldo zal aan het eigen vermogen worden toegevoegd om toekomstige tegenvallers te kunnen opvangen dan wel in de vorm van een prijsverlaging aan de opdrachtgevers worden gerestitueerd.
Opbrengst overige departementen
2010 1 | 2011 | 2012 | 2013 | 2014 | 2015 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
Basis (p vast en q vast) | 34 938 | 47 629 | 47 675 | 47 632 | 47 200 | 47 207 |
Basis + (q variabel) | 3 764 | 5 014 | 5 014 | 5 014 | 5 014 | 5 014 |
Maatwerk (p en q variabel) | 2 108 | 2 811 | 2 811 | 2 811 | 2 811 | 2 811 |
Werkelijke kosten (idem) | 8 771 | 11 305 | 11 048 | 11 048 | 11 048 | 11 048 |
Opstartkosten | 1 976 | 760 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Totaal opbrengst overige departementen | 51 557 | 67 519 | 66 548 | 66 506 | 66 074 | 66 080 |
Basis dienstverlening
De basis dienstverlening omvat onder meer het dagelijks beheer en onderhoud gebouwen, locatiebeveiliging niveau 1, reguliere schoonmaak en standaard werkplekinrichting. In de ontwerpbegroting is het afnameniveau constant verondersteld. Op de prijzen zijn de geraamde inkoopbesparingen in mindering gebracht.
Basis+ dienstverlening
De basis+ dienstverlening bestaat onder andere uit het opleiden BHV’ers, verhuizingen, catering evenementen en accessoires werkplekinrichting. In de ontwerpbegroting zijn de prijzen en het afnameniveau constant veronderstelt. Hierbij wordt uitgegaan dat de jaarlijkse prijsstijging (CPI) van de leveranciers teniet gedaan zal worden door de door 4FM te realiseren inkoopbesparingen.
Maatwerk
Onder maatwerk dienstverlening vallen bijvoorbeeld locatiebeveiliging niveaus 2 en 3, incidentele extra schoonmaak, complexe verhuizingen en advies en projectmanagement. Maatwerk is volledig vraaggestuurd en is dus (vooralsnog) beperkt inschatbaar. 4FM bouwt in de komende jaren meer ervaringscijfers op, waardoor de inschatting aan maatwerk-kosten en -opbrengsten aan betrouwbaarheid zal winnen.
Werkelijke kosten
Werkelijke kosten zijn eveneens volledig vraag dan wel verbruik gerelateerd. 4FM kent 4 producten die op deze wijze afgerekend worden nutsvoorzieningen, externe vergaderaccommodaties, telefonie (meertalig) en openbaar vervoer. 4FM bouwt in de komende jaren meer ervaringscijfers op, waardoor de inschatting aan werkelijke kosten en opbrengsten aan betrouwbaarheid zal winnen.
Opstartkosten
Zowel in 2010 alsmede 2011 maakt 4FM opstartkosten om haar veel nieuwe systemen, processen en procedures in te richten en haar medewerkers in te werken. Tevens is voorzien in extra capaciteit waardoor extra kosten gemaakt worden. Een deel van deze kosten worden «gedekt» met VRD-gelden. Voor de niet gedekte kosten is met de 4 afnemers afgesproken dat zij ieder voor een deel bijdrage in de opstartkosten.
Bijzondere baten
De onder deze post verantwoorde opbrengsten betreffen toegezegde VRD gelden, welke dienen ter bestrijding van de opstartkosten van 4FM.
Apparaatskosten
De personeelskosten omvatten alle personele uitgaven van de ambtenaren in dienst inclusief de kosten van tijdelijk personeel. De materiele kosten omvatten met name de directe inkoop/contract kosten (2011: € 44,6 mln.). Daarnaast worden ook huisvestingskosten, ICT-kosten en servicekosten voor het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties opgenomen. Voor de directe inkoop/contract kosten geldt dat in de raming is uitgegaan van een gelijkblijvend inkoopvolume. Voorts zijn op contractniveau, in relatie met de aanbestedingskalender, de verwachte besparingen in mindering gebracht op de kosten.
De in de apparaatkosten verwerkte personeelskosten zijn gebaseerd op de volgende formatie: voor 2010 en 2011: 211,2 fte en vanaf 2012: 208,2 fte.
Rentelasten
Onder deze post zijn alle rentelasten opgenomen die verband houden met de financiering van materiele vaste activa vanuit het Ministerie van Financiën. In deze ontwerpbegroting is gerekend met een generiek percentage van 4%.
Afschrijvingslasten
Het door 4FM van de departementen overgenomen materieel is geactiveerd en wordt conform de betreffende regelgeving afgeschreven. Voor nieuwe investeringen is dit eveneens van toepassing.
Investeringen
2010 1 | 2011 | 2012 | 2013 | 2014 | 2015 | ||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
1. | Rekening-courant RHB 1 januari (incl. deposito) | 0 | – 65 | –65 | – 65 | – 65 | – 65 |
2. | Totale operationele kasstroom | 2 345 | 3 810 | 4 190 | 4 170 | 3 870 | 4 140 |
3a. | Totaal investeringen (-/-) | – 19 000 | – 4 000 | – 4 000 | – 4 000 | –4 000 | – 4 000 |
3b. | Totaal boekwaarde desinvesteringen (+) | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
3. | Totaal investeringkasstroom | – 19 000 | – 4 000 | – 4 000 | – 4 000 | – 4 000 | – 4 000 |
4a. | Eenmalige uitkering aan moederdepartement (-/-) | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
4b. | Eenmalige storting door het moederdepartement (+) | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
4c. | Aflossingen op leningen (-/-) | – 2 410 | – 3 810 | – 4 190 | – 4 170 | – 3 870 | – 4 140 |
4d. | Beroep op leenfaciliteit (+) | 19 000 | 4 000 | 4 000 | 4 000 | 4 000 | 4 000 |
4. | Totaal financieringskasstroom | 16 590 | 190 | – 190 | – 170 | 130 | – 140 |
5. | Rekening-courant RHB 31 december (=1+2+3+4) | – 65 | – 65 | –65 | –65 | – 65 | – 65 |
Toelichting
Voor de jaren 2010 en 2011 zijn de investeringen geraamd. Ten behoeve van een gelijkmatige kostprijsontwikkeling wordt vanaf 2012 en opvolgende jaren uitgegaan van een investeringsbedrag van € 4 mln. Hierdoor kan tevens het kostprijsverloop door middel van doelmatigheidsindicatoren inzichtelijk gemaakt worden.
De specificatie van de investeringen is als volgt:
2010 1 | 2011 | 2012 | 2013 | 2014 | 2015 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
Overname materieel departementen | 14 000 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Meubilair | 2 500 | 2 500 | 2 500 | 2 500 | 2 500 | 2 500 |
Overige | 2 500 | 1 500 | 1 500 | 1 500 | 1 500 | 1 500 |
Totaal investeringen | 19 000 | 4 000 | 4 000 | 4 000 | 4 000 | 4 000 |
Aflossing op leningen
4FM genereert haar middelen, om aan de aflossingsverplichtingen aan het ministerie te kunnen doen, door middel van de in de kostprijs opgenomen afschrijvingsbedragen in rekening te brengen bij de 4 opdrachtgevers. Ten behoeve van het kasstroomoverzicht is er vanuit gegaan dat de ontvangst van het afschrijvingsbedrag en de betaling van de aflossing in hetzelfde jaar plaats vinden.
In 2010 loopt de aflossingsverplichting nog niet volledig parallel aan de afschrijvingsbedragen, hetgeen het geringe negatieve saldo verklaart.
Beroep op de leenfaciliteit
Het saldo onder het beroep op de leenfaciliteit komt direct overeen met het saldo van de investeringen in het betreffende jaar.
Doelmatigheidsindicatoren
Overzicht doelmatigheidsindicatoren c.q. kengetallen voor het jaar 2011.
2011 | 2012 | 2013 | 2014 | 2015 | |
|---|---|---|---|---|---|
Kostprijs per werkplek (in €) | 5 693 | 5 529 | 5 526 | 5 490 | 5 490 |
In % van 2010 | 99,1 | 96,3 | 96,2 | 95,6 | 95,6 |
Saldo van de baten en lasten (in €) | 318 | 0 | 0 | 0 | 0 |
In % van de baten | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Kosten ontwikkeling | |||||
Totale kosten als % van de kosten in 2010 | 99,1 | 96,3 | 96,2 | 95,6 | 95,6 |
Personele kosten als % van de totale kosten | 21,2 | 19,4 | 19,6 | 19,7 | 19,7 |
Materiele kosten als % van de totale kosten | 72,3 | 73,3 | 73,2 | 73,4 | 73 |
Apparaatskosten 4FM 1 (in €) | 14 886 935 | 14 912 029 | 15 006 399 | 14 984 877 | 14 830 647 |
Kostenbesparing aanbestedingen (5%) (in €) | 1 432 000 | 616 000 | 110 000 | 110 000 | 110 000 |
Omschrijving Specifiek Deel | |||||
Fysieke en telefonische bereikbaarheid van het Facilitair Servicepunt 7 000 (in %) | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% |
Digitale bereikbaarheid (in %) | 98% | 98% | 98% | 98% | 98% |
Verhelpen storingen binnen afgesproken doorlooptijd (in %) | 90% | 90% | 90% | 90% | 90% |
Klanttevredenheid maatwerk min. -Tevreden met uitvoering en resultaat (in %) | 95% | 95% | 95% | 95% | 95% |
Klanttevredenheid | KTO 1e kw | ||||
Kostenbesparing aanbestedingen (5%) (in €) | 1 432 000 | 616 000 | 110 000 | 110 000 | 110 000 |
Duurzaamheid | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% |
Toelichting op de specifieke doelmatigheidsindicatoren
Fysieke en telefonische bereikbaarheid van het Facilitair Servicepunt7000
Dit betreft de fysieke en telefonische bereikbaarheid van het Facilitair Servicepunt7000 conform de in de PDC afgesproken openingstijden.
Digitale bereikbaarheid
Dit betreft de digitale bereikbaarheid gedurende de openingstijden van de front office middels de ICT systemen die 4FM inzet voor de dienstverlening.
Verhelpen storingen binnen afgesproken doorlooptijd
Storingen zijn na melding verholpen binnen de in de PDC vastgestelde doorlooptijd.
Klanttevredenheid maatwerk
De klanttevredenheid over een maatwerkproject is minimaal «tevreden met de uitvoering en het resultaat».
Klanttevredenheid
Dit betreft de score op de klanttevredenheid via een te houden klanttevredenheidsonderzoek (KTO) in het 1e kwartaal 2011 (of op een ander moment indien dat beter aansluit bij de cyclus van een departement). Norm: minimaal gelijk aan de nulmeting die wordt uitgevoerd door de departementen vóór de start 4FM op 1 april 2010.
Kostenbesparing aanbestedingen
Dit betreft de besparing opde inkoopkosten van de door 4FM ten behoeve van de ministeries ingekochte goederen en diensten.
Norm: zijn per 1 april 2012 met 5% gedaald ten opzichte van het niveau op 31 maart 2010 en dat wordt verdisconteerd in de tarieven van 2012.
In 2010 dalen de inkoopkosten naar verwachting met 0,73% (voor alle departementen samen € 204 000). Deze daling is al verdisconteerd in de tarieven per 1 april 2010.
Duurzaamheid
Dit betreft de mate waarin aan de eisen ten aanzien van duurzaamheid van het Rijk wordt voldaan bij de inkoop van goederen en diensten Norm: 100% bij alle vanaf 1 april 2010 uitgevoerde aanbestedingen.