Het op orde zijn van de informatiehuishouding (IHH) is randvoorwaardelijk om te kunnen voldoen aan de wettelijke openbaarmakings- en archiveringsverplichtingen. Hier wordt in 2025 verder op ingezet. EZ heeft de ambitie om in 2027 informatie volledig, betrouwbaar en duurzaam toegankelijk te krijgen en te houden.

• – Groeiplan IHH. Het doel van EZ is om in 2026 bij de jaarlijkse volwassenheidsmeting van de IHH een score van 3,0 te behalen. Hiervoor is een groeiplan met activiteiten voor elke actielijn van Open op Orde ontwikkeld. Hieronder wordt per actielijn beschreven welke stappen worden gezet.

• – Informatieprofessionals. Binnen EZ werken we aan een betere inbedding van de informatieprofessionals in de organisatie en aan gedragsverandering bij medewerkers. Dit gebeurt aan de hand van een IHH-organisatieontwerp, dat inzicht geeft in welke expertises en informatieprofessionals er structureel nodig zijn voor een goed functionerende IHH-keten. Daarnaast wordt met een strategisch opleidings- en veranderplan gezorgd dat de kennis en kunde van deze informatieprofessionals op peil blijft. Met bewustwordingscampagnes worden medewerkers gewezen op het belang van IHH en worden zij aan de hand genomen om hun gedrag hierin te veranderen.

• – Volume en aard van de informatie. Het volume van de te verwerken informatie binnen de organisatie neemt exponentieel toe. Met behulp van informatiebeheerplannen wordt duidelijk waar informatie te vinden is, wie er toegang toe hebben en hoe er voor de informatie gezorgd wordt. Daarbij kijken we ook naar een goede standaardindeling van de mappenstructuur en zoekprotocollen om de vindbaarheid van informatie te waarborgen. Met een beheerplan zorgen we ervoor dat de juiste informatie bewaard blijft en dat informatie die niet bewaard hoeft te worden, vernietigd wordt.

• – Informatiesystemen. Om ervoor te zorgen dat de ICT-systemen die we bij EZ in gebruik hebben zo goed mogelijk passen bij onze werkprocessen en de organisatie, werken we aan een doel-, applicatie-, proces- en informatiearchitectuur. Zo worden medewerkers beter ondersteund in hun werk.

• – Bestuur en naleving. We willen dat duidelijk is wie binnen de organisatie verantwoordelijk is voor de kwaliteit van de IHH en hoe gestuurd kan worden op het behalen van de gewenste resultaten. Daarom wordt een kwaliteitssysteem ontwikkeld waarin is vastgelegd aan welke eisen de IHH moet voldoen. De informatie die nodig is om te kunnen sturen, komt beschikbaar in een IHH-dashboard.

In 2025 werken we verder aan het terugdringen van de afhandeltermijnen van Woo-verzoeken en de invulling van de verplichtingen tot openbaarmaking uit eigen beweging (actieve openbaarmaking). Begin 2024 is het principebesluit genomen om de thema’s Woo en openbaarheid bij EZ centraler te organiseren. Bij het organiseren van openbaarmaking binnen EZ is ook aandacht voor de dwarsverbanden tussen passieve, verplichte actieve en proactieve openbaarmaking. Het doel daarbij is om alle processen en onderliggende organisatorische aspecten zoveel mogelijk te harmoniseren.

• – Passieve openbaarmaking. In 2025 gaan we bij het beantwoorden van Woo-verzoeken gerichter werken met specialisten (informatie-, zoek & vind-specialisten en Woo-regisseurs). Ook gaan we aan de slag met acties die zien op verbetering en versnelling van het Woo-proces, zoals het meer gebruik maken van tooling en AI en verbeteren van contact met verzoekers. Daarnaast worden de maatregelen die zijn aangekondigd als reactie op de invoeringstoets Woo vertaald naar de organisatie.

• – Actieve openbaarmaking van 17 informatiecategorieën. In 2025 werken we verder aan het openbaar maken van de 17 categorieën uit artikel 3.3 van de Woo. De belangrijkste focus is het goed aansluiten van de informatie op een generiek rijksbreed publicatieplatform zodat informatie snel en goed te vinden is voor de burger. We werken samen met de andere ministeries om dit platform te realiseren.

• – Actieve openbaarmaking als inspanningsverplichting. Om beter aan de informatiebehoefte van de samenleving te kunnen voldoen, maken we bij EZ steeds meer dossiers uit eigen beweging openbaar. We willen het proces van actieve openbaarmaking op grond van artikel 3.1 Woo voor EZ zoveel mogelijk harmoniseren. Daarom stellen we in 2025 een richtlijn vast die duidelijk maakt hoe we bij EZ invulling geven aan deze inspanningsverplichting tot openbaarmaking. De richtlijn maken we op basis van eerder opgedane ervaringen met proactieve openbaarmaking, zowel binnen EZ als interdepartementaal.

• – Beslisnota’s. EZ maakt beslisnota’s bij kamerstukken volgens de richtlijnen openbaar. Op basis van de conclusies van het onderzoek van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties naar de openbaarmaking van beslisnota’s wordt gekeken of deze werkwijze moet worden aangepast.

Naast de acties die we inzetten op het verbeteren van de informatiehuishouding en op het vlak van openbaarmaking, werken we ook aan overkoepelende activiteiten die raken aan deze thema’s en/of deze ondersteunen.

• – Netwerk informatiehuishouding, openbaarmaking en transparantie. Specifiek voor medewerkers die betrokken zijn bij openbaarmaking en informatiehuishouding worden themabijeenkomsten georganiseerd ter bevordering van verbinding, kennisdeling, training, ontwikkeling en samenwerking.

• – Leerlijnen en gedragsverandering. De leerlijnen IHH en Openbaarheid zijn bedoeld voor medewerkers en leidinggevenden bij EZ. Doel van deze leerlijnen is het borgen van een doorlopend opleidingsaanbod binnen de organisatie zodat medewerkers beschikken over voldoende kennis en vaardigheden over informatiehuishouding en openbaarheid en dit toepassen in hun werk. De leerlijnen worden ontwikkeld op basis van de vereiste kennis, vaardigheden en het benodigde gedrag om op een open en transparante manier te werken.

• – Maatschappelijke correspondentie. Openbaarheid gaat ook over hoe wij als overheid in contact staan met de samenleving. Bijvoorbeeld via telefonische vragen, whatsappberichten, e-mails en brieven. Op vragen en opmerkingen vanuit de samenleving willen wij zo goed mogelijk reageren. Het uitgangspunt daarbij is dat de behoefte van de maatschappij centraal staat. In 2025 willen we vaker telefonisch contact opnemen met vraagstellers om zo sneller duidelijkheid te krijgen over hun informatiebehoefte. Daarnaast wordt op basis van de uitkomsten van een pilot onderzocht of het mogelijk is om de beschikbare informatie op rijksoverheid.nl aan te passen naar aanleiding van de vragen die aan EZ worden gesteld.