P-Direkt levert efficiënte en kwalitatief hoogwaardige salaris- en personeelsdiensten. De diensten die P-Direkt beschikbaar stelt zijn daartoe op een moderne wijze ingericht en gebaseerd op principes die passen bij deze tijd, zoals zelfverantwoordelijkheid, vertrouwen en zelfbediening.

P-Direkt wil een kenmerk zijn van hoe de «nieuwe Rijksdienst» zich wil profileren: compact, betrouwbaar, efficiënt en innovatief.

P-Direkt Dienstverlening

De dienstverlening van P-Direkt is een gevarieerd pakket van HRM-services die vooral via het P-Direktportaal geleverd worden, het contactcenter ondersteunt de gebruikers daarbij, en de salarisbetaling en informatievoorziening zijn daarbij belangrijke eindproducten. P-Direkt verzorgt de totale personeels- en salarisadministratie voor alle rijksambtenaren (met uitzondering van Defensie), in totaal zo'n 123.000 medewerkers.

Ontwikkelingen 2013

Voor 2013 lag het accent op het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening en het optimaliseren van de P-Direktketen waarbij borging van stabiliteit, betrouwbaarheid, en continuïteit van de afgesproken dienstverlening centraal stonden evenals gebruikerstevredenheid en doelmatigheid.

Hierbij zijn een aantal verbeterprojecten opgestart om een gebruikerstevredenheiddoelstelling van 7, te bereiken. Eind 2013 heeft dit geresulteerd in een gebruikerstevredenheid van 6,7.

De bezuinigingstaakstelling is door BZK doorvertaald naar P-Direkt voor een bedrag van € 1,088 mln. in 2013 jaarlijks oplopend naar € 2,071 mln. structureel in 2016. Deze bezuiniging wordt ingeboekt bij de departementen ten laste van de dienstverleningsbudgetten P-Direkt.

P-Direkt heeft haar tarieven hiermee naar beneden bijgesteld. In het gesprek dat P-Direkt met de departementen heeft gevoerd over het niveau van de dienstverlening is het volgende afgesproken. P-Direkt continueert tot en met 2016 de afgesproken dienstverlening en lost de financiële problematiek zelf op door efficiëntere inzet van ambtelijk personeel in plaats van externe inhuur. Het jaar 2013 was daarop een uitzondering. Het budgettaire gat bij P-Direkt is in dat jaar mede gedicht door doorbelasting van het meerwerk en een additionele tariefopslag.

Wat heeft P-Direkt bereikt in 2013.

2013 was voor P-Direkt het eerste jaar dat de volledige dienstverlening geleverd is aan alle ministeries, met uitzondering van het Ministerie van Defensie, en daarmee aan ruim 125.000 eindgebruikers. Jaarlijks maakt P-Direkt met de opdrachtgevers afspraken over de dienstverlening. Deze afspraken wordt vastgelegd in het zogenoemde Jaarplan en de daaraan gekoppelde producten- en dienstengids. De in het jaarplan vastgestelde servicelevels, zijn grotendeels behaald.

Daarnaast vormden de actielijnen uit het Jaarplan de basis waarlangs de geschetste doelstellingen voor 2013 zijn opgepakt. Hieronder worden deze en de resultaten kort toegelicht.

De doorberekening van de reguliere dienstverlening is conform de vastgestelde Jaarplantarieven en het aantal individuele arbeidsrelaties per ministerie. Het saldo van baten en lasten is conform begroting. Meerjarig is sprake van een teruglopende doorbelasting als gevolg van lagere tariefstelling en iar-aantallen (medewerkers bij de ministeries).

De omzet moederdepartement is lager dan begroot. Dit komt door een departementale herindeling waarbij een aantal organisatieonderdelen van BZK is overgegaan naar andere departementen.

Zowel de baten als de lasten zijn circa € 1 mln. lager uitgevallen.

De doorbelasting van de basis dienstverlening is lager dan begroot door minder projectmatige opdrachten dan begroot.

De jaarlijkse projectinspanningen zijn nooit helemaal van te voren uitputtend vast te stellen doordat projecten (veelal) geen specifieke jaarcyclus kennen maar onder andere ook gedurende een boekjaar kunnen worden geïnitieerd. P-Direkt hanteert op basis van historische cijfers een jaarlijkse projectomzet van € 2 mln.

P-Direkt heeft op ontwikkeling en beheer van de ICT-systemen door meer inzet van ambtelijk personeel kunnen besparen op de inhuur van externen. Dit was mogelijk door kennisopbouw bij het ambtelijk apparaat en verambtelijking van externen.

De materiële kosten zijn lager uitgevallen door een lagere doorbelasting van de kosten van kantoorautomatisering door BZK. Deze korting is een tijdelijke en betreft alleen 2013.

De immateriële activa betreffen het P-Direktportaal, het personeelsinformatiesysteem SAP HR, het salarisverwerkingssysteem SAP Payroll, het Centraal Elektronische Personeelsarchief (cRMA), het HRM-portaal en Fase ll (Contactcenter). Deze investeringen zijn bijna volledig gefinancierd door middel van de leenfaciliteit van het Ministerie van Financiën.

De immateriële activa in ontwikkeling / aanbouw betreffen de geactiveerde ambtelijke inzet en externe inhuur ten behoeve van het Project Optimaal verbinden.

De Regeling Agentschappen stelt dat het een baten-lastenagentschap is toegestaan om reserves tot een bedrag van 5% van de gemiddelde jaaromzet over de afgelopen 3 jaren aan te houden.

Met het resultaat van 2012 werd de maximaal toegestane reserve met ruim € 3 mln. overschreden. Met de opdrachtgevers en de eigenaar is gesproken over de bestemming van deze gelden om ultimo 2013 op het toegestane niveau uit te komen. In 2013 is uitvoering gegeven aan de voorgestelde bestemming maar ook bleek dat P-Direkt door betere en bredere inzet van eigen personeel minder externen nodig had om haar doelstellingen te realiseren. In overleg met de eigenaar en de opdrachtgevers is besloten deze structurele efficiëntieverbetering terug te laten vloeien naar de gebruikers door een verlaging van het tarief vanaf 2014.

De post leningen bestaat uit de leningen ter financiering van de licenties, de dienstverleningssystemen en de softwareontwikkeling van het contactcenter.

De aflossingsverplichtingen van de leningen voor het jaar 2014 van € 11,243 mln. zijn op de balans onder de kortlopende schulden opgenomen.

De facturen die zijn opgenomen onder de post crediteuren per ultimo 2013 zijn nagenoeg allemaal in de eerste weken van 2014 betaald. Onder de post Nog te betalen zijn opgenomen de vooruit ontvangen bedragen 2013, de nog te betalen kosten 2013 en de verplichting uit hoofde van vakantiegeld personeel.

De investeringen en het beroep op de leenfaciliteit zijn lager dan begroot. Het programma Tijdschrijven en Roosterplanning is uitgesteld en zal voor 2015 worden heroverwogen. Er is wel een leenaanvraag gedaan voor 2013 voor investering in het programma optimaal verbinden. De ontwikkeling in dit programma loopt door tot en met 2015.

De aflossing op leningen is hoger dan begroot. De liquiditeit- en solvabiliteitspositie aan het eind van 2013 liet toe om een extra aflossing van € 11,3 mln. op de leningen te doen.

De stand van de Rekening-courant RHB is hoger dan begroot. Dit wordt veroorzaakt door facturering van de dienstverlening van P-Direkt ten behoeve van 1e kwartaal 2014. Deze facturering is afgestemd op de liquiditeitsbehoefte die P-Direkt in de eerste maanden van 2014 heeft. In de meerjarenbegroting 2014 is hier structureel rekening mee gehouden.

In 2013 is op basis van een vernieuwde set servicelevels gerapporteerd. De servicelevels gelden over het hele jaar en zijn voor alle opdrachtgevers hetzelfde. Dit is inherent aan het shared service karakter van de dienstverlening.

De servicelevels zijn geen doel op zich, maar als minimaal te realiseren normen. De opdrachtgevers mogen er op vertrouwen dat P-Direkt in de dienstverlening streeft naar een zo hoog mogelijke score. De opdrachtgevers worden maandelijks geïnformeerd over de gerealiseerde servicelevels. Samen met hen stelt P-Direkt vast of eventuele tekortkomingen hierin hebben geleid tot onoverkomelijke problemen. Op basis hiervan maakt P-Direkt afspraken voor de servicelevels in de volgende maand(en). Indien nodig zal P-Direkt werkzaamheden (her)prioriteren en aanvullende verbetermaatregelen nemen.

De invulling van de taakstellingen hebben geen invloed gehad op het niveau van de servicelevels.

De score op de servicelevels wordt uitgedrukt in percentages of de score op een schaal van 1 – 10.

P-Direkt realiseert in 2013 door de bredere inzet van eigen personeel een structureel lagere inzet van externen en dat vertaalt zich door in een extra tariefdaling van 3% voor 2014 en verder.

Meerjarig realiseert P-Direkt bij afnemende iar-aantallen een tariefdaling van het basispakket dienstverlening en daarmee per saldo een jaarlijks afnemende doorbelasting aan de ministeries.