2.1 Algemene toelichting

Nationaal Archief en Regionale Historische Centra

Op basis van de Archiefwet 1995 heeft de minister van OCW een specifieke verantwoordelijkheid voor alle rijksarchiefbewaarplaatsen, zijnde het Nationaal Archief in Den Haag en 11 rijksarchiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden. De archiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden maken deel uit van de Regionale Historische Centra (RHC’s). De RHC’s zijn zelfstandige openbare lichamen, die vanuit het Rijk en andere partners een financiële bijdrage ontvangen.

Deze begroting handelt alleen om de baten en lasten van het Nationaal Archief. De rijksbijdragen aan de afzonderlijke RHC’s zijn onderdeel van artikel 14 van de begroting van OCW.

Toelichting:

In 2012 heeft het Nationaal Archief het jaar afgesloten met een positief exploitatieresultaat van ruim € 0,1 miljoen.

Baten

Omzet moederdepartement

De omzet van het moederdepartement betreft de inkomsten van het Nationaal Archief voor de geleverde producten en diensten. Deze bestaat uit structurele middelen voor de primaire activiteiten (1e geldstroom) en incidentele middelen voor projectmatige activiteiten (2e geldstroom).

Voor 2013 tot en met 2015 heeft het Nationaal Archief incidenteel een bedrag van € 28,0 miljoen beschikbaar voor de structurele werkzaamheden rond de digitalisering van het Rijksarchief (digitale taken rijksarchieven). Deze ontwikkeling is zichtbaar in de stijging van de post omzet moederdepartement waarin het budget voor de digitale taken rijksarchieven is opgenomen. Van deze € 28 miljoen is € 3,0 miljoen beschikbaar in 2013 en € 25 miljoen wordt verdeeld over de jaren 2014 en 2015. In de begroting 2013 is deze € 3,0 miljoen niet opgenomen omdat de honorering van dit budget pas ná de vastgestelde begroting heeft plaatsgevonden.

Vanaf 2016 is voor de digitale taken rijksarchieven geen budget verantwoord in de post omzet moederdepartement omdat het budget nog niet structureel is toegekend door het ministerie. In de voorbereidingen voor de digitale taken rijksarchieven wordt in 2013 de organisatiestructuur van het Nationaal Archief al wel aangepast mede om de digitale taken te kunnen uitvoeren. Vanwege het structurele karakter van de digitale taken rijksarchieven is continuering van deze taken na 2015 het uitgangspunt.

In de omzet moederdepartement over 2016 tot en met 2018 is de taakstelling Rutte II verwerkt (€ 1 miljoen). De verdeling door het moederdepartement is nagenoeg definitief, op onderdelen kan nog een wijziging plaatsvinden. De taakstelling zal door het Nationaal Archief voornamelijk worden gerealiseerd in efficiency resultaten in de synergie tussen het Nationaal Archief en de RHC’s bij de uitvoering van de digitale taken. In deze ontwerpbegroting is dit effect nog niet verwerkt en is de taakstelling vanaf 2016 voorlopig verwerkt in de materiële uitgaven van het Nationaal Archief.

CBG

Vanaf 2012 is de subsidie aan het Centraal Bureau voor Genealogie (CBG) opgenomen, die namens het moederdepartement wordt verstrekt. De subsidie voor 2014 bedraagt € 1.77 miljoen.

Omzet derden

De omzet derden bestaat hoofdzakelijk uit projectmatige inkomsten van derde partijen (o.a. de Europese Unie) voor specifieke producten en diensten (projecten). Deze baten ontwikkelen zich op dit moment met een dalende lijn als gevolg van afloop van projecten zoals Apex (Europees project), en Metamorfoze (samenwerkingsproject met de Koninklijke Bibliotheek).

Mutatie vooruit ontvangen middelen

Dit betreft projectgelden die zijn vooruit ontvangen voor de ontwikkeling van specifieke eenmalige producten en diensten (projecten) voor verschillende opdrachtgevers. Ook voor deze post geldt dat een dalende lijn wordt verwacht als gevolg van afloop van projecten.

Lasten

Apparaatskosten

– Personele kosten

Personele kosten zijn gebaseerd op een formatie van 137,43 fte eind 2013. In 2014 tot en met 2015 stijgen de personele kosten als gevolg van de digitale taken rijksarchieven en is er daarnaast sprake van een dalende trend als gevolg van de taakstellingen en afloop van projecten.

In de post externe inhuur zijn tevens de uitgaven voor uitbesteding opgenomen.

– Materiële kosten

Dit betreft onder andere de huisvestingskosten zoals de huurkosten en servicekosten samenhangend met de huisvesting en kantoorautomatisering. Tevens zijn onder deze post de materiële uitgaven verantwoord die worden gedaan in het primaire proces, voor de digitale taken rijksarchieven en in de projecten.

Rentelasten

De rentelasten vloeien voort uit het beroep op de leenfaciliteit in 2013.

Afschrijvingskosten

De stabiele lijn van de afschrijvingskosten wordt veroorzaakt door instandhoudingsinvesteringen in het fysieke depot en de ICT hardware. Vanaf 2013 worden de uitgaven voor softwareontwikkeling niet meer geactiveerd maar direct ten laste van de exploitatie gebracht.

Toelichting:

De operationele kasstroom ontwikkelt zich stabiel. De belangrijkste oorzaak is dat wordt uitgegaan van een begroting met een nihil resultaat en een stabiel verloop van de afschrijvingen en mutaties in de vooruit ontvangen projectmiddelen.

Doelmatigheid

De tabel met doelmatigheidsindicatoren is voor 2014 niet weergegeven. De reden hiertoe is dat binnen het Nationaal Archief wordt gewerkt aan een nieuwe set van indicatoren.

In de begroting 2013 is aangegeven dat deze nieuw set aan indicatoren in de ontwerpbegroting 2014 voor het eerst zou worden opgenomen. In de begroting 2013 werd uitgegaan van een nieuwe set aan indicatoren voor de nieuwe fusieorganisatie (Nationaal Archief en Koninklijke Bibliotheek). In oktober 2012 is deze fusie echter bevroren. In de eerste vijf maanden van 2013 heeft het Nationaal Archief een strategische heroriëntatie uitgevoerd inclusief een heroriëntatie op de interne sturing van de organisatie. Tevens starten in 2013 de digitale taken rijksarchieven. De nieuwe set aan indicatoren dient aan te sluiten op het nieuwe sturingsmodel en dient tevens informatie te geven over de prestaties die samenhangen met de digitale taken rijksarchieven en de prestaties in de projecten.

Het Nationaal Archief heeft daarom besloten te wachten met een nieuwe set aan indicatoren totdat vast staat hoe de inrichting van de nieuwe organisatie eruit ziet en op basis daarvan de indicatoren te bepalen.