In deze paragraaf is de begroting opgenomen van de Dienst Uitvoering Onderwijs. De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) is de uitvoeringsorganisatie van de rijksoverheid voor het onderwijs. DUO levert producten en diensten op het terrein van bekostiging van instellingen, financiering van studenten en informatievoorziening. Daarnaast verricht DUO werkzaamheden voor overige departementen en derden.

In het afgelopen voorjaar 2019 heeft het Ministerie van OCW in samenwerking met het Ministerie van Financiën een agentschapsdoorlichting uitgevoerd van de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO). Het is gebruikelijk om tenminste elke 5 jaar een dergelijke doorlichting uit te voeren. Deze doorlichting is met een jaar vervroegd. Reden hiervoor waren signalen over de druk op de continuïteit van de dienstverlening door DUO. Het rapport concludeert dat de ingezette ontwikkeling bij DUO de goede richting heeft. Er volgen in de rapportage een aantal aanbevelingen om de transitie te doen slagen. Met DUO is afgesproken dat opvolging wordt gegeven aan de aanbevelingen uit het rapport en dat deze aanbevelingen uit het rapport voorwaardelijk zijn voor het aanwenden van de in het meer jaren beeld, vanaf 2021, beschikbare middelen.

In de onderstaande tabel 1 is een meerjarige raming van de baten en lasten voor de DUO-begroting opgenomen.

Toelichting op de begroting van baten en lasten:

Baten

Omzet moederdepartement

Uitgangs- en markeringspunten van belang voor exploitatie DUO

Omzet overige departementen

De omzet Overige departementen (€ 72,6 miljoen) betreft opbrengsten in verband met uitvoering inburgeringstaken (€ 37,1 miljoen) en uitvoering landelijk register kinderopvang (€ 8,5 miljoen) voor het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, werkzaamheden ten behoeve van het examen Wet financieel toezicht (€ 1,9 miljoen) in opdracht van het Ministerie van Financiën, print- en couverteerwerkzaamheden ten behoeve van het CJIB van het Ministerie van Veiligheid en Justitie (€ 1,2 miljoen) en compensatie van loonkosten voor gedetacheerde medewerkers (€ 0,8 miljoen). Daarnaast is € 23,1 miljoen aan omzet opgenomen in verband met werkzaamheden uitgevoerd binnen de Shared Service Organisatie welke onder DUO valt. Het betreft hier werkzaamheden voor het Ministerie van Justitie en Veiligheid (€ 7,0 miljoen), het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (€ 1,5 miljoen), het Ministerie van Economische Zaken (€ 2,6 miljoen), het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (€ 4,2 miljoen), het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (€ 1,3 miljoen) en het Ministerie van Financiën (€ 0,2 miljoen). Daarnaast is onder de omzet tweeden voor € 6,3 miljoen aan omzet opgenomen voor werkzaamheden ten behoeve van het Bestuursdepartement, Inspectie van het Onderwijs, Nationaal Archief en Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed.

Omzet derden

Bij omzet derden (€ 6,4 miljoen) gaat het met name om te innen leges voor OCW examens (€ 3,4 miljoen), leges voortvloeiende uit diverse overige OCW taken (€ 0,9 miljoen) en opbrengsten voor het uitvoeren van (bekostiging gerelateerde) werkzaamheden voor het Participatiefonds (€ 1,1 miljoen) alsmede werkzaamheden uitgevoerd binnen de Shared Service Organisatie (SSO) Noord (€ 1,0 miljoen).

Lasten

Personele kosten

De personele kosten betreffen de kosten van eigen personeel (€ 173,0 miljoen) op basis van de gemiddelde loonkosten, de begrote kosten voor externe inhuur (€ 34,8 miljoen) en een reële inschatting van de overige personele kosten zoals opleidingsbudget en reiskosten (€ 6,0 miljoen). De stijging van het eigen personeel hangt samen met de toekenning van de structurele middelen voor onderhoud en vervanging van het systeemlandschap, uitbreiding van de basis dienstverlening en werkzaamheden voor Tweeden. Daarnaast is DUO bezig met het verambtelijken van relatief dure externen op het gebied van automatisering naar «goedkopere» ambtenaren om zodoende meer eigen kennisopbouw en kostenreductie te realiseren. Dit is ook zichtbaar in de afname van de post externe inhuur vanaf 2021 en verder.

Materiële kosten

De materiële kosten bestaan onder meer uit vaste lasten, zoals kosten informatievoorziening en automatisering (€ 22,0 miljoen), externe diensten (zoals deurwaarderskosten, detachering en vergoeding examinatoren en surveillanten) en drukwerk (€ 44,0 miljoen) en de bijdrage aan de Shared Service Organisatie (SSO) Noord (€ 23,0 miljoen) welke met name betrekking heeft op de huisvestingskosten.

Afschrijvingskosten

De afschrijvingskosten betreffen materiële en immateriële vaste activa. De stijging in 2020 en verder hangt samen met de geplande investeringen in immateriële vaste activa (vervanging ICT-landschap) voor de komende jaren.

Toelichting op het kasstroomoverzicht

De operationele kasstroom is het saldo ontvangsten moederdepartement, overige departementen en Derden waar uitgaven tegen overstaan aan crediteuren en personeel. Het totaal van investeringen (onder andere apparatuur voor het rekencentrum: aanschaf servers en storageapparatuur en investeringen in immateriële vaste activa) is gelijk aan de zogenoemde vervangingsinvesteringen voor de materiële vaste activa en uitbreidingsinvesteringen voor het ICT-landschap. De investering in immateriële vaste activa is gedekt middels een beroep op de leenfaciliteit. Onder de «aflossingen op leningen» is de aflossing opgenomen voor de leningen welke ten behoeve van de vervanging van het systeemlandschap zijn opgenomen. De stijging van het beroep op de leenfaciliteit hangt samen met de investeringen in het ICT-landschap. Voor 2019 is in de voorjaarsnota de leenfaciliteit uitgebreid met € 47,7 miljoen waarvan € 21,9 miljoen ten behoeve van de investeringen in zelfontwikkelde software ten behoeve van het ICT-landschap en overige € 25,9 miljoen ten behoeve van computerhardware en -software.

Doelmatigheid

DUO heeft, mede naar aanleiding van de doorlichting in het eerste kwartaal van 2019, haar doelmatigheidsparagraaf herzien. In deze paragraaf worden de nieuwe indicatoren nader toegelicht.

Basisindicatoren zijn de kostprijs en kwaliteit per product of dienst. DUO streeft naar gelijkblijvende kosten bij een verbeterde dienstverlening zichtbaar in de klanttevredenheid van het digitale kanaal. Dit is zichtbaar in de gelijkblijvende indexgetallen in de tabel in combinatie met de kwaliteitsindicatoren. DUO bevindt zich namelijk in een transitie van een organisatie met een complex systeemlandschap gebaseerd op ad hoc financiering, naar een wendbare ICT-gedreven organisatie waarin onderhoud en vervanging structureel gefinancierd worden via Life Cycle Management (LCM). Met de invoering van deze LCM-systematiek gaat DUO van grote eenmalige project investeringen naar structurele investeringen die over langere tijd afgeschreven worden. Dit is zichtbaar gemaakt door de toevoeging van de post «vervangingskosten», zijnde de niet activeerbare ontwikkelkosten van de vervangingen en de post «immateriële vaste activa» welke de omvang van het ICT-landschap weerspiegelt.

DUO wil doelmatig zijn in het gebruik van ICT-systemen, door te sturen op een stabilisering en uiteindelijke daling van de omvang van haar ICT-landschap. Dit wil DUO bereiken door «slim» te vervangen en daarmee te komen tot een onder architectuur ontwikkeld modern, simpel en kleiner ICT-landschap. Ook wil DUO sturen op de stabilisering van de kosten van onderhoud. Onder onderhoud wordt verstaan datgene wat nodig is voor instandhouding van de geautomatiseerde uitvoeringsprocessen. DUO wil dit gaan bereiken door (verouderde) systemen tijdig te vervangen. Daarnaast heeft DUO een nieuwe indicator opgenomen voor het aantonen van doelmatigheid bij overhead. Daar waar in het verleden een percentage van 21% is gerealiseerd wil DUO voor de komende jaren dalen naar 20% overhead ten opzichte van de totale kosten.

Toelichting doelmatigheidsindicatoren

Omzet/kostprijs per product: DUO aggregeert haar werkzaamheden in de going concern (basiscontract) naar vijf producten, te weten Bekostiging, Studiefinanciering, Examens, Registers en Informatiediensten. Zoals blijkt uit de tabel streeft DUO voor de komende jaren naar gelijkblijvende prijzen bij een verbeterde dienstverlening zichtbaar in de klanttevredenheid van het digitale kanaal en uiteindelijk tevens een kwaliteitsverbetering door de investeringen in het ICT-landschap.

Daarnaast heeft DUO de effecten van Life Cycle Management inzichtelijk gemaakt door de niet activeerbare ontwikkelkosten van de vervangingen (vervangingskosten) van de immateriële vaste activa (IMVA) op te nemen. Ook is in de tabel de balanspost «immateriële vaste activa» opgenomen om de omvang van het ICT-landschap weer te geven. Doelmatigheid wordt bereikt door de omvang van het ICT-landschap uiteindelijk af te vlakken en te stabiliseren (daar waar in het verleden een autonome groei van zes procent normaal was, hetgeen in lijn is met observaties binnen de rijksoverheid en lager dan in de algemene markt conform onderzoek Gartner 2018) en de onderhouds- en beheerkosten niet verder te laten stijgen. In 2023 zit DUO op het gewenste investeringsniveau per jaar waarbij na 2027 de afschrijvingslasten gelijk zijn aan het investeringsniveau en de balanspost immateriële vaste activa niet verder toeneemt.

Immateriële vaste activa: Om de omvang van het ICT-landschap te meten wordt de balanspost immateriële vaste activa opgenomen als indicator. Hierin zijn alle zelf ontwikkelde en aangekochte software opgenomen. Deze post zal de eerste jaren een stijging laten zien en vanaf 2027 een vlakke lijn waarbij de autonome groei van het systeemlandschap is ondervangen en deze post zal stabiliseren rond de € 161,0 miljoen exclusief uitbreidingsinvesteringen als gevolg van nieuw beleid of afwaardering van bestaande systemen. Ook moet deze post worden gezien in relatie tot de indicator kosten met betrekking tot onderhoud en beheer.

Kosten met betrekking tot onderhoud en beheer: Door het tijdig en slim vervangen van het systeemlandschap streeft DUO (daar waar, volgens onderzoek Gartner 2018, normaliter sprake is van een autonome groei van circa zes procent) naar een gelijkblijvend onderhoud en beheer wat zichtbaar is in het gelijkblijvende indexgetal van 100.

Overheadkosten t.o.v. de totale kosten (%): De nieuwe indicator drukt de overhead uit als percentage van de totale kosten. Daar waar in het verleden een percentage van 21% is gerealiseerd wil DUO voor de komende jaren dalen naar 20% overhead ten opzichte van de totale kosten.

FTE totaal: De stijging van het personeel hangt samen met de toekenning van de structurele middelen voor onderhoud en vervanging van het systeemlandschap en uitbreiding van de basisdienstverlening en werkzaamheden voor overige departementen. Daarnaast is DUO bezig met het verambtelijken van relatief dure externen op het gebied van automatisering naar «goedkopere» ambtenaren om zodoende meer kennisopbouw en kostenreductie te realiseren en op de lange termijn te kunnen voldoen aan de Rijksbrede norm van 10 procent inhuur extern personeel. Daarnaast is deze verambtelijking passend op het Rijksbrede beleid voor flexwerk. In de gepresenteerde FTE’s is ook dat deel van de bezetting opgenomen wat werkzaam is ten behoeve van de ontwikkeling van software in eigen beheer, welke financieel gezien worden aangemerkt als een investering in immateriële vaste activa.