Het versneld op orde brengen van onze informatiehuishouding en het vergroten van de transparantie naar de samenleving en parlement zijn belangrijke lessen uit het verslag ‘Ongekend onrecht’ van de Parlementaire ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag (POK, december 2020). Daarnaast heeft de Wet open overheid (Woo) de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) per 1 mei 2022 vervangen. Dit betekent dat de overheid (nog) transparanter moet worden. Ook SZW zal een deel van haar informatie (documenten) tijdig actief openbaar moeten maken naar de burger toe, daar waar de burger dat nu nog vaak via een Woo-verzoek moet opvragen.
SZW pakt het verbeteren van de informatiehuishouding en het vergroten van transparantie op middels het meerjarige programma ENIGMA IHH Open op Orde. Het programma heeft tot doel om het informatiebeheer van SZW te verbeteren en transparanter te maken. Daarnaast heeft het programma tot doel om het bewustzijn van de omgang met openbaarheid van informatie in het DNA van de ambtenaren en in het werkklimaat/-proces van het departement te verankeren.
In 2025 zal het verbeteren en het transparanter maken van de informatiehuishouding van SZW verder worden vormgegeven. In deze paragraaf worden deze inspanningen voor 2025 inhoudelijk nader toegelicht voor de hoofdonderdelen van deze opgave. Ten slotte wordt ingegaan op de financiën van het programma ENIGMA.
Verbetering van de informatiehuishouding (highlights)
Actielijn 1. Informatieprofessionals
De afgelopen jaren is veel aandacht besteed aan de bewustwording en het vergroten van de kennis van de SZW-medewerkers op het gebied van informatiebeheer. In 2025 wordt hier mee verdergegaan. Zie ook de proeftuin die is genoemd onder de paragraaf Passieve Openbaarmaking en de inzet van twee Woo-duo’s bij de twee beleidswerkvelden.
Actielijn 2. Volume en aard van de informatie
Op 6 april 2023 is de kabinetsreactie gepubliceerd op het rapport van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed (IO&E), op de adviezen van de Adviescommissie Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) en de Regeringscommissaris Informatiehuishouding (RIHH). In 2023 is een interdepartementaal traject gestart om te komen tot nieuw rijksbreed beleid en daaraan ondersteunende technische voorzieningen. Totdat het rijksbeleid is vastgesteld, blijft SZW haar huidige werkwijze hanteren: chatberichten van bewindspersonen en bestuursraadleden worden veiliggesteld, geschoond en gearchiveerd.
In 2023 en 2024 is ingezet op het meer en beter (actief) archiveren van e-mails door directies en afdelingen binnen SZW en de Arbeidsinspectie. Daarvoor zijn een instructie en een workshop ontwikkeld. Bij de directies en afdelingen die hebben deelgenomen aan de workshop en een begeleidingstraject is meer bewustwording ontstaan voor het belang van het goed bewaren van e-mails. Geconstateerd is dat het aantal e-mails dat goed wordt opgeslagen in het Document Management Systeem (DMS) bij de deelnemers is toegenomen. In 2025 zal er onverminderd aandacht gegeven worden aan het goed archiveren van (niet alleen) e-mail. Daar waar gevraagd en mogelijk, zullen daarvoor vanuit het programma mensen en middelen ter ondersteuning worden aangeboden.
In 2024 zijn voorbereidingen voor de implementatie van de «Handreiking bewaren van e-mail Rijksoverheid» (het vangnet) bij SZW en alle andere kerndepartementen voortgezet. Voor SZW en vijf andere deelnemende departementen lag de focus daarbij vooral op de realisatie van de daarvoor benodigde technische voorziening. Daarnaast is de rijksbrede Handreiking opnieuw tegen het licht gehouden om deze tot beleid te verheffen. De verwachting is dat het «Beleid bewaren van e-mail Rijksoverheid» in 2025 geïmplementeerd wordt bij SZW en alle andere departementen.
De oude Archiefwet wordt gemoderniseerd zodat deze volledig is toegespitst op het digitale tijdperk. De tijd om belangrijke informatie over te brengen naar het Nationaal Archief is van 20 jaar naar 10 jaar ingekort. De inwerkingtreding van de wet wordt begin 2025 voorzien. SZW zal de daarin voorziene wijzigingen gaan implementeren.
Nadat in 2023 een pilotproject was uitgevoerd, is in 2024 begonnen met het archiveren van sociale media en is het project afgerond. Vanaf mei 2024 worden de sociale mediaberichten van SZW doorlopend binnengehaald en gearchiveerd en zijn de processen ingericht en geborgd in de organisatie. Vanaf 2025 zal dit een regulier lijnproces zijn.
Actielijn 3. Informatiesystemen
Een goed werkend DMS is randvoorwaardelijk voor het op orde brengen van de informatiehuishouding (goed kunnen opslaan, archiveren en eenvoudig/snel/goed terugvinden van informatie). DigiDoc Online wordt in 2024 voor heel SZW geïmplementeerd. De verwachting is dat in 2025 DigiDoc II (de voorloper van Digidoc Online) volledig zal zijn uitgefaseerd.
Het opschonen van netwerkschijven is in 2023 begonnen en in 2024 worden de pilots uitgebreid. Het is de verwachting dat het opschonen van de netwerkschijven in 2025 bij meer directies zal worden uitgevoerd.
Actielijn 4. Bestuur en naleving
Er wordt een kwaliteitssysteem opgezet en ingericht om de kwaliteit van de IHH te kunnen meten. Naar verwachting zal dit in 2024 gereed zijn, waarna dit in 2025 volledig operationeel zal zijn.
Actieve openbaarmaking
In de Wet open overheid (Woo) is geregeld dat de overheid (nog) transparanter moet worden en daarom moet ook SZW een deel van haar informatie (documenten) tijdig actief openbaar maken naar de burger toe, daar waar de burger dat nu nog vaak via een Woo-verzoek moet opvragen.
In 2024 zijn de in de Woo genoemde 11 verplichte informatiecategorieën op directieniveau geïdentificeerd; deze worden grotendeels al actief openbaar gemaakt, onder andere via eigen SZW-websites, de Staatscourant en Rijksoverheid.nl. Op basis hiervan is een SZW-brede infographic beschikbaar gekomen. De infographic geeft inzicht met welke verplichte informatiecategorieën op werkveld- en directieniveau wordt gewerkt. Dit levert management-/sturingsinformatie op en genereert meer bewustwording en betrokkenheid. Met dit inzicht wordt in de komende periode gewerkt aan de inrichting van de processen om de informatiecategorieën openbaar te maken.
In 2025 sluit SZW aan op de rijksbrede ontwikkeling om gezamenlijk een publicatieplatform te selecteren voor de publicatie van de verplichte informatiecategorieën als ook de inspanningsverplichting. Tevens zal in 2025 het beleid voor de invulling (inclusief prioriteiten) van de inspanningsverplichting worden opgesteld en vastgesteld. Hierbij zal prioriteit worden gelegd bij maatschappelijke vraagstukken: daar waar actieve openbaarmaking een bijdrage levert en de maatschappelijke waarde centraal staat.
Passieve openbaarmaking (Woo-verzoeken)
Het is van groot belang om burgers, wetenschappers en journalisten tijdig van informatie te kunnen voorzien ingeval zij een Woo- of informatieverzoek indienen.
De maximale termijn voor de beantwoording van Woo-verzoeken bedraagt 42 dagen. Deze termijn wordt door SZW vaak nog niet gehaald. Het afhandelingsproces van de Woo-verzoeken zal daarom nog efficiënter moeten worden ingericht om een tijdige afhandeling mogelijk te maken.
In de afgelopen jaren is vooral getracht het proces rond de beantwoording van Woo-verzoeken te verbeteren. Dit heeft onder andere geresulteerd in een Handreiking afhandelen Woo-verzoek voor medewerkers van SZW en de Arbeidsinspectie.
In 2024 voert SZW een proeftuin uit door middel van de inzet van twee Woo-duo’s bij de twee beleidswerkvelden. Deze Woo-duo’s bestaan uit twee Woo-procesondersteuners en twee zoekspecialisten. Tijdens een periode van zes maanden wordt onderzocht welke bijdrage deze Woo-duo’s bieden aan de beleidsonderdelen in de afhandeling van Woo-verzoeken. In het vierde kwartaal van 2024 volgt hieruit een adviesrapport over de inzet van informatieprofessionals, zoals in het Woo-proces. Het adviesrapport vormt de basis voor de besluitvorming over de benodigde structurele inzet van informatieprofessionals binnen SZW. Op basis van deze besluitvorming zal hiermee in 2025 verder worden gegaan of niet. Zie ook paragraaf Actielijn 1. Informatieprofessionals.
Verder wordt in 2024 binnen SZW gewerkt aan twee dashboards, namelijk het rijksbrede Woo-dashboard en het departementale Woo-dashboard. Het rijksbrede Woo-dashboard zal per 1 januari 2025 online komen te staan. Deze rapportage-instrumenten zorgen bij alle betrokkenen voor meer inzicht in de status van de Woo-verzoeken die in behandeling zijn. Met dit inzicht kan er door de betrokken onderdelen binnen SZW beter gestuurd worden op de afhandeling van de Woo-verzoeken.
Financiën programma ENIGMA
In januari 2022 zijn de definitieve actieplannen IHH Open op Orde 2022 van SZW, SVB en UWV door de plaatsvervangend Secretaris-Generaal (pSG) aangeboden aan BZK. Op basis van fiches (financiële onderleggers van de projecten) in het actieplan van SZW is voor deze opgave in totaal € 6,2 miljoen POK-IHH-gelden van BZK ontvangen voor 2025. Dit is geoormerkt budget waarover aan BZK verantwoording dient te worden afgelegd. BZK rapporteert hierover naar de Kamer.
Daarnaast heeft SZW circa € 0,5 miljoen beschikbaar in het kader van de implementatie van de Woo.