De Algemene Rekenkamer besteedt op een gestructureerde wijze aandacht aan het primaire proces, aan de ondersteunende processen en aan de hiermee samenhangende beheerstaken. Op basis van maandelijkse managementinformatie beoordelen we of die processen doelmatig en rechtmatig worden uitgevoerd. In viermaandelijkse rapportages volgen we de inhoudelijke voortgang van ons werkprogramma en het bereiken van onze doelen. In deze paragraaf lichten we opvallende zaken in de bedrijfsvoering toe.
Paragraaf 1 Uitzonderingsrapportage
1. Rechtmatigheid
Vanuit de bij BZK bekende informatie zijn er geen fouten en onzekerheden op de artikelen van hoofdstuk IIB Overige Hoge Colleges van Staat en kabinetten die gerapporteerd moeten worden.
In 2016 zijn de tolerantiegrenzen voor de rechtmatigheid niet overschreden.
2. Totstandkoming beleidsinformatie
De managementinformatiesystemen hebben voldaan aan de kwaliteitseisen. Er hebben zich in 2016 geen zodanige verstoringen voorgedaan dat de juistheid, volledigheid, tijdigheid, continuïteit en vertrouwelijkheid in gevaar zijn gebracht. De managementinformatie is reproduceerbaar.
Naast de maandelijkse managementinformatie werden viermaandelijkse rapportages opgesteld. Enerzijds bedoeld om intern inzicht te krijgen in de impact van onze activiteiten en om hieruit lessen te trekken voor de toekomst. Anderzijds om de uitvoering van ons werkprogramma in kaart te brengen en eventueel bij te stellen. Door die informatie kunnen we beter sturen op de uitvoering van ons werkprogramma en op verbetering van onze werkzaamheden.
3. Financieel en materieel beheer
De inzet van de beheersinstrumenten heeft in 2016 geresulteerd in beheerste bedrijfsprocessen.
De belangrijkste punten die zijn gerealiseerd zijn:
P-controles
In het verleden zijn met P-Direkt afspraken gemaakt over de verantwoordelijkheden ten aanzien van de verbijzonderde interne controle op de HR(+)-taken. P-Direkt rapporteert haar bevindingen in beheersverslagen over de betrouwbaarheid en controleerbaarheid van haar primaire dienstverlening aan de Algemene Rekenkamer. De ADR voorziet deze beheersverslagen van een ISAE 3402-accountantsverklaring.
P-Direkt heeft om redenen van efficiency besloten deze werkwijze per 2015 te verlaten en in principe geen beheersverslag meer op te stellen.
De Algemene Rekenkamer acht het beheersverslag met de bijbehorende ISAE 3402-verklaring een belangrijke en doelmatige voorziening voor managers en controllers van de afnemers van P-Direkt, de departementen en Shared Service Organisaties. Daarmee worden zij geïnformeerd over de vraag of P-Direkt «in control» is en of de afspraken met de afnemers worden nageleefd. Zij kunnen zich op grond van het beheersverslag en de ISAE 3402-verklaring verantwoorden over de personele uitgaven. Het beheersverslag en de toets daarop door de ADR is voor de Algemene Rekenkamer een waardevolle stap in de opbouw van redelijke zekerheid over de rechtmatigheid van de personele uitgaven in de departementale financiële verantwoordingen.
In een brief van juli 2016 aan de Minister van Wonen en Rijksdienst stelde de Algemene Rekenkamer zich op het standpunt dat het verslag van P-Direkt en de ISAE-3402-verklaring voor zover het de personeelsuitgaven betreft van essentieel belang zijn in het controlebestel. Daarin behoren de «Lines of Defense» aantoonbaar naar behoren te werken en optimaal op elkaar aan te sluiten. Zij vroeg de Minister zo spoedig mogelijk concrete afspraken te maken met P-Direkt en de ADR over de tijdige en toereikende informatievoorziening aan alle afnemers van diensten van P-Direkt met betrekking tot het interne beheer van P-Direkt en over het accountantsoordeel daarover.
De Minister van Wonen en Rijksdienst antwoordde in oktober 2016. Hij meldde dat voor de Algemene Rekenkamer over 2016 een beheersverslag zal worden gemaakt voorzien van een ISAE 3402-verklaring van de ADR. Door de ADR zal een vraag gestuurde opdracht worden gestart met als doel in kaart te brengen welke informatie afnemers van Shared Service Centra minimaal nodig hebben om invulling te geven aan leveranciersmanagement en om vast te stelen of een Shared Service centrum voldoet aan de geldende wet- en regelgeving.
Frauderisico's
In de bedrijfsvoering van de Algemene Rekenkamer doen zich geen bijzondere frauderisico's voor. Het inkoopproces en het betaalproces worden beheerst door functiescheiding, bevoegdhedentoekenning waaronder een dubbele autorisatie op betalingen, interne controles en budgettering.
Budgetbeheersing
In 2016 heeft de Algemene Rekenkamer invulling gegeven aan de inspanningsverplichtingen van de kabinetten Rutte I en II. De kostenstructuur van de Algemene Rekenkamer maakte het noodzakelijk het grootste deel van de inspanningsverplichting te realiseren door een lagere personele bezetting.
Ter voorbereiding en uitvoering van de eerder genoemde reorganisatie is met de Tweede suppletoire wet een kasschuif van € 550.000 naar 2017 doorgevoerd alsmede een eindejaarsmarge van € 282.000.
De bijgestelde begroting 2016 is met € 14.000 in geringe mate (minder 1,5‰) overschreden.
Samenwerking Tweede Kamer
Sinds 2011 maakt de Algemene Rekenkamer gebruik van het financieel informatiesysteem van de Tweede Kamer en maakt zij gebruik van de technische en financiële infrastructuur.
De samenwerking, die in beginsel was gericht op een aantal basisfunctionaliteiten, is in de afgelopen jaren uitgebreid met onder andere functionaliteiten voor bestellen en inkopen, het scannen en goedkeuren van digitale facturen en het genereren van managementrapportages. Door deze ontwikkeling was het wenselijk om de bestaande samenwerking te formaliseren in een samenwerkingsovereenkomst waarin producten, diensten, rollen en verantwoordelijkheden zijn benoemd. Een pilot waarbij twee financieel medewerkers van de Algemene Rekenkamer bij de Tweede Kamer zijn ondergebracht en die tot doel heeft te bezien of het uitbesteden van administratieve taken aan de Tweede Kamer een passende, en met name werkbare, oplossing is om de continuïteit van de administratieve gegevensverwerking van de Algemene Rekenkamer beter te waarborgen zal medio 2017 met de Tweede Kamer worden geëvalueerd. Dan zal een definitieve beslissing over de uitbesteding van dat deel van de financiële functie worden genomen. In onderling overleg met andere Hoge Colleges van Staat wordt gewerkt aan de formulering van een gestandaardiseerd beheersverslag, op te stellen door de Tweede Kamer. Hierin zal onder meer expliciet aandacht worden geschonken aan het risicomanagement, informatiebeveiliging en changemanagement.
4. Informatiebeveiliging
De Algemene Rekenkamer heeft in 2015 haar beveiligingsbeleid geactualiseerd op grond van de eisen in de BIR. Een volgende stap is de informatiebeveiliging een plek te geven in het proces van het versterken van de management control-cyclus waardoor de control op het naleven van beleid meer gestructureerd wordt ingeregeld. In 2016 hebben zich enkele beveiligingsincidenten voorgedaan. Daarbij is gebleken dat het beveiligingsbeleid werkt. De incidenten zijn tijdig gedetecteerd, gemeld en hebben door de getroffen maatregelen niet tot nadelige gevolgen geleid.
Paragraaf 2 – Rijksbrede bedrijfsonderwerpen
-
1. MenO beleid en MenO-risico’s
Er zijn geen bijzonderheden te melden.
-
2. Grote lopende ICT-projecten
Er zijn geen bijzonderheden te melden.
-
3. Gebruik open standaarden en open source software
Er zijn geen bijzonderheden te melden.
-
4. Betaalgedrag
85% van de facturen is binnen dertig dagen na factuurdatum betaald. Dat is weliswaar een verbetering van 6 procentpunt ten opzichte van 2015, maar hiermee voldoen we nog niet aan onze doelstelling om tenminste 95% van de facturen binnen dertig dagen te betalen. De oorzaak van late betaling ligt in een aantal gevallen in een dispuut met de leverancier omdat niet conform de contractuele afspraken wordt gefactureerd. In een aantal gevallen worden facturen pas ver na de factuurdatum ontvangen en zijn scans niet op een juiste manier in de digitale workflow gebracht.
-
5. Audit Comittees
Er zijn geen bijzonderheden te melden.
Paragraaf 3 – Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering
Er zijn geen bijzonderheden te melden.