Het Nationaal Archief (NA) beheert de archieven van de Rijksoverheid en archieven van maatschappelijke organisaties en individuele personen die van nationaal belang zijn (geweest). In de depots ligt bijna duizend jaar geschiedenis van Nederland opgeslagen in archieven en in duizenden kaarten, tekeningen en foto’s.

De missie van het Nationaal Archief is het dienen van ieders recht op informatie en het geven van inzicht in het verleden van ons land door inzet voor een sterk archiefbestel, een afgewogen beleid voor archiefwaardering en selectie en optimale zorg voor alle rijksarchieven en de nationale archiefcollectie in Den Haag te beheren en onsite en online te presenteren.

Nationaal Archief en Regionale Historische Centra

Op basis van de Archiefwet 1995 heeft de Minister van OCW een specifieke verantwoordelijkheid voor alle rijksarchiefbewaarplaatsen, zijnde het Nationaal Archief in Den Haag en elf rijksarchiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden. De archiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden maken deel uit van de Regionale Historische Centra (RHC). De RHC zijn zelfstandige openbare lichamen, die vanuit het Rijk en andere partners een financiële bijdrage ontvangen. Dit jaarverslag handelt alleen om de baten en lasten van het Nationaal Archief. De rijksbijdragen aan de afzonderlijke RHC zijn onderdeel van artikel 14 (Cultuur) van de begroting van het Ministerie van OCW.

Impact coronavirus

Door de uitbraak van het coronavirus en de ontstane coronacrisis is het financieel resultaat van het Nationaal Archief 2020 sterk positief beïnvloed. Veel werkzaamheden zijn uitgesteld, vertraagd of anders ingevuld. Het Nationaal Archief doet er alles aan om binnen de omstandigheden de inzage van archieven en het bezoek aan tentoonstellingen en evenementen zo goed mogelijk te organiseren. Daarbij worden de richtlijnen van het RIVM gevolgd voor onze medewerkers en bezoekers. De coronacrisis heeft verder tot gevolg dat er minder archieven zijn geworven, gedigitaliseerd en gerestaureerd. Daarnaast zijn er vertragingen in de doorontwikkeling op toegangsketens en projecten zoals Handschriftherkenning en Internationale Erfgoedsamenwerking. Naar verwachting zal de uitbraak van het coronavirus ook in 2021 aanzienlijke gevolgen hebben voor de uitvoering van de werkzaamheden.

Toelichting

Baten

Omzet moederdepartement

De omzet van het moederdepartement over 2020 bedraagt € 45,0 miljoen. Hiervan is € 42,8 miljoen gerelateerd aan producten/diensten van het NA. Door de coronacrisis zijn minder producten/diensten geleverd, waardoor er € 2,2 miljoen verschil is ontstaan. In de omzet is € 1,6 miljoen voor projectwerkzaamheden opgenomen.

De stijging ten opzichte van de begroting komt onder andere door de loon- en prijsbijstellingen van 2020 van totaal € 1,1 miljoen en additionele bijdragen van het Ministerie van OCW voor digitale taken (€ 1,9 miljoen), voor hogere kosten van de ICT-werkplek (€ 0,3 miljoen), voor arbeidsparticipanten (€ 0,5 miljoen) en voor de tentoonstelling opstand en vrijheid (€ 0,2 miljoen).

De ontvangen budgetten voor tweede geldstroom projecten in 2020 betreft vooral de programma’s Handschriftherkenning, Internationale Erfgoedsamenwerking, Kennis & Innovatie en het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI). Het Nationaal Archief presenteert de doorbetalingen van gelden van het Ministerie van OCW aan het Centraal Bureau voor Genealogie (CBG) en de RHC niet in de eigen omzet omdat het Nationaal Archief hierbij alleen een kassiersfunctie vervult.

Omzet overige departementen

De bijdrage van de provincie Zuid-Holland (€ 0,4 miljoen) is voor het beheer van de archieven Zuid-Holland. De omzet bestaat verder uit € 0,1 miljoen aan de projectmiddelen van de balans voor het project RDDI.

Omzet derden

De omzet derden is lager dan voorgaand jaar door een lagere opbrengst voor de dienstverlening en verkoop van producten als gevolg van de coronacrisis. Ook bestaat de omzet voor € 0,1 miljoen uit middelen naar de balans voor extern gefinancierde projecten.

Rentebaten

In de vastgestelde begroting is geen rekening gehouden met rentebaten omdat over direct opneembare tegoeden bij het schatkistbankieren geen rente wordt vergoed.

Vrijval voorzieningen

De vrijval van de voorziening betreft het resterende van de reorganisatievoorziening voor aansluiting bij FM Haaglanden nadat die aansluiting halverwege het traject is gestaakt vanwege de specifieke aard van het pand. Er is een voorziening gevormd voor de afvloeiing van een medewerker.

Mutatie projectgelden

In de staat van baten en lasten worden de mutatie van projectgelden vanaf 2020 niet meer apart gepresenteerd, maar gerubriceerd onder de omzet.

Lasten

Apparaatskosten

De apparaatskosten bedragen € 42,4 miljoen en liggen circa € 0,6 miljoen onder de begroting. Enerzijds zijn de kosten voor eigen personeel hoger door cao-loonstijgingen. Anderzijds zijn de materiële kosten fors lager dan begroot door de coronacrisis. De bijdrage aan SSO’s is lager dan begroot vanwege lagere kosten voor schoonmaak en beveiliging.

Afschrijvingskosten

Er zijn geen afschrijvingen van immateriële vaste activa, omdat in 2013 de immateriële vaste activa volledig zijn afgeboekt en er in 2020 geen software aanwezig is die voldoet aan alle criteria voor activering.

De afschrijving van de materiële vaste activa bedraagt € 1,8 miljoen en is € 0,3 miljoen lager dan begroot vanwege lagere ICT-investeringen.

Toelichting

Activa

Vaste Activa

De post Installaties en Inventarissen daalt met € 1,2 miljoen door de afschrijvingen.

Vlottende Activa

De vlottende activa stijgen doordat de liquide middelen zijn gestegen vanwege het positieve bedrijfsresultaat. Daarentegen zijn de overige vorderingen en overlopende activa gedaald, zoals hieronder wordt toegelicht:

De daling van de vorderingen op overige organisaties met ruim € 0,8 miljoen komt doordat het eerste kwartaal van de subsidie aan het CBG niet is vooruit betaald en er is ook geen vooruitbetaling geweest aan ICTU voor applicatieontwikkeling en beheer.

Liquide middelen

De liquide middelen bestaan uit de Rekening-Courant met de Rijkshoofdboekhouding (RHB) van het Ministerie van Financiën en een klein saldo kasmiddelen. De liquide middelen zijn gestegen vanwege het positieve resultaat. De liquide middelen blijven hoog mede omdat namens het Ministerie van OCW het bestemmingsfonds voor huisvesting van de RHC (€ 15,8 miljoen) volledig in liquide middelen wordt aangehouden.

Passiva

Eigen Vermogen

Het eigen vermogen bedraagt ultimo 2020 € 4,2 miljoen. Hiermee komt het eigen vermogen boven de maximumomvang van 5 procent van de gemiddelde jaaromzet, berekend over de laatste drie jaar. Het verloop van het vermogen ziet er als volgt uit:

De verdeling van het onverdeeld resultaat over 2020 komt tot uitdrukking in de jaarrekening 2021. Het plafond aan eigen vermogen dat het NA mag aanhouden van 5 procent van de gemiddelde jaaromzet over de afgelopen 3 jaar is € 2,2 miljoen. Omdat er € 4,2 miljoen aan eigen vermogen is heeft het NA een surplus van € 2,0 miljoen.

Voorzieningen

De voorzieningen zijn gedaald. Dit is het saldo van dotaties, onttrekkingen en vrijval van wachtgeldverplichtingen en de reorganisatievoorziening.

Langlopende schulden

De langlopende schulden nemen af door de reguliere aflossing van twee leningen die zijn afgesloten bij het Ministerie van Financiën. Op de leningen bij het Ministerie van Financiën van oorspronkelijk € 1,6 miljoen wordt binnen een jaar € 0,16 miljoen afgelost. Dit bedrag is opgenomen onder de kortlopende schulden.

Onder de langlopende schulden is verder € 6,5 miljoen aan investeringsbijdrage opgenomen. Deze post is niet in lijn met de Regeling agentschappen en de Regeling rijksbegrotingsvoorschriften 2021. In 2020 heeft het Nationaal Archief gesproken met de eigenaar en opdrachtgever over de te hanteren systematiek. De uitkomst hiervan is dat het Nationaal Archief een lening zal aanvragen bij het Ministerie van Financiën.

Kortlopende schulden

De crediteuren en nog te betalen bedragen zijn als volgt te specificeren:

De nog te betalen bedragen aan het moederdepartement zijn de terugontvangen gelden van de RHC uit de gevormde bestemmingsfondsen voor huisvesting (€ 15,8 miljoen). Dit geld is van het moederdepartement en direct opvraagbaar. Daarnaast staan in 2020 onder de nog te betalen bedragen aan het moederdepartement, overige departementen en overige organisaties de investeringsbijdrage (€ 1,1 miljoen) en projectgelden (€ 10,2 miljoen) die een kortlopend karakter hebben. Van deze vooruit ontvangen gelden is een deel niet in lijn met de Regeling agentschappen en de Regeling rijksbegrotingsvoorschriften 2021. In 2020 heeft het Nationaal Archief gesproken met de eigenaar en opdrachtgever over de te hanteren systematiek. De uitkomst hiervan is dat het Nationaal Archief in 2021 € 4,3 miljoen aan het moederdepartement zal terug betalen. Het overige deel van de projectgelden (€ 5,9 miljoen) worden ingezet in 2021, waarvan € 1,8 miljoen ter dekking van het tekort op middelen voor digitale taken. De investeringsbijdrage van € 1,1 miljoen wordt ingezet ter dekking van de afschrijvingskosten in 2021.

Toelichting

In het kasstroomoverzicht wordt voor de operationele kasstroom een uitsplitsing gemaakt naar ontvangsten en uitgaven. De ontvangsten hebben betrekking op bijdragen van het moederdepartement, andere departementen, omzet derden en projectgelden. De uitgaven betreffen betalingen aan personeel en leveranciers voor de reguliere werkzaamheden, maar ook voor projecten. De vastgestelde begroting is niet aangepast, omdat de aanpassing geen consequenties heeft voor de totale operationele kasstroom.

De liquide middelen van het NA zijn in 2020 met circa € 1,7 miljoen toegenomen. De toename is voor een belangrijk deel veroorzaakt door lagere uitgaven vanwege de coronacrisis. Daardoor is de operationele kasstroom € 2,4 miljoen hoger dan begroot. De investeringskasstroom is lager ten opzichte van de begroting als gevolg van minder ICT investeringen op projecten. De gedane investeringen betreffen met name investeringen in het kader van het project Masterplan Archiefdepots in stellingen en scanners voor de digitalisering van archieven.

De financieringskasstroom is negatief vanwege de jaarlijkse € 0,2 miljoen aflossing van leningen bij het Ministerie van Financiën voor investeringen in de publieksruimte en verbouwingen in het pand van het NA.

Toelichting

Met de opzet en implementatie van het integrale kostprijsmodel per 2018 werd het mogelijk om per product en dienst de kosten inzichtelijk te maken en de benodigde lumpsum te onderbouwen voor uitvoering van de opgedragen taken. De kostprijzen per productgroep in de begroting 2020 zijn gebaseerd op het kostprijsmodel 2018. Daarin werd nog geen rekening gehouden met de investeringen in het nieuwe depot Emmen. Deze investeringen in het gebouw en archiefinrichting hebben inmiddels geleid tot een hogere meterprijs. De destijds verwachte verdubbeling van de digitale archiefcapaciteit heeft niet plaatsgevonden door achterblijvende instroom van digitale archieven. Hierdoor zijn geen schaalvoordelen behaald en is de prijs per terabyte daarom hoger dan begroot. Het effect van de coronacrisis is terug te zien in het gedaalde aantal fysieke bezoekers; daarentegen is te zien dat het aantal website bezoekers is gestegen.