De Algemene Rekenkamer besteedt op een gestructureerde wijze aandacht aan het primaire proces, aan de ondersteunende processen en aan de hiermee samenhangende beheerstaken. Op basis van maandelijkse managementinformatie beoordelen we of die processen doelmatig en rechtmatig worden uitgevoerd. In viermaandelijkse rapportages volgen we de inhoudelijke voortgang van ons werkprogramma en het bereiken van onze doelen. In deze paragraaf lichten we opvallende zaken in de bedrijfsvoering toe.
1. Rechtmatigheid
In 2014 zijn de tolerantiegrenzen voor de rechtmatigheid niet overschreden. Er is sprake van een getrouwe weergave8.
2. Totstandkoming beleidsinformatie
De managementinformatiesystemen hebben voldaan aan de kwaliteitseisen. Er hebben zich in 2014 geen zodanige verstoringen voorgedaan dat de juistheid, volledigheid, tijdigheid, continuïteit en vertrouwelijkheid in gevaar zijn gebracht. De managementinformatie is reproduceerbaar.
Naast de maandelijkse managementinformatie werden viermaandelijkse rapportages opgesteld. Enerzijds bedoeld om intern inzicht te krijgen in de impact van onze activiteiten en om hieruit lessen te trekken voor de toekomst. Anderzijds om de uitvoering van ons werkprogramma in kaart te brengen en eventueel bij te stellen. Door die informatie kunnen we beter sturen op de uitvoering van ons werkprogramma en op verbetering van onze werkzaamheden.
3. Financieel en materieel beheer
De inzet van de beheersinstrumenten heeft in 2014 geresulteerd in beheerste bedrijfsprocessen. Toch is er nog een aantal verbeterpunten. De belangrijkste hiervan zijn:
-
• Aanvullende interne controles
In 2014 is gestart met de inrichting van een centraal control team. In 2015 zal de bemensing van het control team verder vorm krijgen. De interne controle op de personele processen zal worden neergelegd bij P-Direkt die hierover zal rapporteren aan de Algemene Rekenkamer. Door dat centraal te maken, los van lijnverantwoordelijkheden, worden zowel de uitvoering zelf als de onafhankelijkheid waarmee controles worden uitgevoerd, vanaf 2015 beter gewaarborgd.
-
• Frauderisico's
In de bedrijfsvoering van de Algemene Rekenkamer doen zich geen bijzondere frauderisico's voor. De gebruikelijke risico's die zich voordoen in het inkoopproces en het betaalproces worden beheerst door functiescheiding, bevoegdhedentoekenning waaronder een dubbele autorisatie op betalingen, interne controles en budgettering.
-
• Budgetbeheersing
In 2014 is de tweede tranche van de inspanningsverplichting van het kabinet Rutte I gerealiseerd. Dit betreft een bedrag van € 300.000. In 2015 volgt nog een relatief grote tranche van € 500.000. Gegeven de kostenstructuur van de Algemene Rekenkamer moet een groot deel van deze inspanningsverplichting worden gerealiseerd door een lagere personele bezetting. De onzekerheid ten aanzien van de uitstroom van «Van Werk Naar Werk» kandidaten, vormt de komende jaren een risico voor een beheerste begrotingsuitputting. Door meer flexibiliteit in te bouwen beheersen we het budget zo optimaal mogelijk.
-
• Open standaarden
De Algemene Rekenkamer voldoet volledig aan artikel 3, eerste lid van de Instructie rijksdienst bij aanschaf ICT-diensten of ICT-producten. De AR is niet afgeweken van open standaarden.
4. Overige aspecten van de bedrijfsvoering
-
• Organisatieontwikkeling
In 2013 is de Algemene Rekenkamer gestart met een organisatieontwikkelingstraject. Dit traject heeft tot doel de inspanningsverplichting te kunnen realiseren, maar ook om de organisatie van de Algemene Rekenkamer toekomstbestendiger en efficiënter te maken en daarmee ook de inspanningsverplichting te realiseren. De eerste stap van het traject is in het najaar van 2014 afgerond. De omvang van het management en de ondersteunende functies is hierdoor afgenomen.
-
• Tijdigheid betaling crediteuren
85% van de facturen is binnen dertig dagen na factuurdatum betaald. Hiermee voldoet de AR nog niet aan onze doelstelling om tenminste 90% van de facturen binnen dertig dagen te betalen. Soms ligt de oorzaak van late betaling in een dispuut met de leverancier en soms werd niet conform de contractuele afspraken gefactureerd. Soms werden facturen pas ver na de factuurdatum ontvangen. In 2014 is de inkoopfacturenstroom gedigitaliseerd. Een groot deel van de facturen komt inmiddels digitaal binnen, en wordt via een digitale workflow geautoriseerd. De Algemene Rekenkamer gaat er vanuit dat dit aan een snellere betaling van facturen gaat bijdragen. Overigens bedraagt de gemiddelde betaaltermijn in 2014 22 dagen.