Inleiding
Doc-Direkt bestaat sinds 1 januari 2011 en valt onder het Directoraat-generaal Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk (DGOBR).
De Missie
Doc-Direkt is de rijksbrede shared service organisatie die archieven bewerkt ten behoeve van een toegankelijke, tijdige en transparante informatievoorziening van de rijksoverheid. Doc-Direkt draagt bij aan het zijn van een betrouwbare rijksoverheid.
De Visie
Doc-Direkt zorgt ervoor dat de rijksoverheid op het vlak van documentaire informatiehuishouding in control en op orde is. Dit doen we voor nu, voor morgen en voor later. Doc-Direkt draagt hiermee bij aan de kernwaarden van de democratie en aan goed openbaar bestuur. Doc-Direkt werkt vraaggestuurd, ketengericht, doelgericht en zakelijk dienstverlenend. Doc-Direkt is deskundig, betrouwbaar, vernieuwend en flexibel. Doc-Direkt is een inspirerende organisatie waar professionals met plezier werken.
De Taken
De organisatie Doc-Direkt heeft drie hoofdtaken:
-
1. beheren en bewerken van de reguliere instroom;
-
2. wegwerken van de achterstanden van na 1976; alle achterstanden moeten in 2019 (totaal 10 jaar) zijn weggewerkt;
-
3. oppakken digitale archiefbewerking; m.i.v. 2012 zal het oppakken van de digitale archiefbewerking nader uitgewerkt worden.
Organisatieontwikkeling
Doc-Direkt is een zich nog ontwikkelende nieuwe baten-lastendienst waarbij de personele instroom is gerealiseerd vanuit de diverse ministeries. Het instromende personeel zal (deels) nog moeten worden om- en bijgeschoold. Daarnaast is Doc-Direkt opgericht met (in ieder geval) het doel om in de jaren 2010–2019 een achterstand weg te werken en tegelijk de reguliere aanwas onder controle te houden. Dit houdt een constante werkstroom in van naar berekening 65 km te bewerken archief per jaar. De huidige capaciteit zal dat niet kunnen verwerken, indien er geen nieuwe methode(s) van selectie en verwerking worden geïnitieerd. Derhalve vinden er thans pilots plaats in het kader van de Nieuwe Selectie Aanpak (NSA), die zicht moeten geven op een snellere be- en verwerking van de archieven van het Rijk. De NSA wordt ontwikkeld onder verantwoordelijkheid van het Nationaal Archief in nauwe samenwerking met de zorgdragers/opdrachtgevers van Doc-Direkt.
Exploitatie
| 2010 | 2011 | 2012 | 2013 | 2014 | 2015 | 2016 | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Baten | |||||||
| Opbrengst moederdepartement | 0 | 13 767 | 11 781 | 11 300 | 10 704 | 10 337 | 10 259 |
| Opbrengst overige departementen | 0 | 11 112 | 13 573 | 14 079 | 14 598 | 14 814 | 14 892 |
| Opbrengst derden | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Rentebaten | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Vrijval voorzieningen | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Bijzondere baten | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Totaal baten | 0 | 24 879 | 25 354 | 25 379 | 25 302 | 25 151 | 25 151 |
| Lasten | |||||||
| Apparaatskosten | |||||||
| – Personele kosten | 0 | 14 315 | 14 315 | 14 315 | 14 315 | 14 315 | 14 315 |
| – Waarvan eigen personeel | 13 815 | 13 815 | 13 815 | 13 815 | 13 815 | 13 815 | |
| – Waarvan externe inhuur | 500 | 500 | 500 | 500 | 500 | 500 | |
| – Materiële kosten | 0 | 10 057 | 10 551 | 10 446 | 10 493 | 10 514 | 10 648 |
| – Waarvan ICT | 800 | 800 | 800 | 800 | 800 | 800 | |
| Overige lasten | |||||||
| – Rentelasten | 0 | 0 | 24 | 29 | 30 | 16 | 7 |
| – Afschrijvingskosten | 0 | 0 | 214 | 339 | 464 | 306 | 181 |
| – Dotaties voorzieningen | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| – Bijzondere lasten | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Totaal lasten | 0 | 24 372 | 25 104 | 25 129 | 25 302 | 25 151 | 25 151 |
| Saldo van baten en lasten | 0 | 507 | 250 | 250 | 0 | 0 | 0 |
Toelichting
Uitgangspunt voor de begroting van baten en lasten van Doc-Direkt is een kostendekkende exploitatie. Voor de begroting 2012 is de begroting 2011 als uitgangspunt genomen. Doc-Direkt zet hierbij gehanteerde vooronderstellingen, normen en verwachtingen voort als uitgangspunt voor de begrote cijfers van volgend jaar en verder.
Doordat Doc-Direkt zich nog in de ontwikkelingsfase bevindt, is Doc-Direkt in staat om de opgelegde taakstellingen, zowel generiek (leidend tot tariefverlagingen) als additioneel (leidend tot versobering of efficiency), te bewerkstelligen uit zowel productie- als productiviteitsverbetering. Grondslag hiervoor zijn de gegevens over 2011. Beide taakstellingen zijn in bovenstaand cijferbeeld verwerkt.
De invulling van de generieke taakstelling leidt tot lagere baten. Door de productiviteitsverbetering kan Doc-Direkt meer werk verzetten en dus in rekening brengen, waardoor de baten stijgen. Beide ontwikkelingen leiden tot nagenoeg gelijkblijvende baten over de jaren heen.
| 2011 | 2012 | 2013 | 2014 | 2015 | 2016 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Baten | ||||||
| Bewerken | 17 858 | 16 209 | 16 341 | 16 404 | 16 360 | 16 360 |
| Beheren | 6 074 | 7 390 | 7 303 | 7 190 | 7 103 | 7 103 |
| Overige diensten | 947 | 1 755 | 1 735 | 1 708 | 1 688 | 1 688 |
| Totaal baten | 24 879 | 25 354 | 25 379 | 25 302 | 25 151 | 25 151 |
Toelichting
Doc-Direkt verwerft als baten-lastendienst omzet met diverse producten en diensten zoals die zijn vastgelegd in de Producten- en Dienstencatalogus Doc-Direkt (PDC). De PDC wordt vastgesteld in het interdepartementaal opdrachtgeversoverleg. Dit vormt de grondslag voor de financieringssystematiek.
Voor het meten van het volume (q) van deze diensten en producten worden uiteenlopende eenheden gebruikt: meters, pallets, dossiers, uren en projecten. Afhankelijk van de soort benodigde onderliggende activiteiten heeft een meeteenheid meerdere specifieke tarieven (p). Alle producten en diensten zijn te bundelen tot drie productgroepen:
-
1. Beheren:
-
• Opslag van semi-statische archieven;
-
• Het beheer van semi-statische archieven zoals materiële verzorging, verstrekken van inlichtingen en verzorgen van uitleningen, in- en uithuizing van bestanden, afvoer van vernietigbare bestanden.
-
-
2. Bewerken:
-
• Het selecteren en toegankelijk maken van archieven van termijnbestanden;
-
• Het selecteren, toegankelijk maken en materieel verzorgen van archieven bestemd voor overbrenging naar een openbare archiefbewaarplaats alsmede voorbereiding en begeleiding van deze overbrenging.
-
-
3. Overige diensten:
-
• Uitvoeren en/of begeleiden van maatwerkopdrachten;
-
• Advies op verzoek;
-
• Ontwikkelen en beheer selectielijsten;
-
• Speciaal transport.
-
De ontwikkeling van de PDC bespreekt Doc-Direkt met de klantenraad. De klantenraad is vanaf de eerste drie maanden van 2011 operationeel.
Kasstroomoverzicht
| 2010 | 2011 | 2012 | 2013 | 2014 | 2015 | 2016 | ||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1. | Rekening-courant RHB 1 januari (incl. deposito) | 0 | 507 | 757 | 1 007 | 1 007 | 1 007 | |
| 2. | Totale operationele kasstroom | 0 | 507 | 464 | 589 | 464 | 306 | 181 |
| 3a. | Totaal investeringen (-/-) | 0 | – 800 | – 400 | – 400 | 0 | 0 | 0 |
| 3b. | Totaal boekwaarde desinvesteringen (+) | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 3. | Totaal investeringkasstroom | 0 | – 800 | – 400 | – 400 | 0 | 0 | 0 |
| 4a. | Eenmalige uitkering aan moederdepartement (-/-) | 0 | 0 | |||||
| 4b. | Eenmalige storting door het moederdepartement(+) | 0 | 0 | |||||
| 4c. | Aflossingen op leningen (-/-) | 0 | – 214 | – 339 | – 464 | – 306 | – 181 | |
| 4d. | Beroep op leenfaciliteit (+) | 0 | 800 | 400 | 400 | 0 | 0 | 0 |
| 4. | Totaal financieringskasstroom | 0 | 800 | 186 | 61 | – 464 | – 306 | – 181 |
| 5. | Rekening-courant RHB 31 december (=1+2+3+4) | 0 | 507 | 757 | 1 007 | 1 007 | 1 007 | 1 007 |
Toelichting
Er loopt een aanbesteding voor een productiesysteem ten behoeve van het primair proces (voor de processen bewerken van archieven en beheren van archieven en voor warehousemanagement).
Doelmatigheid
| Overzicht | 2011 | 2012 | 2013 | 2014 | 2015 | 2016 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Doelmatigheidsindicatoren | ||||||
| Kostprijzen/uur: | ||||||
| Bewerken | 68,00 | 66,98 | 65,96 | 64,94 | 63,92 | 63,92 |
| Beheren | 62,00 | 61,07 | 60,14 | 59,21 | 58,28 | 58,28 |
| Overige diensten | 144,00 | 141,84 | 139,68 | 137,52 | 135,36 | 135,36 |
| FTE-totaal (excl externe inhuur) | 318 | 318 | 318 | 318 | 318 | 318 |
| FTE productief | 263 | 273 | 273 | 273 | 273 | 273 |
| Uren per productieve fte | 1 370 | 1 375 | 1 380 | 1 380 | 1 385 | 1 385 |
| Saldo van baten en lasten (%) | 2 | 1 | 1 | 0 | 0 | 0 |
| Realisatie achterstand in kilometers | 20 | 30 | 30,6 | 31,2 | 31,5 | 31,5 |
| Ziekteverzuim % | 5% | 5% | 5% | 5% | 5% | 5% |
Toelichting
In de dalende kostprijzen tussen 2012 en 2015 is de generieke taakstelling verwerkt.
In de invulling van de additionele taakstelling wordt voorzien door:
-
• de aanname dat door verworven kennis en ervaring de productiviteit met 5 uur stijgt in 2012 ten opzichte van 2011, met 10 uur in 2013 en 2014 ten opzichte van 2011 en met 15 uur in 2015 en 2016 ten opzichte van 2011;
-
• de introductie van de Nieuwe Selectie Aanpak (NSA). Hierdoor zal met minder uren eenzelfde hoeveelheid meters kunnen worden bewerkt. De NSA is naar verwachting op termijn (2015 en verder) van toepassing op ca 50% van de uitgevoerde bewerkingen en levert dan een totale verbetering op van 5% in het proces Bewerken. In de jaren 2013 en 2014 wordt de Nieuwe Selectie Aanpak al gedeeltelijk ingevoerd. Voor 2013 wordt uitgegaan van een efficiencyverbetering van 2%, voor 2014 van 4%.
Realisatie achterstand wordt vooralsnog aangehouden op gemiddeld 30 km per jaar.
Ziekteverzuim: de Verbaannorm voor Doc-Direkt is 4,9%. Doc-Direkt houdt vooralsnog de ziekteverzuimindicatie van 5% over 2011 aan en streeft dit ook voor 2012 en verder na.