Inleiding

DWM heeft zich de laatste jaren ontwikkeld van een pioniersbedrijf voor nieuwe initiatieven op het gebied van bedrijfsvoering, naar een dienstverleningsorganisatie van het Rijk. Een professionele organisatie waarin rijksbreed, op verzoek van Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijk, SG-Overleg of ministerraad, bedrijfsvoeringstaken worden uitgevoerd. Bij de uitvoering van de bedrijfsvoeringstaken wordt kritisch gekeken en omgegaan met onder andere de kosten en verhoging van de declarabiliteit van medewerkers.

2013 heeft in het teken gestaan van het uitwerken van een nieuwe missie/visie/strategie en organisatiestructuur die toekomstbestendig is. De strategische heroriëntatie heeft het eerste halfjaar van 2013 plaatsgevonden door het Management Team DWM. Dit heeft geresulteerd in een nieuwe houtskoolschets. De houtskoolschets is door de Ondernemingsraad, de eigenaar en de SG in 2013 goedgekeurd en wordt vanaf januari 2014 geïmplementeerd. Bij dit nieuwe profiel past ook een nieuwe naam, te weten Uitvoeringorganisatie Bedrijfsvoering Rijk (UBR).

In 2014 gaat UBR verder als een meer geïntegreerde organisatie en is een onderscheid gemaakt in dienstverleningsactiviteiten en ontwikkelingactiviteiten. In de tak dienstverlening is er de (reguliere) dienstverlening op het vlak van advisering, interim-, project- en programmamanagement, zowel in het P&O-domein als in de domeinen informatie en ICT, facilitair/huisvesting en inkopen. In het ontwikkelbedrijf worden complexe transities en implementaties op het gebied van rijksbrede bedrijfsvoering uitgevoerd. Een aantal samenwerkingsverbanden wordt gebundeld in een entiteit waarin wordt bezien onder welke condities en op welke plaats continuïteit van activiteiten gerechtvaardigd is dan wel op welke wijze uitfasering kan plaatsvinden.

De ontwikkelingen als SGO5, het uitvoeringsprogramma Compacte Rijksdienst en de taakstellingen nopen een uitvoeringsorganisatie tot een effectieve, efficiënte en flexibele inrichting van de organisatie. Daarbij wordt met name ingezet op afzetvergroting binnen de rijksoverheid (omdat nog niet alle departementen de volledige dienstverlening van UBR afnemen), kostenreductie en het verhogen van de declarabiliteit. Met de nieuwe organisatieinrichting moet de organisatie toekomstbestendig zijn.

Belangrijke externe ontwikkelingen die invloed hebben op de activiteiten van UBR zijn SGO5 en de lage loonschalen projecten. Op basis van politieke besluitvorming in 2013 wordt begin 2014 de besturing van de lage loonschaalonderdelen van UBR (RBO, IPKD en VKB) ingericht. Per onderdeel start een gerichte stuurgroep. De samenhang en ondersteuning wordt geleverd vanuit het ontwikkelbedrijf van UBR in 2014.

Ontwikkelingen bedrijfsvoering Rijk

DWM heeft actief geparticipeerd in de verschillende rijksbrede projecten. Met name in de projecten SGO5 en Lage Loonschalen. In de strategische heroriëntatie van DWM in 2013 heeft DWM rekening gehouden met de gedachten en voortgang van het project SGO5 waarmee de bedrijfsvoering van het Rijk wordt veranderd en vormgegeven.

In het verlengde van het programma SGO5 is in 2013 onderzocht of in de bedrijfsvoering gekomen kon worden tot een vereenvoudiging van de financiering van baten- en lastenagentschappen. EC O&P was hiervoor de pilot. In 2014 wordt de nieuwe financieringsmodel voor EC O&P in gebruik genomen. Daarnaast gaat er een aantal domeinprojecten lopen die nadere invulling gaan geven aan een eenvoudiger manier van besturen (EC O&P en HIS). Ook de doorontwikkeling van de RBO en IPKD worden SGO5 proof gedaan.

DWM is in 2013 ook in de politieke belangstelling komen te staan. Dit gebeurde hoofdzakelijk door het beleid op het gebied van de creatie van de werkgelegenheid in de lage loonschalen. De eenheden VKB, RBO en IPKD kunnen hier goed invulling aan geven. Business cases zijn uitgewerkt en in de ministerraad goedgekeurd. De (no regret) uitwerking en implementatie van deze business cases vindt hoofdzakelijk plaats in 2014. Het voornemen om de grafische diensten van het Rijk, inclusief VKB op de markt te plaatsen, wordt in stuurgroepverband voorbereid. IPKD zal voor het gehele rijk de post- en koeriersdiensten uitvoeren en de RBO zal alle aanbestedingscontracten die aflopen op het gebied van rijksbeveiliging de komende jaren over gaan nemen met als doel ca 500 DJI-ers van werk naar werk te begeleiden. Voor de resterende capaciteit zal de RBO met categoriemanagement een nieuwe aanbesteding vormgeven.

Bedrijfsvoering Financieel Beheer

DWM heeft de lijn van de maandelijkse routine om de omzet, de kosten en het resultaat te bepalen per bedrijfseenheid doorgezet in 2013. In 2013 heeft tevens een heroverweging plaatsgevonden van de activiteiten van de bedrijfseenheden. Mede op basis van of activiteiten al dan niet rendabel zijn, is besloten te stoppen met de activiteiten van Het Buitenhuis en een nieuw business model voor IMR te ontwikkelen.

Vanuit het controlplan 2012/2013 zijn de activiteiten uitgevoerd en/of opgenomen in het programma RFF. In samenhang met de maandelijkse resultaatsbepaling zijn de controlwerkzaamheden verder gestroomlijnd en was DWM beter dan voorgaande jaren in staat sturing te geven op de risicogebieden binnen de primaire business en haar eigen bedrijfsvoering.

Het in 2012 uitgewerkte strategisch plan voor EC O&P is in 2013 in gebruik genomen. In het verlengde hiervan en van SGO5 is in 2013 gewerkt aan het vergaand vereenvoudigen van de financiering van de dienstverlening van EC O&P. De nieuwe financiering (vanaf 2014) sluit aan bij de nieuwe organisatie en het strategisch plan. Een van de positieve uitwerkingen van het strategisch plan bij EC O&P is dat geen 40–50 medewerkers VWNW kandidaat zijn geworden (zoals eind 2012 werd voorzien), maar slechts een kwart hiervan. Mede hierdoor zijn hoge mobiliteitskosten voorkomen.

Het betaalgedrag van DWM komt in 2013 gemiddeld boven de norm van 90% binnen 30 dagen betaald uit. DWM heeft ook haar debiteuren beleid aangescherpt.

Ontwikkeling financiële positie

Op basis van de prognose, zoals opgenomen in de tweede tertaalrapportage 2013 van DWM heeft de eigenaar besloten het eigen vermogen te versterken. Na verwerking van het negatieve resultaat 2013 is het eigen vermogen gering positief.

Ontwikkeling 2014

De speerpunten voor UBR zijn in 2014:

• – voortzetting organisatieherinrichting, en implementatie van de herinrichtingsvoorstellen;

• – implementatie van plannen met betrekking tot de lage loon schaal projecten zoals die in de business cases zijn beschreven en in de opdracht aan voorzitters van de bijbehorende stuurgroepen zijn voorzien;

• – verdere uniformering, standaardisering en sharing van de interne bedrijfsvoering, waaronder de oprichting van de stafafdeling Financiën & Bedrijfsvoering;

• – de invoering van het herontwerp van de financiële functie medio 2014;

• – de implementatie van DigiInkoop in combinatie met een herinrichting van het inkoopproces binnen UBR. Aansluitend implementatie van DigiVerkoop;

• – bijdragen aan SGO5 via het pijlerproject bekostiging en domeinprojecten/pilots; ten aanzien van een andere wijze van besturen en bekostigen van EC O&P/HIS, RBO en IPKD;

• – verdere harmonisatie onderzoeken van de UBR tarieven.

Staat van baten en lasten van het baten-lastenagentschap DWM

Toelichting op belangrijke verschillen:

• – in de oorspronkelijke ontwerpbegroting was zowel aan de omzet- als kostenkant DWR en BBR opgenomen. DWR is per 1-1-2013 overgegaan naar SSC-ICT en BBR naar BZK. Zowel aan de omzet- als kostenkant heeft dit een effect van circa € 19,6 mln;

• – de bijzondere baten en lasten komen voort uit het programma Redesign Financiële functie, het kwaliteitsprogramma bij Financiën&Control en de programmakosten voor Lage loonschaalprojecten. De eigenaar heeft deze deels vergoed;

• – het negatieve saldo van baten en lasten is met name het gevolg van het negatieve saldo van baten en lasten bij het onderdeel EC O&P. De eind 2012 geconstateerde vraaguitval bij Loopbaan & Mobiliteit heeft zich in 2013 doorgezet. Gedurende 2013 was daar sprake van een overcapaciteit van bijna 50 fte’s. Dit is aanleiding geweest een reorganisatietraject te starten. Eind 2013 heeft EC O&P nieuwe diensten ontwikkeld (Workflow-management en Trainingen in het kader van het Van Werk Naar Werk beleid) en dit heeft ertoe geleid dat een deel van medewerkers daarop kunnen worden ingezet en is bij de eind 2013 goedgekeurde reorganisatie uiteindelijk sprake van een belangrijk lager aantal medewerkers van Loopbaan & Mobiliteit waarvoor de status Van Werk Naar Werkkandidaat geldt. Daarnaast is in 2013 overcapaciteit ontstaan bij de Centrale eenheid van EC O&P, mede als gevolg van de krimpende organisatie.

Balans per 31 december 2013

Immateriële vaste activa

De in 2013 gemaakte ontwikkelkosten voor het nieuwe financiële systeem zijn geactiveerd. De totale ontwikkelkosten worden vanaf ingebruikname in 2014 in vijf jaar afgeschreven. Tevens is in 2013 verder geïnvesteerd in de applicatie Gemeenschappelijke Voorziening Officiële Publicaties (GVOP).

Debiteuren

De post debiteuren bestaat uit: moederdepartement (€ 2,0 mln.), overige departementen (€ 6,9 mln.) en overige debiteuren (€ 0,2 mln.).

Eigen vermogen

Voorzieningen

De onttrekkingen (€ 0,373 mln.) aan de voorziening betreffen personeelskosten van medewerkers met een herplaatsingstatus na reorganisaties van Het Buitenhuis en het EC O&P. Het restbedrag van de voorziening (€ 0,135 mln.) is per 31 december vrijgevallen.

Crediteuren

Van het crediteuren bedrag heeft € 0,9 mln. betrekking op het moederdepartement, € 0,9 mln. op overige departementen en € 4 mln. op overige crediteuren.

Nog te ontvangen en nog te betalen bedragen

Kasstroomoverzicht

De investeringen in 2013 bestaan voornamelijk uit vervoersmiddelen bij IPKD en EC O&P, inventaris bij de Houdster, hardware bij Vijfkeerblauw en investeringen in de database Gemeenschappelijke Voorziening Officiële Publicaties (GVOP) bij KOOP en Redesign Financiële Functie (RFF) bij F&C. De desinvestering is voornamelijk het gevolg van de uittreding van DWR naar SSC-ICT, naast een desinvestering van vervoersmiddelen binnen EC O&P. De uitkering aan het moederdepartement betreft de afrekening van de afwikkeling DWR aan SSC-ICT. De storting door het moederdepartement betreft de versterking van het eigen vermogen.

Doelmatigheidsindicatoren

N.B. Gezien de grote verscheidenheid aan productgroepen heeft DWM ervoor gekozen te werken met een indexcijfer. In de jaarrekening van DWM geeft de specificatie van de omzet per bedrijfseenheid het inzicht in de omzet per productgroep.

Omzet per fte

De begrote omzet per fte bedraagt € 151.367 ten opzichte van een gerealiseerde omzet per fte van € 122.801. Dit is een daling van 19%. De daling wordt voor bijna 12% verklaard door de uittreding van de bedrijfseenheid DWR per 1 januari 2013 en voor 7% als gevolg van achterblijvende vraag en gemiddeld lagere declarabiliteit.

Verloop indexcijfers

DWM heeft rekening gehouden in haar kostprijzen en verkooptarieven met de taakstellingen en compenserende factoren. De gehanteerde tarieven zijn gelijk aan de door de eigenaar goedgekeurde tarieven zoals opgenomen in de begroting. DWM heeft de daling van de vraag onvoldoende kunnen compenseren door krimp van de organisatie en kostenreductie in 2013.

Kwaliteitsindicator

In 2013 is geen medewerkerstevredenheidsonderzoek gehouden. Het eerstvolgende is in 2014.