In de kabinetsreactie op het rapport ‘Ongekend onrecht’ heeft het kabinet onder andere maatregelen aangekondigd gericht op actieve openbaarmaking van informatie en op verbetering van de informatiehuishouding bij de ministeries (‘Open op orde’). Verder schrijft artikel 3.5 van de Wet open overheid voor dat een bestuursorgaan in de jaarlijkse begroting aandacht besteedt aan de beleidsvoornemens inzake de uitvoering van de Wet open overheid (Woo) en in de jaarlijkse verantwoording verslag doet van de uitvoering ervan (de openbaarheidsparagraaf). Het doel van de Woo is een open overheid, die zorgdraagt voor een adequate en toegankelijke informatievoorziening op basis van een ordentelijke informatiehuishouding.
In 2021 is JenV gestart met de planvorming en eerste realisatie in het kader van Open op Orde. De uitdagingen op het vlak van informatiehuishouding binnen JenV zijn omvangrijk en divers van aard en over een periode van jaren ontstaan, onder meer door een explosieve groei van data en informatie, het sterk toegenomen gebruik ervan, personele krapte en complexe wet- en beleidsstelsels die met deze informatie uitgevoerd en ondersteund moeten worden. De veelheid en verscheidenheid aan deelnemende JenV-onderdelen en organisaties, die ook nauw samenwerken en onderlinge afhankelijkheden kennen in de verschillende ketens van JenV, maken het tot een zeer uitdagend geheel. De kabinetsdoelstellingen ten aanzien van de verbetering van de informatiehuishouding zijn terecht en begrijpelijk ambitieus, waarbij realistische verwachtingen ten aanzien van tempo van de realisatie versus geformuleerde ambities een belangrijk aandachtspunt is.
Om de veranderopgave te kunnen managen is een programma ingericht, dit programma betreft JenV excl. Nationale Politie en Rechtspraak. Deze organisaties hebben een eigen actieplan ingediend en eigen budget toegekend gekregen o.b.v. hun rechtstatelijke positie. Op de inhoud wordt nauw samengewerkt.
Het programma Open op Orde Jenv werkt met een meerjarig (2021-2026) portfolio, opgebouwd langs de vier actielijnen van Open Op Orde en ingedeeld in drie categorieën:
1. Prioriteiten regeringscommissaris: JenV realiseert, net als alle deelnemende organisaties, de invulling van de Rijksbrede prioriteiten in de looptijd van het programma Open op Orde (2021-2026). Deze prioriteiten kenmerken zich door een centraal kader vanuit Bureau Regeringscommissaris (BRC), waarbij de basis is gezamenlijke, uniforme oplossingen voor alle deelnemende departementen. In deze categorie ontzorgd het programma de organisaties in het voldoen aan en aansluiten op de oplossingen.
2. JenV brede prioriteiten: JenV heeft, naast de prioriteiten zoals deze gedefinieerd zijn door BRC, een drietal JenV-brede prioriteiten onderkend. Dit zijn verwerken papieren archieven, digitalisering van de werkprocessen en datakwaliteit (in de keten). Vraagstukken waar alle deelnemende organisaties binnen JenV mee van doen hebben. Aan deze prioriteiten wordt gewerkt aan de hand van een centrale JenV aanpak met taskforces, waarbij iedere organisatie vanuit het programma ontzorgd wordt om invulling te geven aan de drie prioriteiten. Hierbij wordt maximaal ingezet op één gezamenlijke werkwijze en één gezamenlijke oplossing per prioriteit om het schaarse budget zo efficiënt mogelijk te besteden.
3. Prioriteiten taakorganisaties: In deze categorie wordt door (individuele) organisaties gewerkt aan initiatieven die een directe bijdrage leveren aan de doelen van Open op Orde en niet in de eerder genoemde categorieën vallen. Deze projecten worden (deels) gefinancierd vanuit de POK/IHH-gelden. Het programma ondersteunt en helpt de taakorganisaties bij het aanscherpen van de planvorming en waar gewenst de uitvoering.
In het keuzeproces wordt, gezien het feit dat de financiele middelen beperkt zijn, de maatschappelijke behoefte centraal gesteld en daarmee de impact die (op termijn) bereikt gaat worden. Aan die impact is een strategisch doel gekoppeld. Burgers, pers, historici en leden van het parlement beschikken over informatie die juist, volledig, betrouwbaar en toegankelijk is.
Om het strategische doel te behalen zal de informatiehuishouding van JenV duurzaam verbeterd moeten worden. De initiatieven, projecten en middelen die beschikbaar zijn, moeten daaraan een heldere en meetbare bijdrage leveren.
Dankzij het toegepaste cyclisch portfolioproces zal er altijd ruimte zijn voor nieuwe inzichten en initiatieven. Omdat het portfolioproces de verdeling van schaarste faciliteert, geldt wel dat indien iets aan het portfolio wordt toegevoegd, er iets anders zal moeten afvallen of later zal worden opgepakt. De ingerichte programmastuurgroep maakt deze afweging en stelt elk kwartaal het uiteindelijke portfolio vast.
Binnen het programma draait het om op een transparante en zo objectief mogelijke wijze te bepalen wat direct opgepakt kan worden en wat nog niet. Een multidisciplinair team (JenV inhoudelijk, architectuur, bedrijfskundig, informatiemanagement en business control) voert die beoordeling uit. Door dit bij één team te beleggen waarborgen wij de consistentie en objectiviteit. Dit team hanteert een aantal uitsluitingscriteria. De initiatieven die daarmee afvallen worden niet of voorlopig nog niet opgepakt. De uitsluitingscriteria betreffen:
• Nulmeting, de focus ligt op een groei in volwassenheid van niveau 1 naar 2 (later van 2 naar 3).
• Alternatieve financiering, het betreft een aanvraag die niet binnen de doelstellingen van de POK valt.
• Mensen i.p.v. resultaten, het betreft een aanvraag voor mensen in plaats voor een concreet project(resultaat).
• Gezamenlijke oplossing, er zal in een gemeenschappelijke aanpak of te ontwikkelen oplossing worden voorzien.
• Reguliere lijnactiviteit, het betreft een aanvraag waarvoor in de eigen begroting voorzien zou moeten zijn.
Om tot een initiële ordening van de overgebleven initiatieven te komen is een afwegingskader toegepast. Dat kader bevat aspecten die zijn afgeleid van de doelen van Open op Orde.
• Wettelijk, er is een wettelijke plicht om het initiatief op te pakken (bijvoorbeeld de Archiefwet).
• Kabinetsprioriteit, initiatieven die door het Kabinet als (maatschappelijk) urgent en prioritair zijn aangemerkt.
• Samenleving, verbetering van de manier waarop de Rijksoverheid haar werk doet voor de samenleving.
• Parlement, verbetering van de manier waarop het parlement van informatie wordt voorzien.
• Ketensamenwerking, draagt bij aan een verbeterde bedrijfsvoering van meerdere organisaties in de keten.
• Eigen bedrijfsvoering, draagt bij aan een verbeterde bedrijfsvoering binnen de eigen taakorganisatie.
• Mede financiering, de taakorganisatie draagt zelf bij aan de benodigde middelen (eigen begroting).
Het afwegingskader is niet statisch en zal evolueren. Het vormt de basis voor het goede gesprek over doelen, prioriteiten en het aanbrengen van focus, immers de veranderdoelstellingen van Open op Orde staan niet op zichzelf en zijn onderdeel van een veel breder portfolio.
Omdat veel initiatieven grote investeringen vragen en daarmee vaak ook een lange doorlooptijd kennen, werkt JenV met werkpakketten. De werkpakketten kennen een doorlooptijd van normaliter 3 tot 5 maanden en vertegenwoordigen een waarde van ongeveer € 250.000,-. Op deze manier blijft het programma wendbaar en is eventueel bijsturen en/of herprioriteren tijdig mogelijk.
Ook deze werkpakketten worden geordend. Dit gebeurt op basis van hun bijdrage aan kritieke succesfactoren Informatiehuishouding. Voor elk initiatief wordt bepaald wat de meest waardevolle werkpakketten zijn die als eerste opgepakt worden. Er is dus niet alleen sprake van het prioriteren van initiatieven maar ook van het ordenen van werkpakketten binnen een initiatief. De ordening van werkpakketten vindt plaatst binnen de backlog van elke afzonderlijke prioritaire categorie. De ordening gebeurt op basis van de bijdrage van het werkpakket aan vijf kritieke succesfactoren voor het verbeteren van de informatiehuishouding: 'waar we beter in moeten worden'.
1. Verbeterde duurzame toegankelijkheid, het vermogen dat aanwezige en gebruikte gegevens (incl. documenten en content) leesbaar en in de oorspronkelijke vorm beschikbaar blijven totdat de wettelijke termijn verlopen is.
2. Verbeterde traceerbaarheid van processtappen, het vermogen om de wijze waarop een resultaat tot stand gebracht is te construeren op basis van de doorlopen stappen die tot dit resultaat hebben geleid.
3. Vergrote betrouwbaarheid van gegevens, het vermogen om de waarde (data) van een gegeven (betekenis) op een juiste manier te kunnen duiden in termen van betekenis, authentiek, controleerbaar, correcte substitutie.
4. Vergrote kenbaarheid van de datacontext, het vermogen om de juiste context van de beschikbare data (waardes) te interpreteren (transitie van data naar informatie). Om juist gebruik van data te verhogen is het noodzakelijk om de betekenis (zie betrouwbare gegevens) en de context te weten waarin de data is ontstaan.
5. Verbeterde beschikbaarheid en juiste IHH kennis en kunde, de vaardigheden van medewerkers vormen een belangrijke component om het gestelde doel te behalen. Zowel in termen van communicatie met de maatschappelijke doelgroepen als het beheren en (door)ontwikkelen van de benodigde oplossingen.
De initiatieven en de daaruit afgeleide werkpakketten vallen allen onder één van de gedefinieerde actielijnen. Op hoofdlijnen komt dat op het volgende neer.
Actielijn 1: Informatieprofessionals:
Vanuit de eerste inventarisatie, waaruit een breed gedragen beeld blijkt van de onderbezetting in IHH-capaciteit, zowel kwalitatief als kwantitatief, ondervinden wij de krapte in de arbeidsmarkt en het ontbreken van structurele middelen als belemmerend. Om dit het hoofd te bieden is het mogelijk om binnen de huidige capaciteit IHH rollen uit te laten voeren en op te nemen in bestaande functieprofielen waarbij onderbezetting in andere taakgebieden wordt onderkent.
Actielijn 2: Volume en aard van de informatie:
JenV heeft aangegeven te zullen aansluiten bij Rijksbrede e-mail oplossingen daar waar mogelijk. Alles wat departementaal geregeld kan worden, wordt opgepakt.
Op het vlak van webarchivering maakt JenV gebruik van de Rijksbrede gemeenschappelijke voorziening. De contracten hiervoor zijn afgesloten en tot en met 2024 zullen de kosten hiervan worden opgenomen onder de Open op Orde middelen.
JenV heeft naast de prioriteiten zoals deze gedefinieerd zijn door Bureau Regeringscommissaris, een drietal JenV-brede prioriteiten onderkend, die binnen actielijn 2 vallen.
Vraagstukken met betrekking tot deze prioriteiten spelen bij alle deelnemende JenV onderdelen en op deze onderwerpen zijn door de verschillende JenV-organisaties meerdere vergelijkbare initiatieven ingediend.
Om de samenhang van de diverse JenV-initiatieven te kunnen bewaken en om gelijktijdig de effectieve inzet van schaarse financiële middelen te kunnen garanderen zijn binnen het programma drie taskforces rond papier, digitalisering werkprocessen en datakwaliteit opgezet.
Actielijn 3: Informatiesystemen:
Randvoorwaardelijk voor het ontplooien van activiteiten binnen deze actielijn is een solide (informatie)architectuur. Hier is in 2021 reeds gestart met het vervolmaken van de (informatie-) architecturen om goed onderbouwd te kunnen starten wanneer aanpassingen nodig blijken te zijn.
Actielijn 4: Bestuur en naleving:
In het kader van actielijn 4 heeft JenV gewerkt aan de inrichting van de governance, het inrichten en operationaliseren van de portfoliowerkwijze, de uitvoering haalbaarheidstoetsen en de uitvoering van de nulmetingen.