5.2.1. Algemene toelichting
Het Nationaal Archief beheert de archieven van de rijksoverheid en archieven van maatschappelijke organisaties en individuele personen die van nationaal belang zijn (geweest). In de depots ligt bijna duizend jaar geschiedenis van Nederland opgeslagen in archieven en in duizenden kaarten, tekeningen en foto’s.
De missie van het Nationaal Archief is het dienen van ieders recht op informatie en het geven van inzicht in het verleden van ons land door inzet voor een sterk archiefbestel, een afgewogen beleid voor archiefwaardering en selectie en optimale zorg voor alle rijksarchieven en de nationale archiefcollectie in Den Haag te beheren en onsite en online te presenteren.
Nationaal Archief en Regionale Historische Centra
Op basis van de Archiefwet 1995 heeft de Minister van OCW een specifieke verantwoordelijkheid voor alle rijksarchiefbewaarplaatsen, zijnde het Nationaal Archief in Den Haag en elf rijksarchiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden. De archiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden maken deel uit van de Regionale Historische Centra (RHC’s). De RHC’s zijn zelfstandige openbare lichamen, die vanuit het Rijk en andere partners een financiële bijdrage ontvangen. Deze begroting handelt alleen om de baten en lasten van het Nationaal Archief. De rijksbijdragen aan de afzonderlijke RHC’s zijn onderdeel van artikel 14 van de begroting van OCW.
| Slotwet 2018 | Vast-gestelde begroting 2019 | 2020 | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | |||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Baten | |||||||||
| Omzet | |||||||||
| – | Omzet moederdepartement | 38.559 | 35.566 | 40.819 | 38.170 | 38.169 | 38.169 | 38.058 | |
| – | Omzet overige departementen | 400 | 400 | 400 | 400 | 400 | 400 | 400 | |
| – | Omzet derden | 792 | 683 | 740 | 775 | 825 | 850 | 850 | |
| Rentebaten | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | ||
| Mutatie projectgelden | 416 | 2.959 | 3.167 | 2.124 | 1.456 | 1.150 | 533 | ||
| Vrijval voorzieningen | 144 | 55 | 27 | 27 | 27 | 7 | 0 | ||
| Bijzondere baten | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | ||
| Rentebaten | |||||||||
| Totaal baten | 40.311 | 39.662 | 45.153 | 41.496 | 40.877 | 40.576 | 39.841 | ||
| Lasten | |||||||||
| Apparaatskosten | 38.818 | 37.006 | 43.026 | 39.440 | 38.920 | 38.935 | 38.918 | ||
| – | personele kosten | 18.305 | 17.532 | 19.347 | 18.639 | 18.478 | 18.463 | 18.493 | |
| – | waarvan eigen personeel | 14.892 | 15.664 | 16.873 | 16.187 | 15.955 | 15.923 | 15.923 | |
| – | waarvan inhuur externen | 2.335 | 872 | 1.421 | 1.406 | 1.481 | 1.498 | 1.528 | |
| – | waarvan overige personele kosten | 1.078 | 996 | 1.053 | 1.046 | 1.042 | 1.042 | 1.042 | |
| – | materiële kosten | 20.513 | 19.474 | 23.679 | 20.801 | 20.442 | 20.472 | 20.425 | |
| – | waarvan apparaat ICT | 912 | 1.001 | 1.100 | 1.101 | 1.102 | 1.102 | 1.102 | |
| – | waarvan bijdrage aan SSO's | 2.726 | 5.017 | 6.361 | 6.283 | 6.313 | 6.313 | 5.265 | |
| – | waarvan overige materiële kosten | 16.875 | 13.456 | 16.218 | 13.417 | 13.027 | 13.056 | 14.058 | |
| Afschrijvingskosten | 1.554 | 2.636 | 2.119 | 2.051 | 1.954 | 1.639 | 921 | ||
| – | materieel | 1.554 | 2.636 | 2.119 | 2.051 | 1.954 | 1.639 | 921 | |
| – | waarvan apparaat ICT | 97 | 291 | 77 | 68 | 60 | 60 | 0 | |
| – | immaterieel | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
| Dotaties voorzieningen | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | ||
| Overige kosten | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | ||
| Bijzondere lasten | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | ||
| Rentelasten | 9 | 20 | 7 | 5 | 3 | 2 | 1 | ||
| Totaal lasten | 40.381 | 39.662 | 45.153 | 41.496 | 40.877 | 40.576 | 39.841 | ||
| Saldo van baten en lasten | – 70 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | ||
Toelichting baten lasten:
Baten
De omzet van het moederdepartement betreft de inkomsten van het Nationaal Archief voor de geleverde producten en diensten. Deze bestaat uit structurele middelen voor de primaire activiteiten (1e geldstroom) en incidentele middelen voor projectmatige activiteiten (2e geldstroom).
De bijdrage 2020 van het moederdepartement is ten opzichte van 2019 gestegen vanwege vooral de loon- en prijscompensatie. Vanaf 2019 is structureel geld toegekend voor het aanstellen van een applicatie portfolio manager.
Vanaf 2012 is de subsidie aan het Centraal Bureau voor Genealogie (CBG) opgenomen, die namens het moederdepartement wordt verstrekt. Het Nationaal Archief vervult hierin alleen de kasfunctie. De subsidie voor 2020 bedraagt € 1,87 miljoen.
Omzet overige departementen
Het Nationaal Archief fungeert als rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Zuid Holland en ontvangt daarvoor een jaarlijkse bijdrage.
Omzet derden
De omzet derden bestaat hoofdzakelijk uit inkomsten van derde partijen voor specifieke producten en diensten.
Mutatie projectgelden
Dit betreft de inzet projectgelden en investeringsbijdragen die zijn vooruit ontvangen voor de ontwikkeling van specifieke eenmalige producten en diensten voor verschillende opdrachtgevers. Het gaat met name om het programma DTR en het masterplan Concentratie Archiefdepot.
Vrijval voorzieningen
Dit betreft de onttrekking aan de voorziening voor de kosten van wachtgeld en reorganisatie.
Lasten
Apparaatskosten
– Personele kosten
De personele kosten zijn gebaseerd op een formatie van ca. 200–210 fte. In 2020 tot en met 2024 blijven de personele kosten stabiel op een niveau waarop het Nationaal Archief met voldoende kwaliteit diensten en producten kan leveren.
– Materiële kosten
Dit betreft onder andere de huisvestingskosten zoals de huurkosten en servicekosten samenhangend met de huisvesting en kantoorautomatisering. Tevens zijn onder deze post de materiële uitgaven verantwoord die worden gedaan in het primaire proces, zoals voor het fysieke depot, de digitale taken rijksarchieven, tentoonstellingen, dienstverlening en in de projecten. Door de dalende inkomsten moeten de overige materiële kosten ook dalen om de begroting sluitend te maken.
De bijdrage aan SSO’s stijgt ten opzichte van de vastgestelde begroting 2019, omdat in 2020 de nieuwe opslaglocatie in Emmen het hele jaar operationeel is. De stijging ten opzichte van de Slotwet 2018 is vanwege de SSO’s die zijn aangepast aan de gehanteerde definitie van SSO’s volgens de Rijksbrede kostensoortentabel en de kosten van de nieuwe opslaglocatie in Emmen.
Afschrijvingskosten
Forse instandhoudingsinvesteringen in het fysieke depot en de ICT hardware zijn de komende jaren niet te verwachten, omdat deze investeringen recent zijn gedaan en we geen investeringen verwachten op basis van de huidige prognose van de datagroei.
Rentelasten
De rentelasten dalen t.o.v. de vastgestelde begroting vanwege het niet opnemen van een lening in 2018 die het Nationaal Archief voornemens was af te sluiten voor investeringen in met name ICT hardware en in het nieuwe depot op locatie Emmen.
| Omschrijving | Slotwet 2018 | Vastgestelde begroting 2019 | 2020 | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1. | Rekening-courant RHB 1 januari + depositorekeningen | 21.945 | 16.719 | 20.708 | 20.178 | 19.961 | 20.315 | 20.781 |
| +/+ totaal ontvangen operationele kasstroom | 56.024 | 36.349 | 42.664 | 39.388 | 39.437 | 39.462 | 39.351 | |
| – /– totaal uitgaven operationele kasstroom | – 40.396 | – 37.026 | – 43.034 | – 39.445 | – 38.923 | – 38.937 | – 38.920 | |
| 2. | Totaal operationele kasstroom | 15.628 | – 677 | – 370 | – 57 | 514 | 525 | 431 |
| – /– totaal investeringen | – 6.187 | – 7.151 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
| +/+ totaal boekwaarde desinvesteringen | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
| 3. | Totaal investeringskasstroom | – 6.187 | – 7.151 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| – /– eenmalige uitkering aan moederdepartement | – 500 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
| +/+ eenmalige storting door het moederdepartement | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
| – /– aflossingen op leningen | – 100 | – 600 | – 160 | – 160 | – 160 | – 60 | – 60 | |
| +/+ beroep op leenfaciliteit | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
| 4. | Totaal financieringskasstroom | – 600 | – 600 | – 160 | – 160 | – 160 | – 60 | – 60 |
| 5. | Rekening courant RHB 31 december = stand depositorekeningen (=1+2+3+4) | 30.786 | 8.291 | 20.178 | 19.961 | 20.315 | 20.781 | 21.152 |
Toelichting kasstroomoverzicht:
De operationele kasstroom in 2020 is nagenoeg in balans.
De financieringskasstroom betreft de aflossing van de leenfaciliteit welke is aangegaan ten behoeve van de verbouwing van de publieke ruimte, het fysieke depot en investeringen in ICT.
Het verschil in de verwachte Rekening Courant RHB positie begin 2020 ten opzichte van de vastgestelde begroting 2019 wordt met name veroorzaakt door terugbetalingen van RHC’s van hun gereserveerde onderhoudsfonds.
Kapitaaluitgaven:
| Specificatie kapitaaluitgaven agentschap NA 2020 | |
|---|---|
| Investeringen gebouw | |
| Kantoormeubilair | |
| Kantoormachines | |
| Automatiseringsapparatuur | |
| Depotinrichting | |
| App. conservering & restauratie | |
| Inrichting studiezaal | |
| Totaal investeringen | 0 |
| Aflossing op leningen | – 160 |
| Totaal financieringskasstroom | – 160 |
| Kapitaaluitgaven | – 160 |
Doelmatigheid
| Slotwet 2018 | Vastgestelde begroting 2019 | 2020 | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | ||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Omschrijving Generiek Deel | ||||||||
| Gemiddeld gewogen kostprijs per productgroep: | ||||||||
| – de (gem) prijs per km fysiek archief (capaciteit) | 15 | 14 | 14 | 14 | 14 | 14 | 14 | |
| – de (gem) prijs per Terabyte digitaal archief (capaciteit) | 1.163 | 1.290 | 1.290 | 1.290 | 1.290 | 1.290 | 1.290 | |
| Gemiddeld gewogen uurtarief intern personeel: | ||||||||
| – primaire taken – activiteiten | 51 | 54,5 | 54,5 | 54,5 | 54,5 | 54,5 | 54,5 | |
| Aantal fte: | ||||||||
| – formatie op lumpsum en projecten | 198,29 | 200–210 | 200–210 | 200–210 | 200–210 | 200–210 | 200–210 | |
| Saldo baten en lasten: | – 70.332 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
| Ontwikkeling aantallen bezoekers: | ||||||||
| – bezoekers | 19.078 | 20.000 | 20.000 | 20.000 | 20.000 | 20.000 | 20.000 | |
| – onderwijs | 7.539 | 13.000 | 13.000 | 13.000 | 13.000 | 13.000 | 13.000 | |
| – studiezaal – bezoekers | 15.433 | 12.000 | 12.000 | 12.000 | 12.000 | 12.000 | 12.000 | |
| – studiezaal – raadplegingen archiefstukken | 104.570 | 100.000 | 100.000 | 100.000 | 100.000 | 100.000 | 100.000 | |
| – Website Nationaal Archief (x 1.000) | 1.721 | 1.500 | 1.500 | 1.500 | 1.500 | 1.500 | 1.500 | |
| Cijfer bezoeker tevredenheid: | 7,5 | 8 | 8 | 8 | ||||
| Voldoen aan webrichtlijnen Rijk: (1-2-3- sterren) | ||||||||
| Beschikbaarheid – bereikbaarheid organisatie: | ||||||||
| – fysieke dienstverlening; geopend: | ||||||||
| – informatiecentrum en studiezaal | di t/m vr | di t/m vr | di t/m vr | di t/m vr | di t/m vr | di t/m vr | di t/m vr | |
| – tentoonstelling | di t/m zo | di t/m zo | di t/m zo | di t/m zo | di t/m zo | di t/m zo | di t/m zo | |
| – ontvangst schoolgroepen | ma t/m vr | ma t/m vr | ma t/m vr | ma t/m vr | ma t/m vr | ma t/m vr | ||
| – Digitale dienstverlening eDepot (basisdienstverlening): | ||||||||
| – helpdesk openingstijden op werkdagen | 8:30–17:00 | 8:30–17:00 | 8:30–17:00 | 8:30–17:00 | 8:30–17:00 | 8:30–17:00 | 8:30–17:00 | |
Toelichting:
De ingevulde indicatoren voor «prijs per m1 fysiek archief» en «prijs per Terabyte digitaal archief» komen uit het integrale kostprijsmodel dat is opgesteld naar aanleiding van de aanbevelingen uit de agentschapsdoorlichting door het Ministerie van Financiën in 2016. De opzet van het nieuwe kostprijsmodel is in 2017 afgerond en in 2018 en 2019 verder geïmplementeerd. Met de opzet en implementatie van het integrale kostprijsmodel is het mogelijk om per product en dienst de kosten inzichtelijk te maken.
Toelichting doelmatigheidsindicatoren:
De consequenties van de uitbreiding van de depotcapaciteit door de nieuwe opslaglocatie in Emmen (in 2019) zijn niet meegenomen in de kostprijs berekening voor papieren archieven.
Het Nationaal Archief biedt een landelijke infrastructuur aan voor producten en diensten voor digitale archivering aan Regionale Historische Centra (RHC’s), departementen en andere instellingen met een publieke taak. Aan de dienstverlening is een kostprijsmodel verbonden die inzichtelijk maakt tegen welke kosten producten en diensten kunnen worden afgenomen. In tabel benoemde prijs / Tb digitaal archief is gebaseerd op het kostprijsmodel van digitale archieven uit 2019.