In de kabinetsreactie op het rapport ‘Ongekend onrecht’ heeft het kabinet onder andere maatregelen aangekondigd gericht op actieve openbaarmaking van informatie en op verbetering van de informatiehuishouding bij de ministeries (‘Open op orde’). Verder schrijft artikel 3.5 van de Wet open overheid voor dat een bestuursorgaan in de jaarlijkse begroting aandacht besteedt aan de beleidsvoornemens inzake de uitvoering van de Wet open overheid (Woo) en in de jaarlijkse verantwoording verslag doet van de uitvoering ervan (de openbaarheidsparagraaf). Het doel van de Woo is een open overheid, die zorgdraagt voor een adequate en toegankelijke informatievoorziening op basis van een ordentelijke informatiehuishouding.
Sinds begin 2024 is de afhandeling van Woo-verzoeken binnen het bestuursdepartement van JenV gecentraliseerd, ten behoeve van een tijdige, kwalitatief betere afhandeling van die verzoeken. De hiermee belaste directie adviseert ook andere JenV-organisaties op dit gebied. In samenwerking met andere onderdelen van het bestuursdepartement wordt nu ook invulling gegeven aan de nog verplicht te stellen actieve openbaarmaking van informatie. Dit betreft de uitwerking van JenV-brede kaders, van JenV-brede ondersteuning van actieve openbaarmaking en de uitvoering actieve openbaarmaking op het bestuursdepartement. Inmiddels is ook een afzonderlijk programmateam gestart met de ondersteuning van de parlementaire enquête Corona. De afhandeling van Woo-verzoeken, de actieve openbaarmaking en de ondersteuning van de parlementaire enquête Corona en andere onderzoeken zal worden uitgevoerd met de huidige capaciteit op het bestuursdepartement. Zeker ook omdat het aantal Woo-verzoeken groeiende is, is het daarbij van belang dat voldoende wordt geïnvesteerd in digitale hulpmiddelen en eventueel AI-toepassingen.
JenV zet hiermee niet alleen in op een adequate uitvoering van de Woo maar wil zo ook de transparantie van de organisaties in het JenV-domein verder bevorderen. JenV participeert vanuit haar Woo-deskundigheid in de interdepartementale evaluatie van de Woo.
Op het gebied van de verbetering en versterking van de informatiehuishouding werkt JenV programmatisch aan een meerjarig portfolio opgebouwd langs de vier actielijnen van Open Op Orde. Dit zijn:
– Professionals: Er zijn voldoende en goed opgeleide professionals beschikbaar voor het inrichten en uitvoeren van informatiebeheer. Strategisch personeelsbeleid zorgt voor de werving, scholing en doorstroom van mensen. Ook ICT-professionals in gerelateerde vakgebieden beschikken over voldoende kennis over informatiebeheer om over en weer goed samen te kunnen werken met de professionals informatiebeheer.
– Volume en aard van informatie: Het is duidelijk welke informatie bewaard moet blijven en duurzaam toegankelijk moet zijn en voor hoe lang, maar ook welke informatie verwijderd moet worden. Dit geldt zowel voor traditionele tekstdocumenten als andere vormen van digitale informatie, en de bijbehorende procesinformatie (zoals aantekeningen en handtekeningen). Er zijn instrumenten beschikbaar om onderzoek te doen in grote hoeveelheden informatie.
– Systemen: Informatiesystemen ondersteunen de organisaties en medewerkers optimaal bij hun Informatiehuishouding en hun werkprocessen. Het IT-landschap bij het Rijk is duurzaam toegankelijk, voldoet aan de kwaliteitseisen, is gebruiksvriendelijk en interoperabel. Er is sprake van hoge kwaliteit met zoveel mogelijk uniformiteit en standaardisatie. Bij nieuwe en aangepast informatiesystemen worden de maatregelen bepaald en uitgevoerd als onderdeel van de projecten waarin de systemen worden gekocht, gemaakt en ingericht (archivering by design).
– Sturing en naleving: Er is heldere sturing op de Informatiehuishouding en informatievoorziening waarbij de diverse disciplines bijeenkomen. Er is overzicht en inzicht in input, output en outcome. De maatschappelijke behoefte aan informatie staat centraal. Er zijn passende planning en control instrumenten die de organisaties scherp houden.
Rijksbrede prioriteiten: Deze prioriteiten kenmerken zich door een centraal kader vanuit Binnenlandse Zaken en de stelselpartijen, waarbij de basis is gezamenlijke, uniforme oplossingen voor alle deelnemende departementen te bewerkstelligen. In deze categorie ontzorgt het programma de organisaties in het voldoen aan en aansluiten op de ontwikkelde oplossingen. JenV werkt hier aan het versterken van de Informatiehuishouding-capaciteit (IHH-capaciteit), zowel kwalitatief als kwantitatief. Het inrichten en realiseren van de archivering van websites, email, chatberichten en social media. Actief openbaarmaken en de aansluiting op de Woo-index. Het versterken van de governance op de informatiehuishouding, het uitvoeren van de jaarlijkse IHH-volwassenheidsmeting en het verder organiseren van de rapportage en verantwoording daarover.
JenV brede prioriteiten: Naast de Rijksbrede prioriteiten kent JenV eigen prioriteiten: datakwaliteit (in de keten), het verwerken van digitale achterstanden en digitalisering werkprocessen. Deze zijn gekoppeld aan het bereiken van minimaal volwassenheidsniveau 3 voor alle onderdelen van JenV over alle vier de actielijnen per ultimo 2026. Aan deze prioriteiten wordt door taskforces gewerkt aan de hand van een centrale aanpak JenV, waarbij iedere organisatie vanuit het programma ondersteund wordt om invulling te geven aan de desbetreffende prioriteit. Eén gezamenlijke werkwijze, herhaalbare processtappen en één gezamenlijke oplossing per prioriteit zijn hiervoor gehanteerde sleutelbegrippen.
Het structurele basisbudget van de beschikbaar gestelde Open op Orde gelden bedraagt € 9,9 mln. Daarnaast zijn voor 2025 en 2026 nog voor € 1,449 mln. additionele middelen beschikbaar gesteld. Na 2026 zullen de additionele middelen stoppen. Het basis budget blijft ook na 2026 voor JenV beschikbaar onder meer voor de financiering van de uitbreiding van structurele capaciteit en materiele kosten (bv licentiekosten voor nieuwe systemen).
Het toegekende budget wordt in 2025 als volgt over de verschillende actielijnen verdeeld.
actielijn | bedragen (* € 1 ) |
|---|---|
Actielijn 1 Profesionals | 4.500.000 |
Actielijn 2 Volume en aard van informatie | 3.708.197 |
Actielijn 3 Informatiesystemen | 1.730.000 |
Actielijn 4 Sturing en naleving | 1.410.803 |
Totaal | 11.349.000 |
Actielijn 1 Professionals; JenV geeft invulling aan de structurele uitbreiding van capaciteit en het vergroten van het ambtelijk vakmanschap. Om op termijn functies op gebied van data en gegevenshuishouding te kunnen invullen start JenV in september met het eigen ontwikkelde traineeship gegevenshuishouding. In dit traineeship worden 25 trainees opgeleid tot de toekomstige CDO’s van JenV.
Actielijn 2 Volume en aard van de informatie; JenV zet de inspanningen voort op het digitaliseren van de papieren archieven zodat deze beter en sneller toegankelijk zijn voor een grotere groep medewerkers. Op gebied van digitale informatie maakt JenV gebruik AI tooling om gefragmenteerde informatie op grote schaal te identificeren, ontdubbelen en beter beheersbaar te maken. Door het toevoegen van metadata is de informatie beter en sneller toegankelijk en is JenV beter in staat om te voldoen aan de eisen van het selectiebeleid.
Actielijn 3 Informatiesystemen; In het kader van rationalisatie en uniformiteit wil JenV organisatieonderdelen aan laten sluiten op bestaande documentmanagement en recordmanagement systemen. Aan de door JenV zelf ontwikkelde gegevensboekhouding zullen functionaliteiten worden toegevoegd en bij meerdere organisatieonderdelen worden geïmplementeerd.
Actielijn 4 Sturing en naleving; Overdracht naar en inbedding van het programma en de programmaresultaten in de lijn heeft voortdurend aandacht, daarom wordt de programmaorganisatie afgebouwd en worden meerdere onderdelen van het programma in de lijn belegd. Sturing op kerntaken zoals bijvoorbeeld het toepassen van het selectiebeleid wordt geïntensiveerd.