De Algemene Rekenkamer besteedt op een gestructureerde wijze aandacht aan het primaire proces, aan de ondersteunende processen en aan de hiermee samenhangende beheerstaken. Op basis van maandelijkse managementinformatie wordt beoordeeld of onze doelmatig en rechtmatig worden uitgevoerd. In viermaandelijkse rapportages worden de inhoudelijke voortgang van ons werkprogramma en onze doelbereiking intern gevolgd. Indien nodig wordt hier op bijgestuurd. In deze paragraaf worden opvallende zaken in de bedrijfsvoering toegelicht.
1. Rechtmatigheid
In 2013 zijn de tolerantiegrenzen voor de rechtmatigheid niet overschreden. Er is sprake van een getrouwe weergave.
2. Totstandkoming (niet financiële) informatie
De totstandkoming van de beleidsinformatie in het jaarverslag voldoet aan de eisen die daaraan worden gesteld in de Rijksbegrotingvoorschriften van het Ministerie van Financiën. Er hebben zich in 2013 geen zodanige verstoringen voorgedaan dat de juistheid, volledigheid, tijdigheid, continuïteit en vertrouwelijkheid in gevaar zijn gebracht. De managementinformatie is reproduceerbaar.
Naast de maandelijkse managementinformatie werden viermaandelijkse rapportages opgesteld. Enerzijds bedoeld om intern inzicht te krijgen in de impact van onze activiteiten en hieruit lessen te trekken voor de toekomst. Anderzijds wordt hiermee de uitvoering van werkprogramma van de Algemene Rekenkamer in kaart gebracht en eventueel bijgesteld. Op basis van die informatie kan beter gestuurd worden op de uitvoering van ons werkprogramma en op verbetering van de werkzaamheden.
3. Financieel en materieel beheer
De inzet van de beheersinstrumenten heeft in het verslagjaar 2013 geresulteerd in beheerste bedrijfsprocessen. Toch is er nog een aantal verbeterpunten. De belangrijkste hiervan zijn:
• Aanvullende interne controles
De aanvullende interne controles werden in 2013 tijdiger uitgevoerd dan voorheen. De implementatie van de P-direkt controlsheets heeft in 2013 wederom vertraging opgelopen door andere prioriteitsstelling. Inmiddels zijn de controlsheets wel volledig uitgewerkt en toegesneden op de organisatie van de Algemene Rekenkamer. Vanaf primo 2014 zullen interne controlewerkzaamheden die voortvloeien uit de controlsheets worden uitgevoerd.
• Frauderisico’s
In de bedrijfsvoering van de Algemene Rekenkamer doen zich geen bijzondere frauderisico’s voor. De gebruikelijke risico’s die zich voordoen in het inkoopproces en het betaalproces worden beheerst door functiescheiding, bevoegdhedentoekenning waaronder een dubbele autorisatie op betalingen, interne controles en budgettering.
• Budgetbeheersing
In 2013 is de eerste tranche van de inspanningsverplichting gerealiseerd. Dit betreft een bedrag van € 800.000. In 2014 en 2015 volgen nog twee relatief grote tranches van € 300.000 en € 500.000. Gegeven de kostenstructuur van de Algemene Rekenkamer, moet een groot deel van deze inspanningsverplichting worden gerealiseerd door een lagere personele bezetting. Onder andere omdat een aantal maatregelen, getroffen om de inspanningsverplichting te realiseren, al eerder tot besparingen leiden dan voorzien, werd in 2013 een relatief forse onderbesteding gerealiseerd. De onzekerheid ten aanzien van de uitstroom van «van werk naar werk kandidaten», vormt de komende jaren een risico voor een beheerste begrotingsuitputting. Door meer flexibiliteit in te bouwen beheersen we het budget zo optimaal mogelijk.
• Open standaarden
De Algemene Rekenkamer voldoet volledig aan artikel 3, eerste lid van de Instructie rijksdienst bij aanschaf ICT-diensten of ICT producten. Wij zijn niet afgeweken van open standaarden.
4. Overige aspecten
• Tijdigheid betaling crediteuren
88,5% van de facturen is binnen dertig dagen na factuurdatum betaald. Hiermee voldoen we net niet aan onze doelstelling om tenminste 90% van de facturen binnen 30 dagen te betalen. Soms ligt de oorzaak van late betaling in een dispuut met de leverancier of omdat niet conform de contractuele afspraken werd gefactureerd. Soms worden facturen pas ver na de factuurdatum ontvangen. Begin 2014 zal de Algemene Rekenkamer gaan werken met digitale verwerking van crediteurenfacturen. Wij gaan er vanuit dat dit aan een snellere betaling van facturen gaat bijdragen. Overigens bedraagt de gemiddelde betaaltermijn in 2013 15 dagen.
• Organisatieontwikkeling
In 2013 is de Algemene Rekenkamer gestart met een organisatieontwikkelingstraject. Dit traject heeft tot doel de inspanningsverplichting te kunnen realiseren, maar ook om de organisatie van de Algemene Rekenkamer toekomstbestendiger en efficiënter te maken. In de eerste stap van het traject die medio 2014 zal worden afgerond, ligt de focus op de omvang van het management en de ondersteunende functies.